Bán hàng
Khi nhận được đơn hàng bộ phận kiểm tra sẽ kiểm soát xem là khách hàng cũ hay khách hàng mới và số nợ của khách đó có vượt quá giới hạn cho phép hay khơng sau đó bắt đầu kiểm tra lượng mặt hàng trong kho. Nếu lượng hàng trong kho đủ đáp ứng yêu cầu xuất hàng cho khách hàng thì lập một phiếu xuất hàng gửi cho bộ phận kho yêu cầu xuất hàng cho khách hàng. Nếu lượng hàng khơng đủ thì tiến hành giao dịch trực tiếp với khách hàng hoặc chờ trong một khoảng thời gian để Công ty mua hàng về.
Các báo cáo liên quan đến việc bán hàng thể hiện qua hóa đơn bán hàng và phiếu xuất kho như sau:
Công ty TNHH XNK & TM Đơng Thành
HĨA ĐƠN BÁN HÀNG
Số: …………… Ngày: ………... Người bán: …………………………………………………………………… Địa chỉ: ………………………………………………………………………. Số điện thoại: ………………………Số Fax: ………………………………..
STT Mã số Tên hàng hóa Đơn vị tính Đơn giá Số lượng Thành tiền Ghi chú Tổng cộng Số tiền bằng chữ: ………………………………………………………………… Ngày ….Tháng …. Năm …
Hình 2.6. Mẫu hóa đơn bán hàng của Cơng ty TNHH XNK & TM Đông Thành
Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành
Số: ……………… PHIẾU XUẤT KHO
Phiếu lập ngày ….. tháng ….. năm .….
Tên hàng: ………………………………………………………………… Đơn vị tính: ……………………………………………………………...
STT Chứng từ Diễn giải Ngày xuất kho Số lượng xuất
Số Ngày
Trưởng Phòng Thủ kho Người nhận
Hình 2.7. Mẫu phiếu xuất kho của Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành
Nhân viên bán hàng ln theo dõi tình trạng hàng hóa cịn tồn đọng để đáp ứng những thông tin cần thiết khi tiếp nhận đơn hàng. Sau khi tiếp nhận đơn hàng nhân viên có nhiệm vụ phải kiểm tra đơn đặt hàng trong ngày và tính hợp pháp của những đơn đặt hàng ấy. Mặt khác hằng ngày nhân viên bán hàng phải xử lý những đơn đặt hàng đã đến hẹn. Nếu khách hàng đến đúng hẹn thì tiến hành theo thỏa thuận lập hóa đơn nếu có cả sự đồng ý cả hai bên đồng thời định ra phương thức thanh tốn. Nếu khách hàng khơng đến đúng hẹn thì thực hiện việc tạm xóa đơn hàng và thực hiện việc loại bỏ sau đó nếu đơn hàng khơng cịn
giá trị. Sau khi bán hàng, nhân viên phải tổng hợp thông tin và báo cáo lên ban lãnh đạo Công ty để thu thập thông tin, đánh giá tình hình kinh doanh chung của tồn Cơng ty. Bất cứ lúc nào ban quản lý cũng xem được báo cáo nhập xuất tồn.
Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành
BÁO CÁO NHẬP XUẤT TỒN Từ ngày …………đến ngày …………
STT Mã số Tên hàng Tồn đầu kì Nhập Xuất Tồn cuối kì Ghi chú Ngày …. Tháng …. Năm 200…
Kế toán trưởng Trường Phòng QLVT
Hình 2.8. Mẫu báo cáo nhập xuất tồn của Cơng ty TNHH XNK & TM Đơng Thành2.2.2.3. Phân tích, đánh giá thực trạng ứng dụng hệ thống thông tin quản lý bán 2.2.2.3. Phân tích, đánh giá thực trạng ứng dụng hệ thống thông tin quản lý bán
hàng tại Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành
Qua khảo sát, tại Cơng ty TNHH XNK & TM Đơng Thành chưa có hệ thống thông tin quản lý bán hàng, các nghiệp vụ vẫn xử lý thủ công. Tại Công ty mới chỉ sử dụng phầm mềm kế tốn để thực hiện cơng tác kế tốn tại đơn vị. Cơng ty chưa có bộ phận chuyên trách về HTTT (chưa có phịng CNTT) nhưng cũng có các nhân viên chuyên đảm nhiệm Website và các thiết bị của Công ty.
