2.2. Phân tích, đánh giá thực trạng HTTT Kế tốn tại Cơng ty cổ phần xây dựng và thương
2.2.2. Phân tích thực trạng HTTT Kế tốn của Cơng ty cổ phần xây dựng và thương mại Đạ
Qua q trình thực tập tại Cơng ty, tơi đã tìm hiểu được thực trạng hệ thống kế tốn tại cơng ty như sau:
.
Sơ đồ 2.7. Sơ đồ ln chuyển thơng tin khái qt tại phịng Kế toán
Nguồn: Báo cáo thực tập tổng hợp
Trên đây là sơ đồ mơ tả dịng thơng tin đi vào và đi ra một cách khái quát tại phòng Kế tốn. Dịng thơng tin đi vào là các chứng từ như hóa đơn, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, các báo cáo phân tích, tổng hợp…phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kì được gửi từ các phòng Xuất - Nhập khẩu, phòng Kinh doanh và phòng Dự án tới phịng Kế tốn. Thơng tin ra là các báo cáo gửi phịng Giám đốc. Với hệ thống kế tốn hiện tại của cơng ty thì cơng việc của các nhân viên kê toán là:
1. Xây dựng các danh mục như Hệ thống tài khoản, khách hàng, nhà cung cấp… 2. Cập nhật số dư đầu kì của các tài khoản
3. Cập nhật nghiệp vụ kinh tế phát sinh 4. Làm các bút tốn cuối kì, khóa sổ kế tốn.
Tất cả các công việc trên đều thực hiện trên Excel từ việc lập ra các bảng biểu danh mục như hệ thống tài khoản, danh mục khách hàng, danh mục nhà cung cấp, sổ kế
toán…cho đến cập nhập số liệu và làm các bút toán bằng cách nhân viên kế tốn phải tự nhập số liệu vào từng ơ tương ứng và viết các câu lệnh excel mới có thể tính tốn, kết chuyển sau đó phải chọn đường dẫn để lưu các file dữ liệu. Việc in sổ kế toán cần phải bơi đen tồn bộ khung sổ kế tốn cần in rồi sử dụng cơng thức trong excel để in ra.
Sau đây là việc lập ra các bảng biểu, danh mục.
Hình 2.1. Mô tả lập danh mục nhà cung cấp của kế tốn trong cơng ty
Nguồn: Dữ liệu tại phịng Kế tốn của Công ty
Để đặt tên cho mã nhà cung cấp, danh mục nhà cung cấp thì cần bơi đen vùng từ cột mã nhà cung cấp (danh mục nhà cung cấp) đến cột địa chỉ và từ dòng đầu tiên của danh mục đến hàng cuối cùng của danh mục. Sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl+F3 hoặc vào Insert/Name/Define name sẽ hiện ra cửa sổ để đặt tên cho vùng mã nhà cung cấp, danh mục nhà cung cấp như sau:
Nguồn: Dữ liệu tại phịng Kế tốn của Cơng ty
Xây dựng danh mục khách hàng, danh mục hàng hóa… cũng làm tương tự như vậy. Khi làm bút tốn cuối kì, nhân viên kế toán phải lấy số liệu từ các sổ chi tiết có liên quan khác ghi vào sổ nhật ký chung như lấy số tổng cộng khấu hao trong kì bên sổ ghi theo dõi Tài sản cố định của từng tháng để hạch tốn sang sổ nhật kí chung của tháng đó. Sổ kế tốn của mỗi tháng trong kì là một sheet.
Hình 2.3. Mơ tả bút tốn cuối kì của kế tốn trong cơng ty
Nguồn: Dữ liệu tại phịng Kế tốn của Công ty
Theo kết quả điều tra từ các phiếu điều tra trắc nghiệm gửi phịng Kế tốn trong q trình thực tập vừa qua cho thấy nhân viên kế toán của cơng ty nhận thấy việc kế tốn trên excel mất nhiều thời gian hơn việc sử dụng một phần mềm kế tốn chun biệt. Bởi vì, hàng ngày nhân viên kế toán phải nhập số liệu vào các file excel và phải nhập cơng thức excel một cách chính xác để tính tốn, kết chuyển ra số liệu báo cáo vào cuối kì. Đó cịn chưa tính tới thời gian chờ đợi mở các file excel vì dữ liệu được lưu trữ sẽ rất nặng và mất thời gian sắp xếp, nhớ nơi lưu trữ để tìm kiếm các file do phải chia thành nhiều file. Và cịn có nguy cơ đánh mất dữ liệu vì một thao tác lỗi nào đó hoặc khơng nhớ nơi lưu trữ file. Kế tốn trưởng nhận thấy việc tính tốn, kết chuyển,
hạch tốn lỗ lãi và làm báo cáo tài chính định kì sẽ khơng dễ dàng nếu như khơng có nhiều năm kinh nghiệm làm kế tốn bằng Excel. Không những phải thành thạo Excel, ghi nhớ các cơng thức Excel mà cịn phải thận trọng, có kinh nghiệm khi nhập số liệu, nhập cơng thức vì chỉ cần một sơ suất nhỏ cũng dẫn tới số liệu được tính tốn sẽ sai từ đầu cho tới cuối. Cần phải thận trọng tính tốn đúng ngay từ bước đầu là đặc trưng cơ bản của kế tốn vì số liệu trong kế tốn có tính kế thừa rất cao. Chính vì vậy mà ngay từ đầu kì đã nhập số liệu và nhập cơng thức tính tốn sai thì hiển nhiên các báo cáo cuối kì cũng khơng thể đúng.
Cũng theo kết quả điều tra từ quá trình thực tập thì cả 2 nhân viên kế tốn của cơng ty đều có mong muốn dùng một phần mềm kế toán chuyên dụng thay cho việc kế toán một cách nặng nhọc bằng Excel. Theo ý kiến của họ thì kế tốn bằng Excel sẽ giúp họ hàng ngày nghi nhớ được cách thức ghi chép, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhưng lại rất tiêu tốn và lãng phí thời gian, bộ nhớ của cả con người và máy tính, cơng việc kế tốn vào cuối kì rất nặng nhọc trong khi có thể thay thế bằng một phần mềm kế toán tiện dụng và thuận lợi cho cơng việc kế tốn.
2.2.3. Đánh giá thực trạng HTTT Kế tốn tại Cơng ty cổ phần xây dựng và thươngmại Đại Gia 191