Phần 1 : TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
2.2. Phân tích, đánh giá thực trạng của hệ thống gửi tiền tiết kiệm tại ngân hàng Agribank
2.2.2.2. Thực trạng quản trị HTTT
Hoạt động quản trị hệ thống thơng tin (quản trị mạng máy tính, quản trị dự án phát triển hệ thống thông tin, quản trị Website) của Chi nhánh do Phịng Điện tốn chịu trách nhiệm.
Bên cạnh việc triển khai các phần mềm ứng dụng của hệ thống ngân hàng, hiện nay Phịng Điện tốn cịn có nhiệm vụ lập chương trình phần mềm ứng dụng phục vụ cho công tác điều hành thường xuyên của Ban lãnh đạo hoặc theo đề nghị các các chuyên đề; tìm hiểu và viết các câu lệnh dựa trên nền tảng phần mềm IPCAS để khai thác các dữ liệu từ hệ thống của Agribank Việt Nam. Đồng thời, phịng thường xun theo dõi hoạt động của tồn hệ thống, hỗ trợ trực tiếp các sự cố về kỹ thuật, phối hợp với các đơn vị cung cấp máy móc, thiết bị để bảo dưỡng định kỳ.
Trong thời gian qua, Agribank Đơng Hà Nội đã tiếp nhận và khai thác có hiệu quả các chức năng mới, các tiện ích của chương trình IPCAS II. Đây được coi là phần mềm “xương sống” của ngành ngân hàng. Do tất cả các điểm giao dịch đã được kết nối với mạng diện rộng và triển khai chương trình IPCAS nên đã tạo điều kiện cho việc nâng cao tốc độ thanh toán, triển khai thực hiện các sản phẩm dịch vụ ngân hàng như: Thanh toán quốc tế qua mạng Swift, chi trả chuyển tiền nhanh Western Union, Thu bảo hiểm Prudential, Bảo hiểm ABIC, POS, chùm dịch vụ Mobile Banking, Bù trừ điện tử… Tuy nhiên, hệ thống IPCAS tại Agribank Đông Hà Nội cũng bộc lộ những hạn chế:
- Chương trình giao dịch IPCAS do xử lý dữ liệu tập trung tại trung tâm dữ liệu do NHNo&PTNT Việt Nam quản lý, nên khi có những sự cố máy tính khách quan mà Chi nhánh khơng chủ động nắm bắt và xử lý một cách nhanh nhất, mà phải báo lên Trung tâm xử lý và chờ đợi được sữa chữa.
- Hệ thống đường truyền và máy chủ IPCAS cần cài thiện hơn nữa so với yêu cầu của lượng giao dịch khách hàng hiện có.
Cơng tác đào tạo đội ngũ cán bộ quản lý, nhân viên, nhất là việc khai thác và ứng dụng CNTT vào hoạt động nghiệp vụ luôn được Agribank Đông Hà Nội coi trọng. Hàng năm, Agribank Đông Hà Nội thường xuyên tổ chức tập huấn nghiệp vụ về tin học cho cán bộ quản lý, nhân viên của ngành. Đối với các cán bộ của chi nhánh, phải được cấp chứng chỉ về ứng dụng tin học của hệ thống Agribank mới được tham gia làm nghiệp vụ. Hiện tại, số nhân viên tham gia công việc quản trị HTTT (quản trị mạng, dữ liệu, rủi ro,…) là 3 người – thuộc Phịng Điện tốn, cịn thiếu nhân sự so với yêu cầu đặt ra trong quản lý công nghệ thông tin tại Chi nhánh.
2.2.3. Thực trạng nghiệp vụ gửi tiền tiết kiệm tại chi nhánh Agribank Đông Hà Nội 2.2.3.1. Mô tả quy trình
Quy trình mở sổ tiết kiệm
Tại quầy giao dịch của Ngân hàng có bảng tin thơng báo về dịch vụ tiền gửi tiết kiệm: Loại kỳ hạn, lãi suất ứng với từng loại kỳ hạn và loại tiền gửi để khách hàng có thể tham khảo, lựa chọn khi đến gửi tiết kiệm.
Bước 1: Khách hàng xuất trình Chứng minh nhân dân (CMND) (hoặc hộ chiếu) và thông báo số tiền gửi cho Giao dịch viên của Ngân hàng.
Khách hàng điền đầy đủ các thông tin trên Giấy gửi tiết kiệm như: thông tin người gửi (họ tên, số CMND, ngày cấp, nơi cấp, địa chỉ), thông tin gửi tiết kiệm (số tiền gửi, loại tiền gửi. loại tiết kiệm)
Sau khi điền đầy đủ các thông tin vào giấy gửi tiền tiết kiệm, khách hàng ký xác nhận rồi nộp lại cho giao dịch viên cùng với CMND và tiền gửi.
Bước 2: Căn cứ vào CMND và yêu cầu của khách hàng, giao dịch viên tìm kiếm thơng tin về khách hàng trong danh mục khách hàng. Nếu khơng tìm thấy khách hàng có số CMND đó thì thêm mới vào danh mục khách hàng. Giao dịch viên nhập các thông tin từ Giấy gửi tiền (họ tên, địa chỉ, số CMND, số tiền gửi, kỳ hạn gửi…) vào máy, in ra Sổ tiết kiệm và Phiếu lưu.
Bước 3: Giao dịch viên lấy mẫu chữ ký khách hàng lên Phiếu lưu, ký nhận vào giấy gửi tiền của khách hàng và Phiếu lưu, sau đó gửi tồn bộ chứng từ (giấy gửi tiền, sổ tiết kiệm, phiếu lưu) chuyển sang cho Kế toán.
Bước 4: Kế toán đối chiếu các yếu tố trên Sổ tiết kiệm, Phiếu lưu với số tiền nộp ghi trên Bảng kê các loại tiền nộp, nếu đúng thì ký tên lên tất cả các chứng từ và chuyển lại Sổ tiết kiệm, Phiếu lưu cho Kiểm soát.
Bước 5: Kiểm soát kiểm tra lại các yếu tố ghi trên Sổ tiết kiệm, Phiếu lưu và đối chiếu số liệu trên máy, nếu đúng thì ký tên lên tất cả chứng từ, duyệt trên máy và chuyển Sổ tiết kiệm cho Kế toán để trả cho khách hàng.
Bước 6: Kế toán giữ lại Phiếu lưu + Giấy gửi tiền; chuyển Sổ tiết kiệm lại cho khách hàng lưu giữ
Hình 2.5. Quy trình gửi tiền
Khách hàng đến gửi thêm tiền
Bước 1: Khách hàng điền đầy đủ thông tin vào giấy gửi tiền, ký xác nhận và nộp cho giao dịch viên.
Bước 2: Giao dịch viên tìm mã sổ tiết kiệm trong kho dữ liệu và đối chiếu chữ ký của khách hàng với mẫu chữ ký trong Phiếu lưu. Nếu đúng, giao dịch viên điền thêm thông tin từ giấy gửi tiền vào Phiếu lưu, sổ tiết kiệm và cập nhật giao dịch vào các kho dữ liệu liên quan.
Bước 3: Cuối cùng giao dịch viên ký nhận, gửi cho kiểm soát viên, kế toán viên xác nhận rồi trả lại sổ tiết kiệm cho khách hàng.
Bước 1: Khách hàng đến rút tiền phải mang theo sổ tiết kiệm, CMND (hộ chiếu) đã đăng ký lúc gửi tiền và thông báo số tiền cần rút cho Giao dịch viên.
Bước 2: Giao dịch viên nhập vào mã sổ tiết kiệm để xem các thông tin khách hàng, loại tiết kiệm, ngày gửi, ngày đến hạn, lãi suất, tiền lãi, tiền lãi nhập vốn, tiền vốn và in ra Giấy rút tiền cho khách hàng.
Bước 3: Khách hàng kiểm tra Giấy rút tiền, nếu đúng ký tên (ghi rõ họ tên).
