1.2 .Nội dung phân tích hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh
2.1. Tổng quan tình hình và ảnh hưởng nhân tố môi trường tại Công ty TNHH TM
2.1.1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý và bộ máy kế tốn tại Cơng ty TNHH TM Hà
Giang
a) Đặc điểm phân cấp quản lý hoạt động kinh doanh của công ty
Công ty TNHH TM Hà Giang tổ chức bộ máy quản lý theo mơ hình quản lý trực tuyến. Mọi hoạt động của công ty đều chịu sự điều hành từ ban Giám đốc, lãnh đạo theo dõi sát mọi hoạt động của công ty, chấp hành đầy đủ các chế độ chính sách Nhà nước theo đúng pháp luật.
Cơng ty TNHH TM Hà Giang là công ty TNHH thương mại; để phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh trong cơ chế thị trường, phù hợp với cán bộ và nhân viên quản lý, cơ cấu hoạt động của công ty được tổ chức như sau:
Giám đốc cơng ty Phó giám đốc kinh doanh Phịng kinh doanh Phịng tổ chức hành Phó giám đốc tài chính Phịng
Sơ đồ 01: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại cơng ty TNHH TM Hà Giang
Trong đó chức năng của từng bộ phận như sau:
Giám đốc: là người trực tiếp quản lý cao nhất của công ty, là người đại diện
pháp nhân của công ty trước pháp luật, chịu trách nhiệm trước nhà nước về các hoạt động của công ty và đại diện cho các quyền lợi của tồn bộ nhân viên trong cơng ty.Giám đốc đưa ra các đường lối, chính sách, phương hướng hoạt động của cơng ty.
Phó giám đốc: Dưới quyền giám đốc là phó giám đốc tài chính và phó giám
đốc kinh doanh, chịu trách nhiệm điều hành công ty theo phân công và uỷ quyền của giám đốc. Phó giám đốc kinh doanh chịu trách nhiệm điều hành bộ phận hành chính, bộ phận kinh doanh và bộ phận marketting của cơng ty, phó giám đốc tài chính trực tiếp quản lý và điều hành bộ phận tài chính kế tốn trong cơng ty, có trách nhiệm chiến lược tài chính của cơng ty.
Phịng tổ chức hành chính: Nghiên cứu lập kế hoạch hoạt động chung cho
tồn cơng ty. Tham mưu cho giám đốc về việc tổ chức nhân sự, điều chuyển, tiếp nhận hoặc thôi việc của cán bộ cơng nhân viên, thực hiện các chế độ chính sách do nhà nước quy định, đảm bảo điều kiện làm việc cho văn phịng Cơng ty.Giải quyết chính sách đối với người lao động (hưu trí, mất sức lao động, ốm đau, thai sản ,độc hại…) theo luật pháp hiện hành và theo quy định của Cơng ty.
Phịng tài chính kế tốn: Tổ chức quản lý về mặt giá trị của toàn bộ tài sản,
theo dõi phản ánh một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh về vật tư, tiền vốn của Công ty, lập kế hoạch thu chi ngân quỹ tài chính và lập Báo cáo tài chính theo quy định, đồng thời phải thường xuyên liên hệ với ngân hàng. Thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên, giao dịch thu chi với khách hàng.
Phòng Marketing : Phòng Marketing phụ trách các mảng về media, thiết kế
trang trí và sự kiện. Phịng marketing giúp cơng ty đẩy mạnh việc tiêu thụ hàng hóa thơng qua các phương pháp PR, tổ chức sự kiện nhằm thu hút khách hàng tới cơng ty mua hàng.
Phịng kinh doanh: Lập các kế hoạch kinh doanh và triển khai thực hiện;
thiết lập, giao dịch trực tiếp với hệ thống khách hàng, hệ thống nhà phân phối; thực hiện hoạt động bán hàng tới khách hàng nhằm mang lại doanh thu cho công ty; phối hợp với các bộ phận liên quan như kế toán, sản xuất, phân phối, … nhằm mang đến các dịch vụ đầy đủ nhất cho khách hàng.
b) Tổ chức bộ máy kế tốn trong cơng ty
Bộ máy kế toán ở Cơng ty TNHH TM Hà Giang hạch tốn độc lập nên được tổ chức thành phịng kế tốn có những nhiệm vụ sau:
-Tiến hành cơng tác kế tốn theo quy định Nhà Nước.
