1.1.1 .Đặc điểm và phân loại NVL
2.2. Thực trạng kế toán nguyên vật liệu xây dựng tại công ty cổ phần xây
2.2.1. Đặc thù về quản lý NVL tại công ty cổ phần xây dựng và thương mạ
Thiên Hưng
2.2.1.1. Các loại NVL và phân loại tại công ty
Trong ngành xây lắp, sản xuất, vật liệu bao gồm rất nhiều loại khác nhau, đặc biệt là trong ngành xây dựng cơ bản với nội dung kinh tế và tính năng lý hóa học khác nhau. Để có thể quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết tới từng loại vật liệu phục vụ cho kế hoạch quản trị … cần thiết phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu. Căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trị của chúng trong q trình thi cơng xây lắp, căn cứ vào yêu cầu quản lý nguyên vật liệu của doanh nghiệp thì nguyên vật liệu được chia thành các loại sau:
+ Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp xây lắp, là cơ sở vật chất cấu thành lên thực thể chính của sản phẩm.
Trong ngành xây dựng cơ bản còn phải phân biệt vật liệu xây dựng, vật kết cấu và thiết bị xây dựng. Các loại vật liệu này đều là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành lên sản phẩm của đơn vị xây dựng, các hạng mục cơng trình xây dựng nhưng chúng có sự khác nhau. Vật liệu xây dựng là sản phẩm của ngành công nghiệp chế biến được sử dụng trong đơn vị xây dựng để tạo lên sản phẩm như hạng mục cơng trình, cơng trình xây dựng như gạch, ngói, xi măng, sắt, thép… Vật kết cấu là những bộ phận của cơng trình xây dựng mà đơn vị xây dựng sản xuất hoặc mua của đơn vị khác để lắp vào sản phẩm xây dựng của đơn vị xây dựng sản xuất hoặc mua của đơn vị khác để lắp vào sản phẩm xây dựng của đơn vị mình như thiết bị vệ sinh, thơng gió, truyền hơi ấm, hệ thống thu lôi…
+ Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu tham gia vào q trình sản xuất, khơng cấu thành thực thể chính của sản phẩm. Vật liệu phụ chỉ tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm: Làm tăng chất lượng vật liệu chính và sản phẩm, phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ thi cơng, cho nhu cầu cơng nghệ kỹ thuật bao gói sản phẩm. Trong ngành xây dựng cơ bản gồm: sơn, dầu, mỡ… phục vụ cho quá trình sản xuất. + Nhiên liệu: Về thực thể là một loại vật liệu phụ, nhưng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong q trình thi cơng, kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm có thể diễn ra bình thường. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, khí, rắn như: xăng, dầu, than củi, hơi đốt dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phương tiện máy móc, thiết bị như: mũi khoan, săm lốp.
+ Phụ tùng thay thế: Là những loại vật tư, sản phẩm dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ dụng cụ sản xuất…
+ Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm cả thiết bị cần lắp, khơng cần lắp, cơng cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các cơng trình xây dựng cơ bản.
+ Phế liệu: Là các loại vật liệu loại ra trong quá trình thi cơng xây lắp như gỗ, sắt, thép vụn, vỏ bao xi măng, vỏ thùng chứa dầu... hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định.
Tuỳ thuộc vào yêu quản lý và kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu nêu trên lại được chia thành từng nhóm, từng thứ một cách chi tiết hơn. Ví dụ như: Xi măng gồm có:
+ Xi măng Hồng Thạch. + Xi măng Bỉm Sơn.
Dầu cũng được phân thành nhóm: + Dầu nhờn
+ Dầu thải + Dầu phanh…
Hiện nay cơng ty có các kho có thể chứa chủng loại vật tư giống nhau hoặc khác nhau. Riêng các loại vật liệu như: vôi, cát, sỏi … thơng thường được đưa thẳng tới chân cơng trình và trạm trộn bê tơng.
2.2.1.2. Xác định giá thực tế NVL tại công ty
Đánh giá vật liệu là việc xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định. Công ty Cổ phần xây dựng và thương mại Thiên Hưng nhập, xuất vật liệu phản ánh theo giá thực tế.
Việc tính giá vật liệu là khâu quan trọng trong tổ chức kế toán vật liệu. Phương pháp tính giá hợp lý sẽ có tác dụng rất lớn trong sản xuất kinh doanh và trong việc sử dụng và hạch toán nguyên vật liệu.
