- Kế tốn Trưởng: có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế tốn của công ty, đảm bảo bộ máy gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả. Kế tốn trưởng tổ chức và kiểm tra việc ghi chép ban đầu, chấp hành chế độ báo cáo thống kê, kiểm kê định kỳ, tổ chức bảo quản hồ sơ tài liệu kế toán theo chế độ lưu trữ, vận dụng sáng tạo, cải tiến hình thức và phương pháp kế toán ngày càng hợp lý, chặt chẽ với điều kiện của công ty, kết hợp các phịng ban lập báo cáo kế hoạch về tài chính, kế hoạch về sản xuất, kế hoạch giá thành và tín dụng, theo dõi tiến độ thi cơng và q trình thực hiện các hợp đồng kinh tế để cấp phát và thu hồi vốn kịp thời, chịu trách nhiệm chính trong việc lập báo cáo tài chính theo chế độ hiện hành.
K Ế T O Á N T R Ư Ở N G K Ế T O Á N T Ổ N G H Ợ P K Ế T O Á N T H A N H T O Á N
- Kế toán tổng hợp: Hàng ngày tiến hành nhập số liệu vào máy theo trình tự thời gian. Cuối kỳ kiểm tra đối chiếu tất cả các kế toán phần hành, tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm của cơng trình, khố sổ kế tốn cuối kỳ, lưu chứng từ kế toán và làm các báo cáo quyết toán.
- Kế tốn thanh tốn : Tính tốn các khoản phải nộp, phải trả. Báo có, báo nợ và làm nhiệm vụ thanh toán tất cả các khoản phát sinh đến công nợ phải thu, phải trả trong nội bộ đơn vị và với các đơn vị khác. Hàng tháng tính thuế đầu vào được khấu trừ và thuế đầu ra phải nộp NSNN, định kỳ lập báo cáo thuế. Theo dõi tình hình thanh tốn giữa đơn vị với người bán để lập các báo cáo quản trị, báo cáo tài chính liên quan. Theo dõi tiền gửi ngân hàng.
- Thủ quỹ: Quản lý và theo dõi tình hình thu- chi tiền mặt tại quỹ Công ty trên cơ sở các chứng từ hợp pháp, hợp lệnh hàng ngày, lập báo cáo quỹ số dư tồn quỹ hàng ngày.
2.1.5.2. Đặc điểm tổ chức hệ thống kế toán
Hiện nay công ty đang áp dụng chế độ Kế toán Việt Nam theo quyết định số 48/2006/QĐ– BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài chính.
- Niên độ kế toán: Từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ hạch tốn: cơng ty sử dụng Việt Nam đồng.
- Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kế khai thường xuyên. - Phương pháp tính giá thành: Phương pháp giản đơn.
- Phương pháp tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ - Tính giá vốn hàng nhập kho theo trị giá thực tế
- Trị giá vốn hàng xuất kho theo phương pháp thực tế đích danh - Phương pháp khấu hao áp dụng: khấu hao theo đường thẳng.
Là đơn vị kinh doanh có quy mơ , hoạt động trong lĩnh vực xây lắp nên coongn ty có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty là khối lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều nên công ty đã áp dụng hình thức sổ kế tốn “Nhật ký chung”
Trình tự ln chuyển chứng từ và tính giá thành sản phẩm ở công ty được
khái quát như sau:
- Hàng tháng hoặc quý, kế toán đội phải tập hợp toàn bộ chứng từ : Phiếu xuất kho, biên bản giao nhận vật tư, hợp đồng giao khốn, bảng chấm cơng, biên bản thanh lý hợp đồng, bảng trích khấu hao TSCĐ… gửi lên phịng kế tốn. Căn cứ vào chứng từ gốc này, kế tốn cơng ty kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ đó đồng thời tiến hành phân loại chứng từ.
- Căn cứ vào các chứng từ trên, kế toán định khoản ghi vào Nhật ký chung, các chứng từ liên quan đến đối tượng cần thiết phải hạch toán chi tiết để ghi vào sổ chi tiết các TK 1541,1542,1543,1547,632
- Căn cứ vào các định khoản kế toán đã ghi trên sổ Nhật ký chung, kế toán tiến hành chuyển số liệu vào sổ Cái các TK 1541,1542,1543,1547,632 mỗi tài khoản này đều được mở riêng một sổ Cái.
