Ban giám đốc của công ty bao gồm:
Giám đốc Công ty : Do Chủ tịch hội đồng quản trị Công ty bổ nhiệm, trực tiếp điều hành Công ty, chịu trách nhiệm trước cổ đông và pháp luật về mọi hoạt động của Cơng ty.
BAN GIÁM ĐỐC CƠNG TY
PHỊNG TÀI CHÍNH - KẾ TỐN PHỊNG TỔ CHỨC – HÀNH CHÍNH PHỊNG KẾ HOẠCH – KỸ THUẬT Đội sản xuất Đội sản
Phó giám đốc điều hành :Có 2 người thay mặt giám đốc quản lý và điều hành mọi hoạt động của Công ty.
Phịng Tài chính - Kế tốn : Có 4 người đảm nhiệm các cơng việc tài
chính - Kế tốn, thống kê, thủ quỹ, tổ chức hạch toán kinh tế nội bộ của Cơng ty theo từng tháng, q theo đúng chính sách của Nhà nước và pháp luật về kinh tế. Theo dõi thanh quyết toán các hợp đồng kinh tế và những cơng việc khác được Giám đốc giao.
Phịng Tổ chức - Hành chính : Có 1 người giúp cho Giám đốc Cơng ty
trong việc thực hiện tổ chức quản lý, tuyển dụng, điều phối nhân lực đáp ứng nhu cầu thực hiện kế hoạch nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, kiểm tra, đôn đốc công việc bảo vệ và các việc khác được giám đốc giao.
Phòng Kế hoạch – kỹ thuật: Có 3 người giúp giám đốc Cơng ty lập kế
hoạch sản xuất kinh doanh, điều hành quản lý vật tư thiết bị cơ giới, máy móc thiết bị phục vụ thi cơng và Có nhiệm vụ theo dõi, kiểm tra, giám sát về kỹ thuật, chất lượng các cơng trình đã và đang thực hiện, đề ra các biện pháp, sáng kiến kỹ thuật, cải tiến biện pháp thi cơng, cơng tác an tồn lao động và các hoạt động khoa học kỹ thuật khác.
Các đội sản xuất: Trực tiếp thi cơng và hồn thiện cơng trình theo sự
phân cơng của tổ trưởng.
2.1.3.Lĩnh vực ngành nghề kinh doanh của công ty cổ phần kỹ thuật và xây
dựng HDBC:
Lĩnh vực kinh doanh của Công ty Cổ phần kỹ thuật và xây dựng HDBC như sau - Thi cơng xây dựng các cơng trình dân dụng, cơng nghiệp, giao thơng thuỷ lợi và các cơng trình điện 35kw.
- Kinh doanh vật liệu xây dựng.
- Tư vấn và chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực xây dựng.
- Tư vấn đầu tư, và quản lý dự án, lập báo cáo nghiên cứu khả thi ( không bao gồm tư vấn pháp luật và tài chính.)
- Tư vấn đấu thầu và lập hồ sơ mời thầu.
- San lấp mặt bằng, phá dỡ cơng trình và xử lý móng cơng trình xây dựng.
2.1.4.Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh tại Công ty Cổ phần kỹ thuật và xây dựng HDBC
Với chức năng chủ yếu là thi cơng các cơng trình xây dựng dân dụng, cơng nghiệp vì vậy hoạt động sản xuất kinh doanh xây lắp của Công ty mang đặc điểm của nền sản xuất cơ bản. Do đó, nó có sự khác biệt so với các ngành sản xuất vật chất khác ở chỗ chu kỳ sản xuất dài, sản phẩm là cơng trình hoặc từng hạng mục cơng trình đã hồn thành, mỗi cơng trình được thiết kế theo kỹ thuật riêng, có giá trị dự tốn riêng và một thời điểm xác định. Tuy nhiên, hầu hết các cơng trình đều phải tn thủ quy trình cơng nghệ để đảm bảo an tồn và chất lượng cơng trình.
Quy trình sản xuất thi cơng nào cũng đều phải tiến hành qua các giai đoạn: - Trước tiên, Công ty tiến hành tiếp xúc, thăm dò thị trường để xác định được nhu cầu tiêu thụ, khả năng cạnh tranh sản phẩm của Cơng ty mình nếu thấy phù hợp thì gửi hồ sơ dự thầu đến chủ đầu tư.
- Tuỳ theo quy mơ, tính chất của dự án đưa ra các phương án tối ưu nhằm đạt được cơ hội cao nhất là trúng thầu.