Trên nguyên tắc vật liệu là tài sản lưu động đòi hỏi phải được đánh giá thực tế. Song, cơng tác kế tốn vật liệu cịn có thể đánh giá theo giá hạch toán. Giá vật liệu nhập kho gồm giá hóa đơn, khi xuất kho vật liệu kế tốn tính giá thực tế vật liệu xuất kho theo đơn giá thực tế đích danh.
Thực tế việc đánh giá vật liệu ở công ty Cổ phần xây dựng và thương mại Thiên Hưngnhư sau:
Vật liệu nhập kho của công ty chủ yếu là vật liệu mua ngồi. Cơng ty có đội xe riêng nên khi mua vật tư với số lượng lớn thì chi phí vận chuyển do bên bán chịu và chi phí này được tính vào giá mua vật tư. Như vậy giá trị vật liệu nhập kho là giá thực tế ghi trên hóa đơn (bao gồm cả chi phí vận chuyển).
Ngồi ra, tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá thực tế của vật liệu được xác định như sau: - Đối với nguyên vật liệu mua ngoài:
+ Trường hợp vật liệu mua ngồi do bên bán vận chuyển thì giá vốn thực tế vật liệu nhập kho là giá mua ghi trên hố đơn GTGT (có bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, thuế nhập khẩu nếu có nhưng khơng bao gồm thuế GTGT).
+ Trường hợp Vật liệu mua ngoài mà phải thuê bên ngồi vận chuyển, bốc dỡ thì giá vốn thực tế vật liệu nhập kho được xác định theo công thức sau:
+
Trường hợpvật liệu mua ngồi do cơng ty tự vận chuyển thì giá vốn thực tế vật liệu nhập kho là giá mua chưa có thuế GTGT nhưng khơng có chi phí vận chuyển, bốc dỡ mà chi phí này sẽ được hạch tốn vào chi phí nhân cơng trực tiếp hoặc chi phí sản xuất chung. - Đối với phế liệu thu hồi: Giá vốn được xác định trên cơ sở giá bán được chấp nhận trên thị trường. Phế liệu được tập hợp tại kho chờ thanh lý và giá thu được khi bán phế liệu được xác định theo biên bản thanh lý.
* Giá thực tế vật liệu xuất kho.
+ Khi xuất kho vật liệu cho các đội xây lắp phục vụ thi cơng cơng trình thì sử dụng
giá xuất kho bằng giá thực tế đích danh (bao gồm giá hóa đơn cộng các chi phí khác có liên quan đến lơ hàng như: chi phí bốc xếp, tìm kiếm nguồn hàng…). Vật liệu xuất kho thuộc lơ hàng nào thì căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho lơ hàng đó để xác định giá thực tế vật liệu xuất kho.
Ví dụ: Theo phiếu xuất kho số 33 ngày 08/02/2013. Xuất cho anh Luân 40 tấn xi măng
Hoàng Thạch với đơn giá là 1.450.000đ/ tấn.
Như vậy giá thực tế là: 40 x 1.450.000 = 58.000.000đ.
(xem phụ lục 4)
2.2.2. Thực trạng kế tốn ngun vật liệu tại cơng ty
Giá trị thức tế vật liệu, nhập kho
=
Giá mua chưa có thuế GTGT + Chi phí thu mua + Thuế nhập khẩu (nếu có)
2.2.2.1. Chứng từ sử dụng
+ Phiếu nhập kho: Do bộ phận mua hàng hoặc bộ phận sản xuất lập thành 2 liên
(đối với vật tư, hàng hóa mua ngồi) hoặc 3 liên (đối với vật tư tự sản xuất) và người lập phiếu ký, người giao hàng mang phiếu đến kho để nhập vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá.
Nhập kho xong thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập kho và cùng người giao hàng ký vào phiếu, thủ kho giữ liên 2 để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phịng kế tốn để ghi sổ kế toán và 1 liên lưu lại nơi lập phiếu, liên 3 (nếu có) giao cho người giữ hàng,
+ Phiếu xuất kho: Do các bộ phận xin lĩnh hoặc do bộ phận quản lý, bộ phận kho
lập thành 3 liên. Sau khi lập xong, người lập phiếu và kế toán trưởng ký xong chuyển cho giám đốc hoặc người được uỷ quyền duyệt giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho để nhận hàng. Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu. Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế tốn để ghi vào sổ kế toán. Liên 3: Người nhận giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng.
+ Biên bản kiểm nghiệm: Nêu ra ý kiến của ban kiểm nghiệm về chất lượng, số
lượng, nguyên nhân đối với vật tư, sản phẩm, hàng hố khơng đúng số lượng, quy cách phẩm chất và cách xử lý.
