PHẦN 1 : TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
3.2. Thiết kế hệ thống
3.2.2. Thiết kế giao diện
Sau đây là một số giao diện được thiết kế cho chương trình, được vẽ bằng visio 2010:
a. Giao diện đăng nhập:
- Có chức năng truy cập vào hệ thống form menu.
- Các thành phần của giao diện gồm có 2 text box để nhập Mã nhân viên và Mật khẩu của người dùng và 2 command button để chọn chức năng đăng nhập hoặc thốt khỏi chương trình.
- Giao diện đăng nhập phục vụ cho tất cả những ai làm việc với chương trình, nhưng chỉ có những người dùng có Mã nhân viên và Mật khẩu hợp lệ mới có thể sử dụng các chức năng tiếp theo của chương trình.
Hình 3.10 Giao diện đăng nhập
b. Giao diện chính của chương trình:
- Tại giao diện này, người dùng có thể lựa chọn những chức năng cụ thể của chương trình như: quản lý kho, quản lý bán hàng, quản lý cung cấp dịch vụ, báo cáo thống kê, trợ giúp.
- Giao diện đăng nhập phục vụ cho những người dùng có Mã nhân viên và Mật khẩu hợp lệ.
Hình 3.11 Giao diện chính của chương trình
c. Giao diện Quản lý kho:
- Tại giao diện này, người dùng có thể lựa chọn những chức năng cụ thể của chức năng quản lý kho gồm: quản lý lệnh nhập kho, quản lý lệnh xuất kho, quản lý thơng tin hàng hóa
- Giao diện đăng nhập phục vụ cho những người dùng có Mã nhân viên và Mật khẩu hợp lệ.
d. Giao diện lệnh nhập kho:
- Giao diện phục vụ cho nhân viên phịng Kế hoạch nhập thơng tin để in Lệnh nhập kho cho phòng Quản lý bán hàng.
- Trên lệnh gồm Trên giao diện gồm 6 text box trong đó nhân viên sẽ phải nhập Mã hàng chương trình sẽ xuất ra Tên hàng, nhập Đơn giá, nhập số lượng, Mã nhân viên ( nhân viên lập lênh nhập kho) và chương trình sẽ tính tốn ơ thành tiền. Đồng thời cập nhật ngày tháng cho Lệnh nhập kho
- Giao diện này có những chức năng: lưu, sửa, xóa và in lệnh nhập kho.
Hình 3.13 Giao diện nhập lệnh nhập kho
e. Giao diện lệnh xuất kho:
- Giao diện phục vụ nhân viên phịng Kế hoạch nhập thơng tin để in Lệnh xuất kho cho phòng Quản lý bán hàng.
- Trên giao diện gồm 6 text box trong đó nhân viên sẽ phải nhập Mã hàng chương trình sẽ xuất ra Tên hàng và Đơn giá, nhập số lượng, Mã nhân viên (nhân viên lập lênh xuất kho) và chương trình sẽ tính tốn ơ thành tiền. Đồng thời cập nhật ngày tháng cho Lệnh xuất kho.
Hình 3.14 Giao diện nhập lệnh xuất kho
f. Giao diện quản lý thơng tin hàng hóa:
- Giao diện phục vụ nhân viên phịng Kế hoạch cập nhật thơng tin hàng hóa.
- Trên giao diện có 5 text box để nhập thơng tin hàng hóa đồng thời có 4 command button để thực hiện các thao tác: tìm, thêm, sửa, lưu, xóa.
g. Giao diện Quản lý bán hàng:
- Giao diện phục vụ nhân viên phòng Kế hoạch thực hiện chức năng quản lý bán hàng.
- Trên giao diện, người dùng có thể chọn các chức năng: Quản lý hóa đơn, quản lý hợp đồng và quản lý khách hàng.
Hình 3.16 Giao diện quản lý bán hàng
h. Giao diện quản lý hóa đơn:
- Giao diện phục vụ nhân viên phịng Kế hoạch thực hiện chức năng quản lý hóa đơn.
- Trên giao diện có các text box để người dùng nhập thơng tin vào. Mã hóa đơn là mặc đinh, người dùng cần nhập Mã nhân viên, cập nhật ngày lập hóa đơn, nhập mã khách hàng, chương trình sẽ tìm ra tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại từ cơ sở dữ liệu của khách hàng, nhập mã hàng hóa, số lượng, chương trình sẽ kết xuất tên hàng hóa, đơn giá và tính thành tiền. ngồi ra cịn có một datagrid ghi rõ về việc chi tiết thanh tốn của hóa đơn và những thơng tin cơ bản của hóa đơn.
Hình 3.17 Giao diện quản lý hóa đơn
i. Giao diện quản lý hợp đồng:
- Giao diện phục vụ nhân viên phòng Kế hoạch thực hiện chức năng quản lý hợp đồng.
- Trên giao diện có các text box để người dùng nhập thông tin vào. Mã hợp đồng là mặc đinh, người dùng cần nhập Mã nhân viên, cập nhật ngày lập hợp đồng, nhập mã khách hàng, chương trình sẽ tìm ra tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại từ cơ sở dữ liệu của chức năng quản lý khách hàng, nhập mã hàng hóa, số lượng, chương trình sẽ kết xuất tên hàng hóa, đơn giá và tính thành tiền. ngồi ra cịn có một datagrid ghi rõ về việc chi tiết thanh tốn của hợp đồng và những thơng tin cơ bản của hợp đồng.
H ình 3.18 Giao diện quản lý hợp đồng
j. Giao diện quản lý khách hàng:
- Giao diện phục vụ nhân viên phòng Kế hoạch thực hiện chức năng quản lý khách hàng.
- Trên giao diện có các text box để người dùng nhập mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ và số điện thoại của khách hàng.
- Giao diện có các chức năng tìm kiếm, thêm, sửa, xóa, in và lưu thơng tin khách hàng.
Hình 3.19 Giao diện quản lý khách hàng
k. Giao diện chức năng Báo cáo – thống kê:
- Giao diện phục vụ nhân viên phòng Kế hoạch làm báo cáo – thống kê để gửi lên Ban quản lý.
- Giao diện có các chức năng: Báo cáo số lượng hàng hóa bán ra, báo cáo số lượng hàng hóa thơng qua, báo cáo số lượng hàng hóa xếp dỡ, báo cáo doanh thu bán hàng và doanh thu cung cấp dịch vụ (bao gồm cả doanh thu dịch vụ thơng qua, xếp dỡ hàng hóa và cho th kho bãi) của Cơng ty.
Hình 3.20 Giao diện chức năng Báo cáo – thống kê
3.2.3. Thiết kế kiểm sốt:
Mục đích của thiết kế kiểm soát là để cung cấp truy nhập thông tin yêu cầu và đồng thời bảo vệ thơng tin khỏi những mục đích phá hoại cũng như những sự cố khơng mong muốn. Thiết kế kiểm sốt nhằm tránh một số nguy cơ như sai lỗi từ các thông tin
thu thập, sai lỗi do các sự cố kỹ thuật, sự thâm nhập trái phép của người trong và ngoài hệ thống, rủi ro về trường như hỏa hoạn, thiên tai. Thiết kế kiểm sốt nhằm đảm bảo tính chính xác, an tồn, bảo mật và riêng tư. Sau đây là một số các kiểm soát cần lưu ý trong xây dựng hệ thống:
-Kiểm sốt các thơng tin nhập và các thông tin xuất: nhằm đảm bảo tính xác thực
của thơng tin cần phải phát hiện và sửa lỗi mọi thông tin nhập/xuất ở nơi thu thập thơng tin vào, trung tâm máy tính và nơi nhân dữ liệu xuất ra.
-Kiểm soát các sự cố làm gián đoạn chương trình
Khóa từng phần cơ sở dữ liệu: CSDL được phân hoạch thành các đơn vị để
cập nhật. Khi cập nhật kết thúc, phiên bản mới của đơn vị thay thế phiên bản cũ và sự cập nhật được hồn thành. Nếu trong q trình cập nhật, hệ thống có sự cố thì bản gốc vẫn cịn ngun vẹn.
Tạo các tệp sao lục: Gồm các tệp nhật ký và các tệp sao lưu dữ liệu.
Tạo thủ tục phục hồi: Nhằm đưa CSDL trở về trạng thái đúng đắn mà có nó
ngay trước khi bị hỏng vì một sự gián đoạn chương trình. Việc tạo thủ tục phục hồi phụ thuộc vào nguyên nhân của sự gián đoạn chương trình quản lý bán hàng.
