căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật ký - Chứng từ.
+ Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra, đối
chiếu số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký - Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái.
Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế tốn chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái.
Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký - Chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính.
SƠ ĐỒ 1.6: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TỐN THEO HÌNH THỨC KẾ TỐNNHẬT KÝ- CHỨNG TỪ NHẬT KÝ- CHỨNG TỪ
Hình thức kế tốn trên máy vi tính
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn trên máy vi tính là cơng việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế tốn trên máy vi tính. Phần mềm kế tốn được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế tốn hoặc kết hợp các hình thức kế tốn quy định trên đây. Phần mềm kế tốn khơng hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế tốn, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế tốn và báo cáo tài chính theo quy định.
Các loại sổ của hình thức kế tốn trên máy vi tính: Phần mềm kế tốn được thiết kế theo hình thức kế tốn nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế tốn đó nhưng khơng hồn tồn giống mẫu sổ kế tốn ghi bằng tay.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU TẠI CƠNG TY TNHH THIẾT BỊ ĐIỆN THĂNG LONG
2.1. Tổng quan về công ty TNHH thiết bị điện Thăng Long
2.1.1. Đặc điểm tổ chức sản xuất, kinh doanh của đơn vị
Công ty TNHH thiết bị điện Thăng Long tự hào là nhà sản xuất các thiết bị điện và là phân phối chính thức, phân phối độc quyền của các thương hiệu hàng đầu thế giới: SCHNEIDER, BOSCH, CADIVI,...Dịng sản phẩm và dịch vụ chính là:
Thiết bị phịng cháy chữa cháy
Cung cấp, thi cơng lắp đặt thiết bị, hệ thống điện, cơ điện cho các cơng trình. Với đội ngũ nhân sự chất lượng cao giàu kinh nghiệm, chuyên nghiệp, tận tình và với kinh nghiệm triển khai cung cấp giải pháp quản lý hệ thống thiết bị điện phịng cháy chữa cháy các cơng trình lớn. Cơng ty cam kết cung cấp cho quý khách hàng sản phẩm tốt nhất, giá cả cạnh tranh nhất, dịch vụ tốt nhất và luôn là người bạn tin cậy của quý khách hàng.
2.1.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán
Bộ máy tổ chức kế toán được tổ chức theo kiểu trực tuyến, kế toán trưởng điều hành các nhân viên phần hành khơng thơng qua khâu trung gian nào. Tồn bơ cơng tác kế tốn được tập trung tổ chức tại phịng kế tốn của cơng ty. Hình thức tổ chức cơng tác này thuận tiện cho việc chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất từ ban lãnh đạo.
2.1.2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn của Cơng ty
SƠ ĐỒ 2.1: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TỐN TẠI CƠNG TY TNHH THIẾT BỊ ĐIỆN THĂNG LONG
( Nguồn: Hồ sơ năng lực của Công ty TNHH thiết bị điện Thăng Long)
- Kế toán trưởng: Tổ chức quản lý, phân công công việc, giám sát thực hiện
cơng việc kế tốn và cơng việc của nhân viên kế toán, thủ quỹ. Đảm bảo và chịu trách nhiệm về tính trung thực kịp thời, chính xác số liệu trên báo cáo và trên sổ sách kế toán .Tuân thủ các quy định luật thuế và luật kế tốn.Tìm kiếm, dự trữ và cân đối, điều hịa nguồn vốn cho Cơng ty. Tham mưu cho lãnh đạo của mình trước khi quyết định hoặc ra quyết định về chi tiêu tài chính. Quản lý các hoạt động tài chính của Cơng ty
- Kế tốn tiền lương: Có nhiệm vụ phản ánh đầy đủ, chính xác thời gian và kết
quả lao động của cán bộ cơng nhân viên tồn Cơng ty. Hàng tháng căn cứ vào phiếu giao nhận thanh tốn tiền lương cho cán bộ cơng nhân viên đồng thời tính trích các khoản bảo hiểm cho CBCNV. Quản lý chặt chẽ việc sử dụng, chi tiêu quỹ lương, tính tốn phân bổ hợp lý…
- Kế tốn khấu hao TSCĐ: Theo dõi tình hình khấu hao TSCĐ của cơng ty
- Kế tốn ngun vật liệu: Ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu một cách chính
xác và kịp thời về số lượng và giá cả của nguyên vật liệu, giám sát chặt chẽ việc mua sắm nguyên vật liệu . Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán tiền lương Kế toán khấu hao TSCĐ Kế toán nguyên vật liệu Kế toán
- Kế toán thanh toán: Theo dõi tồn bộ cơng tác hạch tốn bao gồm thanh toán
TM, kiểm tra các chứng từ thanh toán, chịu trách nhiệm cập nhập số liệu và cung cấp kịp thời những thông tin thuộc lĩnh vực được giao, phục vụ cho Giám đốc và kế tốn trưởng cơng ty.