Bước 4: Giao dịch viên đối chiếu chữ ký của khách hàng trên giấy rút tiền với mẫu trên Phiếu lưu, nếu đúng in số tiền rút vào Sổ tiết kiệm, Phiếu lưu và ký tên lên toàn bộ chứng từ, chuyển cho Kiểm soát.
Bước 5: Kiểm soát kiểm tra Giấy rút tiền, Sổ tiết kiệm, Phiếu lưu và đối chiếu với số liệu trên máy, nếu đúng ký tên, duyệt trên máy rồi chuyển cho Kế toán để chi tiền cho KH Bước 6: Kế toán:
- Chi tiền cho khách hàng, yêu cầu khách hàng ký tên lên Bảng kê các loại tiền rút, sau đó Kế tốn ký tên lên tất cả các chứng từ và chuyển trả Sổ tiết kiệm cho khách hàng (trường hợp sổ còn số dư).
- Chuyển Giấy rút tiền, Phiếu lưu cho Giao dịch viên theo qui định.
Các thông tin liên quan:
Các chức năng cơ bản của hệ thống IPCAS – nghiệp vụ tiền gửi (Deposit)
- Mở tài khoản:
+ Hệ thống xây dựng mã tài khoản các loại tiền gửi trên sổ cái và số tài khoản tiền gửi của khách hàng độc lập với nhau.
+ Khi khách hàng mở tài khoản, sau khi thanh tốn viên nhập đầy đủ các thơng tin, hệ thống sẽ tự động cung cấp số tài khoản theo thứ tự.
+ Số hiệu tài khoản của KH là duy nhất trên tồn hệ thống.
- Gửi tiền:
+ Có thể gửi cùng một thời gian vào nhiều tài khoản khác nhau.
+ Có thể gửi đa tệ trên cùng một tài khoản, hệ thống sẽ tự động chuyển đổi.
+ Có thể thực hiện giao dịch gửi tiền tại bất kỳ chi nhánh NHNo nào trong hệ thống NHNo trên toàn quốc.
+ Giao dịch viên có thể điều chỉnh bút tốn sai của giao dịch gửi tiền, hệ thống sẽ xử lý, cập nhật đúng số dư nhằm tính số lãi phải thanh tốn cho khách hàng.
Hình 2.8. Màn hình giao diện IPCAS – module Gửi tiền
Trường Account Number: Nhập số tài khoản KH.
Trường Funds currency: Chọn loại tiền KH muốn gửi.
Trường Exchage Rate: dùng chọn tỷ giá khi loại tiền của tài khoản là VND mà loại tiền giao dịch là ngoại tệ.
Trường Counterpart ccy.amt: Nhập số tiền KH gửi.
Chọn chấp nhận (OK). Hệ thống sẽ tự động ghi Có vào tài khoản khách hàng.
- Rút tiền:
+ Cho phép rút tiền tại quầy hoặc từ máy ATM hoặc tại bất kỳ chi nhánh nào thuộc hệ thống NHNo, hệ thống tự động cập nhật số dư, cho phép chuyển tiền vào các tài khoản khác, và cùng một thời gian cho phép thanh toán nhiều tờ séc khác nhau.
+ Khách hàng có thể rút tiền bằng loại tiền khác với loại tiền tệ khi mở tài khoản và hệ thống tự động quy đổi theo tỷ giá.
+ Tuỳ vào tình hình thực tế mà giao dịch viên có thể đăng ký cho khoản tạm ngừng hoạt động và nếu muốn tài khoản hoạt động trở lại thì cần có sự chấp thuận của người có thẩm quyền.
- Đóng tài khoản:
+ Có thể thực hiện đóng tài khoản tiền gửi theo yêu cầu của khách hàng hoặc khi tài khoản đến hạn.
+ Đối với tài khoản tiền gửi khơng kỳ hạn được phép thấu chi thì chỉ thực hiện việc đóng tài khoản sau khi khách hàng đã thanh toán lãi và gốc đầy đủ cho ngân hàng.
+ Số tiền thanh tốn khi đóng tài khoản = Vốn gốc + lãi - thuế thu nhập (nếu có) - Số tiền vay thấu chi (nếu có) – lãi thấu chi (nếu có).
