3.2.1 Sự cần thiết của việc hồn thiện kế tốn nghiệp vụ chi phí bán hàng
Để có thể có được các chế độ kế tốn tương đối phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp như hiện nay thì hệ thống kế tốn Việt Nam đã phải đổi mới rất nhiều cùng với công cuộc cải cách và đổi mới kinh tế của đất nước. Đặc biệt là sau hơn 10 năm cải cách chế độ kế toán, kế toán Việt Nam đã từng bước phù hợp với những đặc điểm, yêu cầu của nền kinh tế thị trường và yêu cầu quản lý của nhà nước cũng như của các doanh nghiệp thương mại. Cụ thể là các chuẩn mực kế toán đã được soạn thảo và ban hành là cơ sở pháp lý quan trọng cho cơng tác kế tốn của các doanh nghiệp thương mại. Hàng loạt các chuẩn mực kế tốn Việt Nam trong đó thì chuẩn mực có liên quan đến chi phí bán hàng cũng đã được ban hành.
Tuy nhiên, việc vận dụng các chuẩn mực này vào từng loại hình doanh nghiệp thương mại cụ thể lại có rất nhiều bất cập. Do đó, việc vận dụng các chuẩn mực kế tốn, các chế độ kế tốn hiện hành để hồn thiện kế tốn nghiệp vụ kinh tế nói chung và kế tốn nghiệp vụ bán hàng nói riêng là rất cần thiết.
Mặt khác thì đối với một doanh nghiệp thương mại nào thì chi phí bán hàng ln là một khoản chi phí chủ yếu quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp thương mại đó. Cơng ty cổng phần Nơng nghiệp Cơng nghệ cao Việt Nam cũng như các doanh nghiệp thương mại khác cần phải hiểu rõ vai trị của chi phí bán hàng để có các chính sách đúng đắn. Hiện nay thì kế tốn chi phí bán hàng của Cơng ty là một bộ phận công việc phức tạp liên quan đến nhiều khoản mục chi phí. Hiểu rõ được điều đó thì bộ phận kế tốn chi phí bán hàng của cơng ty đã thực hiện tốt trách nhiệm của mình bằng cách: Phản ánh, ghi chép đầy đủ, kịp thời chi phí bán hàng theo đúng nội dung của từng khoản mục chi phí. Có thể nói bộ phận kế tốn trong cơng ty đã trở thành một công cụ đắc lực giúp cho ban giám đốc Công ty đưa ra được các quyết định kịp thời và chính xác. Tuy nhiên, bên cạnh đó thì cơng tác hạch tốn chi phí bán hàng tại Cơng ty cịn có một số tồn tại. Do vậy, việc vận dụng hệ thống các Chuẩn mực kế tốn Việt
Nam để hồn thiện kế tốn nghiệp vụ bán hàng tại cơng ty cổng phần Nông nghiệp Công nghệ cao Việt Nam là một việc làm hết sức cần thiết.
3.2.2 Yêu cầu của việc hồn thiện kế tốn nghiệp vụ bán hàng
Để đảm bảo việc hồn thiện mang tính khả thi, đáp ứng được yêu cầu quản lý của Cơng ty thì việc hồn thiện kế tốn nghiệp vụ chi phí bán hàng phải đảm bảo đáp ứng được các yêu cầu cơ bản có tính ngun tắc sau:
3.2.2.1 Hồn thiện chi phí bán hàng phải phù hợp với các chuẩn mực kế tốn đã được cơng bố và các chế độ kế toán hiện hành.
Việc hồn thiện phải dựa trên cơ sở tơn trọng các cơ chế tài chính, tuân thủ các chế độ kế tốn. Có địi hỏi này là do:
Xuất phát từ yêu cầu của nhà nước, kế tốn phải là cơng cụ quản lý tài chính quan trọng. Do vậy, việc tuân thủ đúng các chế độ thì tự nó sẽ tạo điều kiện thuận lợi hơn cho doanh nghiệp cũng như cho cơng tác quản lý của có quan cấp trên. Tuy nhiên, do chế độ chỉ dừng ở kế toán tổng hợp, do vậy việc vận dụng ở các đơn vị vẫn được phép sáng tạo trong việc ghi sổ chi tiết để phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Cơng ty mình nhưng phải dựa trên cơ sở tơn trọng chế độ tài chính. Có như vậy mới có thể đảm bảo tính thống nhất trong việc cung cấp thơng tin kế tốn và tính so sánh được về tình hình tài chính giữa các thời kỳ khác nhau của cơng ty.
