5. Kết cấu của đề tài
2.2 Giới thiệu mô hình hoạt động TTQT tại NH TMCP Á Châu
2.2.2 Giai đoạn từ năm 2009 đến nay
2.2.2.1 Mơ hình - Chức năng – nhiệm vụ của TT TTQT
• Mơ hình
KHỐI
KHÁCH HÀNG DOANH
TRUNG TÂM
THANH TỐN QUỐC TẾ
Tiếp nhận và xử lý Chuyển tiền và thanh toán Hạch toán
Kế toán Chứng từKiểm tra Thanh tốnVà mở LC và hỗ trợTư vấn
Hình 2.10 : Mơ hình hoạt động TTQT tại trung tâm thanh toán
Tháng 9 năm 2009, ACB triển khai thực hiện mơ hình xử lý tập trung hoạt động TTQT. Đây được xem là một bước ngoặt quan trọng trong lĩnh vực TTQT tại ACB. ACB đã trở thành ngân hàng đầu tiên trong nhóm ngân hàng thương mại cổ phần cùng với VietinBank là một trong những ngân hàng đầu tiên thực hiện mơ hình xử lý tập trung.
TTTT sẽ xử lý tất cả các nghiệp vụ liên quan đến hoạt động TTQT từ kiểm tra chứng từ, chuyển và nhận điện, theo dõi thanh tốn, tra sốt đến báo có… Kênh phân phối phụ trách việc tiếp nhận hồ sơ từ khách hàng và chuyển hồ sơ về TTTT để xử lý.
• Chức năng
Trung tâm Thanh toán quốc tế (TT TTQT) là đơn vị trực thuộc Khối khách hàng Doanh nghiệp (KHDN), được thành lập với mục đích quản lý và hỗ trợ nghiệp vụ thanh tốn xuất nhập khẩu cho tồn hệ thống, bao gồm các chức năng sau :
Tổ chức, duy trì và phát triển hoạt động thanh toán quốc tế áp dụng thống nhất trong toàn hệ thống
lệ quốc tế liên quan đến lĩnh vực thanh tốn quốc tế trong tồn hệ thống Quản lý và vận hành hệ thống Swift – Testkey
• Nhiệm vụ
Tiếp nhận và xử lý thơng tin :
− Tiếp nhận, kiểm tra và phân phối chứng từ liên quan đến hoạt động thanh toán quốc tế gửi đến trung tâm
Tiếp nhận điện Swift, Telex, các chứng từ thanh toán quốc tế từ các đơn vị kinh doanh hoặc từ các ngân hàng trong và ngoài nước gửi đến
Ghi nhận thời gian nhận điện Swift, Telex, chứng từ và kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của chứng từ theo quy định và thơng lệ quốc tế
Phân phối chứng từ thanh tốn quốc tế cho các bộ phận chức năng của Trung tâm để thực hiện nghiệp vụ
− Kiểm tra và gởi chứng từ đến các đơn vị kinh doanh và các ngân hàng trong và ngoài nước
Phân phối điện Swift, Telex đến các đơn vị kinh doanh, các đơn vị chức năng
Gửi chứng từ có liên quan đến hoạt động thanh toán quốc tế đến các ngân hàng trong và ngoài nước
− Quản lý hệ thống mẫu chữ ký và Swift :
Lưu giữ, cập nhật, xác nhận tính xác thực mẫu chữ ký của các ngân hàng đại lý
− Hỗ trợ cài đặt các ứng dụng liên quan đến nghiệp vụ thanh tốn quốc tế khi có u cầu
Chuyển tiền và thanh toán
- Nhận kiểm tra và duyệt các bức điện liên quan nghiệp vụ chuyển tiền đi bằng điện (T/T) theo quy định của Ngân hàng do các đơn vị
- Nhận, lập điện và kiểm soát chứng từ liên quan nghiệp vụ chuyển tiền đi bằng điện theo quy định của Ngân hàng đối với các đơn vị chưa được phép hoạt động thanh toán quốc tế
- Trả lời thắc mắc của các đơn vị liên quan nghiệp vụ chuyển tiền đi bằng điện
- Tham gia đào tạo nhân viên nghiệp vụ chuyển tiền TT theo nhu cầu của các đơn vị
Hạch toán kế toán
