(đề xuất mang tính tham khảo)
Từ hình trên ta có thể thấy, việc cài đặt và triển khai Cyber Accounting vẫn dựa trên mơ hình lý thuyết, nhưng đã thêm bước phân tích vào đầu tiên. Bước phân tích diễn ra đầu quy trình sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian và cơng sức, thay vì phải thêm hẳn ba bước nữa để xây dựng phần mềm như trong quy trình cũ khi triển khai và cài đặt Cyber Accounting tại chi Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam.
Ta biết rằng, lý do các cơng ty phần mềm thường kết hợp đội phân tích, đội khảo sát, đội triển khai vào làm một đội là nhằm đảm bảo tính xun suốt của q trình xây dựng phần mềm. Một nhóm người xử lý từ đầu đến cuối công việc sẽ dễ dàng hơn nếu xử lý công việc bằng cách liên tục chuyển giao giữa nhiều nhóm người khác nhau. Nếu sử dụng quy trình lý thuyết vào thực tế, các chi phí phụ và tài nguyên cần thiết để triển khai, cả về con người và máy móc, sẽ tăng lên, kéo theo đó là chi phí của cả phần mềm cũng sẽ tăng lên. Các chi phí phát sinh khơng cần thiết này vơ hình chung ngăn cản các doanh nghiệp tiếp xúc với CNTT ứng dụng trong quản lý kế tốn. Quy trình như khi triển khai Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam khắc phục được nhược điểm về lãng phí ở một số khâu nhưng lại làm cho việc triển khai trở nên dài dòng hơn và mất đi đặc thù của việc triển khai và cài đặt.
Đề xuất của bài khóa luận ở đây là thay vì chia nhỏ các phần của khảo sát, phân tích,… thành những phần nhỏ rồi đưa vào trong quy trình triển khai và cài đặt, ta nên
3. Biến đổi dữ liệu
biến chúng thành một khâu duy nhất trong việc triển khai và cài đặt và đặt trước khi tiến hành các bước triển khai khác.
Khâu khảo sát, phân tích trong quy trình mới:
Bước 1: Khảo sát tình hình thực tế về nghiệp vụ kế tốn, hạ tầng cơ sở tại Cơng Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam.
Bước 2: Phân tích các u cầu mà phía Cơng Ty Cổ Phần Phát Triển Cơng Nghiệp Và Đơ Thị Việt Nam đưa ra dành cho phần mềm Cyber Accounting dựa trên cơ sở các khảo sát đã có.
Bước 3: Đánh giá mức độ phù hợp của hạ tầng cơ sở và yêu cầu bài toán cùng yêu cầu kỹ thuật của Cyber Accounting nhằm đưa ra những thay đổi (nếu cần) về hạ tầng cơ sở tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam.
Bước 4: Xứ lý các yêu cầu đặt ra từ phía chi Cơng Ty Cổ Phần Phát Triển Cơng Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam và chuyển những yêu cầu trên thành chức năng thực tế trong phần mềm.
Kết quả: Điều kiện cở sở cần thiết cho việc triển khai phần mềm Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đơ Thị Việt Nam.
Xử lý hồn chỉnh các yêu cầu được đưa ra bởi Công Ty Cổ Phần Phát Triển Cơng Nghiệp Và Đơ Thị Việt Nam.
Có thể thấy, bước này xử lý hết các quy trình nhỏ lẻ thêm vào bên trong quy trình ban đầu khi triển khai phần mềm Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam. Các bước khác tương tự như trong quy trình cũ nên chúng ta sẽ không nhắc lại ở đây.
Giữ và thay đổi dữ liệu cho phù hợp với hệ thống mới:
Quy trình kế tốn quy định sổ cái được sử dụng để lưu trữ mọi giao dịch trong doanh nghiệp. Trong phần mềm Cyber Accounting, bảng dữ liệu Ct00 đóng vai trị là sổ cái của cơ sở dữ liệu kế tốn. Xem xét bài tốn của Cơng Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đơ Thị Việt Nam, ta có thể dễ dàng nhận thấy: Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đơ Thị Việt Nam sử dụng phần mềm kế tốn chủ yếu tại phân hệ kế toán bán hàng cùng kế tốn nhập xuất kho, lý do là vì nghiệp vụ bán hàng là hoạt động kinh doanh chính
Vấn đề phát sinh tại đây là: có rất nhiều đối tượng cơng nhân viên, có chức vụ và quyền hạn khác nhau cần phải tham gia vào quá trình kế tốn bán hàng của cơng ty, và như thế, có rất nhiều người sử dụng sẽ cần truy nhập thông tin trên sổ cái. Trong khi đó, trên sổ cái Ct00 lại lưu trữ thơng tin về mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, vậy khi triển khai, chúng ta gặp khó khăn lớn về việc phân quyền truy cập thông tin sổ cái.
Giải pháp của bài khóa luận đưa ra như sau:
Trên CSDL thêm một bảng riêng quản lý giao dịch, ta tạm đặt tên là Ct70. Ct70 sẽ chứa các trường tương tự như Ct00, nhưng cung cấp thơng tin chỉ liên quan đến q trình kế toán bán hàng, mà cụ thể là quản lý các giao dịch bán hàng và thông tin liên quan. Người sử dụng cần thực hiện tác vụ liên quan đến kế toán bán hàng sẽ được phân quyền sử dụng bảng Ct70 này. Như vậy, số lượng người sử dụng được phép truy cập vào Ct00 sẽ được Ct70 chia sẻ bớt và bí mật kinh doanh của doanh nghiệp sẽ được đảm bảo hơn. Thậm chí, vì lượng dữ liệu trên Ct70 ít hơn trên Ct00 rất nhiều nên việc ít sử dụng Ct00 cịn làm tăng tốc xử lý dữ liệu của Cyber Accounting lên so với hiện tại.