2.3.1. Một số lý thuyết về ngơn ngữ UML và các bước phân tích, thiết kế hệ thống theo hướng đối tượng
Trước hết, muốn phân tích thiết kế được hệ thống thơng tin kế tốn cho cơng ty thì ta cần tìm hiểu về ngơn ngữ UML và các bước để phân tích thiết kế một hệ thống.
2.3.1.1. Một số lý thuyết về ngôn ngữ UML
UML là ngôn ngữ được xây dựng dành riêng cho việc phát triển phần mềm theo hướng đối tượng. Trong UML có cấu trúc tĩnh và cấu trúc động (hành vi), cấu trúc tĩnh sẽ đi định nghĩa các kiểu đối tượng quan trọng trong hệ thống để cài đặt, chỉ ra mối quan hệ giữa các đối tượng. Còn cấu trúc động sẽ đi định nghĩa các hoạt động của các đối tượng theo thời gian, tương tác giữa các đối tượng hướng tới đích.
Có 7 kiểu biểu đồ trong UML là: biểu đồ Use Case, biểu đồ lớp, biểu đồ trạng thái, biểu đồ tương tác, biểu đồ hoạt động, biểu đồ thành phần, biểu đồ triển khai. Trong đó
thì biểu đồ đối tượng và lớp, biểu đồ triển khai và thành phần thuộc biểu đồ cấu trúc tức là tập trung mơ tả khía cạnh tĩnh của hệ thống. Cịn biểu đồ Use Case, biểu đồ tương tác, biểu đồ trạng thái và biểu đồ hoạt động thuộc biểu đồ hành vi, các biểu đồ này thể hiện hành vi và hoạt động trong hệ thống sẽ diến ra như thế nào cũng như mối liên quan giữa phần tử bên trong và bên ngồi hệ thống.
2.3.1.2. Các bước phân tích, thiết kế hệ thống theo hướng đối tượng
Sau đây là các bước để phân tích, thiết kế một hệ thống theo hướng đối tượng.
Sơ đồ 2.8. Các bước phát triển hệ thống hướng đối tượng
Nguồn: Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin, 2000, NXB ĐHBKHN
Qua sơ đồ trên ta thấy, pha phân tích hệ thống cần phải biểu diễn 3 biểu đồ: Use Case, lớp và trạng thái.
o Biểu đồ Use Case: Trên cơ sở các tập yêu cầu ban đầu mà phân tích viên sẽ xác định các tác nhân, các Use Case và mối quan hệ giữa các Use Case để mô tả các chức năng của hệ thống. Điều quan trọng là phải xác định đúng tên chức năng cho từng Use Case.
o Biểu đồ lớp: Chính là tìm ra các lớp rồi đặt tên, nêu lên các thuộc tính đặc trưng của riêng lớp đó, các phương thức có trong lớp cũng như mối quan hệ ràng buộc giữa các lớp để tạo nên một hệ cơ sở dữ liệu.
o Biểu đồ trạng thái: Biểu đồ này sẽ mô tả các trạng thái, chuyển tiếp giữa các trạng thái cho hoạt động của một đối tượng thuộc một lớp.
Pha thiết kế hệ thống gồm các biểu đồ tương tác, lớp chi tiết, hoạt động, thành phần triển khai.
o Biểu đồ tương tác sẽ mô tả chi tiết hoạt động của các Use Case
o Biểu đồ lớp chi tiết sẽ hoàn thiện tiếp biểu đồ lớp bằng cách bổ sung lớp còn thiếu, dựa vào biểu đồ trạng thái để bổ sung các thuộc tính, dựa trên biểu đồ tương tác để xác định các phương thức và mối quan hệ giữa các lớp.
o Biểu đồ hoạt động: Dùng để mô tả hoạt động của các phương thức phức tạp nhằm nắm bắt hành động và kết quả của chúng.
o Biểu đồ thành phần: Định nghĩa các thành phần của hệ thống và mối liên hệ giữa các thành phần. Trong đó, mỗi thành phần là một phần mềm nhỏ hơn. Nó sẽ chỉ ra sự phụ thuộc giữa các thành phần với nhau, một thành phần thay đổi sẽ gây ra hiệu ứng với các thành phần khác như thế nào?
o Biểu đồ triển khai: Là một hệ thống các nút chứa các thành phần thực thi cùng sự phụ thuộc giữa các thành phần. Nó sẽ chỉ ra kiến trúc vật lý của phần cứng và phần mềm trong hệ thống.