− Hạch toán kế tốn các khoản báo có bộ chứng từ xuất khẩu theo phương thức TT, L/C và nhờ thu
− Hạch toán kế toán các lệnh thanh toán nhập khẩu theo TT, L/C và nhờ thu
Kiểm tra chứng từ
− Nhận kiểm tra chứng từ liên quan nghiệp vụ xuất, nhập khẩu (L/C, nhờ thu) theo quy định của Ngân hàng do các đơn vị chuyển đến. Phản hồi cho đơn vị về tình trạng bộ chứng từ và lập điện thơng báo chuyển ra nước ngoài
− Tham gia đào tạo nhân viên nghiệp vụ kiểm tra bộ chứng từ xuất, nhập khẩu (L/C, nhờ thu) theo nhu cầu của các đơn vị kinh doanh Thanh toán và mở LC
− Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ mở LC/tu chỉnh LC theo quy định của Ngân hàng do các đơn vị chuyển đến. Thực hiện soạn thảo nội dung LC/tu chỉnh LC theo hồ sơ đã kiểm tra
− Nhận, lập điện và kiểm tra hồ sơ thanh toán LC/ nhờ thu theo quy định của Ngân hàng do các đơn vị chuyển đến trước khi chuyển ra nước ngoài
− Tham gia đào tạo nhân viên nghiệp vụ thanh toán và mở L/C theo nhu cầu của các đơn vị kinh doanh
- Tư vấn và giải đáp các thắc mắc của khách hàng, các đơn vị kinh doanh, các đối tác liên quan nghiệp vụ thanh toán quốc tế
- Nghiên cứu các nguyên tắc thực hành thống nhất, thông lệ quốc tế và các văn bản pháp quy có liên quan để hướng dẫn thực hiện thống nhất trong toàn hệ thống
- Đầu mối tiếp nhận và hỗ trợ kỹ thuật cho các đối tác của Ngân hàng trong hoạt động thanh toán quốc tế
- Soạn giáo trình và tham gia đào tạo nghiệp vụ về thanh tốn quốc tế cho các nhân viên trong tồn hệ thống
- Báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu của Giám đốc khối/Tổng giám đốc về tình hình hoạt động thanh tốn quốc tế của tồn hệ thống
2.2.2.2 Tóm tắt mơ hình phối hợp hoạt động của kênh phân phối và TT TTQT
Từ tháng 9 năm 2009, ACB triển khai thực hiện mơ hình xử lý tập trung hoạt động TTQT tại Trung tâm TTQT (tiền thân là Phòng TTQT Hội sở). Theo đó, TTTT đóng vai trị chính trong việc thực hiện nghiệp vụ liên quan đến phương thức LC, nhờ thu, CAD, bảo lãnh bao gồm kiểm tra chứng từ, chuyển và nhận điện, theo dõi, tra sốt, thanh tốn, báo có, hạch tốn mua bán ngoại tệ… Kênh phân phối chỉ làm nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ và chuyển về TTTT
Nghiệp vụ chuyển tiền bằng điện
Quy trình xử lý hồ sơ chuyển tiền hiện nay khơng thay đổi nhiều so với trước đây. Kênh phân phối giữ vai trị chính trong tồn bộ khâu xử lý hồ sơ chuyển tiền bao gồm kiểm tra hồ sơ chuyển tiền, soạn điện và hách tốn thu phí… nên rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ và có ngay bản thảo điện MT103 cho khách hàng. TTTT chỉ đảm trách nhiệm vụ kiểm tra điện theo chuẩn swift dựa trên việc đối chiếu với giấy đề nghị chuyển tiền bằng điện của khách hàng
Nghiệp vụ tín dụng chứng từ nhập khẩu
Bảng 2.3 : Mơ tả q trình phối hợp nghiệp vụ giữa kênh phân phối và TTTT trong nghiệp vụ tín dụng chứng từ nhập khẩu
Nghiệp vụ tín dụng thƣ xuất khẩu :
Bảng 2.4 : Mơ tả q trình phối hợp nghiệp vụ giữa kênh phân phối và TTTT trong nghiệp vụ tín dụng chứng từ xuất khẩu
Nghiệp vụ nhờ thu nhập khẩu:
Bảng 2.5: Mơ tả q trình phối hợp nghiệp vụ giữa kênh phân phối và TTTT trong nghiệp vụ nhờ thu nhập khẩu
Nghiệp vụ nhờ thu xuất khẩu
Bảng 2.6 : Mơ tả q trình phối hợp nghiệp vụ giữa kênh phân phối và TTTT trong nghiệp vụ nhờ thu xuất khẩu
2.2.3 Q trình triển khai mơ hình xử lý TTQT tập trung tại ACB 2.2.3.1 Nhân sự
Khi áp dụng mơ hình TTQT tập trung, cơng việc thực hiện tại TTTT sẽ tăng lên và tại Kênh phân phối sẽ giảm xuống. Điều đó có nghĩa lực lượng nhân sự tại TTTT sẽ
bị thiếu hụt và tại kênh phân phối sẽ bị dư thừa dẫn đến năng suất làm việc thấp. Vì vậy, Khối khách hàng doanh nghiệp đã đề xuất việc chuyển đổi chức danh cho các nhân viên đang đảm trách nghiệp vụ TTQT tại kênh phân phối theo ba hướng chính sau :
• Chuyển đổi vị trí làm việc từ kênh phân phối lên TTTT, điều này đòi hỏi nhân viên phải trải qua kỳ thi tuyển chọn nghiệp vụ gắt gao từ phía TTTT
• Chuyển đồi chức danh sang kiêm nhiệm các nghiệp vụ vận hành khác như : dịch vụ khách hàng tiền gửi, tiền vay…
• Chuyển đổi sang các chức danh bán hàng
Việc chuyển đổi dựa trên năng lực và nguyện vọng của nhân viên và nhu cầu của hệ thống. Đây là bước đi cơ bản trong việc bắt đầu áp dụng mơ hình TTQT tập trung. Bước tiếp theo trong việc hồn thiện nguồn nhân lực cho mơ hình tập trung đó là việc đào tạo nghiệp vụ phù hợp với các chức danh. Đối với nhân viên TTTT, đòi hỏi phải được trang bị các kiến thức chun sâu vì đây là lực lượng nịng cốt thực hiện nghiệp vụ cho cả hệ thống. Đối với nhân viên kênh phân phối, dù khơng là người thực hiện nghiệp vụ chính, nhưng đây là lực lượng tiếp xú, tư vấn và kiểm tra hồ sơ ban đầu cho khách hàng. Vì vậy, các kiến thức cơ bản về TTQT cần phải được trang bị kỹ lưỡng. Chính vì vậy, cơng tác đào tạo trong giai đoạn này diễn ra chặt chẽ hơn. Nhân viên chỉ được thực hiện nghiệp vụ TTQT khi đã hoàn tất các bước đào tạo của trung tâm và đạt được các chứng chỉ đào tạo về nghiệp vụ TTQT
2.2.3.2 Cơng nghệ
• TCBS - TTQT
Ngay từ năm 2001, ACB đã đưa vào sử dụng hệ thống TCBS (The Complete Banking Corporation) kết nối tất cả kênh phân phối với nhau. Hệ thống này giúp hoạt động kinh doanh được thơng suốt trong tồn hệ thống. Tuy nhiên, hệ thống này chỉ được ứng dụng trong mảng tiền gửi và tiền vay. Đến năm 2007, TCBS mới được đưa vào ứng dụng trong hoạt động TTQT, nhưng chỉ dừng lại ở nghiệp vụ tín dụng thư, nhờ thu, CAD và bảo lãnh, không ứng dụng cho hoạt động chuyển tiền
bằng điện. Tuy nhiên, chương trình này đã đem lại nhiều tiện ích hơn so với chương trình SIBA có nhiều hạn chế được dung trước đó. Đến năm 2011, TCBS dành cho nghiệp vụ chuyển tiền bằng điện mới được đưa vào ứng dụng với 2 phân cấp : nhân viên và kiểm soát. Như vậy, đến năm 2011 hệ thống công nghệ cho hoạt động TTQT mới hoàn chỉnh và thơng suốt trong tồn hệ thống, đem lại nhiều tiện ích và hạn chế rủi ro chênh lệch thông tin trong giao dịch.