- Cuối kỳ, căn cứ vào số liệu trên sổ chi tiết các TK trên, kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp chi tiết các TK 1541,1542,1543,1547,632. Đồng thời lập bảng tổng hợp chi phí và tính giá thành.
- Cuối kỳ, căn cứ vào số liệu trên sổ Cái, kế toán lập bảng cân đối số phát sinh các TK để kiểm tra và theo dõi số phát sinh, số dư của các tài khoản đồng thời ghi các bút tốn điều chỉnh. Từ đó, kế tốn căn cứ vào số liệu trên bảng cân đối tài khoản và bảng tổng hợp chi tiết để lập báo cáo tài chính.
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ hạch tốn chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Cơng ty CP Kỹ thuật và xây dưng HDBC
2.1.5.3 Giới thiệu về phần mềm kế tốn áp dụng tại cơng ty cổ phần kỹ thuật và xây dựng HDBC và xây dựng HDBC
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm kế tốn nhưng cơng ty cổ phần kỹ thuật và xây dựng HDBC sử dụng phần mềm kế toán SAS để hỗ trợ cơng tác kế tốn tại cơng ty vì nó có một số ưu điểm:
Ngơn ngữ lập trình: Phần mềm kế tốn SAS được thiết kế bằng ngơn ngữ C#, cơ sở dữ liệu Access chạy trên môi trường Windows 98 trở lên....
Có thể chạy trên mơi trường máy đơn lẻ hoặc chạy mạng nội bộ được phân quyền chi tiết đến từng người sử dụng, từng danh mục , từng báo cáo..... với quyền hành tối đa trao cho người quản trị nắm quyền hệ thống.
Phiếu xuất kho, Biên bản giao nhận vật tư, Hợp đồng giao khốn, Bảng trích khấu hao TSCĐ và một số chứng từ khác …
Sổ kế toán chi tiết TK 1541, 1542,1543,1547,632 Nhật ký chung Sổ cái TK 1541, 1542,1543,1547,632 Bảng tổng hợp chi tiết TK 1541, 1542,1543,1547,632
Bảng cân đối số phát sinh các TK
Báo cáo Tài chính
Bảng tổng hợp chi phí và tính giá thành
Cơ chế sao lưu dữ liệu lựa chọn cùng với chế độ tự động Backup tạo sự an toàn về số liệu hạch toán và cất trữ dữ liệu khi làm việc với chương trình .
Ngơn ngữ hiển thị: Ngôn ngữ Tiếng Việt thuận tiện cho người sử dụng.
Đồng tiền hạch toán: Cho phép người sử dụng hạch toán kép theo nhiều loại nguyên tệ và tiền Việt song song: USD và VND
Chương trình có khả năng tính tốn dữ liệu và lập dự toán theo yêu cầu của người quản trị.
Có khả năng gửi/ truyền dữ liệu các file bằng điện tử.
Có khả năng xuất dữ liệu ra file Excel và ngược lại.
Cho phép trao đổi được thông tin với phần mềm hỗ trợ kê khai thuế của Tổng cục thuế.
Tổ chức kế toán cho nhiều doanh nghiệp trên cùng 1 cơ sở dữ liệu.
Cập nhật chương trình, hỗ trợ khách hàng qua Internet. * Nội dung các phân hệ kế toán trong phần mềm
STT CÁC PHÂN HỆ KẾ TOÁN
01
KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN
Cho phép quản lý thu, chi tiền theo nhiều nguồn, nhiều quỹ khác nhau.
Cho phép khai thác thông tin tức thời số dư tiền tại quỹ.
Cho phép theo dõi chi tiết nhiều tài khoản tại nhiều ngân hàng khác nhau, mục đích quản lý tiền của đơn vị.
Cho phép in phiếu thu, phiếu chi trên máy tính.
Chương trình cung cấp các báo cáo như: o Sổ quĩ tiền mặt.
o Sổ chi tiết, tổng hợp tài khoản tiền mặt, tiền gửi. o Sổ cái
02
KẾ TOÁN BÁN HÀNG
Cho phép theo dõi phản ánh doanh thu bán hàng và các khoản điều chỉnh doanh thu theo hóa đơn bán hàng
Theo dõi công nợ của khách hàng kèm theo các thông tin về hàng hoá về cả chỉ tiêu số lượng và giá cả, giá trị để tiện cho công việc kiểm tra đối chiếu với các đối tượng có liên quan.
Chương trình cung cấp các báo cáo:
Sổ chi tiết doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ , phải thu của khách hàng
Sổ cái doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, phải thu của khách hàng.