Biên bản kiểm nghiệm lập thành 2 bản: 1 bản giao cho người giao hàng, 1 bản giao cho phịng kế tốn.
Trường hợp vật tư, sản phẩm, hàng hố khơng đúng số lượng, quy cách, phẩm chất so với chứng từ hố đơn thì lập thêm một liên kèm theo chứng từ liên quan gửi cho đơn vị bán vật tư, hàng hoá để giải quyết.
+ Phiếu thu: Do kế toán lập thành 3 liên, ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu và
ký vào phiếu thu, sau đó chuyển cho kế tốn trưởng xem xét và giám đốc ký duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ vào phiếu thu trước khi ký và ghi rõ họ tên.
Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi sổ quỹ, 1 liên giao cho người nộp tiền, 1 liên lưu lại nơi lập phiếu. Cuối ngày toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán.
+ Phiếu chi: được lập thành 3 liên và chỉ sau khi có đủ chữ ký của người lập
người nhận tiền phải ghi số tiền đã nhận bằng chữ, ký và ghi rõ họ, tên vào phiếu chi. Liên 1 lưu ở nơi lập phiếu, liên 2 thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để vào sổ kế toán, liên 3 giao cho người nhận tiền.
+ Hoá đơn GTGT + Thẻ kho.
+ Hoá đơn bán hàng
(xem phụ lục 1)
2.2.2.2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty 2.2.2.2.1. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu.
Khi vật tư về kho, thủ kho có trách nhiệm sắp xếp vật liệu trong kho một cách khoa học, hợp lý đảm bảo yêu cầu quản lý và thuận tiện cho việc theo dõi nhập và tồn. phiếu nhập kho được ghi thành 03 liên.
Liên 01: Lưu tại gốc.
Liên 02: Giao cho cá nhân để giảm nợ kèm theo hóa đơn GTGT. Liên 03: Giao cho kế toán vật liệu để vào thẻ kho.
Trên phiếu nhập kho chỉ ghi số lượng thực nhập và yêu cầu thủ kho ký vào. Phiếu nhập kho là căn cứ để thủ kho ghi vào thẻ kho, trên thẻ kho chỉ ghi chỉ tiêu số lượng. Kế toán định khoản:
Nợ TK 152 – Nguyên vật liệu Nợ TK 1331 – thuế GTGT
Có TK 331 – phải trả người bán.
Ví dụ: Phiếu nhập kho số 56 ngày 06/2/2013 mua xi măng Hoàng Thạch và cát vàng
do anh Luân mua tại Công ty TNHH vật liệu XD HCC.
(xem phụ lục 2) 50 tấn xi măng x 1.450.000 = 72.500.000đ 50 M3 cát vàng x 250.000 = 12.500.000 Thuế VAT 10% 8.500.000đ Tổng cộng 93.500.000đ Kế toán định khoản: Nợ TK 1521XM 72.500.000đ
Nợ TK 1521CV 12.500.000đ Nợ TK 1331 8.500.000đ Có TK 331 93.500.000đ
Khi vật tư về nhập kho, thủ kho có trách nhiệm theo dõi, bảo quản, sắp xếp bố trí vật liệu trong kho một cách khoa học hợp lý đảm bảo yêu cầu quản lý và thuận tiện cho việc theo dõi nhập – xuất – tồn.
- Trường hợp mua NVL có chi phí vận chuyển hoặc bốc dỡ. Kế toán sẽ cộng tiền hàng với chi phí vận chuyển và bốc dỡ rồi chia cho số lượng NVL để ra đơn giá mới. Đây thường là những loại NVL có khối lượng nhập lớn, địi hỏi phải có máy móc trong q trình nhập hàng như Xi măng, cát vàng…
Ví dụ: Ngày 13/2/2013 cơng ty ký hợp đồng mua cát vàng theo phiếu nhập kho số 91 theo hóa đơn GTGT GB/2013B – 004565, khối lượng: 30 m3, đơn giá 250.000 đồng/m3 , tiền hàng là 7.500.000 đồng, tiền vận chuyển là: 1.500.000 đồng, tiền thuế GTGT (10%) là: 900.000 đồng, tổng tiền ghi trên hóa đơn là: 9.900.000 đồng.