- Sau khi hai bên cùng thống nhất thì tiến hành ký hợp đồng.
- Sau khi hợp đồng được ký thì đi vào giai đoạn chuẩn bị và được phân cơng cơng việc cho các phịng ban:
+ Lập dự án, phương án thi công, kế hoạch sản xuất + Chuẩn bị vốn, thiết bị, công nghệ, nguyên vật liệu + Lập các biện pháp an toàn và trang bị bảo trợ lao động + Giải phóng mặt bằng, chuẩn bị lán trại…
- Khi mọi công việc đã sẵn sàng và theo yêu cầu của hợp đồng thì tiến hành thi công xây lắp; Kiểm tra thực hiện hợp đồng; Quản lý kỹ thuật, chất lượng thiết bị và chất lượng xây dựng.
- Giai đoạn kết thúc xây dựng, bàn giao, nghiệm thu cơng trình đưa vào khai thác sử dụng khi đã xây lắp hoàn chỉnh theo thiết kế được duyệt, vận hành đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng.
- Sau khi bàn giao cơng trình thì chủ đầu tư thanh toán vốn đầu tư, chỉ giữ lại 3%-5% giá trị xây lắp. Tối thiểu sau 24 tháng bảo hành cơng trình phải thanh tốn nốt. Tiền bảo hành cơng trình được tính lãi xuất như tiền gửi ngân hàng.
Sơ đồ 2.2 : Quy trình sản xuất vàthi cơng xây dựng
TIẾP THỊ ĐẤU THẦU
THAM GIA ĐẤU THẦU VÀ THẮNG THẦU KÝ HỢP ĐỒNG LẬP DỰ ÁN, PHƯƠNG ÁN THI CÔNG,KẾ HOẠCH SẢN XUẤT CHUẨN BỊ VỐN, THIẾT BỊ, CÔNG NGHỆ, NGUYÊN LIỆU CÁC BIỆN PHÁP AN TOÀN VÀ TRANG BỊ BẢO TRỢ LAO ĐỘNG GIẢI PHÓNG MẶT BẰNG, CHUẨN BỊ LÁN TRẠI
TIẾN HÀNH THI CƠNG
BÀN GIAO,NGHIỆM THU CƠNG TRÌNH
2.1.5.Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn tại cơng ty Cổ phần Kỹ thuật và Xây dựng HDBC
2.1.5.1. Tổ chức bộ máy kế tốn tại cơng ty cổ phần kỹ thuật và xây dựngHDBC HDBC
Công ty Cổ phần kỹ thuật và xây dựng HDBC tổ chức bộ máy kế tốn theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán, với hình thức này phịng Kế tốn Cơng ty là một bộ máy kế toán duy nhất tại đơn vị, thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán. Hàng tháng, các chứng từ, báo cáo được chuyển về phịng kế tốn để xử lý và tiến hành các cơng việc kế tốn. Phịng kế tốn của Cơng ty gồm 4 người, kế toán Trưởng là người đảm bảo sự thống nhất có tính chun mơn hố cao và kế toán viên theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ,vào sổ và tính tốn đảm bảo chính xác:
Sơ đồ 2.3: Tổ chức bộ máy kế toán
- Kế toán Trưởng: có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty, đảm bảo bộ máy gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả. Kế tốn trưởng tổ chức và kiểm tra việc ghi chép ban đầu, chấp hành chế độ báo cáo thống kê, kiểm kê định kỳ, tổ chức bảo quản hồ sơ tài liệu kế toán theo chế độ lưu trữ, vận dụng sáng tạo, cải tiến hình thức và phương pháp kế toán ngày càng hợp lý, chặt chẽ với điều kiện của cơng ty, kết hợp các phịng ban lập báo cáo kế hoạch về tài chính, kế hoạch về sản xuất, kế hoạch giá thành và tín dụng, theo dõi tiến độ thi cơng và q trình thực hiện các hợp đồng kinh tế để cấp phát và thu hồi vốn kịp thời, chịu trách nhiệm chính trong việc lập báo cáo tài chính theo chế độ hiện hành.
K Ế T O Á N T R Ư Ở N G K Ế T O Á N T Ổ N G H Ợ P K Ế T O Á N T H A N H T O Á N
- Kế toán tổng hợp: Hàng ngày tiến hành nhập số liệu vào máy theo trình tự thời gian. Cuối kỳ kiểm tra đối chiếu tất cả các kế tốn phần hành, tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm của cơng trình, khố sổ kế toán cuối kỳ, lưu chứng từ kế toán và làm các báo cáo quyết toán.
