Công ty nên tiến hành lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho nói chung và cho NVL nói riêng. Việc lập dự phịng sẽ giúp cho cơng ty có được khoản để bù đắp khi NVL bị giảm giá. Việc lập dự phòng được thực hiện như sau:
Số dự phòng cần lập dựa trên số lượng của mỗi loại HTK theo kiểm kê và thực tế diễn biến giá trong năm có sự kết hợp với dự báo giá sẽ diễn biến trong niên độ tiếp theo.
Mức dự phòng cần phải Số lượng hàng Mức chênh lệch
giảm
lập cho niên độ (n+1) = tồn kho mỗi loại x giá của mỗi loại
Cuối niên độ kế tốn nếu có những chứng cứ chắc chắn về giá trị thực tế của vật liệu tồn kho thấp hơn giá thị trường, kế tốn lập dự phịng giảm giá vật liệu: Nợ TK 632
Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Trường hợp khoản dự phòng giảm giá vật liệu phải lập cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá vật liệu đã lập ở cuối kỳ kế tốn năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm, kế toán ghi:
Nợ TK 632 Có TK 159
Trường hợp khoản dự phòng giảm giá vật liệu phải lập cuối kỳ kế tốn năm nay nhỏ hơn khoản dự phịng giảm giá vật liệu đã lập ở cuối kỳ kế tốn năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hồn nhập, kế toán ghi:
Nợ TK 159 Có TK 632
Trường hợp khoản dự phịng giảm giá vật liệu phải lập cuối kỳ kế toán năm nay khơng thay đổi so với khoản dự phịng giảm giá vật liệu đã lập ở cuối kỳ kế tốn năm trước thì khơng cần ghi sổ.
Ví dụ: Lập dự phịng cho NVL tồn kho cuối năm 2003 (Biểu số 26)
Căn cứ vào mức trích dự phịng cần lập cho NVL, kế tốn ghi: Nợ TK 632 :150.628.270
Có TK 159: 150.628.270
BẢNG TRÍCH LẬP DỰ PHỊNG GIẢM GIÁ NVL
Đơn vị tính: Đồng TT Tên vật tư Đơn
vị tính Số lượng Đơn giá ghi sổ Đơn giá thị trường Chênh lệch Mức dự phịng A B C 1 2 3 4 = 3-2 5 = 4x1 .... .............. Ampixilin g 500 410.300 410.000 -300 150.000 Dexametazon g 2.511,2 23.000 22.175 -825 2.071.740 Tetraxilin g 1.000 190.400 190.000 -400 400.000 Axid Benzoic g 300 41 42 1 0 ... ......... Cộng 150.628.270
Biểu số 26: Bảng trích lập dự phịng giảm giá NVL
Cuối năm 2004 và trong các năm sau nữa, kế toán sẽ căn cứ vào số dự phòng cần phải lập cho năm sau để có sự điều chỉnh mức dự phịng và hạch tốn dự phịng giảm giá NVL cho phù hợp với qui định của Nhà nước.