3.2.2.2 Hồn thiện kế tốn chi phí bán hàng phải đảm bảo các yêu cầu trình bày và cung cấp thông tin đầy đủ, phù hợp cho người sử dụng.
Sở dĩ có yêu cầu này là do một trong những vai trị quan trọng của kế tốn nói chung là phải đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ và phù hợp cho người sử dụng. Do đó hồn thiện cơng tác kế tốn cũng có nghĩa là hồn thiện hệ thống các báo cáo của kế tốn để cung cấp thơng tin nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của hoạt động quản lý.
Và căn cứ vào các đối tượng sử dụng thơng tin mà thơng tin kế tốn được chia thành hai dịng bao gồm: Dịng thơng tin bên trong doanh nghiệp phục vụ cho yêu cầu quản lý trong nội bộ Công ty (Kế tốn quản trị); Dịng thơng tin bên ngồi doanh nghiệp (Kế tốn tài chính) loại thơng tin này.
Như vậy, việc hồn thiện kế tốn chi phí bán hàng phải đáp ứng được u cầu trình bày và cung cấp thơng tin cho người sử dụng trên cả hai góc độ kế tốn tài chính và kế tốn quản trị.
3.2.2.3 Hồn thiện kế tốn chi phí bán hàng phải phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý của công ty.
Tuy là việc các chế độ và chuẩn mực kế toán ban hành là áp dụng chung cho các doanh nghiệp thương mại thuộc mọi lĩnh vực hoạt động. Tuy nhiên, bên cạnh đó thì Bộ Tài Chính cũng ban hành những chế độ kế toán riêng cho các doanh nghiệp đặc thù trong đó có lĩnh vực bảo hiểm. Do vậy, khi hồn thiện chi phí bán hàng tại doanh nghiệp bảo hiểm thì phải đảm bảo yêu cầu phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán chung nhưng cũng phải phù hợp với chế độ kế toán đặc thù của từng loại hình doanh nghiệp. Bên cạnh đó thì tùy vào yêu cầu quản lý và lĩnh vực quy mô hoạt động của doanh nghiệp để từ đó lựa chọn cách thức hồn thiện phù hợp nhất.
3.2.2.4 Hoàn thiện kế tốn nghiệp vụ chi phí bán hàng phải đáp ứng yêu cầu hiệu quả và mang lại tính khả thi cao.
Đây chính là một yêu cầu quan trọng trong cơng tác hồn thiện nghiệp vụ kế tốn nói chung và hồn thiện nghiệp vụ chi phí bán hàng nói riêng. Tính hiệu quả thể hiện ở chỗ đòi hỏi các giải pháp hồn thiện kế tốn khi thực hiện phải đem lại sự cải tiến và sự hiệu quả trong cơng tác kế tốn của Cơng ty, đảm bảo cũng cấp thơng tin có tính tin cậy cao, chính xác và kịp thời để có thể phục vụ cho yêu cầu quản lý trên cơ sở chi phí bỏ ra để thực hiện các giải pháp hồn thiện là hợp lý nhất.
Cịn tính khả thi thể hiện ở chỗ địi hỏi các giải pháp hồn thiện phải giải quyết được những vấn đề phát sinh từ thực tế hoạt động hạch tốn chi phí bán hàng của Cơng ty, đồng thời đảm bảo được tính đơn giản, dễ hiểu mà vẫn phản ánh đúng bản chất, đúng nguyên lý kế tốn.
Chính vì vây, để có thể đảm bảo được yêu cầu này thì các giải pháp hồn thiện chi phí bán hàng đảm bảo
Thứ nhất, các thơng tin phải được cung cấp một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời phản ánh một cách trung thực về các khoản chi phí phát sinh trong doanh nghiệp vì chỉ
khi có được cung cấp những thông tin đầy đủ, kịp thời, trung thực thì các nhà quản trị doanh nghiệp mới có cơ sở đưa ra các quyết định đúng đắn trong kinh doanh.
Thứ hai, các phương pháp thu thập, xử lý, tập hợp và cung cấp thơng tin phải đảm bảo tính khoa học, hợp lý, phù hợp với tình hình thực tế của cơng ty. Phải cân đối giữa chi phí bỏ ra và lợi ích đạt được từ chi phí bỏ ra để có thể mang lại chất lượng thơng tin cao nhất cho các nhà quản trị doanh nghiệp.
Tóm lại, để đảm bảo việc hồn thiện kế tốn nghiệp vụ chi phí bán hàng tại Công ty cổng phần Nơng nghiệp Cơng nghệ cao Việt Nam có ý nghĩa cả về mặt lý luận và thực tiễn thì trong q trình hồn thiện phải đảm bảo thực hiện tốt và đồng bộ các yêu cầu trên.
3.2.3 Ý nghĩa của việc hồn thiện kế tốn nghiệp vụ chi phí bán hàng
Thơng qua việc hồn thiện kế tốn nghiệp vụ chi phí bán hàng của cơng ty cổng phần Nơng nghiệp Cơng nghệ cao Việt Nam có thể giúp doanh nghiệp
Tổ chức được bộ máy kế toán một cách khoa học và hợp lý vừa đảm bảo đáp ứng được yêu cầu quản lý và hạch toán của doanh nghiệp vừa phù hợp với các chuẩn mực và quy định hiện hành
Giúp nâng cao được hiệu quả của cơng tác kế tốn chi phí bán hàng nói riêng cũng như hiệu quả của cơng tác kế tốn doanh nghiệp nói chung để qua đó có thể nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp và nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
Giúp xây dựng được một quy trình kiểm sốt và hạch tốn chi phí chính xác, hợp lý để qua đó có thể cung cấp các thơng tin cần thiết đến các đối tượng có liên quan. Đặc biệt là dựa trên các báo cáo về chi phí bán hàng có thể giúp các nhà quản lý doanh nghiệp có thể nhìn nhận và đưa ra các quyết định một cách kịp thời và hợp lý để có thể tiết kiệm chi phí, nâng cao hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
3.3 Một số giải pháp nhằm hồn thiện kế tốn nghiệp vụ chi phí bán hàng tại cơng ty cổng phần Nông nghiệp Công nghệ cao Việt Nam
Trong thời gian thực tập công ty cổng phần Nông nghiệp Công nghệ cao Việt Nam, em thấy công tác kế tốn chi phí bán hàng của cơng ty được thực hiện khá tốt,
khá hồn thiện. Tuy nhiên, trước địi hỏi ngày càng cao của thị trường và để phù hợp với chế độ và các chuẩn mực kế tốn Việt Nam thì việc khơng ngừng hồn thiện cơng tác kế tốn chi phí bán hàng là một địi hỏi vơ cùng cấp thiết. Cụ thể là việc hoàn thiện cơng tác kế tốn nghiệp vụ chi phí bán hàng của cơng ty cổng phần Nơng nghiệp Cơng nghệ cao Việt Nam có thể được thực hiện theo các nội dụng sau:
3.3.1 Hoàn thiện về chứng từ ban đầu và quá trình luân chuyển chứng từ
Như đã nêu ở phần tồn tại của Công ty là hiện nay công ty chưa xây dựng được hệ thống chứng từ thanh tốn cho cán bộ khi đi cơng tác ở nước ngồi. Hiện nay, tại cơng ty nếu trường hợp cán bộ đi cơng tác ở nước ngồi thì đề dựa vào các biểu mẫu chứng từ như đi công tác trong nước, điều đó là khơng phù hợp, gây khó khăn cho việc kiểm sốt chi phí.
Do vậy, cơng ty nên đưa ra một hệ thống chứng từ thống nhất quy định về việc đi cơng tác nước ngồi của cán bộ trong cơng ty .
Bước 1: Khi cơng ty có nhu cầu cư cán bộ đi cơng tác nước ngồi thì trưởng bộ
phần làm tờ trình và dự trù kinh phí gửi lên ban giám đốc phê duyệt theo mẫu sau:
Công nghệ cao Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc =========&========
TỜ TRÌNH
(V/v cử cán bộ đi nước ngồi) Kính gửi: Tổng giám đốc Cơng ty
Trưởng phịng hành chính
Bộ phận:...........................................................................................
Xin cử Ơng/Bà:...................................................................................
Chức vụ: ..........................................................................................
Đi đến: ............................................................................................
Thời gian từ ngày : ……………………Đến ngày........................................
Mục đích chuyến đi :............................................................................ Kinh phí: Kinh phí do cơng ty cung cấp
Vậy phịng Marketing kinh trính tổng giám đốc Cơng ty và Trưởng phịng hành chính xem xét phê duyệt hồ sờ đi nước ngồi của Ơng/Bà:
Xin trân trọng cảm ơn
Hà Nội,
ngày…..tháng…..năm…. Người phê duyệt Người xem xét Người Đề nghị
Công ty cổ phần Nông nghiệp Công nghệ cao Việt Nam
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
=========&========
Dự Trù Kinh phí Cơng tác
( Trung Quốc )
1..Mục đích chuyến đi :…………………………………………………………...
2..Thành phần đoàn đi : (Họ tên, bộ phận, chức vụ )……………………………..
3..Thời gian cơng tác:…………………………………………………………….