+ Chỉ có chi nhánh mở tài khoản mới được phép đóng tài khoản của khách hàng.
- Gia hạn:
Gia hạn có thể thực hiện tự động hoặc thủ công, gia hạn gốc và lãi hoặc chỉ gia hạn gốc. Gốc và lãi được gia hạn dựa trên các điều khoản và điều kiện gia hạn. Việc gia hạn sẽ không làm thay đổi số tài khoản của khách hàng.
- Điều chỉnh, hủy bỏ
+ Bao gồm điều chỉnh bút toán gửi tiền, rút tiền, hủy việc tạm ngưng thanh toán, hủy việc mở tài khoản mới.
+ Tất cả các bút toán điều chỉnh, huỷ bỏ đều được lưu giữ trong hệ thống.
- Xử lý tự động
- Chứng nhận số dư tiền gửi - Quản lý Séc
- Đăng ký các thay đổi khác (Đăng ký ngừng thanh toán; Đăng ký phát hành thẻ; Đăng ký
thay đổi nội dung giao dịch trên tài khoản)
- Vấn tin (Vấn tin lịch sử giao dịch; vấn tin số dư của tài khoản; vấn tin trạng thái tài
khoản; vấn tin chi tiết của tài khoản; vấn tin lịch sử phí dịch vụ; vấn tin chi tiết lãi; vấn tin số dư bình quân năm, quý, tháng; vấn tin tiền tiết kiệm gửi góp)
- Báo cáo (Báo cáo danh sách tài khoản; báo cáo tài khoản đồng sở hữu; báo cáo giao
dịch tiền mặt; in sổ tiền gửi, sổ tiết kiệm; in chứng nhận số dư, in thơng báo…)
2.2.3.2. Phân tích hệ thống
Phân tích hệ thống về chức năng
Mơ tả chi tiết chức năng mức lá:
+ Chức năng 1.1 Nhận yêu cầu của KH: Khi khách hàng đến Ngân hàng yêu cầu giao
dịch, nhân viên giao dịch nhận thông tin, đồng thời cung cấp thông tin dịch vụ tiết kiệm tới khách hàng.
+ Chức năng 1.2 Mở sổ tiết kiệm và lập tài khoản: Với những khách hàng chưa có tài khoản tại Agribank, khách hàng cần chuẩn bị hồ sơ theo quy định và trực tiếp đến bất kỳ Chi nhánh nào của Agribank điền vào mẫu “Giấy gửi tiền tiết kiệm” và gặp nhân viên giao dịch để mở sổ tiết kiệm và lập tài khoản
Sau khi mở tài khoản, quý khách đến quầy giao dịch để làm thủ tục gửi tiền và nhận sổ tiết kiệm từ nhân viên giao dịch.
+ Chức năng 1.3 Phong tỏa sổ tiết kiệm: Đối với những sổ tiết kiệm đến hạn gửi thêm mà không đến gửi hoặc những sổ tiết kiệm khách hàng báo mất sổ, ngân hàng phải tiến hành phong tỏa sổ tiết kiệm
+ Chức năng 2.1 Kiểm tra giấy gửi tiền và sổ tiết kiệm: Kế tốn viên kiểm tra các
thơng tin trên Giấy gửi tiền, sổ tiết kiệm và đối chiếu số liệu trên máy, nếu đúng thì ký lên tất cả chứng từ, in Phiếu lưu và chuyển sổ Tiết kiệm để trả cho khách hàng
+ Chức năng 2.2 Nhận tiền: nhân viên giao dịch nhận tiền gửi của khách hàng và giao
cho khách hàng sổ tiết kiệm
+ Chức năng 3.1 Kiểm tra giấy đề nghị rút tiền và sổ tiết kiệm: Khi khách hàng có yêu
cầu rút tiền gửi tiết kiệm, khách hàng điền vào giấy đề nghị rút tiền. Kế tốn viên kiểm tra các thơng tin trên Giấy đề nghị, sổ tiết kiệm và đối chiếu số liệu trên máy, nếu đúng thì ký lên tất cả chứng từ, in Phiếu lưu.
