Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành

Một phần của tài liệu (Luận văn TMU) phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty TNHH xuất nhập khẩu và thương mại đông thành (Trang 25 - 31)

(Nguồn: Phòng nhân sự)

b. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban:

Cơ cấu tổ chức của cơng ty bao gồm 1 Giám đốc, 1 Phó Giám đốc, 4 phịng: phịng kinh doanh, phịng kế tốn, phịng nhân sự và phòng kho vận.

Giám đốc là người đại diện pháp nhân cho Công ty, chịu trách nhiệm trước

pháp luật về mọi hoạt động của Công ty. Điều hành mọi hoạt động của Cơng ty như: Sử dụng có hiệu quả tồn bộ vốn tự có của cơng ty trong hoạt động cung cấp dịch vụ.

Phó giám đốc là người điều hành các hoạt động của Công ty và chịu trách

nhiệm trước giám đốc về hiệu quả của các hoạt động đó. Chức năng chính của các phịng:

Phịng Kinh doanh:

- Chủ động tìm kiếm đối tác để phát triển, mạng lưới phân phối, từng bước mở rộng thị trường trong và ngoài nước. Nghiên cứu và tham mưu cho ban giám đốc trong công tác định hướng kinh doanh và xuất nhập khẩu. Đây là chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của phòng kinh doanh.

- Chủ động soạn thảo các hợp đồng kinh tế có liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty. Tổ chức thực hiện đúng quy định các hợp đồng kinh doanh đã được ký kết.

- Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến hoạt động kinh doanh, xuất nhập khẩu của Công ty như: Chuẩn bị nguồn cung ứng xuất khẩu, tiêu thụ hàng nhập khẩu, các khâu giám định, kiểm dịch, hải quan, giao nhận, bảo hiểm, khiếu nại địi bồi thường,... và đối ngoại như: Tìm kiếm giao dịch giữa những người bán và người mua, giải quyết tranh chấp khiếu nại với khách hàng có liên quan đến các hoạt động kinh doanh của Công ty.

- Lưu trữ các hồ sơ, hợp đồng kinh tế có liên quan đến cơng tác kinh doanh của Công ty theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.

Phịng Kế tốn:

- Trực tiếp hạch toán kế toán, hạch toán thống kê và thanh toán theo quy định của Nhà nước.

- Xây dựng chỉ tiêu kế hoạch tài chính, quyết tốn kế hoạch thu, chi tài chính, quỹ tiền lương.

- Tổng hợp, lưu trữ hồ sơ tài liệu về hạch toán kế toán, quyết toán và các báo cáo theo quy định.

- Thực hiện các khoản nộp ngân sách Nhà nước theo quy định.

- Thực hiện nghiệp vụ thanh tốn.

Phịng Nhân sự

- Xây dựng kế hoạch tuyển dụng lao động, kế hoạch tiền lương hàng năm.

- Quản lý cán bộ, nhân sự lao động và tiền lương theo các quy định của Nhà nước và của Công ty.

Phịng kho vận

- Tổ chức xây dựng và hồn thiện hệ thống tiêu chuẩn và các chỉ tiêu chất lượng phục vụ công tác quản lý điều hành hoạt động của Công ty gồm:

 Công tác quản lý kho, bốc xếp, vận tải hàng hóa, kiểm đếm và định giá hàng hóa.

 Cơng tác bảo vệ tại các mục tiêu, kho hàng, áp tải hàng hóa.  Định giá hàng hóa, quản lý và bảo quản hàng hóa.

 Theo dõi, kiểm đếm hàng hóa trong kho đảm bảo an ninh, an tồn trong kho.

c. Cơ cấu nhân sự của Công ty

- Để hoạt động thành cơng và có hiệu quả Cơng ty ln coi trọng vấn đề trình độ và kinh nghiệm đội ngũ nhân viên. Đội ngũ của Công ty là những nhân viên có bản lĩnh, có tính chun nghiệp cao, được đào tạo chun nghiệp sẵn sàng đáp ứng và phục vụ tất cả các yêu cầu của quý khách hàng.