Hệ thống bán hàng kiểu cũ đã phù hợp với q trình kinh doanh của Cơng ty trong những ngày đầu mới thành lập khi quy mô hoạt động còn nhỏ, mức độ kinh doanh chưa lớn, các cơng việc xử lý ít. Tuy nhiên, hiện nay do nhu cầu cạnh tranh và phát triển trên thị thường kinh tế buộc Cơng ty phải có sự thay đổi về quy mơ và phương pháp kinh doanh, chính vì thế mà hệ thống hiện tại đã bộc lộ một số nhược điểm sau:
- Khi cần kiểm tra xem khách hàng cũ hay khách hàng mới và kiểm sốt số nợ của khách hàng thì các nhân viên của Cơng ty phải tìm lại những sổ sách với số liệu dày đặc rất mất thời gian và có thể dẫn đến nhầm lẫn.
- Đối với việc quản lý kho hàng do hàng ngày lượng hàng xuất nhập vào kho diễn ra liên tục nên mỗi ngày bộ phận quản lý kho phải lập sổ sách thống kê hàng hóa,
phiếu xuất nhập kho, khi cần tổng hợp in số liệu phải huy động tất cả các số liệu thống kê vừa vất vả, vừa tốn thời gian và nhân lực.
- Việc lưu trữ hóa đơn, số liệu, danh sách hàng, danh sách nhà cung cấp, danh sách các mặt hàng được thực hiện trên sổ sách, chứng từ nên Cơng ty có một số lượng lớn dữ liệu. Điều này rất dễ dấn đến mất mát thơng tin cũng như gây khó khăn cho việc tìm kiếm mặc dù những sổ sách đó đã được sắp xếp có khoa học.
Phần 3: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG THEO HƯỚNG CHỨC NĂNG TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU
HẠN XUẤT NHẬP KHẨU VÀ THƯƠNG MẠI ĐÔNG THÀNH 3.1. Phân tích yêu cầu
3.1.1. Phân tích u cầu bài tốn
Quản lý bán hàng là bài tốn khơng mới, bởi với bất kỳ doanh nghiệp kinh doanh nào thì bán hàng là một yếu tố quan trọng quyết định sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp đó. Tuy nhiên, bán hàng của mỗi doanh nghiệp đều có những điểm khác biệt khơng giống với doanh nghiệp khác. Vì vậy để phù hợp với xu hướng phát triển và giải quyết những tồn tại, Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành cần xây dựng HTTT quản lý bán hàng đáp ứng các yêu cầu nghiệp vụ:
Quản lý mua
Khi có yêu cầu về hàng hóa, hệ thống sẽ gửi phiếu mua hàng đến nhà cung cấp, nếu nhà cung cấp đồng ý bán, họ sẽ chuyển hàng hóa cho Cơng ty cùng hóa đơn mua để cho Cơng ty thanh tốn. Hệ thống sẽ cập nhật và lưu trữ hóa đơn mua của nhà cung cấp đồng thời sẽ quản lý nhà cung cấp để thuận tiện cho việc mua hàng lần sau.
Quản lý bán:
Khi nhận được đơn hàng từ khách hàng, bộ phận kho sẽ giao hàng cho khách hàng đồng thời hệ thống sẽ lập hóa đơn bán hàng gửi cho khách hàng thanh tốn. Hệ thống sẽ quản lý khách hàng sẽ thuận tiện cho chiến lược kinh doanh của Công ty.
Quản lý kho
Bộ phận kho sẽ nhập xuất hàng hóa dựa vào phiếu nhập kho và xuất kho do hệ thống quản lý bán hàng lập. Việc lưu trữ phiếu nhập kho và phiếu xuất kho sẽ giúp cho hệ thống luôn cập nhật được số lượng hàng hóa cịn trong kho.
Báo cáo
Định kỳ hoặc theo yêu cầu của ban giám đốc, hệ thống quản lý bán hàng sẽ lập báo cáo về doanh thu bán hàng, báo cáo nhập xuất hàng, báo cáo hàng tồn kho, báo cáo tổng hợp để ban giám đốc xem xét.
