1. Các phát hiện qua nghiên cứu thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn tại cơng ty
1.2. Những hạn chế trong bộ máy kế toán khi ứng dụng máy vi tính
Đối với tổ chức bộ máy kế toán
- Bộ máy khá gọn nhẹ nhưng phân công công việc, trách nhiệm của từng nhân viên chưa rõ ràng gây chồng chéo, nhầm lẫn, thiếu xót. Bộ máy gọn nhẹ nhưng chưa khoa học. Vi dụ trong công ty thường xảy ra nhầm lẫn giữa kế toan thanh toán và kế toán theo dõi cơng nơ. Đơi khi có những khách hàng được ghi chép hai lần làm cho báo cáo sai
- Việc ứng dụng máy vi tính vào cơng tác kế tốn cũng địi hỏi trình độ của cá nhân viên kế tốn có trình độ chun mơn nhất định về máy tính. Tuy vây, khi áp dụng máy tính thì các nhân viên kế tốn hầu như khơng thay đổi mà trình độ có giới hạn nhất đinh. Đến lúc này đã gây ra một vấn đề bất cập là trình độ nhân viên khơng thích phù hợp với công nghệ khoa hoc. Lúc này công ty bắt đầu cho nhân viên đi học để nâng cáo tay nghê. Tuy vậy vẫn không tránh khỏi nhưng bất cập cũng như khơng am hiểu hết về máy vi tính nên thường xun xảy ra việc nhầm lẫn sai xót.
- Trình độ về cơng nghệ thơng tin của cán bộ kế tốn chưa cao nên việc ứng dụng công nghệ, kỹ thuật hiện đại, đặc biệt là máy vi tính chưa hiệu quả; thu thập, xử lý, tổng hợp cung cấp lưu trữ thơng tin cịn nhiều hạn chế. Nhiều khi nhân viên để mất dữ liệu, hoặc quên không lưu. Đây cung là một khó khăn đối với cơng ty. Đặc biệt là việc
lưu trữ dữ liệu. Nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh nên những dữ liệu cần lưu trữ rất nhiều. Tuy vậy việc sắp xếp lưu trữ lại khơng khoa học gây khó khăn trong việc tìm kiếm.
Bộ máy kế tốn của các cơng ty được xây dựng chủ yếu tập trung vào công tác thu nhận, xử lý và cung cấp thơng tin của kế tốn tài chính cho việc tổng hợp mà chưa có bộ phận riêng phục vụ cho yêu cầu quản trị cũng như phân tích hoạt động kinh doanh. Vì vậy, trong bộ máy của cơng ty chưa có bộ phận kế tốn quản trị. Tuy việc cung cấp những thơng tin như một kế tốn quản trị là do kế toán trưởng nhưng do khơng được chun mơn hóa mà làm gộp cơng việc nên hiệu quả cơng việc cũng như việc sử dụng những thông tin kế tốn quản trị chưa cao. Bởi vậy nó khơng phải là nguồn chính có tác động mạnh mẽ đến quyết định của giám đốc.Đối với hệ thống chứng từ kế toán
Đối với hệ thống chứng từ
- Việc thu thập dữ liệu,thơng tin kế tốn ban đầu, chứng từ, luân chuyển chứng từ còn chậm chễ, thủ tục rườm rà. Yêu cầu đối với việc ứng dụng phần mêm là chứng từ luôn phải được luân chuyển nhanh chóng. Việc cập nhật chứng từ ln phải liên tục tránh thiếu xót. Nhưng cơng ty vẫn chưa thực hiện hoàn toàn được việc này. Nhiều chứng từ bị tồn đọng hoặc để một thời gian dài rồi mới cập nhật vào phần mềm được.
- Bên cạnh đó, cơng ty chưa sử dụng đầy đủ các chứng từ cần thiết để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh cho đúng với tính chất và nội dung của nghiêp vụ cũng như yêu cầu quản lý. Một số chứng từ kế tốn cịn chưa đảm bảo đầy đủ tính hợp pháp hợp lệ của chứng từ, một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh không đảm bảo đầy đủ các chứng từ chứng minh, ảnh hưởng đến tiến trình tổng hợp số liệu vào máy và lập báo cáo tài chính. Một số chứng từ thiếu chữ ký, hoặc thiếu nội dung đều khồng hợp lệ nên không được nhập vào phần mềm ảnh hưởng đến việc lập báo cáo tài chính. Ngày 12/4/2012 cơng ty có phát sinh một nghiệp vụ mua một lơ hàng nhưng khi nhận hóa đơn thì chứng từ ghi sai địa chỉ người bán. Bởi vậy hóa đơn đó khơng được khấu trừ thuế. Bởi vậy cơngty phải mất thêm một khoản tiền. Đây là lỗi của nhân viên khi mà hóa đơn nhận mà khơng kiểm tra kỹ.
Đối với hệ thống sổ kế toán
- Đặc biệt, công ty chưa quan tâm tới công tác quản lý, sử dụng, xử lý đối với hàng tồn kho do việc theo dõi quá trình luân chuyển chứng từ thuộc cơng tác này cịn
yếu. Do công ty hoạt động trên nhiều lĩnh vực nên các mặt hàng khá đa dạng, tuy đã có những sổ theo dõi riêng nhưng chưa thực sự phản ánh được hàng tồn kho, ln có những chênh lệch giữa kho thực tế và kho trên phần mềm
- Việc tạo các sổ chi tiết theo dõi riêng đối với những khoản mục quan trọng là rất thuận tiện nhưng đôi khi số liệu và hành văn của các sổ này khơng rõ ràng mạch lạc, thậm chí cịn tẩy xố số liệu, khơng thực hiện đúng theo phương pháp chữa sổ quy định. Việc ghi chép các số liệu phát sinh gần như mang tính tường thuật, khơng có logic trong chuẩn mực kế tốn. Việc sai xót này làm cho giám đốc có thể đưa ra nhưng quyết định thiếu chính xác.
Đối với cơng tác kiểm tra kế tốn
- Cơng tác kiểm tra kế tốn cịn mang nặng tính hình thức, khơng chú trọng đến chất lượng công tác kiểm tra. Đôi khi cơng việc kiểm tra kha là qua loa. Vì cơng việc khá là nhiều, mỗi khi phát sinh nghiệp vụ thì đã được theo dõi nên khi kiểm tra mang nặng hình thức chứ chưa hiểu rõ được vấn đề. Khó tìm ra những sai sót trong bộ máy kế tốn.