2.3.2. Phân tích, Thiết kế Hệ Thống Thơng Tin Kế Tốn cho Công ty
2.3.2.1. Biểu đồ Use Case
Biểu đồ Use Case toàn bộ Hệ thống
Dưới đây là biểu đồ Use Case tổng qt cho tồn bộ Hệ thống thơng tin Kế tốn gồm các Use Case chính cần phải có. Cơng việc của Kế tốn chính là hằng ngày nhập phát sinh, cuối kì xử lý và làm báo cáo. Xuất phát từ thực tế, tôi đã xây dựng hệ thống bao gồm các Use Case lớn nhất là Cập nhật hệ thống danh mục, Nhập phát sinh, Xử lý cuối kì và Báo cáo. Trong đó thì Tác nhân Kế tốn viên chỉ có thể sử dụng Use Case Cập nhật hệ thống danh mục và Nhập phát sinh. Tác nhân Kế toán trưởng sử dụng Use Case Xử lý cuối lì và Báo cáo. Tác nhân Giám Đốc chỉ quan tâm đến Use Case Báo cáo. Cập nhật hệ thống danh mục sẽ kế thừa chức năng của các Use Case Cập nhật danh mục nhân viên, Cập nhật danh mục khách hàng, Cập nhật danh mục hàng hóa và Cập nhật danh mục nhà cung cấp. Để có thể thực hiện được các Use Case này thì mỗi Use Case cần phải dùng một Use Case tìm kiếm cho riêng nó ví dụ như Use Case Cập nhật danh mục nhân viên cần sử dụng Use case Tìm kiếm nhân viên theo mã. Trong Nhập phát sinh sẽ chia thành nhập cho các chứng từ và nhập cho sổ kế toán, Use Case Chỉnh sửa thực hiện sửa lại thơng tin nếu trong kì phát hiện nhập sai. Và cũng để thực hiện được các Use Case này thì cần phải dùng Use Case tìm kiếm chứng từ và sổ kế tốn theo mã. Use Case Xử lý cuối kì kế thừa 2 Use Case Xử lý và Kết chuyển. 2 Use
Case này sẽ được phân rã tiếp ở biểu đồ sau. Use Case Báo cáo chung cần sử dụng chức năng In như một phần trong nó và cũng được phân rã tiếp ở biểu đồ sau.
Biểu đồ 2.1. Biểu đồ Use Case tổng quát
Biểu đồ Use Case phân rã từ Use Case”Bao cao chung”
Từ Use Case Báo cáo sẽ mở rộng ra các Use Case Báo cáo Chứng từ, Báo cáo Sổ kế tốn, Báo cáo Tài chính và Báo cáo Thuế.
Biểu đồ Use Case phân rã từ Use Case “Cap nhat he thong danh muc”
Với mỗi Use Case Cập nhật cho một đối tượng cụ thể sẽ có các chức năng Thêm, Sửa, Xóa cho đối tượng đó.
Biểu đồ 2.3. Biểu đồ Use Case phân rã từ Use Case “Cap nhat he thong danh muc”
Biểu đồ Use Case phân rã từ Use Case “Xu ly cuoi ki”
Như trong Biểu đồ Use Case tổng quát thì Use Case Xử lý cuối kì sẽ kế thừa chức năng của 2 Use Case Xử lý và Kết chuyển. Use Case Xử lý sẽ kế thừa từ các Use Case Xử lý lương, Xử lý khấu hao Tài sản cố định và Xử lý Gía vốn xuất. Use Case Kết chuyển sẽ kế thừa chức năng của 2 Use Case Kết chuyển doanh thu và Kết chuyển chi phí. Trong Kết chuyển doanh thu lại có Kết chuyển doanh thu từ kinh doanh và Kết chuyển doanh thu khác. Trong Kết chuyển chi phí lại có Kết chuyển chi phí cho kinh doanh và Kết chuyển chi phí khác.
2.3.2.2. Biểu đồ Lớp
Biểu đồ dưới đây sẽ ẩn đi các lớp biên (form), các lớp trung gian được sinh ra để thể hiện mối quan hệ giữa 2 lớp có mối quan hệ nhiều - nhiều và các lớp điều khiển chỉ làm nhiệm vụ điều khiển Hệ thống hay thực hiện các chức năng. Những lớp này sẽ được xuất hiện trong biểu đồ tuần tự khi thiết kế hệ thống.
Biểu đồ 2.5. Biểu đồ lớp của hệ thống
2.3.2.3. Biểu đồ Trạng thái
Với các lớp Nhân viên, Hàng hóa và Nhà cung cấp khi bị tác động bởi các Use Case có chức năng Cập nhật sẽ có trạng thái như biểu đồ trạng thái của lớp Khách hàng dưới đây:
Với các lớp thuộc Chứng từ như Phiếu Xuất, Phiếu Thu, Phiếu Chi…sẽ có trạng thái như lớp Phiếu Nhập dưới đây:
Biểu đồ 2.7. Biểu đồ trạng thái của lớp Phiếu Nhập
Và với các lớp thuộc Sổ kế tốn sẽ có trạng thái như lớp Sổ Nhật kí chung dưới đây:
Biểu đồ 2.8. Biểu đồ trạng thái của lớp Sổ Nhật kí chung
2.3.2.4. Biểu đồ Tuần tự
Để xây dựng biểu đồ tuần tự một cách rõ ràng nhất thì tơi sẽ xây dựng cả lớp biên và lớp điều khiển trong biểu đồ. Sau đây là một số biểu đồ tuần tự thể hiện những chức năng cơ bản trong hệ thống.
Đối với chức năng cập nhật danh mục ta sẽ có những chức năng con như cập nhật danh mục Khách hàng, Hàng hóa và Nhà cung cấp, Nhân viên. Dưới đây sẽ là 3 biểu đồ tuần tự cho 3 chức năng thêm, sửa và xóa Khách hàng. Cập nhật các danh mục còn lại sẽ được diễn ra một cách tương tự.
Biểu đồ tuần tự Use Case “Them Khach hang”
Biểu đồ tuần tự Use Case “Sua Khach hang”
Biểu đồ 2.10. Biểu đồ tuần tự của Use Case “Sua Khach hang”
Biểu đồ tuần tự Use Case “Xoa Khach hang”
Đối với chức năng nhập phát sinh sẽ có nhập phát sinh cho Chứng từ và Sổ kế toán.
Dưới đây là biểu đồ tuần tự Use Case “Nhap so lieu cho CT” cho Chứng từ Phiếu Nhập, Các chứng từ còn lại được thể hiện một cách tương tự.
Biểu đồ 2.12. Biểu đồ tuần tự của Use Case “ Nhap so lieu cho CT”
Biểu đồ tuần tự cho Use Case “Nhap so lieu cho SKT” đối với Sổ nhật kí chung. Các sổ kế tốn cịn lại sẽ được nhập tương tự như nhập Sổ nhật kí chung.
Đối với Use Case “Bao cao chung” tôi sẽ chỉ xây dựng biểu đồ tuần tự cho 2 Use Case “Bao cao Thue” và Use Case “Bao cao Tai chinh”
Biểu đồ tuần tự cho Use Case “Bao cao Thue”
Biểu đồ 2.14. Biểu đồ tuần tự của Use Case “ Bao cao thue”
Biểu đồ tuần tự Use Case “Bao cao Tai chinh”
Một trong những cơng việc của Báo cáo tài chính là lập Bảng cân đối Tài khoản. Dưới đây là biểu đồ tuần tự cho việc lập Bảng cân đối Tài khoản.
2.3.2.5. Biểu đồ thành phần
Biểu đồ thành phần dưới đây sẽ có 3 gói, gói thể hiện các lớp giao diện người dùng, gói thể hiện các lớp chức năng hay điều khiển và gói thể hiện cho lớp Cơ sở dữ liệu. Giao diện người dùng có thể được viết bằng HTML và bằng C#. Các chương trình ở thành phần điều khiển được viết bằng ngôn ngữ hướng đối tượng Java và ngơn ngữ đa hình C++. Thành phần cơ sở dữ liệu sẽ dùng ODBC - kết nối cơ sở dữ liệu mở. ODBC làm cho việc sử dụng các hệ quản trị cơ sở dữ liệu độc lập với các ngơn ngữ lập trình, các hệ cơ sở dữ liệu và hệ điều hành. ODBC cung cấp cho các trình ứng dụng khả năng truy xuất dữ liệu bất kì mà khơng phải quan tâm đến việc hiện tại dữ liệu đang được quản lý bởi hệ cơ sở dữ liệu nào.
CHƯƠNG 3: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ GIẢI PHÁP ĐỐI VỚI VIỆC PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN CHO CƠNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI
ĐẠI GIA 191
3.1. Định hướng phát triển Phân tích, Thiết kế HTTT Kế tốn cho Cơng ty cổ phần xây dựng và thương mại Đại Gia 191
Mục tiêu cao nhất của các doanh nghiệp khơng gì hơn ngồi đạt được lợi nhuận tối đa. Trong thời buổi kinh tế hội nhập, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp là rất lớn và ngày càng có xu hướng tăng cao. Và để tăng sức cạnh tranh cũng như ngày càng đạt được lợi nhuận tối đa nhất thì các doanh nghiệp luôn luôn phải đau đầu suy nghĩ làm sao để đưa ra được các quyết định phát triển đúng đắn cho cơng ty của mình. Cũng như các doanh nghiệp khác luôn luôn đặt mục tiêu siêu lợi nhuận lên trên hàng đầu thì Cơng ty cổ phần xây dựng và thương mại Đại Gia 191 cũng định hướng phát triển ngày càng mở rộng công ty với quy mô lớn hơn để đạt được lợi nhuận cao hơn và hơn hết là nhận thức được tầm quan trọng của việc ứng dụng CNTT, HTTT vào hoạt động kinh doanh cũng như quản lý đã dần có sức ảnh hưởng lớn tới mọi doanh nghiệp nếu muốn phát triển cơng ty của mình thì Cơng ty đã đề ra định hướng cho tới năm 2015, Công ty sẽ ứng dụng mạnh mẽ CNTT, HTTT vào công tác quản lý, hoạt động kinh doanh và ra quyết định. Công ty cũng đã nhận thấy thơng tin kế tốn là rất cần thiết cho nhà quản trị đề ra các chiến lược và quyết định kinh doanh. Nếu thơng tin kế tốn sai lệch sẽ dẫn đến các quyết định của nhà quản trị khơng phù hợp, doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng khó khăn. Một bộ máy kế tốn mạnh, sổ sách kế tốn rõ ràng, phân tích thấu đáo sẽ giúp cho người điều hành đưa ra các quyết định kinh doanh đạt hiệu quả. Mặt khác, sổ sách rõ ràng thì việc quyết tốn về thuế đối với cơ quan chức năng sẽ mau lẹ, giúp tiết kiệm thời gian, tạo điều kiện tốt cho hoạt động kinh doanh của cơng ty. Đây chính là cái lợi lớn nhất mà việc làm kế toán mang lại. Hơn nữa giữa quản trị doanh nghiệp với hệ thống thơng tin Kế tốn có mối quan hệ chặt chẽ: Thơng tin Kế tốn phục vụ cho việc lập kế hoạch dự toán các chỉ tiêu kinh tế tài chính của doanh nghiệp. Chức năng kiểm tra, để đảm bảo tính khả thi của kế hoạch, dự tốn cần so sánh thực tế với kế hoạch, thực tế kì này với thực tế kì trước. Và thơng tin kế tốn thường là yếu tố chính trong việc ra quyết định của nhà quản trị doanh nghiệp. Với
định hướng mở rộng quy mơ sản xuất, doanh nghiệp cần một HTTT Kế tốn có thể cung cấp cho nhà quản trị thơng tin về tài sản, nguồn vốn của doanh nghiệp một cách kịp thời và chính xác để có thể nắm bắt được nguồn tài chính hiện tại của cơng ty từ đó có thể phân tích, đưa ra được các quyết định đầu tư, mở rộng sản xuất nhằm nắm bắt cơ hội thị trường nhanh nhất, vượt các đối thủ cạnh tranh. Với định hướng thay đổi cách thức quản lý của cơng ty trong đó Bộ phận Kế tốn sẽ có những bộ phận nhỏ hơn đảm nhiệm một cơng việc trong tồn bộ khối cơng việc của kế tốn như Kế tốn Tài sản, Kế toán Tiền lương, Kế toán Mua hàng, Kế tốn Bán hàng…Cơng ty cần một HTTT Kế tốn có đủ các phân hệ chuyên biệt cho một công việc.
Như vậy, với mục tiêu lợi nhuận trong tương lai, Cơng ty đã định hướng cho mình sẽ mở rộng quy mơ hoạt động kinh doanh, cải thiện cơng tác quản lý trong đó đáng chú ý là bộ phận Kế tốn thì cần phải có sự hỗ trợ mạnh mẽ từ CNTT, HTTT đặc biệt là HTTT Kế tốn khi đã nhận thấy thơng tin kế toán ảnh hưởng rất lớn cho việc ra quyết định của Cơng ty. Với định hướng trên thì Cơng ty đã bày tỏ quan điểm cần một HTTT Kế tốn có đầy đủ các phân hệ chuyên biệt để có thể đáp ứng thơng tin kịp thời cho ra quyết định một cách nhanh chóng nhằm nắm bắt cơ hội thị trường trong tương lai. HTTT Kế tốn này khơng chỉ đơn thuần giống như một phần mềm Kế toán chung thay cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hằng ngày phải làm một cách thủ cơng hay vẫn cịn cần nhiều đến sự tác động của con người như Kế toán trên Excel mà nó là một