3.1.2. Các yêu cầu đối với hệ thống3.1.2.1. Yêu cầu chức năng 3.1.2.1. Yêu cầu chức năng
a. Yêu cầu về lưu trữ:
- Lưu trữ thơng tin về các loại hàng hóa hiện có và sắp có, bao gồm các thơng tin như: Mã sản phẩm, tên sản phẩm, loại sản phẩm, số lượng, đơn giá, đơn vị tính, nhà cung cấp.
- Lưu trữ thơng tin về hóa đơn, bao gồm các thơng tin như: mã hóa đơn, mã sản phẩm, thành tiền, tên nhân viên.
- Lưu trữ thông tin về các báo cáo đi kèm, bao gồm các thông tin như: Mã báo cáo, mã hàng, ngày lập, nhân viên lập.
- Lưu trữ thông tin về phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bao gồm các thông tin như: Mã phiếu nhập kho, mã phiếu xuất kho, ngày lập, tên nhân viên, thông tin về hàng nhập.
b. Yêu cầu về nghiệp vụ:
- Cập nhập dữ liệu về hàng hóa, hóa đơn, báo cáo, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, xuất kho, yêu cầu trực tiếp qua các form nhập dữ liệu của hệ thống.
- Chức năng thay đổi dữ liệu như chỉnh sửa, xóa bỏ thơng tin.
- Chức năng tìm kiếm, tra cứu thơng tin theo các dữ liệu định sẵn.
3.1.2.2. Yêu cầu phi chức năng
- Yêu cầu về giao diện: Giao diện thân thiện, các form làm việc rõ ràng không gây nhầm lẫn cho người sử dụng, giao diện hài hòa về màu sắc thu hút sự chú ý của người dùng.
- Yêu cầu về tính sẵn sàng của dữ liệu: Cho phép truy cập dữ liệu đa người dùng, gồm 2 cấp sử dụng là cấp quản lý cho phép truy cập hệ thống thực hiện các thao tác cập nhập, chỉnh sửa và tìm kiếm dữ liệu, áp dụng cho các nhân viên quản lý; cấp người dùng được tra cứu, tìm kiếm các thơng tin cho phép.
- u cầu tính an tồn bảo mật: Hệ thống có phân quyền sử dụng, quy định những thao tác được phép cho từng đối tượng sử dụng khác nhau.
- Yêu cầu về tốc độ tra cứu, tìm kiếm hệ thống cơ sở dữ liệu nhanh, chính xác.
- Yêu cầu về khả năng tương tác với hệ thống khác: Hệ thống có thể kết hợp với các phần mềm khác nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng, khả năng nâng cấp lên
3.2. Mơ hình hóa các u cầu của hệ thống3.2.1. Sơ đồ phân cấp chức năng 3.2.1. Sơ đồ phân cấp chức năng
Hình 3.1. Sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống
3.2.2. Sơ đồ mức ngữ cảnh
3.2.3. Sơ đồ mức đỉnh
Hình 3.3. Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh của hệ thống
3.2.4. Sơ đồ mức dưới đỉnh3.2.4.1. Quản lý mua 3.2.4.1. Quản lý mua
3.2.4.2. Quản lý bán
Hình 3.5. Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng “quản lý bán”
3.2.4.3. Quản lý kho
Hình 3.6. Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng “quản lý kho”
3.2.4.4. Thống kê, báo cáo
3.3. Phân tích hệ thống dữ liệu3.3.1. Mơ hình liên kết thực thể ER 3.3.1. Mơ hình liên kết thực thể ER
Xác định các thực thể cần thiết, các thuộc tính của dữ liệu và mối quan hệ giữa các thực thể.
- Khách hàng ( MaKH, TenKH, Diachi, Sodienthoai)
- Nhà cung cấp( MaNCC, TenNCC, Diachi, Sodienthoai) - Nhân viên( MaNV, TenNV, Diachi, Sodienthoai) - Loại sản phẩm( MaLoai, TenLoaiSP)
- Sản phẩm( MaSP, TenSP, Soluong, Dongia, TenNCC, MaLoai) - Phiếu NK( MaPNK, Ngaylap, TenNV, MaSP, soluongnhap) - Phiếu XK( MaPNK, Ngaylap, TenNV, MaSP, soluongxuat)
- Hóa đơn mua( MaHĐM, ngaylap, TenNV, TenNCC, MaSP, Soluong, Dongia, Tongtien)
- Hóa đơn bán( MaHĐB, ngaylap, TenNV, TenKH, MaSP, Soluong, Dongia, Tongtien)
3.3.2. Mơ hình quan hệ dữ liệu
Từ mơ hình liên kết thực thể ER ở trên ta thấy để chuyển về mơ hình quan hệ dữ liệu ta phải chuẩn hóa các quan hệ.
