- Như chúng ta đã biết, chức năng cơ bản của kế tốn là cung cấp thơng tin về tình hình kinh kế, tài chính trong doanh nghiệp cho các nhà quản lý. Việc thực hiện chức năng này có tốt hay khơng, trước hết phụ thuộc vào tính thường xun, kịp thời và chính xác của thơng tin.Vì vậy trước hết phải giải quyết giai đoạn cập nhật thông tin với số lương chứng từ cần thiết đầy đủ, thủ tục nhanh chóng, nhân viên có trách nhiệm với cơng việc.
- Ngày nay theo đà phát triển của công nghệ thông tin, việc đưa máy vi tính vào sử dụng trong cơng tác kế tốn đã tương đối phổ biến. Tin học hóa cơng tác kế tốn khơng chỉ giải quyết được vấn đề xử lý và cung cấp thơng tin nhanh chóng, thuận lợi mà nó cịn làm tăng năng suất lao động của bộ máy kế toán, tạo cơ sở để tinh giản bộ máy, nâng cao hiệu quả hoạt động kế toán. Nhưng đồng thời cũng yêu cầu doanh nghiệp có cách tổ chức khoa học, hợp lý. Đặc biệt là bộ máy kế toán. Quản lý phải biết tận dụng khả năng làm việc cũng có phương pháp kích thich hiệu quả làm việc của nhân viên. Từ đó giảm chi phí và nâng cao hiệu quả làm việc.
- Để thích nghi với máy tính cũng như sử dụng thành thạo và tận dụng tối đa chức năng của máy tính thì cơng ty cần tạo điều kiện nâng cao tay nghề trình độ, bên cạnh đó tạo cho nhân viên mơi trường chun nghiệp, có tinh thần làm việc, ham học hỏi.
Nhìn chung, khi tổ chức cơng tác kế tốn bằng máy tính, người làm cơng tác kế tốn cần phải nắm được các yếu tố sau :
- Tất cả các phần mềm ứng dụng nêu trên đều có thể ứng dụng làm cơng tác kế tốn cho bất kỳ doanh nghiệp đang sử dụng các hình thức sổ kế toán như : chứng từ ghi sổ, nhật ký chung hoặc nhật ký sổ cái. Do đó, doanh nghiệp có thể căn cứ vào điều kiện thực tế về quy mơ, trình độ của nhân viên để quyết định sử dụng phần mềm ứng dụng & hình thức sổ kế tốn nào cho phù hợp.
- Phải thiết lập hệ thống mã hóa các tài khoản và các đối tượng kế tốn chi tiết thống nhất cho tồn doanh nghiệp.
- Phải chọn lựa phương pháp để nhập dữ liệu kế toán (nhập liệu khi lập chứng từ gốc, nhập liệu khi chấm dứt quá trình luân chuyển chứng từ tức là nhập liệu vào bảng tính...). Bất kỳ nhập liệu theo phương pháp nào cũng phải thiết lập cho được cơ sở dữ liệu – nơi chứa tồn bộ thơng tin kế toán của doanh nghiệp.
- Khi đã có cơ sở dữ liệu, khả năng truy xuất được của tất cả các loại phần mềm ứng dụng là rất khả quan. Các báo biểu kế toán như : bảng kê, chứng từ ghi sổ, sổ cái, sổ chi tiết, nhập xuất tồn, bảng tổng hợp công nợ được truy xuất tương đối dễ dàng. Đặc biệt một số báo cáo tài chánh và báo cáo kế tốn quản trị cũng có thể ứng dụng khả năng của phần mềm để truy xuất.
- Cuối cùng, cần phải chú ý đến số lượng nhân viên kế tốn và trình độ nghiệp vụ kế tốn, vi tính của nhân viên kế tốn, việc phân cơng và phối hợp cơng tác giữa các bộ phận kế toán khác nhau cũng như giữa các bộ phận khác có liên quan trong doanh nghiệp.