- Tính đến thời điểm hiện nay:

+ Tổng số cán bộ nhân viên : 40 người + Trình độ chuyên môn:

 Đại học và trên đại học : 5 người = 12,5 %

 Trình độ cao đẳng, trung cấp, cơng nhân kỹ thuật: 19 người = 25 %  Lao động phổ thông: 25 người = 62,5 %

2.2.1.3. Các hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH XNK & TM Đơng Thành

a. Các hoạt động chính của Cơng ty

- Xuất - nhập khẩu, kinh doanh phân phối các thiết bị điện.

- Kinh doanh các mặt hàng như: Dây điện, cáp tín hiệu, hộp giảm tốc, động cơ điện, máy nghiền siêu mịn...các loại máy công nghiệp khác.

- Tư vấn thiết kế, lắp đặt, thi công điện nhẹ, công nghiệp, chiếu sáng, nhà phố, nhà xưởng.

b. Năng lực tài chính

Đơn vị tính: VND

STT Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012

1 DT bán hàng và cung cấp dịch vụ 20.882.264.331 31.157.117.931 24.009.288.448 2 Các khoản giảm trừ DT 0 0 0 3 DT thuần bán hàng và cung cấp dịch vụ 20.882.264.331 31.157.117.931 24.009.288.448 4 Giá vốn hàng bán 15.390.437.978 23.805.537.373 15.265.892.648 5 Lợi nhuận gộp về bán hàngvà cung cấp dịch vụ 5.491.826.353 7.351.580.558 8.743.395.800 6 DT hoạt động tài chính 235.019.010 237.234.676 133.277.586

7 Chi phí tài chính 36.232.000 485.283.000

Trong đó: Chi phí lãi vay 36.232.000 240.177.000

8 Chi phí bán hàng 14.000.000 15.790.000 15.900.000

9 Chi phí quản lý DN 5.475.635.382 7.242.945.097 8.103.604.695 10

Lợi nhuận thuần từ hoạt

động kinh doanh 251.209.981 309.638.137 287.785.691

11 Thu nhập khác 100.000 3.100.000 140.700.110

12 Chi phí khác 48.395.882 138.705.487

13 Lợi nhuận khác 100.000 45.295.882 1.994.623

14

Tổng lợi nhuận kế toán

trước thuế 237.309.981 248.552.255 273.800.314

15 Chi phí thuế thu nhập DNhiện hành 59.327.495 62.138.064 68.390.078 16 Chi phí thuế thu nhập DNhoãn lại

17

Lợi nhuận sau thuế thu nhập

DN 177.982.486 186.414.193 205.410.236

Bảng 2.1. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH XNK & TM Đông

Thành giai đoạn 2010-2012

(Nguồn: Báo cáo tổng kết của Công ty năm 2010 - 2012)

2.2.2. Phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống thơng tin quản lý bán hàng tại Công ty TNHH XNK & TM Đơng Thành

2.2.2.1. Thực trạng về tình hình ứng dụng CNTT tại Cơng ty

Dựa trên những kết quả từ việc quan sát và phân tích phiếu điều tra giai đoạn thực tập tốt nghiệp, em đã có những đánh giá về hiện trạng hệ thống thông tin của Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành như sau:

- Công nghệ thông tin

Về trang thiết bị phần cứng tại Công ty: Cơng ty có 1 máy chủ được đặt tại phịng kinh doanh. Mỗi phòng ban được trang bị từ 2 – 5 máy tính bàn cho nhân viên ngồi ra có 2 – 4 máy tính cá nhân. Tất cả đều được kết nối trực tiếp vào mạng internet thông qua các cổng mạng đã lắp đặt sẵn.

Công ty rất chú trọng đầu tư cở sở hạ tầng CNTT, cụ thể là tỷ lệ số máy tính/Tổng số nhân viên = 25/40.

- Hệ thống thơng tin

Hệ điều hành: Các máy tính trong các phòng ban đều dùng hệ điều hành

Windows XP, và Windows 7.

Phần mềm bảo mật: Các chương trình diệt virus/ bảo mật phổ biến của máy

tính trong Cơng ty: Bkav Home, Bkav Pro. Các phần mềm bảo mật miễn phí khác: Antivirus Free, Avira Free Antivirus 2013… Các phần mềm chống Sypeware/bảo mật email: Lavasoft Ad-aware, McAfee AntiSpyware, PC Tools Spyware Doctor, Microsoft Windows Defender, V-Secure-7… Ngồi ra máy tính cá nhân cịn cài thêm nhiều phần mềm bảo vệ máy, bảo vệ thư mục, bảo vệ file khác nhau.