-Lập báo cáo kế tốn thống kê theo quy định Bộ Tài Chính, Tổng Cục thống kê và kiểm tra sự chính xác của các báo cáo do các phịng ban khác lập.
-Hỗ trợ Giám Đốc hướng dẫn, chỉ đạo các phòng và bộ phận thực hiện việc ghi chép ban đầu đúng chế độ, đúng phương pháp.
-Lưu trữ, bảo quản hồ sơ tài liệu quản lý tập trung thống nhất số liệu kế tốn thơng kê và cung cấp số liệu đó cho các bộ phận khác có liên quan
Sơ đồ 02:Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn tại cơng ty TNHH TM Hà Giang
Chức năng, nhiệm vụ của từng phần hành và quan hệ tương tác: Kế toán trưởng Kế tốn cơng nợ Thủ quỹ Kế tốn ngân hàng Kế toán kho Kế toán thuế
-Kế toán trưởng: tổ chức cơng tác kế tốn và bộ máy kế toán và bộ máy kế toán phù hợp với tổ chức kinh doanh của công ty. Chịu trách nhiệm trực tiếp trước giám đốc công ty về công việc thuộc phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của kế toán trưởng. Thực hiện các quy định của pháp luật về kế tốn, tài chính trong cơng ty. Tổ chức điều hành bộ máy kế toán theo quy định của Luật Kế toán và phù hợp với hoạt động của cơng ty. Lập Báo cáo tài chính
-Kế toán thuế: Trực tiếp làm việc với cơ quan thuế khi có phát sinh. Kiểm tra đối chiếu hóa đơn GTGT với bảng kê đầu ra, đầu vào. Hàng tháng lập báo có tình hình thuế GTGT đầu vào, đầu ra của tồn cơng ty, phân loại theo thuế suất. Theo dõi báo cáo tình hình nộp ngân sách, tồn đọng Ngân sách , hồn thuế. Cùng phối hợp với kế toán trưởng đối chiếu số liệu Báo cáo thuế của công ty với số liệu thực tế. Lập kế hoạch thuế GTGT, thu nhập doanh nghiệp và nộp Ngân sách.
` -Kế toán kho: Phản ánh số lượng , giá trị hiện có và tình hình biến động sản phẩm, hàng hóa tại đơn vị. cuối háng tiến hành kiểm kê hàng hóa. Thực hiện đầy đủ các sổ sách kế toán liên quan theo đúng qui định hiện hành.
-Thủ quỹ: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động các loại vốn bằng tiền của đơn vị gồm tiền mặt, ngoại tệ và các chứng chỉ có giá trị tại quỹ của đơn vị. Chịu trách nhiệm bảo quản tốt và an toàn tiền mặt tại quỹ của đơn vị. Thường xuyên đối chiếu với các kế toán khác để xác định chính xác số dư tiền mặt tại quỹ của đơn vị. Thực hiện đầy đủ các sổ sách kế toán liên quan theo đúng qui định hiện hành.
-Kế tốn cơng nợ: Phản ánh đầy đủ, kịp thời các khoản phải thu, phải trả phí, lệ phí, sự nghiệp, hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ và các khoản phải thu, phải trả khác phát sinh tại đơn vị. Phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh tốn các khoản nợ phải thu, phải trả của các đối tượng trong đơn vị (cán bộ và nhân viên) và ngoài đơn vị. Định kỳ lập báo cáo với cơ quan thuế về tình hình sử dụng hóa đơn, biên lai thu tiền và có kế hoạch chuẩn bị đầy đủ các ấn chỉ trên để đáp ứng kịp thời công tác thu ngân sách cho đơn vị. Thực hiện đầy đủ các sổ sách kế toán theo đúng qui định hiện hành.
- Kế toán ngân hàng : Căn cứ vào số liệu kế toán thanh toán cung cấp, lập ủy nhiệm chi thanh toán tiền hàng cho các nhà cung cấp. Theo dõi, hạch toán chứng từ ngân hàng, giúp Kế toán trưởng trong việc giao dịch các hợp đồng tín dụng, vay vốn, hỗ trợ lãi suất, thanh toán…cùng với ngân hàng.