- Thủ quỹ:Là người nắm giữ ngân sách của công ty, theo dõi tiền mặt tại quỹ,
tiền mặt ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý…Bảo quản tiền mặt, thu tiền và thanh toán chi trả cho các đối tượng theo chứng từ được duyệt. Hàng tháng vào sổ quỹ, lên các báo cáo quỹ, kiểm kê số tiền thực tế trong két phải khớp với số dư trên báo cáo quỹ. Thủ quỹ phải có trách nhiệm bồi thường khi để xảy ra thất thoát tiền mặt do chủ quan gây ra và phải nghiêm chỉnh tuân thủ các quy định của nhà nước về quản lý tiền mặt. Hàng tháng tổ chức đi thu tiền ở các tổ chức hay cá nhân còn thiếu và rút tiền mặt ở tài khoản ngân hàng về nhập quỹ.
2.1.2.2. Chính sách kế tốn
Cơng ty áp dụng ghi sổ kế toán là nhật ký chung với sự hỗ trợ của máy tính ( phần mềm fast). Hình thức này phù hợp với đặc điểm, quy mơ hoạt động kinh doanh và đội ngũ cán bộ nhân viên kế tốn của cơng ty. Cơng ty thực hiện quyết tốn theo từng tháng trong năm
- Liên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12, kỳ kế toán là từng tháng trong năm
- Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong kế toán là tiền Việt Nam đồng, các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ khác được quy đổi về Việt Nam đồng theo tỷ giá liên ngân hàng tại thời điểm lập báo cáo
- Chế độ kế toán áp dụng theo: chế độ kế toán Việt Nam
- Phương pháp tính thuế: Cơng ty là đơn vị tính thuế Giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, áp dụng luật thuế GTGT theo đúng qui định của Bộ tài chính.
- Phương pháp hạch tốn hàng tồn kho: Hàng tồn kho được tính theo giá gốc; Giá hàng xuất kho và hàng tồn kho được tính theo phương pháp tính giá FIFO; hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên.
- Phương pháp tính KHTSCĐ: Cơng ty áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng. Căn cứ để tính khấu hao TSCĐ là nguyên giá và thời gian sử dụng kinh tế của TSCĐ.
- Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và tương đương tiền: Trong các năm nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ được chuyển sang VNĐ thực tế tại ngày phát sinh theo tỷ giá thông báo của Ngân hàng Việt Nam.
Hiện nay công ty đang áp dụng phần mềm fast trong tổ chức kế toán, phần mềm này được tổ chức theo hình thức nhật ký chung. Phần mềm này cho phép nhân viên kế toán kiểm soát và cập nhật các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhanh chóng, lập báo cáo tài chính và các báo cáo quản trị cuối niên độ một cách kịp thời.
2.2. Thực trạng kế tốn ngun vật liệu tại cơng ty TNHH thiết bị điện Thăng Long
2.2.1. Đặc điểm, quản lý nguyên vật liệu của Công ty TNHH thiết bị điệnThăng Long Thăng Long
2.2.1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu
- Đặc điểm chung của ngành điện là cơ nhiều mặt hàng nên thường xuyên sản xuất lưu động, lực lượng sản xuất phân tán không tập trung. Với đặc điểm như vậy nên NVL sử dụng cho sản xuất sản phẩm của công ty cũng mang những đặc điểm đặc thù khác nhau.