• Workflow
Chương trình Workflow – một chương trình giúp luân chuyển công việc giữa TTTT và kênh phân phối. Workflow ghi nhận tất cả các công việc cùng các chứng từ đính kèm, những lưu ý trong q trình thực hiện cơng việc, các kết quả phản hồi có liên quan. Workflow cũng được chia ra làm hai cấp : nhân viên và kiểm sốt. Một cơng việc cơ bản phải được thực hiện thông qua 5 cấp : nhân viên kênh phân phối
kiểm soát viên kênh phân phối nhân viên tiếp nhận thông tin tại TTTT nhân
viên nghiệp vụ tại TTTT cấp kiểm sốt tại TTTT. Đây cũng là chương trình quản lý nhân viên tồn hệ thống dựa trên năng suất cơng việc
Một tiện ích khác của chương trình Workflow đó là cho phép truy suất các bức điện swift. Chương trình này được kết nối với hệ thống Swift, vì vậy giúp tồn bộ nhân viên kênh phân phối và TTTT có thể xem các bức điện giữa ACB và ngân hàng nước ngồi mà khơng cần có user đăng nhập vào chương trình swift
• Webadmin
Đây là chương trình cho phép kiểm tra hạn mức của tất cả các giao dịch chuyển tiền cá nhân trong toàn hệ thống ACB, hạn chế việc chuyển vượt số tiền quy định trong quản lý ngoại hối của Ngân hàng nhà nước. Webadmin còn hỗ trợ trong nghiệp vụ LC xác nhận, hạn mức chiết khấu…
• Ngân hàng trực tuyến
ACB là một trong những ngân hàng đầu tiên đưa dịch vụ TTQT vào giao dịch trực tuyến. Dịch vụ này hiện nay chỉ mới được cung cấp cho khách hàng doanh nghiệp với 2 nhóm tiện ích chính sau :
trạng các bức điện trong giao dịch TTQT, truy xuất các bức điện Swift, nhận thông báo bằng tin nhắn (SMS) thông qua điện thoại di động của khách hàng khi có phát sinh bất kỳ bức điện Swift liên quan đến khách hàng trên hệ thống ACB
Tiện ích đăng ký giao dịch TTQT qua ACB Online như : đăng ký phát hành tín dụng thư (LC), đăng ký chuyển tiền thanh toán tiền hàng ứng trước, gửi các văn bản xác nhận của khách hàng cho ACB. Tuy chỉ mới chính thức đưa vào sử dụng trong năm 2013, nhưng đây thực sự là điểm nhấn trong danh sách những dịch vụ tiện ích ACB cung cấp cho khách hàng, tạo sự khác biệt so với các ngân hàng thương mại trong nước khác. Mặc dù các tiện ích đăng ký giao dịch TTQT cịn ít nhưng đã đánh vào hai phương thức thanh tốn chính (chuyển tiền bằng điện và thư tín dụng) mà đa phần doanh nghiệp đang sử dụng để thanh toán ra nước ngồi.