+ Chức năng 3.2 Trả tiền: Đối với khách hàng rút lãi/ khách hàng rút một phần cả gốc
và lãi: nhân viên giao dịch trả tiền và giao lại cho khách hàng sổ tiết kiệm
+ Chức năng 3.3 Tất toán sổ tiết kiệm:
Đối với khách hàng rút cả gốc và lãi ngân hàng sẽ tiến hành tất toán sổ tiết kiệm. Hoặc đến ngày đáo hạn, ngân hàng sẽ tiến hành thủ tục tất toán sổ tiết kiệm.
+ Chức năng 4.1 Lập tra cứu báo cáo khách hàng: Cung cấp và lưu trữ thông tin tổng
hợp liên quan đến khách hàng (thông tin khách hàng, thông tin tài khoản khách hàng, thông tin sổ tiết kiệm).
+ Chức năng 4.2 Lập tra cứu báo cáo tiền khách gửi: Cung cấp và lưu trữ thông tin
liên quan đến tiền khách gửi.
+ Chức năng 4.3 Lập tra cứu báo cáo tiền khách rút: Cung cấp và lưu trữ thông tin
liên quan đến tiền khách rút.
+ Chức năng 4.4 Lập danh mục tra cứu báo cáo: Cung cấp và lưu trữ thông tin tổng
hợp các báo cáo.
- Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh (DFD mức 0): Ở mức này, chức năng tổng quản của hệ thống là Quản lý tiền gửi tiết kiệm. Với hệ thống này, có ba tác nhân ngồi có khả năng tác động đến hệ thống về mặt dữ liệu là: Khách hàng, Kế toán và Ban giám đốc. Bổ sung các luồng dữ liệu trao đổi giữa hệ thống và tác nhân ngồi, ta có biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh (DFD mức 0) như sau:
- Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh (DFD mức 2): + Chức năng Quản lý khách hàng
+ Chức năng Nhận tiền gửi:
+ Chức năng Trả tiền gửi:
+ Chức năng Lập tra cứu báo cáo:
Phân tích HT về dữ liệu
- Các thực thể và thuộc tính của các thực thể:
Thực thể 1: KhachHang (MaKH, HoTen, CMND, DiaChi, DienThoai, SoTaiKhoan,
LoaiTaiKhoan)
Thực thể 2: TaiKhoan (SoTaiKhoan, LoaiTaiKhoan, MaKH, LoaiTien, KyHan,
NgayCap, NgayDenHan, LaiSuat, SoTien, ChuKy)
Thực thể 3: SoTietKiem (MaSTK, HoTen, DiaChi, CMND, KyHan, NgayCap,
NgayDenHan, LaiSuat, SoTien, MaKH)
Thực thể 4: GiaoDich (MaGD, TenGD)
Thực thể 5: ChiTietGD (MaGD, MaKH, Ten GD, Ngay GD)
Thực thể 6: GiayGuiTien (SoGiayGT, SoTaiKhoan, LoaiTaiKhoan, HoTen, DiaChi,
CMND, SoTienGui, MaGD, MaKH)
Thực thể 7: GiayRutTien (SoGiayRT, SoTaiKhoan, LoaiTaiKhoan, HoTen, DiaChi,
CMND, SoTienRut, MaGD, MaKH)
Thực thể 8: PhieuLuu (SoPhieu, MaKH, SoTaiKhoan, HoTen, CMND, DiaChi,
- Mơ hình thực thể liên kết:
2.2.4. Đánh giá thực trạng quy trình gửi tiền tiết kiệm2.2.4.1. Ưu điểm của quy trình 2.2.4.1. Ưu điểm của quy trình
Về mặt nghiệp vụ:
Trước đây đa số các Ngân hàng đều áp dụng cơ chế nhiều cửa, nghĩa là mỗi giao dịch viên đảm trách một nhiệm vụ riêng lẻ (như đăng ký khách hàng, thực hiện giao dịch,