-Kiểm sốt các xâm phạm từ phía con người.
Xác định những điểm hở của hệ thống : Là những điểm mà tại đó thơng tin
của hệ thống nhân sự có khả năng bị truy nhập trái phép, bị sửa chữa, lấy cắp thậm chí phá hủy thơng tin, có thể gây thiệt hại lớn cho hệ thống quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ của Cơng ty.
Biện pháp phịng ngừa, khắc phục: Tạo mật mã, mã hóa dữ liệu sang dạng
khơng hiểu được. Phân biệt riêng tư, gán cho mỗi loại người dùng một số quyền truy nhập nhất định
Xây dựng biện pháp kiểm soát hệ thống: - Liên quan đến phần cứng
Biện pháp vật lý: chống hư hỏng vật lý, bảo vệ ổ ghi dữ liệu, bảo vệ máy in…
Sử dụng thiết bị đi kèm bảo vệ phần cứng - Liên quan đến phần mềm và tổ chức dữ liệu
Tổ chức các hệ lưu trữ dự phịng Tổ chức kiểm sốt truy cập
Mã hóa thơng tin trên đường truyền
3.2.4. Thiết kế chương trình:
Bài tốn được chia thành các module:
- Module quản lý kho: có chức năng quản lý lệnh nhập kho, quản lý lệnh xuất kho
và quản lý thơng tin hàng hóa.
- Module quản lý bán hàng: có chức năng quản lý hợp đồng, quản lý hóa đơn và
quản lý khách hàng.
- Module quản lý cung cấp dịch vụ: có chức năng quản lý dịch vụ thơng qua hàng
hóa, quản lý dịch vụ xếp dỡ hàng hóa và dịch vụ cho thuê kho bãi.
- Module báo cáo – thống kê: có chức năng thơng kê, báo cáo số lượng hàng bán,
số lượng hàng hóa thơng qua, số lượng hàng hóa xếp dỡ, doanh thu bán hàng và doanh thu cung cấp dịch vụ.
- Module trợ giúp: gồm có tài liệu giới thiệu về hệ thống và hướng dẫn sử dụng.
Hình 3.24 Sơ đồ thuật tốn kiểm tra danh sách xe vận chuyển để đáp ứng nhu cầu xếp dỡ của khách hàng
3.3. Kết luận và đề xuất định hướng đề tài
Phân tích thiết kế HTTT quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ là bước vơ cùng quan trọng, bước phân tích và thiết kế hiệu quả, đáp ứng được mong muốn của nhà quản lý và khớp với các bước nghiệp vụ của doanh nghiệp sẽ giúp cho những bước tiếp theo được thực hiện dễ dàng, chính xác hơn.
Từ việc phân tích thiết kế HTTT quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ cho Cơng ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương có thể thấy rằng, để giúp cho Cơng ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương nói riêng và các doanh nghiệp thương mại khác nói chung có thể giải quyết được phần nào những hạn chế trong công tác quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ cũng như để q trình phân tích thiết kế HTTT quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ có được hiệu quả cao, Cơng ty cần đầu tư tuyển dụng và đạo tạo nguồn nhân lực có trình độ tin học cao hơn, đầu tư cơ sở vật chất hiện đại hơn để hỗ trợ q trình phân tích thiết kế cũng như áp dụng HTTT. Bên cạnh đó, để nâng cao hiệu quả sử dụng HTTT Cơng ty có thể xem xét đến việc thành lập một phịng Cơng nghệ thông tin chuyên về hỗ trợ các hoạt động của các chương trình được áp dụng trong Cơng ty, nghiên cứu, định hướng việc sử dụng và bảo trì hệ thống. Nhất là khi càng về thời gian sau này, theo xu hướng tất yếu của sự đi lên trong lĩnh vực Công nghệ thông tin, Công ty sẽ cịn phải áp dụng nhiều chương trình phức tạp hơn. Ngồi ra, để khuyến khích nhân viên năng động sáng tạo và tìm tịi học hỏi sử dụng tốt HTTT, Cơng ty có thể tăng lương cho người lao động đặc biệt với những nhân viên phải sử dụng nhiều đến HTTT trích từ số tiền mà HTTT hỗ trợ Công ty tiết kiệm nguồn nhân lực, vật lực và nâng cao hiệu quả quản lý.
