(nguồn: báo cáo tài chính của cơng ty qua các năm)
* Chiến lược và định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới
Chiến lược phát triển của ICD là hướng vào thị trường bán bn, trong đó chú trọng khách hàng là doanh nghiệp. Với bối cảnh hiện nay và trong vòng từ 5-10 năm tới, người tiêu dùng Việt Nam sẽ sử dụng nhiều các sản phẩm thiết bị vệ sinh môi trường được cho là cần thiết như: sản phẩm thùng rác nhựa, thùng rác y tế, xe gom rác... Chính vì vậy sứ mệnh của ICD là đem đến người tiêu dùng những sản phẩm có tính thiết thực với giá cả cạnh tranh nhất, chất lượng phục vụ tốt (điều đó được hiểu là ICD sẽ chưa đưa ra nhiều sản phẩm đón trước nhu cầu dài hạn). Để trở thành nhà cung cấp sản phẩm thiết bị vệ sinh môi trường hàng đầu trên thị trường. ICD phải có hệ thống bán hàng rộng khắp. Hiện nay và trong vòng 5 năm tới, ICD sẽ dựa vào thế mạnh rộng khắp của mạng lưới Vnpost. Hoàn thành được sứ mệnh trên, ICD sẽ là doanh nghiệp đứng đầu trong thị trường sản phẩm thiết bị vệ sinh mơi trường.
Vì vậy, ICD cam kết đem lại cho cộng động những sản phẩm thiết thực, chất lượng dịch vụ chuẩn mực thông qua hệ thống bán hàng và dịch vụ khách hàng phủ kín tồn quốc.
Cơng ty đã và luôn nỗ lực không ngừng để nâng cao chất lượng dịch vụ. Tận tâm khi chăm sóc khách hang. Hiện nay với hệ thống thanh toán trưc tuyến đang được gấp rút hồn thiện, chúng tơi ln muốn đem tới cho khách hang sự thuận tiện và hiệu quả nhất khi hợp tác với ICD.
2.2.3. Phân tích thực trạng triển khai và cài đặt phần mềm Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam.
2.2.3.1. Quy trình triển khai và cài đặt phần mềm Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đơ Thị Việt Nam.
Tóm tắt bài tốn tại Cơng Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam: Kế toán, thống kê đối với tài sản, nguồn vốn và các tác vụ kế toán khác của
doanh nghiệp, kế toán sản phẩm như : thùng rác, oto chở rác.… của cơng ty , quản lý theo dịng xe, hãng xe, năm sản xuất… cùng các phụ tùng đi kèm theo xe, kế toán khách hàng và các dịch vụ cung cấp. Kế tốn tiền lương, cơng cụ dụng cụ, kho bãi và hàng hóa tồn kho…
Các phân hệ kế toán được sử dụng: Kế toán tổng hợp; Kế toán vốn bằng tiền; Kế toán bán hàng và nợ phải thu; Kế toán mua hàng và cơng nợ phải trả; Kế tốn hàng tồn kho; Kế tốn chi phí và giá thành; Quản lý tài sản cố định; Kế tốn cơng cụ, dụng cụ.
Các bên tham gia: Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam; Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cyber Soft.
Thời gian triển khai và cài đặt: 03/04/2012 đến 03/07/2012 Nhân viên triển khai:
+ Tổng phụ trách triển khai và cài đặt: Nguyễn Tài Cường – Phó giám đốc Cơng ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cyber Soft.
+ Phân tích viên: Tăng Vũ Thắng. + Lập trình viên: Đặng Văn Hà.
+ Kỹ thuật viên: Nguyễn Đăng Tuyến.
Phần mềm đưa vào triển khai: Cyber Accounting 2008 Chuẩn bị về kỹ thuật:
+ Phần cứng: 7 máy tính bàn Dell, 1 máy chủ Server IBM. + Phần mềm hỗ trợ: Team Viewer 5.0, Excel 2003.
+ Mạng và hệ thống mạng: FPT ADSL 1Mbps.
Thời gian sử dụng thử nghiệm: 1 tháng (1/5/1012 đến 31/5/2012). Văn bản thỏa thuận về triển khai và cài đặt (đi kèm hợp đồng). + Chuẩn bị về mặt con người và tổ chức:
+ Số lượng nhân viên cần đào tạo sử dụng phần mềm: 4 nhân viên kế toán, 1 kế toán trưởng.
