2.2 Thực trạng hoạt động thu BHXH tại BHXH quận Hà Đông
2.2.2 Quy trình thu BHXH tại BHXH quận Hà Đông
Bước 1: Lập và giao kế hoạch thu
Kế hoạch thu là cơ sở để triển khai công tác thu BHXH ở từng đơn vị, đây cũng là nhiệm vụ trong năm của phòng quản lý thu. Để lập kế hoạch thu, phòng quản lý thu phải dựa vào kết quả thu thực tế của những năm trước để đưa ra chỉ tiêu cụ thể cần phải đạt được cho BHXH quận trong năm nay. Sau đó, BHXH quận sẽ lập kế hoạch chi tiết để hoàn thành kế hoạch đề ra.
Bước 2: Xác định đối tượng tham gia BHXH và mức thu
Việc xác định đối tượng tham gia có vai trị rất quan trọng vì mỗi đối tượng có quy định đóng BHXH khác nhau. Xác định chính xác đối tượng
tham gia nhằm tránh việc thu sai BHXH. Việc xác định mức thu gắn liền với việc xác định đối tượng, bởi khi đã xác định đúng đối tượng thì có thể xác định được mức thu tương ứng cho đối tượng đó.
Bước 3: Tổ chức thu và đôn đốc các đơn vị nộp BHXH
Hàng tháng, sau khi xác định số tiền phải nộp BHXH của các đơn vị, BHXH quận sẽ tiến hành thu theo quy định. Các đơn vị sử dụng lao động tham gia BHXH phải đóng BHXH trích từ tiền lương của người lao động và từ quỹ lương của đơn vị mình. Cơ quan BHXH quận có trách nhiệm theo dõi việc nộp BHXH của từng đơn vị, nếu đơn vị nào chậm nộp BHXH hai tháng trở lên thì phải thơng báo kịp thời để đôn đốc việc nộp BHXH theo đúng quy định và áp dụng việc nộp phạt với những đơn vị vi phạm.
Sau khi thu BHXH, BHXH quận tiến hành ghi chép kết quả nộp BHXH của từng đơn vị và đối chiếu xem đơn vị đó cịn thiếu hay khơng, việc này được làm mỗi quý một lần. Đơn vị đóng thiếu thì sẽ đóng bổ sung vào q sau. Cuối cùng, BHXH quận ghi mức nộp vào sổ BHXH của từng người lao động tham gia của từng đơn vị.
Bước 4: Chuyển tiền về BHXH thành phố
Tất cả số tiền BHXH quận thu được đều phải chuyển về tài khoản của BHXH thành phố Hà Nội. BHXH quận thu dưới hình thức chuyển khoản và khơng được chi bất cứ khoản tiền gì từ số tiền thu được.
Các đơn vị sử dụng lao động phải nộp tiền về BHXH quận Hà Đông chậm nhất vào ngày cuối tháng và hình thức nộp là vào tài khoản của BHXH quận Hà Đông mà đơn vị đăng ký tham gia.
Bước 5: Thống kê số liệu và lập báo cáo gửi lên cơ quan BHXH thành
phố
BHXH quận Hà Đơng có nhiệm vụ lập báo cáo mỗi tháng, quý, năm để gửi lên BHXH thành phố Hà Nội. Báo cáo tháng gửi trước ngày 22 hàng tháng, báo cáo quý gửi trước ngày 15 tháng đầu của quý sau, báo cáo năm gửi ngày 20/01 năm sau. Nội dung của báo cáo tháng, quý là kết quả cơng tác thu - chi trong tháng, q; cịn báo cáo năm là kết quả thực hiện nhiệm vụ chính trị năm nay và phương hướng nhiệm vụ năm tới.
2.2.3. Phƣơng pháp thu BHXH
Hiện nay, cơng tác thu đóng góp BHXH ở BHXH quận Hà Đơng bao gồm 2 phương pháp thu nộp BHXH như sau:
2.2.3.1 Phương pháp thu trực tiếp
Theo phương pháp này cán bộ và bộ phận chuyên trách của cơ quan BHXH sẽ trực tiếp thu đóng góp BHXH từ những người tham gia. Phương pháp này thường được áp dụng với những NLĐ làm việc tự do tự nguyện tham gia BHXH và những NLĐ khơng có chủ sử dụng lao động.
NLĐ tham gia đóng góp BHXH cam kết đóng BHXH bằng tiền mặt, bằng séc hay bằng chuyển khoản Ngân hàng. Nếu thanh tốn bằng tiền mặt thì cơ quan BHXH cần phải đảm bảo sao cho thủ tục thanh toan tránh được hiện tượng gian lận nội bộ và lạm dụng quỹ, đồng lõa giữa nhân viên thu nộp BHXH và người đóng BHXH. Ưu điểm của phương thức thu trực tiếp từ người lao động là cơ quan BHXH quận có thể nắm bắt được thơng tin về đối tượng hưởng nhanh chóng và chính xác. Đồng thời cơ quan BHXH tiếp nhận được các yêu cầu, thắc mắc của đối tượng hưởng từ đó đưa ra các biện pháp giải quyết kịp thời, tạo điều kiện thuận lợi cho đối tượng hưởng. Bên cạnh đó thì phương thức thu này cũng có hạn chế đó là đối tượng hưởng các chế độ BHXH đang ngày một tăng lên yêu cầu một số cán bộ thu mới đáp ứng hết được việc thu dẫn đến tốn kém về chi phí và đối tượng phải đi xa hơn, mất phí đi lại.
2.2.3.2 Phương pháp thu gián tiếp
Đây là phương pháp phổ biến ở Việt Nam, thông qua hệ thống các đại lý thu BHXH. Đại lý của cơ quan BHXH hầu hết là chủ sử dụng lao động. Ngồi ra cịn có các bưu điện, ngân hàng các cơ quan tổ chức, đoàn thể quần chúng ở các quận huyện, xã phường…(gọi chung là đơn vị thu).
Theo Điều 37 Nghị định số 12/CP ngày 26/1/1995 quy định hàng tháng người sử dụng lao động có trách nhiệm đóng BHXH theo quy định tại khoản 2 điều 36 của Nghị định 12/CP ngày 26/1/1995 và trích tiền lương của tổng số NLĐ theo quy định tại khoản 2 điều 36 của Nghị định này để đóng cùng một
lúc vào quỹ BHXH. Tiền lương tháng căn cứ đóng BHXH gồm có lương theo ngạch bậc, chức vụ hợp đồng và các khoản phụ cấp.
Trình tự thực hiện thu BHXH tại BHXH quận Hà Đông như sau:
Khi bắt đầu tham gia BHXH hoặc khi phát sinh đối tượng mới, đơn vị sử dụng lao động lập danh sách theo mẫu 02a-TBH, kèm theo các tờ khai cấp sổ BHXH và các giấy tờ có liên quan gửi về cơ quan BHXH (theo phân cấp quản lý) trước ngày 15 hàng tháng để đề nghị thu và phát sổ BHXH, thẻ BHYT.
- Hồ sơ liên quan gửi kèm theo gồm có:
+ Trường hợp đơn vị lần đầu tham gia BHXH, BHYT
Cơ quan, đơn vị (bao gồm cả hộ kinh doanh cá thể) tham gia BHXH, BHYT lần đầu phải nộp kèm theo danh sách tham gia BHXH, BHYT (mẫu 02a-TBH) bản đăng ký tham gia BHXH (mẫu C1A-BHHN), bản sao quyết định thành lập (nếu có), giấy phép kinh doanh, quy chế trả lương đã đăng ký với cơ quan quản lý Nhà nước về lao động theo phân cấp (nếu có). Đối với cá nhân sử dụng lao động là bản HĐLĐ. Riêng các đơn vị sử dụng lao động thuộc diện phải xây dựng và đăng ký quy chế trả lương, nếu chưa có, yêu cầu bổ sung và gửi đến chậm nhất là sau 30 ngày.