3. Các đề xuất, kiến nghị về tổ chức cơng tác kế tốn tại cơng ty cổ phần đầu tư thương mại và xây lắp Thiên Thai
- Đối với chứng từ
Doanh nghiệp phải quán triệt việc luân chuyển chứng từ nhanh chóng. Có những quy trình ln chuyển khoa học, hợp lý, phù hợp với thời gian cập nhật chứng từ. Khi xuất kho bán thì nhân viên phải hỏi ý kiến và xin chữ ký giám đốc. Khi mua hàng về nhập kho phải kiểm tra chứng từ hợp lệ. Phân công trách nhiệm rõ ràng cho
nhân viên. Vì khi xảy ra sai xót thì có thể quy trách nhiệm cho nhân viên đó. Việc quy trách nhiệm này sẽ làm cho nhân có tinh thần trách nhiệm trong cơng việc hơn.
- Đối với nhân viên:
Cơng ty có chính sách khuyến khích, thúc đẩy nhân viên có trách nhiệm,tinh thần làm việc. Để đạt được điều này cơng ty có chính sách thưởng, trợ cấp cho những trường hợp đặc biệt. Đồng thời để nâng cao tay nghề của kế tốn viên, cơng ty nên đầu tư bồi dưỡng cho nhân viên những khóa học về kế tốn chủ yếu là việc học kế toán máy, học về phần mềm. Hoặc công ty cũng tổ chức những buổi hội thảo để nhân viên có thể học hỏi và trao đổi những kinh nghiệm và tay nghề cho nhau.
- Đối với hệ thống sổ
Khi xây dựng các loại sổ bên ngoài phần mềm để tiện theo dõi một số chỉ tiêu thì cơng ty nên áp dụng đúng theo mẫu sổ của chuẩn mực. Ghi chép đúng theo nghiệp vụ phát sinh, thể hiện dung nội dụng thuân tiện cho việc quản lý và theo dõi. Những thông tin trong các loại sổ này cũng phải được cập nhật liên tục.
- Đối với bộ máy kế tốn
Về cơ bản thì bộ máy kế tốn của cơng ty cũng khá đầy đủ nhưng chưa thực sự hồn thiện. Hình thức kế tốn tập trung giúp cơng ty gọn nhẹ bộ máy kế toán hơn, nhưng cơng ty có khá nhiều cơ sở và hoạt động kinh doanh bên ngồi. Vì vậy hình thức tập trung này rất bất tiện cho việc cập nhật chứng từ. Cơng ty nên tuyển một kế tốn viên nữa ở đại lý nằm trên đường 36 Lê Đại Hành. Vì ở trên cơng ty có kế tốn thanh tốn và kế tốn cơng nơ. Mà cơng việc của kế tốn chủ u ở trên cở sở Lê Đại hành nên có thể chuyển về đó để tiện việc cập nhật chứng từ.
- Đối với công tác kiểm tra kế tốn
Cơng ty cần chú trọng cho công tác này hơn. Trước khi kiểm tra cần có một kế hoạch rõ ràng. Cần có riêng nhân viên ln đảm nhiệm công tác này. Như vậy cơng tác kiểm tra sẽ có hiệu quả hơn.
- Đối với báo cáo quản trị
Cơng ty nên có một kế tốn quản trị riêng sẽ tham mưu cho giám đốc những hoạt động trong cơng ty. Khi kế tốn trưởng làm báo cáo kế tốn quản trị do có q nhiều cơng việc nên không thể khái quát tất cả hoạt động cơng ty vì khơng được chun mơn hóa. Đồng thời khi khai thác hệ thống báo cáo nội bộ và phải thấy được ý
nghĩa của báo cáo kế toán quản trị trên các mặt sau: cung cấp số liệu để phân tích thường xun tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế theo từng mặt cụ thể; cung cấp các thông tin cần thiết để xây dựng kế hoạch, dự toán cũng như đánh giá lựa chọn phương án sản xuất kinh doanh tối ưu.
Khi công ty xây dựng hệ thống báo cáo kế toán nội bộ phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau: Các chỉ tiêu phản ánh trong báo cáo kế toán nội bộ phải thống nhất với các chỉ tiêu của các báo cáo tài chính, các chỉ tiêu kế hoạch, dự tốn và về phương pháp tính để đảm bảo so sánh được; cung cấp đầy đủ thông tin cho quản trị kinh doanh của đơn vị; số liệu của các chỉ tiêu có liên quan phản ánh trên các báo cáo nội bộ phải thống nhất, đầy đủ, chính xác và trung thực; Hệ thống chỉ tiêu trong báo cáo trung thực; mẫu biểu phải được xây dựng phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị và phải đơn giản, thuận tiện cho người sử dụng các báo cáo nội bộ này.
- Đối với nhà nước:
Để cơng tác hạch tốn kế tốn trong doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp máy tính nói riêng ngày càng hồn thiện, địi hỏi từ phía nhà nước, bộ Tài chính…có những văn bản quy định và hướng dẫn cụ thể. Đồng thời, tổ chức các khóa tập huấn, đào tạo kế tốn để cập nhật thơng tư, Luật Kế tốn được đúng.
Nhà nước cũng không nên can thiệp quá sâu và quy định đối với từng ngành nghê, tạo cho doanh nghiệp chủ động và sáng tạo trong cơng tác kế tốn. Nhà nước nên tạo dựng đầy đủ và hịan thiện khn khổ pháp lý về kế tốn, đảm bảo cho cơng tác kế tốn, tổ chức bộ máy kế toán, hành nghề kế toán được thực hiện theo pháp luật. Tổ chức việc thực hiện Luật Kế toán trong cả nước.
Kết luận
Trong điều kiện hội nhập quốc tế với sự phát triển của các doanh nghiệp, không chỉ là các doanh nghiệp trong nước mà còn phải cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngồi thì bất cứ yếu tố gì là thế mạnh cho doanh nghiệp đều quan trọng để giúp doanh nghiệp phát triển. Trong đó, cơng tác kế tốn trong doanh nghiệp đóng góp rất lớn đến việc duy trì, định hướng phát triển doanh nghiệp cũng như tìm ra các thế mạnh, điểm yêu cho doanh nghiệp phát triển. Việc đầu tư trang thiết bị hay đầu tư công nghệ thông tin vào công tác kế tốn cần được chú trọng. Nó cũng là sơ sở để nâng cao năng suất làm việc cũng như tạo môi trường làm việc tốt cho các kế tốn viên. Cơng tác kế tốn hiệu quả thì hoạt động của cơng ty sẽ phát triển tạo ra nhiều lợi nhuận, nâng cao vị thế trên thị trường.
Tài liệu tham khảo
Danh sách lao động công ty cổ phần đầu tư thương mại và xây lắp Thiên Thai Bảng công bố thông tin công ty cổ phần đầu tư thương mại và xây lắp Thiên Thai năm 2012
Bài giảng cơng tác kế tốn trong điều kiện tin học hóa ở trang: www.tailieu.vn Giáo trình ngun lý kế tốn của trường đại học Thương Mại – nhóm tác giả PGS.TS Đỗ Minh Thành, TS Đặng Thị Hòa, TS Trần thị Hồng Mai, ThS Nguyễn Thị Hà, TS Phạm thị Thu Thủy, TS Nguyễn Tuấn Duy, TS Nguyễn Viết Tiến – Nhà xuất bản thống kê năm 2008
Giáo trình kế tốn tài chính của học viện tài chính do GS.TS Ngơ Thế Chi chủ biên, TS Trương Thị Thùy- NXB Tài chính, 2010
Sách tổ chức cơng tác kế tốn của PGS.TS Đồn Xn Tiến Nhà xuất bản thống kê năm 2009 trường viện đại học Mở Hà Nội