Ta chuyển về dạng chuẩn 3NF. Ta tiến hành tách ở các bảng chưa ở chuẩn 3NF về dạng chuẩn 3NF sau:
- Bảng hóa đơn mua được tách làm hai bảng:
Bảng hóa đơn: Gồm các thuộc tính: MaHĐM, Ngaylap, TenNCC
Bảng Chi tiết hóa đơn: Gồm các thuộc tính: ID HĐM, MaHĐM, MaSP, Soluong, Dongia, Thanhtien.
- Bảng hóa đơn bán được tách làm hai bảng:
Bảng hóa đơn: Gồm các thuộc tính: MaHĐB, Ngaylap, TenKH
Bảng Chi tiết hóa đơn: Gồm các thuộc tính: ID HĐB, MaHĐB, MaSP, Soluong, Dongia, Thanhtien.
3.4. Thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng3.4.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu 3.4.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu
Dựa vào phần phân tích cơ sở dữ liệu ta tiến hành cài đặt cơ sở dữ liệu như các bảng sau:
3.4.1.1. Bảng tblKhachHang (Khách hàng)
STT Tên cột Kiểu dữ liệu Ý nghĩa
1 MaKH Nvarchar(10) Mã số của khách hàng
2 TenKH Nvarchar(50) Họ tên đầy đủ khách hàng
3 DiaChi Nvarchar(250) Địa chỉ nhà của khách hàng
4 DienThoai Varchar(20) Số điện thoại liên lạc
Bảng 3.1. Bảng khách hang
3.4.1.2. Bảng tblHoaDonBan (Hóa đơn bán hàng)
STT Tên cột Kiểu dữ liệu Ý nghĩa
1 MaHĐB Nvarchar(10) Mã số hóa đơn của khách hàng
2 MaNV Nvarchar(10) Mã số của nhân viên
3 MaKH Nvarchar(10) Mã số của khách hàng
4 NgayLap Date Ngày lập hóa đơn
Bảng 3.2. Bảng hóa đơn bán hàng
3.4.1.3. Bảng tblChiTietHoaDonBan (Chi tiết hóa đơn bán hàng)
STT Tên cột Kiểu dữ liệu Ý nghĩa
1 MaCTHĐB Nvarchar(10) Mã số chi tiết hóa đơn
2 MaHĐB Nvarchar(10) Mã số hóa đơn
3 MaSP Nvarchar(10) Mã số của sản phẩm
4 SoLuongBan Int Số lượng sản phẩm bán ra
Bảng 3.3. Bảng chi tiết hóa đơn bán hàng
3.4.1.4. Bảng tblHoaDonMua (Hóa đơn mua hàng)
STT Tên cột Kiểu dữ liệu Ý nghĩa
1 MaHĐM Nvarchar(10) Mã số hóa đơn của nhà cung cấp
2 MaNCC Nvarchar(10) Mã số của nhà cung cấp
3 NgayLap Date Ngày lập hóa đơn
3.4.1.5. Bảng tblChiTietHoaDonMua (Chi tiết hóa đơn mua hàng)
STT Tên cột Kiểu dữ liệu Ý nghĩa
1 MaCTHĐM Nvarchar(10) Mã số chi tiết hóa đơn
2 MaHoaDon Nvarchar(10) Mã số hóa đơn
3 MaSP Nvarchar(10) Mã số của sản phẩm
4 SoLuongBan Int Số lượng sản phẩm mua vào
Bảng 3.5. Bảng chi tiết hóa đơn mua hàng
3.4.1.6. Bảng tblNhanVien ( Nhân viên)
STT Tên cột Kiểu dữ liệu Ý nghĩa
1 MaNV Nvarchar(10) Mã số của nhân viên
2 TenNV Nvarchar(50) Họ tên đầy đủ nhân viên
3 GioiTinh Nvarchar(10) Giới tính của nhân viên
4 NgaySinh Date Ngày sinh của nhân viên
5 DiaChi Nvarchar(250) Địa chỉ nhà của nhân viên
6 SDT Nvarchar(15) Số điện thoại của nhân viên
7 TenChucVu Nvarchar(50) Chức vụ nhân viên đảm nhận
8 BoPhan Nvarchar(50) Bộ phân làm việc của nhân viên
Bảng 3.6. Bảng nhân viên
3.4.1.7. Bảng tblPhieuNK (Phiếu nhập kho)
STT Tên cột Kiểu dữ liệu Ý nghĩa
1 MaPhieuNK Nvarchar(10) Mã số của phiếu nhập kho
2 MaSP Nvarchar(10) Mã số của sản phẩm
3 SoLuongNhap Int Số lượng cần nhập sản phẩm
4 NgayLap Date Ngày lập phiếu nhập kho
Bảng 3.7. Bảng phiếu nhập kho
3.4.1.8. Bảng tblPhieuXK (Phiếu xuất kho)
STT Tên cột Kiểu dữ liệu Ý nghĩa
1 MaPhieuXK Nvarchar(10) Mã số của phiếu xuất kho
2 MaSP Nvarchar(10) Mã số của sản phẩm
3 SoLuongXuat Int Số lượng cần xuất sản phẩm
Bảng 3.8. Bảng phiếu xuất kho
3.4.1.9. Bảng tblLoaiSanPham (Loại sản phẩm)
STT Tên cột Kiểu dữ liệu Ý nghĩa
1 MaLoai Nvarchar(10) Mã loại của sản phẩm
2 TenLoai Nvarchar(50) Tên loại của sản phẩm
Bảng 3.9. Bảng loại sản phẩm
3.4.1.10. Bảng tblSanPham (Sản Phẩm)
STT Tên cột Kiểu dữ liệu Ý nghĩa
1 MaSP Nvarchar(10) Mã số của sản phẩm
2 TenSP Nvarchar(50) Tên sản phẩm
3 MaLoai Nvarchar(10) Mã loại của sản phẩm
4 DonGia Float Giá của sản phẩm
5 SoLuong Int Số lượng của sản phẩm
6 NgaySX Date Ngày sản xuất sản phẩm
7 MoTa Nvarchar(50) Mơ tả tình trạng của sản phẩm
8 DonViTinh Nvarchar(10) Đơn ví tính của sản phẩm
9 MaNCC Nvarchar(10) Mã số của nhà cung cấp
Bảng 3.10. Bảng sản phẩm
3.4.1.11. Bảng tblNhaCungCap (Nhà cung cấp)
STT Tên cột Kiểu dữ liệu Ý nghĩa
1 MaNCC Nvarchar(10) Mã số của nhà cung cấp
2 TenNCC Nvarchar(50) Tên nhà cung cấp
3 DiaChi Nvarchar(250) Địa chỉ của nhà cung cấp
4 SDT Nvarchar(15) Số điện thoại
5 Email Nvarchar(50) Thư điện tử của nhà cung cấp
Bảng 3.11. Bảng nhà cung cấp
3.4.2. Một số giao diện của chương trình
Mục đích: Xác định tổng quan chương trình và phân định các module.
Nội dung: Phân định các module. Xác định mối quan hệ giữa các module (việc trao đổi thơng tin, gọi nhau trong chương trình chính). Đặc tả từng module: Xác định
các biến, các thuật toán, các dữ liệu được xử lý, các chức năng xử lý. Cách ghép nối các module.
Bài tốn được gồm một Projects chính SHOP_VPP:
- Thiết kế các Form, giao diện tương tác chính với người sử dụng. - Các class để xử lý chung cho các form…
- Crystal Report: Tạo các báo cáo, thông kê… - Thư mục Image: Chứa các hình ảnh và icon…
3.4.2.1. Giao diện kết nối SQL
Là form dùng để kết nối với SQL Server
Hình 3.10. Giao diện kết nối với SQL Server
3.4.2.2. Giao diện đăng nhập
Hình 3.11. Giao diện đăng nhập
3.4.2.3. Giao diện menu chính của chương trình
Là form chính của chương trình, trong Form này sử dụng Menustrip để tạo