Từ những đặc điểm trên cho thấy việc quản lý NVL của Cơng ty có những khó khăn riêng biệt. Vấn đề đặt ra cho cơng ty là phải đưa ra những biện pháp quản lý chặt chẽ NVL và sử dụng một cách hợp lý, giúp nâng cao kết quả sản xuất, đó cũng chính là mục tiêu phấn đấu của Công ty.
2.2.1.2. Quản lý nguyên vật liệu
Khi Công ty được Nhà nước giao hoặc trúng thầu một cơng trình xây dựng thì bộ phận kế hoạch sẽ lên kế hoạch, đồng thời lập dự tốn cho cơng trình. Khi cơng trình chuẩn bị thi cơng theo yêu cầu thiết kế thì bộ phận kỹ thuật dựa vào dự tốn cơng trình để bóc tách vật tư theo định mức đã được xây dựng. Sau đó, bộ phận vật tư dựa trên hạn mức cơng trình làm giấy xin mua vật tư trình lên cho Giám đốc duyệt; nếu được Giám đốc chấp nhận thì sẽ cử người đi mua vật tư.
Thường thì khi mua ngun vật liệu, Cơng ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng với bên cung cấp vật liệu. Trong hợp đồng này, các bên sẽ soạn thảo các điều khoản quy định quyền lợi và nghĩa vụ của mỗi bên. Chẳng hạn, bên cung cấp vật liệu phải đảm bảo về số lượng, chất lượng, quy cách mẫu mã, các quy định về kỹ thuật, phải cung cấp đúng thời hạn. Cịn đối với bên mua vật liệu thì phải đảm bảo thanh toán tiền đầy đủ, đúng hạn, đúng phương thức thanh toán mà hai bên đã thoả thuận với nhau.
Nếu vật tư mua về nhập kho thì thủ kho cùng đại diện của phịng vật tư, kế tốn kiểm tra trước khi nhập kho, nếu thấy đủ tiêu chuẩn thì tiến hành nhập kho, đối với vật tư có số lượng và giá trị lớn thì phải lập biên bản kiểm nghiệm vật tư.
Đối với nguyên vật liệu mua ngồi khơng thơng qua nhập kho mà đưa thẳng đến chân cơng trình thì thủ tục nhập kho được tiến hành như sau: khi nguyên vật liệu về đến chân cơng trình thì người lĩnh vật liệu sẽ kiểm nghiệm và ghi số lượng thực nhập vào hai liên phiếu nhập kho và một giấy giao nhận vật tư, cùng với người giao vật tư người nhận cũng sẽ ký vào các phiếu đó. Một phiếu nhập kho và một phiếu giao nhận vật tư được chuyển cho phịng vật tư, một phiếu nhập kho và hố đơn mua hàng được chuyển lên phịng kế tốn. Kế tốn thanh toán căn cứ vào chứng từ thanh toán cho người bán; sau đó, phiếu nhập kho được chuyển cho kế tốn vật tư để theo dõi chi tiết trên sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu.
2.2.2. Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty TNHH thiết bị điện Thăng Long
Là một doanh nghiệp có quy mơ sản xuất lớn, chuyên sản xuất các loại máy biến áp, các loại dây cáp, bảng diện, tụ điện, động cơ, máy phát, các phụ tùng, phụ kiện sửa chữa máy biến áp phục vụ cho ngành điện, sản xuất các thiết bị phòng cháy, … Sản xuất của Công ty mang nét đặc trưng của doanh nghiệp cơ khí chế tạo. Thực thể tạo nên sản phẩm hầu hết là kim loại. Quy trình cơng nghệ sản xuất phức tạp phải trải qua nhiều bước cơng nghệ, chính vì vậy Cơng ty phải sử dụng khối lượng NVL tương đối lớn và nhiều chủng loại khác nhau trong q trình sản xuất sản phẩm. Do đó việc tổ chức quản lý tình hình thu mua và sử dụng NVL cũng gặp khơng ít những khó khăn, địi hỏi cán bộ quản lý, kế tốn NVL phải có trình độ và trách nhiệm trong cơng việc.