Kế tốn HTK tiến hành nhập kho bình thường. Tính tốn và hạch tốn như sau: Trị giá vốn cát vàng nhập kho là: 7.500.000 + 1.500.000 = 9.000.000 (đồng) Đơn giá 1 m3 cát vàng được tính lại = 9.000 .00030 = 300.000 (đồng/ m3)
- Với các khoản chiết khấu thanh toán được hưởng, kế toán căn cứ vào các chứng từ thanh tốn để ghi giảm cơng nợ phải trả hoặc tăng tiền nếu nhận chiết khấu bằng tiền và ghi nhận doanh thu từ hoạt động tài chính.
Ví dụ: Ngày 13/2/2013 cơng ty mua bao bì của cơng ty bao bì Thanh Nam theo hóa đơn GTGT số 003467, số lượng 12 tấn, đơn giá ( kể cả vận chuyển và bốc dỡ) là 2.650.000 đ, thuế GTGT (10%): 3.180.000đ, tổng giá thanh tốn ghi trên hóa đơn là: 34.980.000đ, công ty đã nhận nợ nhà cung cấp. Cơng ty nhận được chiết khấu thanh tốn của đối tác khi mua hàng số lượng lớn là 2%.
Kế toán tiền hành nhập kho và ghi nhận khoản chiết khấu thanh toán được hưởng như sau: (ĐVT: đồng)
Nợ TK 1562 31.800.000 Nợ TK 133 3.180.000 Có TK 331 34.980.000
Nợ TK 331 (34.980.000 x 2% = 699.600 )
Có TK 515 699.600
- Với trường hợp NVL kém chất lượng cần trả lại NVL hoặc giảm giá NVL
Tại công ty cổ phần xây dựng và thương mại Thiên Hưng, NVL khi mua về, sau khi bên bán hàng đã xuất hóa đơn và chuyển hàng đến cơng ty, bộ phận KCS kiểm tra chất lượng hàng hóa, nếu hàng hóa về nhập kho đạt u cầu thì tiến hành nhập kho như bình thường; nếu NVL khơng đạt u cầu chất lượng và chưa nhập kho, DN tiến hành trả lại hàng hoặc trả lại một phần hàng không đạt chất lượng.
Ví dụ: Ngày 07/02/2013 cơng ty tiến hành nhập xi măng của công ty TNHH vật liệu
XD HCC theo hóa đơn GTGT số 001779, số lượng 14 tấn, đơn giá: 1.450.000 đồng/tấn, thuế GTGT (10%) 2.030.000 đ. Tổng giá thanh toán là 22.330.000đ.
Sau quá trình nhập kho nhân viên kho đã xác định số hàng trên kém chất lượng và báo bộ phận liên quan yêu cầu xuất trả lại số hàng trên theo Biên bản trả lại hàng ( phụ lục số ). Kế toán ghi bút toán như sau:
Nợ TK 131 22.330.000 Có TK 1331 2.030.000 Có TK 1521XM 20.300.000
2.2.2.2.2. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu.
Căn cứ vào kế hoạch và tiến độ sản xuất sản phẩm. Đặc biệt căn cứ vào khối lượng sản phẩm và định mức tiêu hao vật tư, phòng kinh doanh, phòng vật tư chủ động đối chiếu vật tư hiện có trong kho để viết phiếu cấp phát vật tư cho đội cơng trình, cho từng đối tượng sử dụng theo số lượng do Giám đốc công ty duyệt. Cụ thể thống kê vật tư căn cứ vào nhu cầu của từng đối tượng sản phẩm như thiết kế xây dựng bể bơi, làm nền đường…
Phiếu yêu cầu cấp vật tư được thủ kho và người nhận hàng ký xác nhận thực xuất, thực nhận vào phiếu.
Phiếu xuất kho 01 liên giao cho thủ kho lưu tại gốc để ghi thẻ, 01 liên giao cho phịng kế tốn, 01 liên giao cho đơn vị nhận hàng.
Ví dụ: Ngày 08 tháng 2 năm 2013 Bộ phận cung ứng vật tư nhận được Phiếu yêu cầu
cấp vật tư của anh Nguyễn Cao Luân thuộc xí nghiệp xây lắp 3 (Tại cơng trình KFC xã đàn) yêu cầu cấp một số vật tư như sau:
(Xem Phụ Lục 3)
- Sau khi nhận được phiếu yêu cầu cấp vật tư, căn cứ vào phiếu yêu cầu cấp vật tư, bộ phận quản lý sản xuất tiến hành lập Phiếu xuất kho rồi giao cho thủ kho phiếu xuất đã được Giám đốc duyệt, thủ kho xem xét tình hình số lượng nguyên, vật liệu tồn trong kho mà xuất kho, thủ kho ghi vào phần số lượng thực xuất trên phiếu xuất.