+ Số nhân viên quản lý hệ thống cần đào tạo: 2 nhân viên bộ phận thông tin. + Tài liệu phân quyền lần 1 dành cho phần mềm và hệ thống thông tin kế tốn tại Cơng Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thi Việt Nam.
Bước 1 : Lập kế hoạch cài đặt:
Sau khi Cyber Soft và Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam đạt được thỏa thuận về việc cài đặt phần mềm kế toán Cyber Accouting, các thành viên tham gia triển khai và cài đặt bắt đầu lên kế hoạch cài đặt Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam.
Kế hoạch 1: Nhận yêu cầu về nghiệp vụ kế tốn từ Cơng Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam, đánh giá mức độ phức tạp và thời gian cần thiết để hoàn thành yêu cầu để tạo ra kế hoạch triển khai và cài đặt sơ bộ.
Kế hoạch 2: Tiến hành khảo sát về nghiệp vụ kế tốn tại Cơng Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam, tiến hành xem xét thực tế tại chi nhánh để có cái nhìn rõ nét hơn. So sánh và điều chỉnh kế hoạch ban đầu cho phù hợp với điều kiện riêng của công ty.
Kế hoạch 3: Thống nhất với các bộ phận liên quan tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đơ Thị Việt Nam về lịch trình triển khai hệ thống và phương thức làm việc trong thời gian triển khai và cài đặt.
Kế hoạch 4: Tạo ra kế hoạch hoàn chỉnh cho việc triển khai và cài đặt Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đơ Thị Việt Nam.
Kết quả: Kế hoạch hồn chỉnh cho việc triển khai và cài đặt Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam.
Ý nghĩa: Định hướng cho cả quá trình cài đặt và triển khai Cyber Accounting tại Cơng Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam.
Kế hoạch triển khai Cyber Accounting tại ICD
Stt Công việc Nội dung Thời gian
hoàn thành 1 Lập kế hoạch
triển khai
Nhận yêu cầu về nghiệp vụ 03/04/2012
Khảo sát thực tế tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam.
04/04/2012 – 08/04/2012 Thống nhất với phía Cơng Ty Cổ Phần Phát
Triển Cơng Nghiệp Và Đơ Thị Việt Nam.
10/04/2012
Phê duyệt kế hoạch hoàn chỉnh 11/04/2012
Phân cơng giải quyết bài tốn theo từng phần, thống nhất hạn giải quyết xong bài toán.
12/04/2012 2 Chuẩn bị hạ tầng
cơ sở
Xác định các tài nguyên cần thiết để cài đặt phần mềm. Dành thời gian để chi nhánh chuẩn bị các tài nguyên cần thiết
13/04/2012 – 16/04/2012 3 Biến đổi số liệu Xem xét số liệu dạng cũ tại Công Ty Cổ Phần
Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam.
17/04/2012 Tiến hành thống nhất kiểu dữ liệu cần chuyển
đổi giữa hai bên.
18/04/2012 – 20/04/2012
Tổ chức đội ngũ chuyển đổi số liệu. 20/04/2012
Tiến hành chuyển đổi số liệu. 21/04/2012 –
30/04/2012
4 Huấn luyện Cài đặt bản dùng thử phần mềm trên một số
máy trạm.
02/05/2012 Chuyển giao tài liệu hướng dẫn sử dụng. 03/05/2012 Tiến hành đào tạo nhân viên sử dụng phần
mềm Demo:
Nhân viên phịng kế tốn Nhân viên phịng thơng tin
04/05/2012 – 10/05/2012
5 Hoàn chỉnh phần
mềm theo yêu cầu
Xử lý hết các nội dung theo yêu cầu và chuyển thành chức năng chương trình.
12/05/2012 (đã bắt đầu từ 12/04/2012)
Nhận các yêu cầu mới phát sinh trong q trình thử nghiệm từ phía Cơng Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam.
12/05/2012 – 20/05/2012 Phân công xử lý các yêu cầu mới phát sinh. 21/05/2012 Xử lý hết các nội dung mới phát sinh theo yêu
cầu và chuyển thành chức năng chương trình.
22/05/2012 – 31/05/2012 6 Đàm phán lần 2 Đánh giá quá trình sử dụng thử Cyber
Accounting tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam.
