Cụng ty TNHH Thƣơng Mại và Dịch Vụ Thuỷ Linh
3.1.1 Chức năng quản lý hệ thống:
Chức năng này cú nhiệm vụ đăng nhập vào hệ thống, quản trị ngƣời dựng và hƣớng dẫn chung cho ngƣời sử dụng.
3.1.2 Chức năng quản lý hàng nhập:
Dựa vào số liệu kiểm kờ kho, số liệu yờu cầu cần mua của bộ phận bỏn hàng cỏc phiếu chào hàng của cỏc hóng cung cấp, đồng thời kết hợp với thụng tin của thị trƣờng, bộ phận mua hàng lập bảng dự trự thụng qua sự kiểm duyệt của giỏm đốc sau đú liờn hệ với nhà cung cấp để thoả thuận hợp đồng mua hàng cập nhật thụng tin mua hàng.
3.1.3 Chức năng quản lý hàng xuất (bỏn):
Khi cú khỏch hàng cú nhu cầu cần mua hàng, chức năng này sẽ cú nhiệm vụ điền tất cả cỏc thụng tin liờn quan đến khỏch hàng mà đó đƣợc lƣu trữ. Nếu là khỏch hàng mới phải thờm vào danh mục khỏch hàng. Nếu là khỏch đó tồn tại phải kiểm tra lại thụng tin xem cú chớnh xỏc khụng? Sau đú bộ phận bỏn hàng lần lƣợt duyệt cỏc mặt hàng khỏch yờu cầu, kiểm tra số lƣợng mặt hàng mà cụng ty cú thể bỏn. Cú thể xảy ra cỏc trƣờng hợp sau:
Mặt hàng này cụng ty khụng cú hoặc hệ thống thụng tin chào hàng khụng cú trong cụng ty. Trƣờng hợp này phải từ chối bỏn hàng.
Cụng ty cú đủ số lƣợng, quy cỏch cũng nhƣ yờu cầu:Trƣờng hợp này tiếp tục thoả thuận về giỏ cả.
Cụng ty khụng cú cỏc mặt hàng này nhƣng hệ thống thụng tin chào hàng cú cỏc thụng tin liờn quan đến mặt hàng này, qua đú bộ phận tiếp thị cú thể trao đổi với khỏch hàng. Nếu khỏch hàng chấp nhận thỡ bộ phận bỏn hàng sẽ đề nghị với bộ phận nhập hàng liờn hệ với nhà cung cấp để khẳng định lại
việc đặt hàng. Sở dĩ nhƣ vậy là để tăng độ tin cậy của phiếu chào hàng của cỏc nhà cung cấp.
Cụng ty cú đầy đủ số lƣợng và quy cỏch mặt hàng theo yờu cầu của khỏch nhƣng trong kho khụng cũn đủ số lƣợng và quy cỏch do bỏn hết hoặc cũn thiếu thỡ cú thể thảo luận với khỏch hàng về việc cung cấp tiếp cỏc mặt hàng cũn lại.
Khi đó thống nhất đƣợc với khỏch hàng về sản phẩm mua, giỏ cả và tớnh són sàng của hàng húa,chức năng sẽ cú nhiệm vụ liệt kờ thụng tin hàng cần mua và tớnh giỏ tiền.
3.1.4 Chức năng tỡm kiếm:
Khi nhà quản lý cú nhu cầu kiểm tra lại thụng tin húa đơn, chức năng này sẽ cú nhiệm vụ cung cấp cỏc húa đơn đó nhập, cỏc húa đơn đó bỏn, cỏc phiếu xuất…
3.1.5 Chức năng bỏo cỏo :
Khi thực hiện làm cỏc hoỏ đơn xuất nhập tồn kho xong thỡ ngƣời dựng cần phải in ra bỏo cỏo xuất nhập tồn kho một cỏch chi tiết nhất…