03 KẾ TỐN MUA HÀNG
Cho phép theo dõi tình hình mua vật tư , cơng cụ dụng cụ để phục vụ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp
Theo dõi công nợ với nhà cung cấp để tiện cho công việc kiểm tra đối chiếu cơng nợ trong kỳ kế tốn.
Chương trình cung cấp các báo cáo:
Sổ chi tiết phải trả cho người bán
Sổ kế tốn tổng hợp cơng nợ phải trả cho người bán
04
KẾ TOÁN VẬT TƯ, HÀNG HĨA
Chương trình cho phép quản lý vật tư hàng hố theo các chỉ tiêu:
Giá trị vật tư.
Số lượng vật tư.
Chương trình cho phép theo dõi chi tiết theo từng loại vật tư hàng hoá, từng đối tượng nhập xuất.
Tự động tính giá xuất kho, tồn kho theo nhiều phương pháp tính khác nhau.
Chương trình cho phép in phiếu nhập, phiếu xuất.
Chương trình cung cấp các báo cáo về hàng hố như:
Thẻ kho.
Sổ chi tiết hàng hoá.
Báo cáo nhập - xuất - tồn vật tư, hàng hoá,Bảng kê nhập xuất hàng hoá.
05
KẾ TỐN THUẾ GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Chương trình cung cấp ngay sau khi hạch tốn các báo cáo thuế theo chế độ hiện hành:
Bảng kê hàng hoá dịch vụ mua vào.
Bảng kê hàng hoá dịch vụ bán ra.
Tờ khai thuế
06
KẾ TOÁN GIÁ THÀNH
Theo đối tượng tập hợp chi phí.
Theo yếu tố chi phí.
Quản lý chi phí trực tiếp thi cơng cơng trình theo các tiêu thức sau:
Theo từng tổ đội, từng hạng mục cơng trình…
Quản lý chi phí theo khoản mục các yếu tố chi phí.
Cuối kỳ đánh giá sản phẩm làm dở và chương trình tự động tính giá sản phẩm theo từng yếu tố chi phí và theo khoản mục
Tự động kết chuyển phân bổ chi phí, các báo cáo chi tiết và tổng hợp giá thành.
07
KẾ TOÁN TỔNG HỢP
Quản lý hệ thống tài khoản, cho phép mở các tài khoản chi tiết đến nhiều cấp.
Ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế vào sổ chi tiết, sổ cái các tài khoản
Tự động cập nhật các nghiệp vụ phát sinh từ các phân hệ khác.
Cho phép điều chỉnh dữ liệu khi có yêu cầu, linh hoạt trong quản lý chu kỳ kế toán.
Cho phép in các sổ tổng hợp tài khoản các tài khoản khác nhau, theo các cấp độ kế toán khác nhau.
Cho phép hạch toán theo nhiều hoạt động thu khác nhau. Cung cấp các báo cáo tổng hợp chi tiết các khoản thu.
08
KẾ TOÁN TSCĐ,
Cho phép hạch tốn tổng hợp tình hình tăng TSCĐ Cho phép hạch tốn tổng hợp tình hình giảm TSCĐ Cho phép hạch tốn tổng hợp tình hình hao mịn TSCĐ
Cung cấp các báo cáo như: bảng tính và phân bổ KH TSCĐ, Sổ chi tiết TSCĐ, và Sổ tổng hợp TSCĐ.
09
HỆ THỐNG BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Tự động cập nhật nghiệp vụ phát sinh vào các phân hệ kế tốn có liên quan.
Tự động cập nhật số liệu vào hệ thống các chỉ tiêu báo cáo tài chính có liên quan.
Bảng cân đối phát sinh các tài khoản.
Bảng cân đối kế toán.
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Báo cáo thuế và tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước.
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
Sổ cái các tài khoản.
Và các báo cáo khác theo chế độ quy định.
10 QUẢN TRỊ HỆ THỐNG
Cho phép phân quyền sử dụng đến từng người sử dụng, chức năng, từng phân hệ kế toán.
Cho phép nhiều người sử dụng, chạy qua hệ thống mạng.
Cho phép nén dữ liệu và backup ra đĩa mềm và các thiết bị khác
Cho phép lưu và khôi phục dữ liệu.
Dữ liệu được bảo mật bằng hệ cơ sở quản trị dữ liệu và hệ thống người dùng bằng việc mã hoá dữ liệu và phân quyền người sử dụng.
* Một số giao diện của phần mềm kế toán SAS: