5. Kết cấu khóa luận
2.2. Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH thiết bị điện
2.2.5.1. Chứng từ và chế độ luân chuyển chứng từ
Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu của Công ty TNHH thiết bị điện Thăng Long chủ yếu là mua ngồi do vậy thủ tục nhập kho ln được coi trọng. Việc cung ứng vật tư cho sản xuất hoặc cho các đối tượng khác như bán hàng, quản lý …trong cơng ty đều do phịng kinh doanh thực hiện. Căn cứ vào tình hình sản xuất và dự trữ nguyên vật liệu của tồn cơng ty, phòng kinh doanh lập kế hoạch sản xuất ( kế hoạch thu mua nguyên vật liệu ) từ đó tính ra số ngun vật liệu trong kỳ sau đó bàn với đối tác để ký kết hợp đồng. Cơng ty lấy mẫu chuyển xuống phịng kỹ thuật chất lượng kết hợp với phòng kinh doanh tiến hành kiểm nghiệm vật tư nếu đạt yêu cầu thì nhập kho nguyên vật liệu.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT, giấy báo nhận hàng phịng kinh doanh làm phiếu nhập kho. Thủ kho căn cứ vào số lượng viết số thực nhập. Phiếu nhập kho gồm 3 liên: 1 liên tại cuống, 1 liên thủ kho nhận vào thẻ kho sau đó giao cho kế tốn ngun vật liệu, 1 liên nhân viên vận chuyển chuyển kèm với hóa đơn GTGT cho kế tốn cơng nợ với người bán.
Nếu nguyên vật liệu đạt tiêu chuẩn thì cho phép nhập kho, ngun vật liệu khơng đạt tiêu chuẩn thì trả lại nhà cung cấp, nguyên vật liệu không đúng quy cách phẩm chất đã ghi trên hợp đồng thì trả lại nhà cung cấp và yêu cầu giảm giá lô hàng nhập, trường hợp xảy ra thừa thiếu NVL thì tùy theo từng nguyên nhân để xử lý. Khi NVL được chấp nhận nhập kho thì kế tốn NVL lập phiếu nhập kho
Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán vào sổ các sổ kế tốn tương ứng thơng qua nhập chứng từ trên máy.
Dựa trên các hóa đơn GTGT mà kế tốn lập ra các bảng kê, chứng từ hàng hóa dịch vụ mua ngồi, căn cứ trên bảng kê này kế tốn tính ra số thuế GTGT được khấu trừ và số liệu được ghi đông thời vào sổ chi tiết liên quan.
Định kỳ kế toán bù trừ thuế GTGT đầu vào và thuế GTGT đầu ra để tính ra số thuế nộp cho Nhà nước
Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu của Công ty phục vụ cho phân xưởng mà còn phục vụ cho hoạt động khác như cửa hàng các phòng ban quản lý, đối với những NVL xuất ra phải có chứng từ hợp lệ. Chứng từ sử dụng để xuất kho NVL là Phiếu xuất kho.
Hàng tháng có kế hoạch sản xuất, các phân xưởng căn cứ vào quyết định về nhu cầu về vật liệu, vật tư do phịng kinh doanh lập đã thơng qua sự xét duyệt của giám đốc, viết phiếu yêu cầu NVL, vật tư, phụ tùng kèm theo kế hoạch để xuống lĩnh NVL tại kho.
Căn cứ vào phiếu yêu cầu NVL, phiếu xuất kho thủ kho xuất hàng ra và ghi vào cột thực xuất. Phiếu xuất kho phải có chũ ký của thủ trưởng đơn vị, thurkho, người nhận hàng, phụ trách bộ phận sử dụng, phụ trách cung tiêu. Phiếu xuất kho có 3 liên: Liên 1 lưu lại cuống, liên 2 giao cho người nhận hàng, liên 3 giao cho thủ kho giữ để vào thẻ kho sau đó chuyển lên phịng kế tốn. Kế toán NVL căn cứ vào phiếu xuất kho vào sổ chi tiết vật tư.
2.2.5.2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty
Công ty TNHH thiết bị điện Thăng Long sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán nguyên vật liệu.Việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu được tiến hành đồng thời ở kho và phịng kế tốn.
Hạch toán tại kho
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập xuất thủ kho ghi vào thẻ kho theo dõi chỉ tiêu số lượng tình hình nhập xuất của từng loại vật liệu, cuối ngày tính ra số tồn kho sau đó ghi vào cột tồn của thẻ kho.
