PHẦN 1 : TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
3.1. Phân tích hệ thống
3.1.1. Khảo sát yêu cầu
a. Mơ tả bài tốn
Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương chuyên cung cấp các loại vật liệu như: cát vàng, cát đen, đá 1x2, đá 0,5, đá mạt. Khách hàng của Cơng ty có thể là cá nhân hay tổ chức. Hàng hóa của Cảng là do tự khai thác hoặc mua của nhà cung cấp, được lưu trữ trong kho hoặc trên bãi, khi có khách hàng mua hàng sẽ xuất trực tiếp từ kho ra bán.
Nghiệp vụ xuất nhập kho: Khi có hàng hóa nhập kho, bộ phận Quản lý bán hàng tiến hành đo đạc bằng thủ công hoặc cân điện tử để xác định số hàng nhập kho. Sau đó, bộ phận Quản lý bán hàng sẽ gửi số liệu hàng mới về cho phòng Kế hoạch. Sau khi đã kiểm tra số liệu, phòng Kế hoạch sẽ xuất lệnh nhập kho để bộ phận Quản lý bán hàng tiến hành nhập kho. Nhân viên phòng Quản lý bán hàng sẽ làm phiếu nhập kho gồm 2 liên và gửi lại 1 liên cho phòng Kế hoạch để cập nhật thơng tin hàng hóa phục vụ cơng tác bán hàng. Thêm vào đó, khi có lệnh xuất kho của phịng Kế hoạch, phịng Quản lý bán hàng sẽ tiến hành xuất kho theo lệnh và làm phiếu xuất kho gồm 2 liên và gửi lại 1 liên cho phòng Kế hoạch để quản lý và đối chiếu thơng tin.
Nghiệp vụ bán hàng: Khi có nhu cầu mua hàng, khách hàng đến bộ phận phòng Kế hoạch để yêu cầu mua hàng. Tại đây, phòng Kế hoạch sẽ kiểm tra số hàng hóa trong kho hoặc trên bãi có cịn đủ với nhu cầu của khách hàng hay không. Nếu đủ hoặc không đủ nhưng khách hàng chấp nhận mua với số lượng mà Cơng ty có thể cung cấp, phịng Kế hoạch sẽ tiến hành làm hợp đồng (đối với đơn hàng lớn, phức tạp về thời gian giao hàng cũng như phương thức thanh tốn) và hóa đơn cho khách hàng. Sau khi làm hợp đồng và hóa đơn, phịng Kế hoạch sẽ làm lệnh xuất kho chuyển cho phòng Quản lý bán hàng để xuất hàng cho khách. Khách hàng mang theo hóa đơn mua hàng đến phịng Quản lý bán hàng để nhận hàng. Tại phòng Quản lý bán hàng, nhân viên sẽ
Nghiệp vụ cung cấp dịch vụ: Cảng Khuyến Lương chun cung cấp các loại hình dịch vụ chính như sau: thơng qua hàng hóa vào Cảng, xếp dỡ hàng hóa qua Cảng, cho thuê kho bãi.
Bất kỳ hàng hóa nào vận chuyển bằng đường sơng Hồng muốn cập bờ đều phải được thông qua bởi các cảng đường sơng trong đó có Cảng Khuyến Lương. Vì vây, khi có hàng hóa vào cảng, nhân viên bộ phận Quản lý bán hàng phải làm thủ tục thông qua cho hàng hóa theo thủ tục như sau. Đầu tiên, bộ phận Quản lý bán hàng tiến hành đo đạc lượng hàng thông qua bằng phương pháp thủ công hoặc bằng cân điện tử tùy theo yêu cầu của khách hàng và chuyển số liệu cho phòng Kế hoạch, phòng Kế hoạch sẽ xuất hóa đơn cho khách hàng và lệnh thơng qua cho phịng Quản lý bán hàng.
Ngoài ra, với cả nghiệp vụ bán hàng và thơng qua cho hàng hóa qua Cảng, nếu khách hàng có nhu cầu xếp dỡ, vận chuyển, phịng Kế hoạch sẽ kiểm tra xem có cịn xe tải phù hợp với nhu cầu vận chuyển của khách hàng hay khơng. Nếu đáp ứng được, phịng Kế hoạch sẽ làm hóa đơn cho khách hàng và xuất lệnh điều động xe vận chuyển cho Đội khai thác thiết bị. Khi nhận được lệnh điều động xe vận chuyển, Đội khai thác thiết bị sẽ xuất xe và vận chuyển hàng cho khách đến nơi quy định ghi trên hóa đơn. Khi vận chuyển đầy đủ hàng đến đúng địa điểm quy định trên hóa đơn, Đội khai thác thiết bị sẽ nộp lại biên bản bàn giao có chữ ký của khách hàng cho phòng Kế hoạch.
Đối với những cá nhân, doanh nghiệp muốn thuê kho, bãi của Cảng để lưu trữ hàng hóa, đều phải đến phòng Kế hoạch để làm hợp đồng. Sau khi kiểm tra thông tin kho bãi của Cảng nếu phục vụ được yêu cầu của khách hàng, phòng Kế hoạch sẽ làm hợp đồng và hóa đơn cho thuê với khách hàng. Sau khi cho thuê kho bãi hoặc kho bãi đã hết hạn hợp đồng cho thuê, phòng Kế hoạch đều phải cập nhật thông tin về kho bãi để phục vụ công tác quản lý kho bãi của Cảng.
Nghiệp vụ báo cáo: Cuối tháng, quý, năm, hay khi có yêu cầu của Ban quản lý, hệ thống xuất các báo cáo theo yêu cầu bao gồm: báo cáo số lượng hàng hóa bán ra, số
lượng hàng hóa thơng qua, số lượng hàng hóa xếp dỡ, doanh thu bán hàng và doanh thu cung cấp dịch vụ.
b. Các yêu cầu chức năng:
Hệ thống thông tin quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ cho Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương phải đáp ứng được những yêu cầu về chức năng như sau:
-Phân quyền: Thực hiện đăng ký mới một tài khoản cho người dùng để có thể đăng nhập vào hệ thống và có thể sử dụng các ứng dụng của hệ thống. Tùy thuộc vào chức vụ của người sử dụng lúc đăng ký mà có quyền hạn nhất định trong việc sử dụng hệ thống.
-Quản lý kho: Theo dõi được số lượng hàng hóa nhập xuất kho.
-Quản lý bán hàng: Theo dõi được số lượng hàng hóa bán ra trong ngày, tháng, quý, năm; các nhân viên thực hiện giao dịch; khách hàng ký hợp đồng giao dịch và danh sách xe vận chuyển hàng (đối với những đơn hàng yêu cầu kèm vận chuyển).
-Quản lý cung cấp dịch vụ: Theo dõi được chủng loại và số lượng hàng hóa thơng qua và xếp dỡ tại cảng theo ngày, tháng, quý, năm; các nhân viên thực hiện giao dịch; khách hàng ký hợp đồng giao dịch và danh sách xe vận chuyển hàng (đối với những đơn hàng yêu cầu kèm vận chuyển). Đồng thời phải cung cấp thông tin tình hình cho thuê kho bãi của Cảng.
-Báo cáo: Khi có yêu cầu của người sử dụng, hệ thống phải in ra được báo cáo doanh thu bán hàng, doanh thu cung cấp dịch vụ.
c. Các yêu cầu phi chức năng
Bên cạnh các yêu cầu chức năng, hệ thống cần đảm bảo các yêu cầu phi chức năng như:
-Giao diện: rõ ràng tránh gây nhầm lẫn cho người sử dụng, dễ nhìn, màu sắc đơn giản, tránh rườm rà, thân thiện với người sử dụng.
-Ngôn ngữ: tất cả các chức năng đều được viết bằng tiếng việt tạo môi trường làm việc phù hợp với công việc của mọi nhân viên sử dụng hệ thống ở các bộ phận khác nhau.
-Thiết kế: các chức năng được thiết kế độc lập, đảm bảo cho người sử dụng và giám sát hệ thống có thể theo dõi được hệ thống thường xuyên.
-Tốc độ: đối với hệ thống thông tin quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ để phù hợp với thực tế các nghiệp vụ, giao dịch diễn ra hàng ngày thường xuyên với mật độ dày thì tốc độ làm việc của hệ thống phải nhanh. Trung bình tốc độ xử lý của hệ thống phải đạt ….
-Bảo mật: chế độ phân quyền giúp cho các cá nhân chỉ được xem và sửa thông tin nằm trong khả năng quyền hạn của mình, hệ thống phải đảm bảo an tồn thơng tin nội bộ và thông tin cá nhân của khách hàng.