Từ ngày:……………………..Đến ngày:…………………
4..Chi phí Chi phí Đơn vị Đơn giá Thành tiền Tổng cộng Vé máy bay Tiền ở Tiền ăn Taxi Lệ phí sân bay Tổng cộng Tổng cộng ( bằng chữ) :.......................................................................................... Kinh phí: Kinh phí do cơng ty cung cấp
Hà Nội, ngày…..tháng…..năm…. Người phê duyệt Người xem xét Người đề nghị
Bước 2: Sau khi nhận được tờ trình và dự trù kinh phí, tổng giám đốc sẽ xem xét
Công ty cổ phần Nơng nghiệp Cơng nghệ cao Việt Nam
CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
=========&========
Quyết định của Tổng giám đốc
( V/v cử cán bộ đi nước ngoài )
- Căn cứ Quyết định số ........./QĐ-....... ngày… tháng…. Năm…. của Công ty cổ phần Nông nghiệp Công nghệ cao Việt Nam về chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm, và quyền hạn của Tổng đốc Công ty
- Căn cứ Kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 20..... của Công ty
- Căn cứ phiên họp của Ban lãnh đạo Công ty ngày…. Tháng…. Năm….
Quyết định
Điều 1. Nay, cử ông (bà) hoặc cử đồn đi cơng tác gồm:
1......................................................................................................................... 2......................................................................................................................... Là cán bộ công ty cổ phần Nông nghiệp Công nghệ cao Việt Nam
Đi công tác tại:
Từ ngày:……………………..Đến ngày:…………………
Điều 2. Các Ơng (Bà) Trưởng Phịng Hành chính, Trưởng Phịng Tài chính, và các
thành viên có tên trong Điều 1 chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.
Hà Nội, ngày…..tháng…..năm…. Tổng giám đốc
Nơi nhận - Như điều 2
- Lưu Văn thu, Nhận sự
Bước 3: Sau khi triển khai cơng tác thực tế ở nước ngồi cán bộ về làm đề nghị
chuyến công tác cũng như các chứng từ chứng minh cho các khoản chi phí phát sinh ở nước ngoài như cuống vè máy bay, chứng từ khách san, đi lại
3.3.2 Hoàn thiện về tài khoản sử dụng và phương pháp kế tốn
Thứ nhất là về chi phí khấu hao TSCĐ của bộ phận marketing:
Hiện nay thì tồn bộ chi phí khấu hao TSCĐ của cơng ty đều được hạch tốn vào chi phí quản lý doanh nghiệp kể cả chi phí khấu hao TSCĐ của bộ phận bán hàng (marketing) của Cơng ty. Việc hạch tốn như vậy là sai với chế độ kế toán hiện hành. Về bản chất thì phần chi phí khấu hao TSCĐ của bộ phận bán hàng phải được hạch tốn vào chi phí bán hàng của cơng ty.
Do vậy, để có thể đảm bảo phản ánh đúng bản chất của các loại chi phí cũng như hiệu quả kinh doanh của cơng ty thì cơng ty nên mở thêm một tài khoản con của tài khoản 641. Đó là sử dụng thêm tài khoản;
TK 641.4: chi phí bán hàng: chi phí khấu hao TSCĐ Nội dung của tài khoản 641.4
Tài khoản này dùng để phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận marketing của doanh nghiệp bao gồm khấu hao oto phục vụ cho bộ phận marketing, khấu hao cơ sở vật chất phục vụ cho bộ phận marketing,…
Kết cấu:
Bên Nợ: Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ phân bổ cho bộ phận marketing của Cty Bên Có: Kết chuyển chi phí khấu hao TSCĐ của bộ phận marketing vào TK 911
“Xác định kết quả kinh doanh” để tính kết quả kinh doanh trong kỳ. Tài khoản này khơng có số dư cuối kỳ
Phương pháp hạch toán: Căn cứ để hạch tốn:
Trình tự hạch tốn:
Khi phát sinh chi phí khấu hao TSCĐ phân bổ cho bộ phận marketing thì ghi Nợ TK641(6414) Chi phí khấu hao TSCĐ
Cuối kỳ tập hợp chi phí khấu hao TSCĐ của bộ phận marketing trên tài khoản Chi phí bán hàng để tiến hành kết chuyển vào TK 911.0000 “Xác định kết quả kinh doanh”
Nợ TK911(911) TK641(641)
Thứ hai là về việc hạch tốn chi phí cơng cụ, dụng cụ
Như đã trình bảy ở trên thì việc hạch tồn chi phí cơng cụ, dụng cụ của cơng ty là