- Kế tốn thanh tốn : Tính tốn các khoản phải nộp, phải trả. Báo có, báo nợ và làm nhiệm vụ thanh tốn tất cả các khoản phát sinh đến công nợ phải thu, phải trả trong nội bộ đơn vị và với các đơn vị khác. Hàng tháng tính thuế đầu vào được khấu trừ và thuế đầu ra phải nộp NSNN, định kỳ lập báo cáo thuế. Theo dõi tình hình thanh tốn giữa đơn vị với người bán để lập các báo cáo quản trị, báo cáo tài chính liên quan. Theo dõi tiền gửi ngân hàng.
- Thủ quỹ: Quản lý và theo dõi tình hình thu- chi tiền mặt tại quỹ Cơng ty trên cơ sở các chứng từ hợp pháp, hợp lệnh hàng ngày, lập báo cáo quỹ số dư tồn quỹ hàng ngày.
2.1.5.2. Đặc điểm tổ chức hệ thống kế toán
Hiện nay công ty đang áp dụng chế độ Kế toán Việt Nam theo quyết định số 48/2006/QĐ– BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài chính.
- Niên độ kế toán: Từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ hạch tốn: cơng ty sử dụng Việt Nam đồng.
- Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kế khai thường xuyên. - Phương pháp tính giá thành: Phương pháp giản đơn.
- Phương pháp tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ - Tính giá vốn hàng nhập kho theo trị giá thực tế
- Trị giá vốn hàng xuất kho theo phương pháp thực tế đích danh - Phương pháp khấu hao áp dụng: khấu hao theo đường thẳng.
Là đơn vị kinh doanh có quy mơ , hoạt động trong lĩnh vực xây lắp nên coongn ty có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty là khối lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều nên cơng ty đã áp dụng hình thức sổ kế tốn “Nhật ký chung”
Trình tự ln chuyển chứng từ và tính giá thành sản phẩm ở công ty được
khái quát như sau:
- Hàng tháng hoặc q, kế tốn đội phải tập hợp tồn bộ chứng từ : Phiếu xuất kho, biên bản giao nhận vật tư, hợp đồng giao khốn, bảng chấm cơng, biên bản thanh lý hợp đồng, bảng trích khấu hao TSCĐ… gửi lên phịng kế tốn. Căn cứ vào chứng từ gốc này, kế tốn cơng ty kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ đó đồng thời tiến hành phân loại chứng từ.
- Căn cứ vào các chứng từ trên, kế toán định khoản ghi vào Nhật ký chung, các chứng từ liên quan đến đối tượng cần thiết phải hạch toán chi tiết để ghi vào sổ chi tiết các TK 1541,1542,1543,1547,632
- Căn cứ vào các định khoản kế toán đã ghi trên sổ Nhật ký chung, kế toán tiến hành chuyển số liệu vào sổ Cái các TK 1541,1542,1543,1547,632 mỗi tài khoản này đều được mở riêng một sổ Cái.
- Cuối kỳ, căn cứ vào số liệu trên sổ chi tiết các TK trên, kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp chi tiết các TK 1541,1542,1543,1547,632. Đồng thời lập bảng tổng hợp chi phí và tính giá thành.
- Cuối kỳ, căn cứ vào số liệu trên sổ Cái, kế toán lập bảng cân đối số phát sinh các TK để kiểm tra và theo dõi số phát sinh, số dư của các tài khoản đồng thời ghi các bút tốn điều chỉnh. Từ đó, kế tốn căn cứ vào số liệu trên bảng cân đối tài khoản và bảng tổng hợp chi tiết để lập báo cáo tài chính.
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ hạch tốn chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty CP Kỹ thuật và xây dưng HDBC
2.1.5.3 Giới thiệu về phần mềm kế toán áp dụng tại công ty cổ phần kỹ thuật và xây dựng HDBC và xây dựng HDBC
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm kế tốn nhưng cơng ty cổ phần kỹ thuật và xây dựng HDBC sử dụng phần mềm kế toán SAS để hỗ trợ cơng tác kế tốn tại cơng ty vì nó có một số ưu điểm:
Ngơn ngữ lập trình: Phần mềm kế tốn SAS được thiết kế bằng ngơn ngữ C#, cơ sở dữ liệu Access chạy trên mơi trường Windows 98 trở lên....