Người lao động đóng BHXH, BHYT phải có HĐLĐ hoặc quyết định tuyển dụng, thuyên chuyển, sổ BHXH (nếu có). Trường hợp người lao động lần đầu tham gia BHXH, BHYT đơn vị phải kê khai đúng về nhân thân theo hồ sơ của NLĐ, thực hiện việc khám sức khỏe theo đúng quy định của Bộ Y tế khi tuyển dụng lao động.
Đối với tờ khai cấp sổ BHXH phải có hồ sơ gốc để kiểm tra. Các trường hợp đơn vị chưa lập tờ khai hoặc không đủ hồ sơ gốc khi đến đăng ký, cán bộ thu hướng dẫn đơn vị lập và gửi đến sau kèm theo danh sách đề nghị cấp sổ BHXH.
+ Đối với các trường hợp tăng mới lao động trong các đơn vị đang tham gia BHXH, BHYT
Danh sách tham gia BHXH, BHYT được chấp nhận để đề nghị phát
dụng, thuyên chuyển kèm theo sổ BHXH (nếu có). Trường hợp NLĐ lần đầu tham gia BHXH, đề nghị đơn vị gửi kèm theo bản phô tô CMTND, giấy khám sức khỏe đề kiểm tra đối chiếu đối tượng. Tờ khai cấp sổ BHXH và hồ sơ gốc nếu chưa có cũng xử lý như hướng dẫn ở trên.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ của đơn vị không quá 5 ngày làm việc, bộ phận thu thẩm định xác định ngay các đối tượng được tham gia BHXH tại đơn vị để thiết lập hồ sơ thu.
Căn cứ danh sách đối tượng đủ điều kiện thu đã xác định do bộ phận thu chuyển đến cùng tờ khai cấp sổ và hồ sơ gốc của từng NLĐ (nếu có), bộ phận phát hành sổ, thẻ kiểm tra và thực hiện cấp sổ BHXH. Thời gian thẩm định hồ sơ cấp sổ BHXH theo Luật BHXH. Trường hợp sau khi thẩm định hồ sơ, phát hiện đối tượng không đúng phải báo giảm hay phải sửa lại các thông số về nhân thân, nghề nghiệp, mức lương… bộ phận cấp sổ có thơng báo đến bộ phận thu để điều chỉnh lại dữ liệu.
Trước ngày cuối tháng, đơn vị sử dụng lao động lập và gửi đến cơ quan BHXH biểu 03a-TBH của tháng kèm theo các quyết định hoặc phụ lục HĐLĐ điều chỉnh mức lương, phụ cấp, sổ BHXH. Trường hợp đơn vị không phát sinh thay đổi trong tháng cũng phải ghi rõ trên biểu 03a-TBH hoặc có văn bản thơng báo để cơ quan BHXH có căn cứ thực hiện. Sau ngày 05 tháng sau, đơn vị không lập biểu, cơ quan BHXH căn cứ dữ liệu tháng trước liền kề để in trước biểu 03a-TBH và biểu 08-TBH gửi đơn vị xác nhận để lưu trữ. Các thay đổi trong đó nếu có, yêu cầu đơn vị sử dụng lao động điều chỉnh và báo biểu tháng sau liền kề.
Căn cứ báo biểu tăng giảm lao động, mức lương nộp BHXH, BHYT do đơn vị gửi đến, trước ngày 10 tháng sau, bộ phận thu phải có thơng báo theo mẫu 08-TBH gửi đến đơn vị sử dụng lao động
Việc ghi điều chỉnh, xác nhận trên sổ BHXH sau khi đã cấp được thực hiện theo quy định của BHXH Việt Nam. Riêng đối tượng đã chơt sổ nghỉ thơi việc sau đó được hưởng chế độ thai sản, nơi nào thanh toán trợ cấp thai sản nơi đó ghi bổ sung thời gian nghỉ việc đước tính là thời gian có đóng BHXH và chốt lại sổ BHXH.
2.2.4 Kết quả thu BHXH tại BHXH quận Hà Đông
Bảo hiểm xã hội quận Hà Đơng là cơ quan thực hiện chính sách BHXH đối với người lao động trên địa bàn thành phố, dưới sự chỉ đạo trực tiếp về nghiệp vụ của Bảo hiểm xã hội TP Hà Nội, được sự quan tâm của lãnh đạo, chỉ đạo của Thành ủy, HĐND, UBND thành phố Hà Đông và sự phối kết hợp của các ban, ngành, đoàn thể thành phố, nhất là sự ủng hộ nhiệt tình của các xã, phường, các đơn vị sử dụng lao động và đối tượng hưởng chế độ BHXH. Để có những đánh giá một cách chính xác và khách quan về hiệu quả công tác thu BHXH, em xin được phân tích kết quả đạt được của BHXH quận Hà Đông giai đoạn 2005-2009 trên 4 mặt sau:
+ Quản lý đối tượng thu BHXH + Quản lý nguồn thu BHXH
+ Quản lý quỹ tiền lương trích nộp BHXH + Tình hình nợ đọng BHXH
2.2.4.1 Quản lý đối tượng thu BHXH
Quản lý đối tượng thu BHXH là một trong những nhiệm vụ trọng yếu của hệ thống BHXH và của nghiệp vụ thu BHXH, là cơng việc có ý nghĩa quyết định đến chất lượng hoạt động, chất lượng quản lý và đến sự chính xác của thu chi quỹ BHXH, đảm bảo quyền lợi chính đáng của người tham gia BHXH.
Đối tượng tham gia BHXH được hiểu là đối tượng của hệ thống BHXH, là các cá nhân và thể nhân có lợi ích và nghĩa vụ liên quan đến quỹ BHXH, thuộc phạm vi điều chỉnh và thực hiện chính sách chế độ BHXH. Đó cũng chính là đối tượng có nghĩa vụ đóng góp BHXH theo luật định, đồng thời được thụ hưởng quyền lợi từ quỹ BHXH theo chế độ quy định của Nhà nước và pháp luật. Một trong các mục tiêu của BHXH quận Hà Đông là quản lý cho được các đối tượng tham gia BHXH phù hợp với chức năng, nhiệm vụ mà BHXH Thành phố giao phó.
Đối tượng thu BHXH:
Người lao động làm việc tại:
- Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, khu chế xuất, khu cơng nghiệp đóng 5% tiền lương tháng.
- Các tổ chức kinh doanh, dịch vụ thuộc cơ quan hành chính sự nghiệp (gọi là đơn vị có thu) phải đóng 5% tiền lương tháng.
- Các cơ quan hành chính sự nghiệp (quản lý nhà nước, cơ quan Đảng, đoàn thể, hội quần chúng, dân cư đén cấp huyện) phải đóng 5% tiền lương tháng.
- Cán bộ chủ chốt ở xã, phường phải đóng 5% mức sinh hoạt phí hang tháng.
- Người Việt Nam lao động ở nước ngồi phải đóng 15% mức tiền lương đã đóng BHXH trước khi ra nước ngoài làm việc đối với người lao động đã có q trình tham gia BHXH bắt buộc ở trong nước. Còn đối với đối tượng lao động chưa tham gia BHXH bắt buộc ở trong nước phải đóng 15% của 2 lần mức tiền lương tối thiểu.
Người sử dụng lao động:
- Doanh nghiệp quốc doanh đóng 15% tổng quỹ lương của đơn vị. - Doanh nghiệp ngoài quốc doanh sử dụng trên 10 lao động: phải đóng 15% tổng quỹ lương của người tham gia.
- Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, khu chế xuất, khu cơng nghiệp: phải đóng 15% tổng quỹ lương của người tham gia.
- Các tổ chức kinh doanh, dịch vụ thuộc cơ quan hành chính, sự nghiệp, cơ quan Đảng, đồn thể: phải đóng 15% tổng quỹ lương của người tham gia.
- Các đơn vị sự nghiệp dán thu bù chi, đơn vị sự nghiệp hưởng nguồn thu bằng viện trợ nước ngồi để trả lương cho cơng nhân viên chức trong đơn vị: phải đóng 15% tổng quỹ lương của người tham gia.
- Các cơ quan quản lý Nhà nước, cơ quan hành chính sự nghiệp, cơ quan Đảng, đoàn thể, hội quần chúng, dân cử từ TW đến cấp quận, huyện phải đóng 15% tổng qũy lương cho người tham gia.
- Các cơ quan, tổ chức nước ngoài hoặc tổ chức Quốc tế đặt tại Việt Nam phải đóng 15% tổng quỹ lương của người tham gia BHXH.
- UBND xã, phường phải đóng 10% tổng quỹ sinh hoạt phí của người tham gia BHXH.
Sau đây là các số liệu cụ thể về số đơn vị và số lượng lao động tham gia BHXH trên địa bàn quận Hà Đông :
Bảng 1: Số đơn vị tham gia BHXH tại BHXH quận Hà Đông (2005-2009)
Đơn vị: Đơn vị STT Năm Khối 2005 2006 2007 2008 2009 1 DNNN 51 52 52 96 108 2 HCSN 134 163 167 189 215 3 DN NQD 58 96 131 177 264 3 Phƣờng xã 12 15 15 17 17 4 Khối bán công 18 27 29 39 42 5 Khối HTX 5 14 19 21 21 6 Đối tƣợng khác 3 4 5 7 10 7 Tổng Cộng 281 371 418 546 677
( Nguồn: Báo cáo chi tiết thu BHXH quận Hà Đông từ 2005-2009)
Bảng 2: Số lao động tham gia BHXH tại BHXH quận Hà Đông(2005- 2009)
Đơn vị: Người
STT Năm Khối 2005 2006 2007 2008 2009 1 DNNN 6321 6156 6095 13031 14149 2 HCSN 4553 5301 5666 6241 6588 3 DN NQD 1237 2276 2996 4313 5770 3 Cán bộ phƣờng xã 167 225 233 240 291 4 Khối bán công 262 373 437 643 807 5 Khối HTX 47 92 123 140 170 6 Đối tƣợng khác 9 13 18 50 56 7 Tổng Cộng 12596 14436 15568 24658 27831
( Nguồn: Báo cáo chi tiết thu BHXH quận Hà Đông từ 2005-2009)
Qua 2 bảng số liệu trên, ta dễ dàng nhận thấy số đơn vị và số lao động tham gia BHXH tại BHXH quận Hà Đông tăng qua các năm, và năm sau đều tăng so với năm trước. Đặc biệt, năm 2008 là một dấu mốc đánh dấu sự thay đổi lớn về số lượng đơn vị và số lao động tham gia BHXH tại BHXH quận Hà Đông. Đây là năm thực hiện Nghị quyết 15 của Quốc hội khó XII về mở rộng địa giới hành chính Thủ đơ Hà Nội nên có sự biến động lớn về công tác tổ chức cán bộ, sự di biến động của các đơn vị tham gia trên địa bàn quận Hà Đông. Cụ thể đối với một số khối như sau:
Số đơn vị trong tổng thể khối này gần như không thay đổi từ năm 2005-2007, tuy nhiên số lượng lao động tham gia có chiều hướng giảm đi (năm 2005 là 6321 lao động; đến năm 2007, số đơn vị tăng thêm 1 nhưng số