Mặt khác NVL của công ty sử dụng trong quá trình sản xuất sản phẩm chủ yếu là kim loại màu, kim loại đen dễ bị oxy hóa, nếu khơng bảo quản tốt thì rất rễ bị hư hỏng do vận chuyển, do thời gian, do bảo quản…
Từ những đặc điểm trên của NVL đòi hỏi Cơng ty phải có một hệ thống kho đầy đủ tiêu chuẩn để đảm bảo cho việc bảo quản NVL.
Để phục vụ cho q trình hoạt động sản xuất kinh doanh Cơng ty đã phải sử dụng nhiều loại NVL khác nhau. Chúng có vai trị, cơng dụng, tính chất lý hóa, rất khác nhau và biến động thường xuyên , liên tục hằng ngày trong quá trình sản xuất kinh doanh. Nhằm tổ chức tốt cơng tác quản lý và hạch tốn NVL đảm bảo sử dụng có hiệu quả NVL theo từng thứ, loại NVL khác nhau, Nhờ sự phân loại này mà kế tốn NVL có thể theo dõi được tình hình biến động của từng thứ, từng loại NVL từ đó cung cấp thơng tin được chính xác kịp thời cho việc lập kế hoạch thu mua, dự trữ về NVL, đồng thời tính tốn chính xác so chi phí về NVL chiếm trong tổng giá thành sản phẩm
Theo cơng dụng kinh tế và tình hình sử dụng NVL thì tồn bộ NVL của cơng ty được chia thành các loại sau:
- Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng chủ yếu của cơng ty khi tham gia và quá trình sản xuất, ngun vật liệu chính là cơ sở chủ yếu để cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Bao gồm các loại nguyên vật liệu sau:
+ Dây điện từ + Tơn si líc + Dầu biến thế + Sứ cách điện + Kim loại màu + Kim loại đen
+ Nhôm thỏi và lõi thép mạ kẽm
Tất cả nhưng ngun vật liệu chính này có nhiệm vụ dùng để chế tạo ra sản phẩm chính là máy biến áp của công ty
- Nguyên vật liệu phụ : Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động hay phục vụ cho lao động của công nhân. Bao gồm:
+ Que hàn + Roăng cao su + Pheenol, Foocman
+ Băng vải các loại, giấy cách điện + Dầu nhờn
Dùng làm nguyên vật liệu phụ để chế tạo máy biến áp
- Nhiên liệu: Là những vật liệu dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh
+ Xăng A92
- Vật liệu khác : Gồm có các phế liệu thu hồi thừa, các đầu mẩu dây đồng, lá đồng, thép mẩu, đầu mẩu tơn si líc
- Phụ tùng thay thế: là các chi tiết phụ tùng cho máy móc. Gồm các phụ tùng chi tiết máy móc thiết bị mà Cơng ty đang sử dụng như : Vịng bi, mơ tơ, phụ tùng ơ tơ
2.2.3. Đánh giá tình hình sử dụng ngun vật liệu tại Công ty TNHH thiết bịđiện Thăng Long điện Thăng Long
Công ty TNHH thiết bị điện Thăng Long mặc dù trải qua nhiều năm tháng thăng trầm và biến động của nền kinh tế, Công ty đã không ngừng lớn mạnh và phát triển hoà nhập được với cơ chế thị trường, với phương trâm đặt chất lượng của các cơng trình lên hàng đầu. Chính vì vậy, để cơng trình thi cơng của Cơng ty được Nhà nước chấp nhận, có khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp khác trong lĩnh vực diện cơ bản và để có thể đứng vững trong thị trường, Cơng ty đã nhanh chóng đổi mới cách quản lý, tổ chức sản xuất. Cùng với việc triển khai các hoạt động tìm hiểu thị trường, tìm nguyên vật liêu đảm bảo chất lượng sản phẩm cho khách hàng… thì cơng tác quản lý ngun vật liệu ở Cơng ty được coi trọng đúng mức.Điều đó đã giúp cho giá thành các sản phẩm của Công ty hợp lý. Với sản phẩm có chất lượng cao, giá thành hợp lý