Nền tảng cơng nghệ đã giúp ACB triển khai mơ hình TTQT tập trung khá thành công. Tuy nhiên, trước sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật, hệ thống công nghệ của ACB cần phải cải tiến thêm nhằm hỗ trợ hoạt động TTQT đáp ứng kịp thời nhu cầu của thị trường
2.2.3.3 Ban hành các chỉnh sửa quy trình nghiệp vụ TTQT mới
Nhận thức được mức độ rủi ro từ hoạt động TTQT, từ trước khi thực hiện chuyển đồi sang mơ hình xử lý tập trung, TTTT ln biên soạn chi tiết và đầy đủ các bước thực hiện cho từng nghiệp vụ cụ thề. Nay với mơ hình TTTQ tập trung, địi hỏi phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa kênh phân phối và TTTT nhằm phối hợp công việc trôi chảy tránh sự lúng túng trong giai đoạn đầu thực hiện nghiệp vụ, TTTT đã ban hành một loạt các quy trình xử lý hồ sơ rất cụ thể cho từng giai đoạn, quy định rõ trách nhiệm của từng cá nhân trong bộ phận tạo điều kiện thuận lợi cho TTTT, các chi nhánh và phòng giao dịch thực hiện như : thủ tục nghiệp vụ chuyển tiền bằng điện (ban hành ngày 20/08/2009), thủ tục nghiệp vụ nhờ thu kèm chứng từ (ban hành ngày 25/08/2009), thủ tục nghiệp vụ tín dụng chứng từ (ban hành ngày 27/08/2009).
Các tài liệu này đã hỗ trợ đắc lực cho quá trình phối hợp giữa kênh phân phối và TTTT
2.2.4Đánh giá mơ hình xử lý tập trung hoạt động TTQT tại ACB 2.2.4.1 Những thành công
Rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ : Trong mơ hình cũ, một nhân viên tại kênh phân phối phải một lúc vừa tiếp nhận và xử lý hồ sơ của từng khách hàng với từng nghiệp vụ khác nhau. Xử lý hồ này xong mới tới hồ sơ khác. Thì với mơ hình mới, dù kênh phân phối có đẩy một lượng lớn hồ sơ với nhiều nghiệp vụ khác nhau thì TTTT vẫn có thể xử lý cùng một lúc. Do đó rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ trong tồn hệ thống. Đó là nhờ chương trình Workflow, một chương trình hoạt động dựa trên cơ chế tự động. Các hồ sơ được luân chuyển tuần tự từ kênh phân phối về TTTT. Nhân viên TTTT sẽ tiếp nhận hồ sơ luân phiên, khi giải quyết xong hồ sơ này sẽ đăng ký nhận hồ so tiếp theo. Và như vậy cho đến khi hết lượng hồ sơ chuyển về TTTT. Vào những giờ cao điểm, các trưởng bộ phận sẽ hỗ trợ phân công, điều phối hồ sơ sao cho phù hợp, đồng thời ưu tiên xử lý cho những hồ sơ gấp theo yêu cầu của kênh phân phối.
Quản lý tập trung và thống nhất : hiện nay ACB có rất nhiều chi nhánh và phịng giao dịch thực hiện nghiệp vụ TTQT. Khách hàng có thể lợi dụng sự chênh lệch thông tin giữa các đơn vị mà thực hiện các yêu cầu chuyển tiền không hợp lệ. Nhưng với hệ thống TCBC và Workflow, các đơn vị trong kênh phân phối có thể truy xuất tức thì các giao dịch của khách hàng trong cả hệ thống. Nhờ đó hạn chế được rủi ro phát sinh.
Tính nhất quán trong cả hệ thống : TTTT là nơi tập trung xử lý hồ sơ của cả