Mỗi loại nguyên vật liệu sử dụng một tờ thẻ kho tập hợp thành một bộ thẻ kho để theo dõi chung.Thẻ kho được sắp xếp theo loại, nhóm, nguyên vật liệu được ký mã hiệu riêng để tiện cho việc sử dụng,ghi chép, kiểm tra, đối chiếu và quản lý.
Khi nhận được chứng từ về nhập xuất kho, thủ kho thực hiện việc kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ. Các chứng từ nhập xuất được thủ kho tập hợp lại sau đó chuyển giao cho kế tốn ngun vật liệu phụ trách theo dõi về số liệu, về lượng và giá trị nguyên vật liệu của từng kho.
Hạch tốn tại phịng kế toán
Định kỳ 5 ngày một lần kế toán chi tiết nguyên vật liệu phải xuống kho kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho, đối chiếu kiểm tra đóng dấu chất lượng số tồn kho cuối kỳ của từng nguyên vật liệu và nhận chứng từ nhập xuất.
Khi nhận được chứng từ nhập, xuất do thủ kho chuyển giao, kế tốn kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ sau đó tiến hành nhập số liệu vào máy tính theo mã số riêng. Trình tự ghi sổ trên máy hồn tồn giống với làm thủ công,mọi thao tác đã được cài đặt trong phần mềm.
Để việc kiểm tra xác suất kế toán vào mã hóa của nguyên vật liệu nào đó vào một số bất kỳ, in số liệu trên màn hình để kiểm tra một cách nhanh chóng. Tuy chứng từ khơng được ghi hàng ngày nhưng kế toán căn cứ số liệu và số ngày ghi trên phiếu nhập, xuất để vào lần lượt theo thứ tự từng ngày trong tháng. Từng loại nguyên vật liệu được vào số lượng và căn cứ trên đơn giá để tính giá trị nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình qn gia quyền liên hồn. Giá trị nguyên vật liệu nhập, xuất, tồn đầu và cuối ngày được tính một cách cụ thể, phương pháp tính được cài đặt trong phần mềm máy tính. Máy tính sẽ đưa ra đơn giá nhập, xuất, căn cứ vào chứng từ nhâp xuất nguyên vật liệu vào sổ chi tiết nhập, sổ chi tiết xuất nguyên vật liệu máy tính sẽ tự động vào báo cáo nhập xuất tồn ngay tại thời điểm đó.
Cuối tháng, đối với ngun vật liệu chính kế toán tổng hợp số liệu lập báo cáo nhập xuất tồn theo từng loại nguyên vật liệu trên. Kế toán căn cứ vào sổ chi tiết xuất nguyên vật liệu để lập bảng phân bổ số 2
2.2.6. Kế tốn tổng hợp ngun vật liệu tại Cơng ty TNHH thiết bị điện Thăng Long
Tại Công ty TNHH thiết bị điện Thăng Long hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, thường xuyên phản ánh quá trình nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp.
2.2.6.1. Chứng từ sử dụng
- Chứng từ kế toán tăng nguyên vật liệu
Căn cứ vào nhu cầu sản xuất sản phẩm và định mức tiêu hao nguyên vật liệu, phòng vật tư lên kế hoạch nhập nguyên vật liệu. Hàng tháng sau khi nhân viên tiếp liệu nguyên vật liệu về, bộ phận kiểm tra sẽ kiểm tra chất lượng, quy cách, số lượng và ghi
vào biên bản kiểm nghiệm vật tư sau khi đã đối chiếu hóa đơn mua hàng. Hóa đơn mua hàng phải có chữ ký và đóng dấu của trưởng phịng kế tốn ngun vật liệu và các đơn vị có liên quan. Căn cứ vào hóa đơn mua hàng và phiếu nhập kho thủ kho sẽ tiến hành kiểm nhận hàng và nhập kho, ghi số lượng thực nhập vào cột thực nhập trên phiếu nhập kho, ghi số lượng nhập kho vào thẻ kho và chuyển hóa đơn, phiếu nhập kho cho kế tốn ngun vật liệu để kế tốn ghi số lượng nhập kho vào sổ kho, tính ra giá trị ngun vật liệu và cơng cụ dụng cụ nhập kho.
Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên phải có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan.
Một liên lưu ở phịng kế tốn
Một liên giao cho thủ kho khi nhập kho để vào thẻ kho Một liên giao cho người bán
Các chứng từ sử dụng trong kế toán tăng nguyên vật liệu + Phiếu nhập kho (Phụ lục 02)
+ Phiếu xuất kho (Phụ lục 02) + Biên bản kiểm nghiệm + Thẻ kho
+ Hoá đơn GTGT
- Chứng từ kế toán giảm nguyên vật liệu
Căn cứ vào dự trù vật tư được duyệt do các bộ phận có nhu cầu sử dụng vật tư, phòng vật tư sẽ viết phiếu xuất kho cho từng loại vật tư. Mỗi phiếu xuất kho được lập thành 3 liên
+ Một liên người nhận hàng sau khi nhận hàng sẽ giữ
+ Hai liên giao cho thủ kho làm căn cứ xuất vật tư, thủ kho tiến hành xuất vật tư theo đúng chủng loại, ghi số lượng xuất kho vào cột thực xuất trên phiếu xuất kho, ghi số lượng xuất kho vào cột xuất trên thẻ kho, chuyển hai liên phiếu xuất kho này cho kế toán nguyên vật liệu để kế toán ghi số lượng xuất kho vào cột xuất, ghi đơn giá xuất kho lên cột đơn giá và tính ra thành tiền trên phiếu xuất kho. Kế toán nguyên vật liệu lưu một liên, một liên chuyển cho kế tốn tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành để làm căn cứ tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm
Mỗi phiếu xuất kho khi chuyển cho kế toán phải đầy đủ chữ ký của thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng, phụ trách chi tiêu, người nhận hàng, thủ kho
2.2.6.2. Tài khoản sử dụng
Hiện nay, Công ty đang sử dụng các tài khoản sau:
TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
TK này dùng để phản ánh số liệu và tình hình biến động các loại nguyên liệu, vật liệu trong kho của doanh nghiệp xây lắp.
Kết cấu của TK 152
- Bên Nợ: Giá trị thực tế nguyên liệu, vật liệu nhập kho trong kỳ.
Trị giá nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê.
- Bên Có: Trị giá thực tế nguyên liệu, vật liệu xuất kho trong kỳ.
Khoản giảm giá nguyên liệu, vật liệu mua vào; trị giá nguyên liệu vật liệu mua
trả lại người bán.
Trị giá nguyên liệu vật liệu thiếu phát hiện khi kiểm kê.
- Dư Nợ: Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho. TK 152 có 6 tài khoản cấp 2
+ TK 152.1 - Nguyên liệu, vật liệu chính: Phản ánh cả giá trị thực tế của nguyên liệu, vật liệu chính mua ngồi, nhận của bên giao thầu (bên A) ứng trước (nếu có) để thực hiện khối lượng xây lắp, nhận thầu, gia công, tự chế biến.
+ TK 152.2 - Vật liệu phụ + TK 152.3 - Nhiên liệu
+ TK 152.4 - Phụ tùng thay thế
+ TK 152.6 - Thiết bị XDCB: phản ánh cả giá trị thiết bị XDCB của bên giao thầu (bên A) giao hoặc bên A uỷ nhiệm cho đơn vị nhận thầu (bên B) mua thiết bị thuộc vốn thiết bị cho cơng trình XDCB để sau đó lắp đặt vào cơng trình.
+ TK 152.8 - Vật liệu khác
Ngồi ra, Cơng ty cịn sử dụng các TK thanh toán liên quan đến nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu như sau:
- TK 111: Tiền mặt
- TK 112: Tiền gửi Ngân hàng
- TK 311: Vay ngắn hạn
- TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Để phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến việc xuất kho nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất, Công ty sử dụng các tài khoản sau:
- TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - TK 623: Chi phí máy thi cơng
- TK 627: Chi phí sản xuất chung
- TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Tài khoản 151- Hàng mua đang đi đường
Công ty hiện tại chưa tiến hành sử dụng TK 151-Hàng mua đang đi đường để phản ánh nghiệp vụ hàng mua cuối tháng chưa về nhập kho. Khi đó phát sinh nghiệp vụ hóa đơn về trước những hàng chưa về nhập kho. Khi phát sinh nghiệp vụ hóa đơn về trước nhưng hàng vẫn chưa về thì kế tốn vẫn để lại chờ hàng về mới tiến hành hạch tốn. Việc ghi chép như vậy khiến cơng ty khơng quản lý được tài sản của mình. Khi hàng mua đã nhận được hóa đơn thì hàng mua đó đã thc quyền sở hữu của doanh nghiệp, đồng thời phải phản ánh công nợ phải trả người bán. Công ty phải ghi sổ kế tốn theo dõi sản phẩm,cơng nợ đồng thời kê khai thuế GTGT đầu vào được khấu trừ ngay trong tháng nhận được hóa đơn.
2.2.6.3. Trình tự hạch tốn
a. Đối với nguyên vật liệu nhập kho
NVL là tài sản lưu động của Công ty và được nhập- xuất thường xuyên. Bên cạnh cơng tác kế tốn chi tiết NVL , kế tốn tổng hợp tình hình nhập- xuất – tồn kho NVL là khơng thể thiếu. Tại Cơng ty thì hạch tốn tổng hợp ngun vật liệu sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên, đây là phương pháp theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục có hệ thống sự biến động, xuất, tồn vật liệu trên sổ kế toán. Sử dụng phương pháp này có thể tính được trị giá vật tư nhập-xuất-tồn ở bất kỳ thời điểm nào trên sổ tổng hợp.Với tình hình NVL tại cơng ty việc sử dụng phương pháp này là rất hợp lý.
Hiên nay việc hạch tốn tổng hợp tại cơng ty đang dử dụng hình thức ghi sổ là “Chứng từ ghi sổ”. Hằng ngày kế toán NVL căn cứ vào hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào trong máy. Phần mềm kế toán trên máy sẽ tự động lập bảng kê nhập- xuất vật liệu, chứng từ ghi sổ từ đó được dùng để vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ và tiếp đóvào sổ Cái TK 152 và các TK khác có liên quan.
Cuối tháng kế toán đối chiếu số liệu trên sổ Cái và bảng tổng họp nhập-xuất- tồn để đảm bảo sự khớp đúng.
Nguyên tắc mở sổ rất đơn giản: căn cứ vào hoá đơn kế toán ghi các số liệu cần thiết liên quan đến một nghiệp vụ nhập hàng.
Sau đó, khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kế toán phân loại chứng từ nhập và chứng từ xuất riêng. Căn cứ vào đó, kế tốn vật liệu tiến hành định khoản rồi gửi phíếu nhập kho và hố đơn tài chính cho kế tốn thanh tốn để theo dõi việc thanh toán với các nhà cung cấp trên sổ chi tiết theo dõi thanh toán với người bán và các NKCT có liên quan khác như: NKCT số 1, số 2. Mỗi nghiệp vụ được theo dõi trên một dòng của sổ chi tiết với đầy đủ các thông tin về nhà cung cấp, lô hàng nhập, số tiền phải thanh toán…
Nguyên tắc mở sổ như sau: Sổ được mở cho từng nhà cung cấp, theo dõi trong cả năm. Mỗi nhà cung cấp được theo dõi trên một hoặc một số trang sổ nhất định, tuỳ thuộc vào mức độ thường xuyên các nghiệp vụ giao dịch.
Phương pháp ghi: căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập vật liệu, kế toán ghi số hiệu, ngày tháng lập chứng từ. Để theo dõi tình hình thanh tốn, căn cứ vào các phiếu chi kế toán ghi cột số, ngày của chứng từ thanh toán.
Cột diễn giải ghi số dư đầu tháng và cuối tháng của từng nhà cung cấp, ghi nội
dung các nghiệp vụ nhập vật tư, và các nghiệp vụ thanh toán với người bán.
Cột tài khoản đối ứng: căn cứ vào phiếu nhập kho, hóa đơn mua vật liệu gì thì
ghi chi tiết theo tài khoản của vật liệu đó.
Cột phần nhập hàng: theo dõi số lượng, đơn giá, số tiền, thuế GTGT và tổng
Cột phần thanh toán: căn cứ vào các phiếu chi, kế toán theo dõi phần thanh
tốn với người bán theo các hình thức: trả tiền mặt – TK 111; trả bằng tiền gửi ngân hàng – TK 112…
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-------o0o-------
HỢP ĐỒNG KINH TẾ
Số: 281013Đ/HĐKT/TL-MIKADO
- Căn cứ Bộ luật dân sự số 33/2005/QH 11 ngày 14/6/2005 của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
- Căn cứ Luật Thương mại số 36/2005/QH 11 ngày 14/6/2005 của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam
- Căn cứ vào khả năng và nhu cầu của hai bên.