nghệ An ninh
2.2.1. éặc điểm và yờu cầu quản lý nghiệp vụ bỏn hàng tại cụng ty Đầu tư Phỏt triển Cụng nghệ An ninh
* Phương thức bỏn hàng
Cụng ty ỏp dụng phương thức bỏn đú là bỏn buụn qua kho do đặc điểm, quy mụ của Cụng ty và đặc điểm của mặt hàng kinh doanh là camera, mặt hàng cú giỏ
trị lớn, hàng húa của cụng ty mua về được nhập qua kho rồi mới giao bỏn cho khỏch hàng. Đặc trưng của phương thức này là bỏn hàng với số lượng lớn. Phương thức này được ỏp dụng cho những khỏch hàng mua với số lượng lớn.
Trong phương thức bỏn buụn, cụng ty sử dụng hỡnh thức bỏn buụn qua kho. Đối với bỏn buụn, giữa khỏch hàng và cụng ty sẽ cú hợp đồng ký kết cụ thể (nếu cần thiết ) trong đú cú quy định rừ về loại hàng, số lượng, đơn giỏ, địa điểm và thời điểm giao nhận, phương thức thanh toỏn, thời điểm trả tiền hàng. Hợp đồng này do bộ phận kinh doanh lập và chỉ cú hiệu lực khi cú đầy đủ chữ ký của giảm đốc cũng như của bờn mua.
Hàng húa xuất bỏn được lấy từ kho của cụng ty, hỡnh thức vận chuyển như thế nào và chi phớ vận chuyển do bờn nào chịu sẽ được quy định rừ trong hợp đồng mua bỏn hàng húa giữa cụng ty và khỏch hàng. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng được chuyển bằng fax hoặc qua điện thoại. Căn cứ vào nhu cầu thực tế khỏch hàng đặt hàng qua phũng kinh doanh, phũng kinh doanh sẽ lờn đơn hàng chuyển qua cho bộ phận kế toỏn làm thủ tục xuất hàng và xuất hoỏ đơn cho cỏc khỏch hàng.
Đồng thời bộ phận kinh doanh chuyển cỏc thụng tin về địa điểm cũng như thời điểm giao hàng cho bộ phận giao hàng. Trưởng bộ phận giao hàng cú nhiệm vụ lờn lịch và bố trớ nhõn viờn giao hàng phự hợp. Đến thời điểm giao hàng, nhõn viờn giao hàng nhận hàng từ kho cựng với cỏc chứng từ kốm theo từ kế toỏn tổng hợp để giao hàng cho khỏch hàng.
* Phương thức thanh toỏn
Do đặc điểm bỏn hàng của Cụng ty là theo phương thức bỏn buụn nờn khối lượng hàng húa bỏn ra thường cú giỏ trị lớn. Vỡ vậy Cụng ty lựa chọn phương thức thanh toỏn là trả chậm..
Với phương thức này, việc chuyển quyền sở hữu hàng húa được thực hiện nhưng khỏch hàng mới chỉ chấp nhận thanh toỏn, chưa trả tiền ngay. Tuy vậy, đơn vị vẫn ghi nhận doanh thu bỏn hàng, núi cỏch khỏc doanh thu được ghi nhận trước khi thu tiền.
Với cỏc khỏch hàng thanh toỏn trả chậm, Cụng ty quy định rừ thời hạn thanh toỏn và cỏc khỏch hàng này thường là những khỏch hàng lõu năm của doanh nghiệp.
2.2.2. Kế toỏn bỏn hàng tại cụng ty TNHH Đầu tư Phỏt triển Cụng nghệ An ninh
a, Chứng từ sử dụng
Kế toỏn bỏn hàng tại cụng ty TNHH Đầu tư Phỏt triển Cụng nghệ An ninh sử dụng cỏc chứng từ sau:
- Phiếu xuất kho : Được dựng làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng và lập húa
đơn GTGT. Giỏ trờn phiếu xuất kho phản ỏnh giỏ vốn hàng bỏn. Số lượng hàng húa trờn phiếu xuất kho phải trựng với số lượng hàng húa trờn húa đơn GTGT để kế toỏn dễ dàng kiểm tra, đối chiếu.
- Húa đơn GTGT : Khi bỏn hàng phũng kinh doanh lập Húa đơn GTGT căn cứ vào Phiếu xuất kho và Hợp đồng kinh tế. Chứng từ này dựng để xỏc định doanh thu và số tiền thuế phải nộp Nhà nước. Húa đơn GTGT được chia làm 3 liờn: Liờn 1(màu tớm) được lưu lại trờn gốc quyển húa đơn GTGT, Liờn 2 (màu đỏ) giao cho khỏch hàng, Liờn 3(màu xanh) được dựng để hạch toỏn
- Giấy bỏo cú của Ngõn hàng: Là chứng từ được gửi từ Ngõn hàng để xỏc nhận khoản tiền thanh toỏn của khỏch hàng đó chuyển vào tài khoản của cụng ty, là căn cứ để kế toỏn tiến hành ghi sổ.
b. Hệ thống tài khoản
Kế toỏn bỏn hàng tại cụng ty TNHH Đầu tư Phỏt triển Cụng nghệ An ninh ỏp dụng theo quyết định 15 của Bộ tài chớnh nờn sử dụng cỏc tài khoản sau:
- TK 5111“ Doanh thu bỏn hàng húa”: Tài khoản này phản ỏnh doanh thu bỏn hàng của cỏc mặt hàng trong Cụng ty. Cỏc mặt hàng kinh doanh chủ yếu của Cụng ty bao gồm:
Camera IP hồng ngoại: Bộ cảm biến hỡnh ảnh CCD: 1/3” (SONY Super HAD CCD). Số điểm ảnh hiệu quả: PAL - 500(H) x 582(V); NTSC - 510(H) x 492(V). Độ nhạy sỏng: 0.1Lux / F1.2 (0Lux với đốn hồng ngoại). Độ phõn giải ngang: 420TVL. Ống kớnh: 12mm (Lựa chọn: 3.6mm, 6mm, 8mm, 16mm).
Camera IP cố định hỡnh chữ nhật: Bộ cảm biến hỡnh ảnh CCD: 1/3" (SONY Super HAD CCD). Điểm ảnh hiệu quả: PAL - 500(H)x582(V); NTSC - 510(H) x 492(V). Độ nhạy sỏng: 0.1Lux/F1.2. Độ phõn giải ngang: 420TVL.Ống kớnh: C / CS mount; DC/Video.
Camera IP bỏn cầu: Bộ cảm biến hỡnh ảnh CCD: 1/3” CMOS. Độ nhạy sỏng: Màu - 0.5 Lux / F1.2. Ống kớnh:4mm, F1.8 Fixed Iris (2.8, 6, 8mm optional). Quan sỏt ngày và đờm: Electronic. Chuẩn ghi hỡnh: H.264 / MJPEG.
Tuy nhiờn TK 5111 “ Doanh thu bỏn hàng húa” lại khụng được Cụng ty mở chi tiết để theo dừi cho từng mặt hàng cụ thể.
- TK 521 “ Chiết khấu thương mại” - TK 531 “ Hàng bỏn bị trả lại” - TK 532 “ Giảm giỏ hàng bỏn”
- TK 632 “Giỏ vốn hàng bỏn”: Tài khoản này phản ỏnh trị giỏ vốn của hàng húa đó tiờu thụ trong kỡ.
- TK 131 “ Phải thu của khỏch hàng”: Tài khoản này dựng để theo dừi cỏc khoản phải thu của khỏch hàng và được Cụng ty mở chi tiết cho từng khỏch hàng.
- TK 112 “ Tiền gửi ngõn hàng”: Phản ỏnh số tiền thu về khi bỏn hàng.
- TK 3331 “ Thuế GTGT phải nộp”: phản ỏnh số thuế GTGT đầu ra của cụng ty phải nộp cho Nhà nước.
- TK 641 “Chi phớ bỏn hàng”
- TK 642 “Chi phớ quản lý doanh nghiệp”.