Do hiểu biết còn hạn chế, nên em mới chỉ đưa ra được những đề xuất cơ bản như trên, rất mong những đóng góp của em có thể giúp cho Cơng ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương có thể có những quyết định đúng đắn hơn trong việc nâng cao hiệu quả quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ.
KẾT LUẬN
Hiện nay, các HTTT quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ đã trở nên phổ biến và quen thuộc đối với các doanh nghiệp trên thế giới cũng như ở Việt Nam. Mặc dù, việc phân tích thiết kế một HTTT quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp sẽ mất nhiều thời gian, tiền bạc và công sức, nhưng hiệu quả mà những hệ thống này mang lại là rất cao, nó sẽ hỗ trợ đắc lực cho các nhà quản lý khi mọi nghiệp vụ đều được máy tính hỗ trợ, thơng tin được lưu trữ đồng bộ, an tồn và ln sẵn sàng phục vụ công tác quản lý.
Qua quá trình tìm hiểu thực trạng tại Cơng ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương, em được thấy quá trình quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ ở Công ty thực sự cịn gặp nhiều khó khăn cho cả cơng nhân viên và cán bộ quản lý. Được sự cho phép của Công ty, sự giúp đỡ từ nhà trường và đặc biệt là các thầy cơ hướng dẫn thực tập và làm khóa luận tốt nghiệp, những ý tưởng ban đầu về việc Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ đã được thực hiện. Tuy cịn nhiều thiếu xót và hạn chế nhưng bài khóa luận đã cho bản thân em được hiểu thêm về thực tế vận dụng những kiến thức được học và tích lũy suốt những năm đại học cũng như đưa ra được những giải pháp ban đầu để gỡ bỏ những hạn chế thực tại trong công tác quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ của Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương, giúp Cơng ty có thêm một phương án giải quyết vấn đề nâng cao hiệu quả quản lý. Từ việc làm khóa luận em cũng định hướng rõ hơn cơng việc của mình trong tương lai. Đợt thực tập này tuy ngắn nhưng vô cùng quý báu.
Em xin gửi lời cám ơn chân thành cảm Ths. Đặng Minh Tuyền, Khoa Hệ thống thông tin kinh tế, Đại học Thương Mại cùng các anh chị, cơ chú tại Phịng Quản lý bán hàng, Phòng Tổng Hợp và Phòng Kế hoạch Cơng ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương đã tận tình giúp đỡ em trong q trình hồn thành bài khóa luận tốt nghiệp này.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Tài liệu hướng dẫn thực tập và làm khóa luận tốt nghiệp 2013, Khoa Hệ thống
thông tin kinh tế - Đại học Thương Mại.
2. Đào Xuân Quang (2010), Tập san “Cảng Khuyến Lương 25 năm xây dựng, ổn
định và phát triển”.
3. Website: www.vinalines.com.vn
4. Nguyễn Văn Vỵ (2003), Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý, Nhà xuất bản Khoa học Tự nhiên và Công Nghệ.
5. Ths. Chu Thị Thu Thủy (2012), Bài giảng Tổ chức Hệ thống thông tin thị
trường và thương mại vĩ mô, Đại học Thương Mại.
6. Ths. Nguyễn Quang Trung (2010), Bài giảng Hệ thống thông tin kinh tế và
quản lý, Bộ môn Công nghệ thơng tin – Đại học Thương Mại
PHỤ LỤC 1
CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
PHIẾU ĐIỀU TRA TRẮC NGHIỆM
Kính gửi Ơng (Bà): ................................................................................................... Vị trí cơng tác: ..........................................................................................................
Với mục tiêu thu thập thơng tin thực tế của Công ty để đánh giá thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin, môi trường tổ chức và chính sách cũng như tìm hiểu về ý kiến của cá nhân cán bộ công nhân viên trong Công ty về việc xây dựng một hệ thống thông tin phục vụ việc quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ của Cơng ty. Mong Ơng/Bà trả lời những câu hỏi trắc nghiệm dưới đây:
A. Thông tin chung về Công ty:
1. a. Tình hình tài chính của cơng ty 3 năm gần đây