Có thể chạy trên mơi trường máy đơn lẻ hoặc chạy mạng nội bộ được phân quyền chi tiết đến từng người sử dụng, từng danh mục , từng báo cáo..... với quyền hành tối đa trao cho người quản trị nắm quyền hệ thống.
Phiếu xuất kho, Biên bản giao nhận vật tư, Hợp đồng giao khốn, Bảng trích khấu hao TSCĐ và một số chứng từ khác …
Sổ kế toán chi tiết TK 1541, 1542,1543,1547,632 Nhật ký chung Sổ cái TK 1541, 1542,1543,1547,632 Bảng tổng hợp chi tiết TK 1541, 1542,1543,1547,632
Bảng cân đối số phát sinh các TK
Báo cáo Tài chính
Bảng tổng hợp chi phí và tính giá thành
Cơ chế sao lưu dữ liệu lựa chọn cùng với chế độ tự động Backup tạo sự an toàn về số liệu hạch toán và cất trữ dữ liệu khi làm việc với chương trình .
Ngơn ngữ hiển thị: Ngơn ngữ Tiếng Việt thuận tiện cho người sử dụng.
Đồng tiền hạch toán: Cho phép người sử dụng hạch toán kép theo nhiều loại nguyên tệ và tiền Việt song song: USD và VND
Chương trình có khả năng tính tốn dữ liệu và lập dự tốn theo u cầu của người quản trị.
Có khả năng gửi/ truyền dữ liệu các file bằng điện tử.
Có khả năng xuất dữ liệu ra file Excel và ngược lại.
Cho phép trao đổi được thông tin với phần mềm hỗ trợ kê khai thuế của Tổng cục thuế.
Tổ chức kế toán cho nhiều doanh nghiệp trên cùng 1 cơ sở dữ liệu.
Cập nhật chương trình, hỗ trợ khách hàng qua Internet. * Nội dung các phân hệ kế tốn trong phần mềm
STT CÁC PHÂN HỆ KẾ TỐN
01
KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN
Cho phép quản lý thu, chi tiền theo nhiều nguồn, nhiều quỹ khác nhau.
Cho phép khai thác thông tin tức thời số dư tiền tại quỹ.
Cho phép theo dõi chi tiết nhiều tài khoản tại nhiều ngân hàng khác nhau, mục đích quản lý tiền của đơn vị.
Cho phép in phiếu thu, phiếu chi trên máy tính.
Chương trình cung cấp các báo cáo như: o Sổ quĩ tiền mặt.
o Sổ chi tiết, tổng hợp tài khoản tiền mặt, tiền gửi. o Sổ cái
02
KẾ TOÁN BÁN HÀNG
Cho phép theo dõi phản ánh doanh thu bán hàng và các khoản điều chỉnh doanh thu theo hóa đơn bán hàng
Theo dõi cơng nợ của khách hàng kèm theo các thơng tin về hàng hố về cả chỉ tiêu số lượng và giá cả, giá trị để tiện cho công việc kiểm tra đối chiếu với các đối tượng có liên quan.
Chương trình cung cấp các báo cáo:
Sổ chi tiết doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ , phải thu của khách hàng
Sổ cái doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, phải thu của khách hàng.
03 KẾ TOÁN MUA HÀNG
Cho phép theo dõi tình hình mua vật tư , cơng cụ dụng cụ để phục vụ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp
Theo dõi cơng nợ với nhà cung cấp để tiện cho công việc kiểm tra đối chiếu cơng nợ trong kỳ kế tốn.
Chương trình cung cấp các báo cáo:
Sổ chi tiết phải trả cho người bán
Sổ kế tốn tổng hợp cơng nợ phải trả cho người bán
04
KẾ TỐN VẬT TƯ, HÀNG HĨA
Chương trình cho phép quản lý vật tư hàng hố theo các chỉ tiêu:
Giá trị vật tư.
Số lượng vật tư.
Chương trình cho phép theo dõi chi tiết theo từng loại vật tư hàng hoá, từng đối tượng nhập xuất.
Tự động tính giá xuất kho, tồn kho theo nhiều phương pháp tính khác nhau.
Chương trình cho phép in phiếu nhập, phiếu xuất.
Chương trình cung cấp các báo cáo về hàng hố như:
Thẻ kho.
Sổ chi tiết hàng hoá.
Báo cáo nhập - xuất - tồn vật tư, hàng hố,Bảng kê nhập xuất hàng hố.
05
KẾ TỐN THUẾ GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Chương trình cung cấp ngay sau khi hạch tốn các báo cáo thuế