01/06/2012 – 04/06/2012
Đàm phán lần 2 giữa phía về các phương án triển khai, bảo trì phần mềm khi đưa vào sử dụng.
05/06/2012 – 11/06/2012 Thống nhất quan điểm để đưa Cyber
Accounting vào cài đặt chính thức.
12/06/2012
7 Cài đặt Tiến hành cài đặt phần mềm đầy đủ trên toán
bộ HTTT kế toán.
13/06/2012 Xây dựng CSDL từ các dữ liệu đã được
chuyển đổi
17/06/2012 – 25/06/2012 Thống nhất về hệ thống báo cáo để tiến hành
xây dựng.
26/06/2012 Hoàn thành và chuyển giao hệ thống báo cáo
theo yêu cầu.
29/06/2012 8 Chuẩn bị tài liệu
hệ thống
Biên soạn tài liệu hệ thống 30/06/2012 –
01/07/2012
Chuyển giao tài liệu hệ thống 03/07/2012
Tiến hành nghiên cứu thực tế tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam và xác định các yếu tố hạ tầng như phần cứng, cơ sở dữ liệu… để chuẩn bị cài đặt thử nghiệm.
Bước 1: Nhận thông tin về hạ tầng cơ sở, điều kiện hoạt động của phần mềm tại hệ thống.
Bước 2: Tiến hành khảo sát thực tế tình trạng hoạt động của các tác nhân hạ tầng này.
Bước 3: Xây dựng báo cáo về tình trạng thực tế các tác nhân hạ tầng hiện có, đánh giá khả năng hoạt động, khả năng tương thích của phần mềm đối với hệ thống, chỉ ra những thay đổi cần thiết về cơ sở hạ tầng để phần mềm có thể hoạt động tốt hơn. Bước 4: Chuyển giao báo cáo để doanh nghiệp chuẩn bị những điều kiện cần thiết cho việc cài đặt phần mềm Cyber Accounting.
Kết quả: Báo cáo về cơ sở hạ tầng HTTT kế tốn tại Cơng Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam.
Ý nghĩa: Chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật căn bản để đảm bào việc cài đặt và triển khai Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam.
Bước 3: Chuyển đổi dữ liệu:
Tiến hành chuyển đổi dữ liệu từ kiểu cũ sang hệ dữ liệu thích hợp cho Cyber Accounting, cụ thể với Cơng Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam. là chuyển đổi từ số liệu dạng sổ ghi chép sang số liệu lưu trữ trên SQL Server.
Thành phần tham gia:
Đội triển khai của công ty phần mềm Cyber Soft.
Nhân viên thông tin của Công Ty Cổ Phần Phát Triển Cơng Nghiệp Và Đơ Thị Việt Nam.
Quy trình chuyển đổi dữ liệu:
Bước 1: Xác định dạng dữ liệu cũ đang được lưu trữ tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam.
Bước 2: Thống nhất kiểu dữ liệu mới sao cho phù hợp với Cyber Accounting và nghiệp vụ kế tốn hiện có tại cơng ty.
Bước 3: Tổ chức đội ngũ biến đổi số liệu, tốt nhất có sự tham gia của cả bên phát triển và bên sử dụng phần mềm.
Bước 4: Tiến hành chuyển đổi số liệu.
Kết quả: Dữ liệu kế toán phù hợp với phần mềm Cyber Accounting. Ý nghĩa:
Chuẩn bị dữ liệu dùng cho Cyber Accounting trong tương lai. Đồng bộ dữ liệu kế tốn tồn doanh nghiệp.
Bước 4: Huấn luyện:
Quá trình huấn luyện thường được tổ chức trước khi đưa phần mềm vào dùng thử, trường hợp triển khai Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Cơng Nghiệp Và Đơ Thị Việt Nam. là ví dụ cụ thể. Thực tế, đôi khi việc huấn luyện khi triển khai và cài đặt chỉ là bước đầu tiên trong cả một quá trình dài bao gồm các giai đoạn đoạn khác nhau dành cho các đối tượng khác nhau. Trong một số trường hợp cá biệt, các thỏa thuận trong hợp đồng không cho phép việc huấn luyện dừng lại cho đến thời hạn thỏa thuận trong hợp đồng.