Phần mềm ứng dụng

Phần mềm văn phòng: Tất cả đều sử dụng hệ phần mềm văn phòng Mircosoft Office bao gồm: Word, Excel, Access, Power Point… các phiên bản khác nhau từ 2003, 2007, và 2010 để quản lý cơng việc, quản lý tình hình kinh doanh.

Phần mềm chuyên dụng: Sử dụng phần mềm kế toán mềm Fast Accounting 10.1 là phần mềm kế tốn dành cho các doanh nghiệp có quy mơ vừa và nhỏ. Phần mềm kế tốn Fast Accounting có 16 phân hệ.

- Thương mại điện tử

Cơng ty xuất nhập khẩu và thương mại Đông Thành đã tiến hành xây dựng trang thông tin điện tử Website: http://www.dongthanhtaesung.com/

Website là kênh giao tiếp điện tử về đối nội và đối ngoại của Công ty. Là nơi cung cấp những thông tin chung nhất, cần thiết về Công ty: Ngày thành lập, cơ cấu tổ chức, các sản phẩm dịch vụ, các đối tác và khách hàng. Các thông tin tuyển dụng, hỗ trợ trực tuyến. Ngồi ra Website của cơng ty cịn cung cấp thường xuyên các tin tức tài chính, chứng khốn, cơng nghệ, thời tiết…

Để tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng truy cập vào website, website còn liêt kiết với website http://topnoithat.com/ ( siêu thị nội thất) nhằm tư vấn thiết kế, lắp đặt, thi công điện nhẹ, công nghiệp, chiếu sáng, nhà phố, nhà xưởng.

Các tính năng:

+ Quảng bá thương hiệu, hình ảnh về con người, dự án và các sản phẩm kinh doanh, dịch vụ của Công ty.

+ Thực hiện kinh doanh giới thiệu các sản phẩm. + Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự qua mạng.

+ Là diễn đàn để các đối tác, là pháp nhân hoặc phế nhân, những người quan tâm có thể đóng góp ý, trao đổi, cộng tác trên tinh thần các bên cùng có lợi.

+ Ngồi ra trang Web cịn cung cấp các tin tức về công nghệ thông tin hoạt động tiêu biểu của công ty để nhân viên và khách hàng nắm bắt xu hướng công nghệ.

+ Thường xuyên cập nhật giá sản phẩm trên Website.

+ Tần suất cập nhật Website của doanh nghiệp là hàng ngày.

2.2.2.2. Thực trạng quản lý bán hàng tại Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành

Sau đây sẽ là cụ thể từng công việc được thực hiện trong quá trình quản lý bán hàng tại Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành:

Mua hàng

Để mua hàng, Cơng ty có một bộ phận nghiên cứu thị trường, phải nắm bắt được nhu cầu thị hiếu của khách hàng, chất lượng và giá cả các loại hàng để từ đó đặt quan hệ mua hàng với nhà cung cấp những loại hàng mà Công ty cần. Nguồn hàng được nhập thơng qua đơn đặt hàng (đơn hàng có thể qua điện thoại, máy fax hay e- mail).

Hàng nhập về sẽ được kiểm tra xem có đúng số lượng, chất lượng rồi phân loại và cho nhập vào kho. Các báo cáo liên quan đến việc nhập hàng được thể hiện qua hóa đơn mua hàng và phiếu nhập kho theo mẫu sau:

Đơn vị:

HÓA ĐƠN MUA HÀNG

Số: …………… Ngày: ………... Người bán: …………………………………………………………………… Địa chỉ: ………………………………………………………………………. Số điện thoại: ………………………Số Fax: ………………………………..

STT Mã số Tên hàng hóa Đơn vị tính Đơn giá Số lượng Thành tiền Ghi chú Tổng cộng Số tiền bằng chữ: ………………………………………………………………… Ngày ….Tháng …. Năm …

Một phần của tài liệu (Luận văn TMU) phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty TNHH xuất nhập khẩu và thương mại đông thành (Trang 25 - 31)

Tải bản đầy đủ (PDF)

(56 trang)