c. Trỡnh tự hạch toỏn
* Kế toỏn nghiệp vụ bỏn buụn
Sau khi lập phiếu xuất kho và Húa đơn GTGT của hàng bỏn, kế toỏn căn cứ vào cỏc chứng từ này ghi tăng doanh thu bỏn hàng húa(Cú TK 5111), ghi tăng thuế GTGT phải nộp cho Nhà nước (Cú TK 3331), đồng thời ghi tăng giỏ vốn hàng bỏn (Nợ TK 632) và giảm giỏ trị hàng húa tồn kho (Cú TK 156). Giỏ vốn hàng bỏn được ghi theo trị giỏ thực tế nhập của hàng húa. Trong trường hợp cú cỏc chi phớ phỏt sinh liờn quan đến quỏ trỡnh bỏn hàng mà cụng ty phải chịu như chi phớ vận chuyển, chi phớ gửi hàng hay cỏc chi phớ khỏc liờn quan thỡ căn cứ vào phiếu chi và cỏc chứng từ hợp phỏp khỏc, kế toỏn ghi tăng chi phớ bỏn hàng (Nợ TK 641), tăng thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (Nợ TK 133) và tăng khoản tiền phải trả nếu cụng ty chưa thanh toỏn, hoặc giảm tiền mặt trong quỹ nếu thanh toỏn bằng tiền mặt hay giảm tiền gửi ngõn hàng nếu thanh toỏn bằng chuyển khoản.
Vớ dụ: Ngày 14/11/2013 cụng ty TNHH Đầu tư Phỏt triển Cụng nghệ An
ninh xuất bỏn 12 chiếc camera bỏn cầu 1 chớp cho Cụng ty TNHH Nam Phong với giỏ bỏn 4.300.000đ/ 1 chiếc, thuế GTGT 10%. Giỏ vốn của một chiếc là 3.100.000đ/ 1 chiếc
Thủ kho viết phiếu xuất kho số XK00160 (Phụ lục Biểu 2.1). Căn cứ vào PXK kế toỏn ghi Húa đơn GTGT số 00113, liờn 2 (màu đỏ) giao cho khỏch hàng. Chi phớ vận chuyển đó chi bằng tiền mặt 1.200.000, thuế GTGT 10% do Cụng ty chịu, thuờ Cụng ty cổ phần vận tải Trường An vận chuyển, kế toỏn lập phiếu chi số 160 (Phụ lục biểu 2.2). Dựa vào cỏc chứng từ trờn kế toỏn tiến hành định khoản:
- Kế toỏn ghi nhận doanh thu Nợ TK 131: 56.760.000
Cú TK 5111: 51.600.000 Cú TK 3331: 5.160.000
- Đồng thời ghi nhận giỏ vốn Nợ TK 632: 51.600.000 Cú TK 156: 51.600.000
- Chi phớ vận chuyển tớnh vào chi phớ bỏn hàng Nợ TK 641: 1.200.000
Nợ TK 1331: 120.000 Cú TK 111: 1.320.000
- Cuối thỏng 11/2013 căn cứ sổ phụ do ngõn hàng Viettinbank chi nhỏnh Kim Mó chuyển đến về việc Cụng ty TNHH Nam Phong thanh toỏn tiền mua hàng ngày 14/11/2013 , húa đơn GTGT 00113 kế toỏn ghi:
Nợ TK 112: 56.760.000 Cú TK 131: 56.760.000
* Cỏc trường hợp khỏc phỏt sinh trong quỏ trỡnh bỏn hàng
Kế toỏn chiết khấu thanh toỏn hàng bỏn: Cụng ty khụng cú chớnh sỏch chiết khấu thanh toỏn để khuyến khớch khỏch hàng thanh toỏn tiền hàng trước thời hạn. Điều đú dẫn đến tỡnh trạng số tiền phải thu trong năm cũn khỏ lớn.
Doanh nghiệp cú mở cỏc tài khoản TK 521 “ Chiết khấu thương mại”; TK 531 “ Hàng bỏn bị trả lại”; TK 532 “ Giảm giỏ hàng bỏn” để theo dừi cỏc khoản
giảm trừ doanh thu. Tuy nhiờn thực tế ở Cụng ty thỡ khụng thực hiện chiết khấu thương mại. Cỏc khoản giảm giỏ hàng bỏn và hàng bỏn bị trả lại khụng nhiều, cú kỳ khụng cú. Do Cụng ty tổ chức cụng tỏc thu, vận chuyển hàng húa tốt, việc bảo quản hàng húa trong kho tốt nờn hầu như khụng cú hiện tượng hàng bỏn bị trả lại và giảm giỏ hàng bỏn. Tuy nhiờn nếu cú mặt hàng bị lỗi, sai quy cỏch, phẩm chất, mẫu mó hoặc khụng đảm bảo về chất lượng thỡ người mua khi xuất hàng trả lại doanh nghiệp bờn mua sẽ phải lập húa đơn ghi rừ lý do trả lại cho cụng ty, thuế GTGT.