Đối tượng tham:
Phụ trách huấn luyện: Nhân viên kỹ thuật của Cyber Soft. Đối tượng nhận huấn luyện:
Nhân viên kế tốn của Cơng Ty Cổ Phần Phát Triển Cơng Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam
Nhân viên thông tin của Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam.
Lãnh đạo có liên quan đến HTTT kế tốn của Cơng Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam.
Nội dung được huấn luyện trong giai đoạn này bao gồm những ý chính sau: Thao tác sử dụng phần mềm Cyber Accounting.
Nguyên tắc kế toán và lập tài liệu kế toán khi sử dụng Cyber Accounting. Phương thức bảo hành khi gặp sự cố trong quá trình sử dụng Cyber Accounting.
Quá trình huấn luyện:
Bước 1: Cài đặt bản dùng thử Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam.
Bước 2: Chuyển giao tài liệu hướng dẫn sử dụng Cyber Accounting cho nhân viên liên quan bên phía Cơng Ty Cổ Phần Phát Triển Cơng Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam.
Bước 3: Tiến hành đào tạo quy trình quản lý cho các đối tượng cấp quản lý liên quan đến HTTT kế toán mà Cyber Accounting sẽ làm việc trên.
Bước 4: Tiến hành đào tạo kỹ thuật cần thiết cho bộ phận thông tin của Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam để hiểu rõ và xử lý tại chỗ các trường hợp phát sinh.
Bước 5: Tiến hành đào tạo về nghiệp vụ, nguyên tắc kế toán, cách sử dụng phần mềm cho bộ phận kế toán.
Kết quả:
Cài đặt và hướng dẫn sử dụng hoàn chỉnh phần mềm Cyber Accounting bản dùng thử tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam.
Huấn luyện và đào tạo thành công các nội dung cần thiết đã đưa ra ở trên. Ý nghĩa: Chuẩn bị về mặt con người để vận đảm bảo việc vận hành Cyber Accounting trong tương lai diễn ra thơng suốt.
Bước 5: Hồn chỉnh phần mềm theo yêu cầu:
Việc xử lý các yêu cầu đã được bắt đầu xử lý từ khi chúng ta tiến hành bước đầu tiên của quá trình triển khai và cài đặt. Giai đoạn này, nhân viên triển khai của Cyber Soft sẽ tiến hành hoàn chỉnh các yêu cầu này thành chức năng của phần mềm; đồng thời, xử lý các yêu cầu mới phát sinh trong quá trình sử dụng phần mềm.
Bước 1: Hoàn chỉnh các yêu cầu ban đầu của Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam thành các chức năng trong Cyber Accounting.
Bước 2: Nhận các yêu cầu mới phát sinh trong quá trình sử dụng bản dùng thử Cyber Accounting.
Bước 3: Tổ chức đội xử lý các yêu cầu mới và nhanh chóng tiến hành chuyển yêu cầu thành chức năng chương trình.
Bước 4: Hồn chỉnh bản cài đặt cuối cùng của Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam.
Kết quả: Bản cài đặt cuối cùng của phần mềm kế tốn Cyber Accounting tại Cơng Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam.
Ý nghĩa: Riêng biệt hóa Cyber Accounting tại Cơng Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam, biến thành phần mềm dành riêng cho ICD và phát huy được mọi nguồn lực Toyta Láng Hạ đang có.
Bước 6: Thống nhất lại về quá trình cài đặt:
Quá trình đàm phán dựa trên cơ sở các báo cáo và kết quả thu được trong giai đoạn đầu của quá trình tiển khai (những mục tiêu được nêu ra trong phần kết quả của mỗi giai đoạn). Giai đoạn này cũng có thể coi như là một phần tổng kết nhỏ cho nửa đầu q trình cài đặt. Nó bao gồm cả đánh giá cho những gì đã làm được và phương hướng làm việc cho giai đoạn tiếp theo. Nếu cần thiết, kế hoạch triển khai và cài đặt ban đầu sẽ được sửa chữa lại cho phù hợp hơn với điều kiện thực tế.
Đánh giá quá trình triển khai và cài đặt của đội triển khai tại chi ICD trong thời gian qua. Tổng kết những điểm mạnh, điểm yếu và rút ra những bài học kinh nghiệm.
Đàm phán, thống nhất lại giữa hai bên Cyber Soft và ICD về quá trình cài đặt, triển khai, cũng như các thỏa thuận về dịch vụ cung cấp trong quá trình sử dụng.