d, Hệ thống sổ sỏch bỏn hàng tại cụng ty TNHH Đầu tư Phỏt triển Cụng nghệ An ninh
Để hạch toỏn nghiệp vụ bỏn hàng, Cụng ty ỏp dụng hỡnh thức nhật ký chung. Tất cả cỏc nghiệp vụ phỏt sinh ở cụng ty đều được ghi theo trỡnh tự thời gian và nội dung kinh tế. Cụng ty đó sử dụng cỏc sổ sau để hạch toỏn nghiệp vụ bỏn hàng:
* Sổ nhật ký chung: sổ kế toỏn tổng hợp mà cụng ty sử dụng để ghi chộp tất
cả cỏc nghiệp vụ kinh tế tài chớnh phỏt sinh theo trỡnh tự thời gian. Bờn cạnh đú thực hiện việc phản ỏnh theo quan hệ đối ứng để phục vụ cho việc ghi sổ cỏi.
Kết cấu sổ: Kết cấu sổ nhật ký chung được thể hiện qua mẫu biểu 2.3
Căn cứ và phương phỏp ghi sổ: Hàng ngày, căn cứ vào hoỏ đơn, chứng từ phản ỏnh cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh, kế toỏn sẽ tiến hành ghi sổ nhật ký chung.
Mối quan hệ với cỏc sổ khỏc: Số liệu trờn sổ nhật ký chung là căn cứ để ghi vào Sổ cỏi TK511, Sổ cỏi TK632, Sổ cỏi TK131.
* Sổ cỏi:
- Sổ cỏi tài khoản 131
Nội dung sổ: Sổ cỏi TK131 dựng để theo dừi tỡnh hỡnh cụng nợ và thanh toỏn cụng nợ của tất cả cỏc khỏch hàng của Cụng ty.
Kết cấu sổ: Kết cấu sổ cỏi TK131 được thể hiện qua mẫu biểu số 2.4
Căn cứ và phương phỏp ghi sổ: Số liệu trờn sổ nhật ký chung là căn cứ để ghi vào sổ cỏi TK131.
Mối quan hệ với cỏc sổ khỏc: Sổ cỏi TK131 là căn cứ để đối chiếu với bảng tổng hợp phải thu khỏch hàng.
Nội dung: Sổ cỏi TK 632 dựng để theo dừi trị giỏ vốn của số hàng bỏn ra của Cụng ty.
Kết cấu sổ: Kết cấu sổ cỏi TK632 được thể hiện qua mẫu biểu 2.5
Căn cứ và phương phỏp ghi sổ: Số liệu trờn sổ nhật ký chung là căn cứ để ghi vào sổ cỏi TK 632.
Mối quan hệ với cỏc sổ khỏc: Sổ cỏi TK632 là căn cứ để đối chiếu với bỏo cỏo tỡnh hỡnh nhập - xuất - tồn kho hàng hoỏ
- Sổ cỏi TK 511
Nội dung sổ: Sổ cỏi TK511 dựng để phản ỏnh doanh thu bỏn hàng của Cụng ty. Kết cấu sổ: Kết cấu sổ cỏi TK511 được thể hiện qua mẫu biểu số 2.6
Căn cứ và phương phỏp ghi sổ: Số liệu trờn sổ nhật ký chung là căn cứ để ghi sổ cỏi TK 511.
* Trỡnh tự ghi sổ:
- Cuối ngày, căn cứ vào những chứng từ kế toỏn đó được kiểm tra là hợp phỏp, hợp lệ; kế toỏn tổng hợp tiến hành ghi sổ nhật ký chung, sổ quỹ tiền mặt, sổ quỹ tiền gửi ngõn hàng và sổ chi tiết tài khoản 156, sổ chi tiết tài khoản 131.
- Sau đú căn cứ vào số liệu ghi trờn sổ nhật ký chung, kế toỏn tổng hợp tiến hành ghi sổ cỏi cỏc tài khoản 111,112, 131, 3331, 156, 632 , 511, 641, 911.
- Cuối thỏng, cuối quý, cuối năm, kế toỏn tiến hành cộng số liệu trờn sổ cỏi, lập bảng cõn đối số phỏt sinh. Sau khi đó kiểm tra đối chiếu khớp đỳng, số liệu ghi trờn sổ cỏi và bảng tổng hợp chi tiết được dựng để lập cỏc bỏo cỏo tài chớnh.
Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức kế toỏn nhật ký chung tại cụng ty TNHH Đầu tư Phỏt triển Cụng nghệ An ninh
CHƯƠNG III: CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT HỒN THIỆN KẾ TỐN BÁN HÀNG TẠI CễNG TY ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN CễNG NGHỆ
AN NINH 3.1. Cỏc kết luận và phỏt hiện qua nghiờn cứu
Cụng ty TNHH Đầu tư Phỏt triển Cụng nghệ An ninh là doanh nghiệp đang trong quỏ trỡnh lớn mạnh trải qua những giai đoạn thuận lợi và khú khăn, những bước thăng trầm và biến động của thị trường. Tuy nhiờn do sự cố gắng, nỗ lực của toàn thể cỏn bộ cụng nhõn viờn đặc biệt là vai trũ cửa tổ chức cụng tỏc kế toỏn và bộ phận quản lý doanh nghiệp mà Cụng ty đó và đang cú những kết quả tốt trong hoạt động kinh doanh của mỡnh. Cựng với sự lớn mạnh của hệ thống quản lý núi chung, bộ mỏy kế toỏn đó khụng ngừng hồn thiện để đỏp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh. Hiện nay nước ta đang trong thời kỳ hội nhập, hệ thống kế toỏn đó bắt đầu thớch ứng với thời kỳ mới. Với đội ngũ cỏn bộ giàu kinh nghiệm, cú năng lực đó nắm bắt được cơ chế chớnh sỏch của Nhà nước, gúp phần tớch cực trong cụng tỏc phản ỏnh, giỏm đốc chặt chẽ toàn diện tài sản của cụng ty, cung cấp thụng tin kịp thời hữu ớch phục vụ cho cụng tỏc quản lý, phõn tớch của ban lónh đạo.
Qua thời gian thực tập tại phũng kế toỏn của cụng ty TNHH Đầu tư Phỏt triển Cụng nghệ An ninh, trờn cơ sở kiến thức đó được trang bị tại nhà trường, dựa trờn yờu cầu của cụng tỏc quản lý hoạt động kinh doanh thương mại hiện nay và tỡnh hỡnh thực tế cụng tỏc kế toỏn tại cụng ty em xin đưa ra một số nhận xột sau:
3.1.1. Ưu điểm
Về bộ mỏy kế toỏn:
Cụng ty tổ chức bộ mỏy kế toỏn theo hỡnh thức tập trung. Việc lựa chọn hỡnh thức này, đảm bảo sự lónh đạo tập trung, thống nhất trong cụng tỏc kế toỏn. Đồng thời, thuận tiện cho cụng ty trong quỏ trỡnh kiểm tra, xử lý thụng tin, giỳp lónh đạo quản lý và chỉ đạo cỏc hoạt động tài chớnh và đưa ra cỏc quyết định đỳng đắn. Bờn cạnh đú, bộ mỏy kế toỏn được tổ chức khoa học và hợp lý, từng phần hành kế toỏn được bố trớ phự hợp với khả năng của từng người. Nhõn viờn kế toỏn đều cú trỡnh độ, cú tinh thần trỏch nhiệm cao, sử dụng thành thạo phần mềm kế toỏn nờn cụng việc kế toỏn đạt được hiệu quả cao. Mặt khỏc, cụng việc được phõn cụng rất mạch lạc, rừ ràng, đảm bảo đỳng người đỳng việc do vậy cụng tỏc kế toỏn đảm bảo được
yờu cầu của việc thu nhận, hệ thống húa và cung cấp thụng tin kế toỏn phục vụ tốt yờu cầu quản lý kinh tế tài chớnh của Cụng ty.
Về phương phỏp kế toỏn, chứng từ kế toỏn, hệ thống tài khoản kế toỏn sử dụng:
Cụng ty ỏp dụng phương phỏp kờ khai thường xuyờn để hạch toỏn hàng tồn kho, phương phỏp này đảm bảo cung cấp thụng tin thường xuyờn, chớnh xỏc về tỡnh hỡnh biến động xuất – nhập – tồn của hàng húa, từ đú cú kế hoạch dự trữ phự hợp, quản lý hàng húa về cả số lượng và cả chất lượng.
Cỏc chứng từ kế toỏn được Cụng ty sử dụng theo đỳng mẫu của Bộ tài chớnh, phự hợp với yờu cầu kinh tế và đảm bảo được tớnh phỏp lý của cỏc chứng từ này, được lưu giữ cẩn thận và cú sự sắp xếp phự hợp. Cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh