1.2.1 .Nội dung của chuẩn mực kế tốn có liên quan đến kế tốn bán hàng
2.2. Thực trạng kế toán bán hàng
2.2.1. Đặc điểm tổ chức công tác kế tốn tại cơng ty cổ phần cao su miền Trung
a. Tổ chức bộ máy kế tốn
Cơng ty cổ phần cao su miền Trung áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế tốn tập trung hay mơ hình kế tốn một cấp. Phịng kế tốn có chức năng phản ánh và giám đốc một cách liên tục, toàn diện, tồn bộ các hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Tại cơng ty chức năng chính của phịng kế tốn là ghi chép, phản ánh mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh giúp tính tốn chi phí, lợi nhuận cho doanh nghiệp; đồng thời kế tốn có thể phân tích thơng tin, số liệu kế tốn cung cấp cho ban giám đốc.
Sơ đồ: Tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty ( Phụ lục sơ đồ 2.2)
Kế toán trưởng: Phụ trách chung cơng tác kế tốn của cơng ty, kế hoạch tài
chính, trực tiếp làm cơng tác tổng hợp và lập báo cáo kế toán. Cung cấp số thông tin và tham mưu cho giám đốc các phương án sản xuất kinh doanh tối ưu.
Kế tốn tổng hợp: Có nhiệm vụ hỗ trợ cho kế toán trưởng chỉ đạo việc thực hiện hạch toán và tổng hợp số liệu kế toán từ các phần hành kế toán chi tiết vào sổ cái và lập báo cáo tài chính.
Bộ phận kế tốn vốn bằng tiền: Theo dõi, phản ánh tình hình thu chi quỹ tiền
mặt, tình hình tiền vay, tiền gửi, thực hiện định kỳ đối chiếu với ngân hàng.
Bộ phận kế toán TSCĐ: Theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, việc trích khấu
hao TSCĐ của doanh nghiệp.
Bộ phận kế tốn hàng hóa: Ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến
nhập, xuất, tồn hàng hóa của cơng ty.
Bộ phận kế tốn tiền lương: Có nhiệm vụ tính tốn và lập bảng thanh tốn tiền
lương cho từng bộ phận lao động tại cơng ty, đồng thời theo dõi tình hình trích lập các khoản trích theo lương ( bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn, bảo hiểm thất nghiệp).
Bộ phận kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh: Phản ánh, ghi
chép đầy đủ, kịp thời và chính xác các khoản doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu và chi phí của từng hoạt động trong doanh nghiệp; tính tốn chính xác kết quả của từng hoạt động, giám sát tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước và tình hình phân phối các hoạt động.
Bộ phận kế tốn cơng nợ: Chịu trách nhiệm các phần hành kế toán liên quan
đến các khoản phải thu, phải trả.
Bộ phận kế toán lập hệ thống BCTC: Lập và trình bày BCTC theo quy định
của Nhà nước.
b. Chính sách kế tốn áp dụng
Công ty cổ phần Cao su Miền Trung đang áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành ngày 14/09/2006.
- Niên độ kế toán: Từ ngày 1/1 đến ngày 31/12 năm dương lịch.
- Đơn vị tiền tệ: Việt Nam đồng.
- Kỳ kế toán: Quý và kỳ kế toán năm.
- Hình thức kế tốn áp dụng: Nhật ký chung
Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối kì: Bình qn cuối kì Phương pháp hạch tốn hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên.
- Phương pháp khấu hao TSCĐ: Khấu hao đường thẳng
- Phương pháp tính thuế GTGT: Cơng ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, thuế suất 5%.
2.2.2. Đặc điểm nghiệp vụ bán mặt hàng cao su tại CTCP cao su miền Trung
* Phương thức bán hàng
Cơng ty áp dụng phương thức bán đó là bán bn qua kho do đặc điểm, quy mô của Công ty và đặc điểm của mặt hàng kinh doanh là cao su, mặt hàng có giá trị lớn, hàng hóa của cơng ty mua về được nhập qua kho rồi mới giao bán cho khách hàng. Đặc trưng của phương thức này là bán hàng với số lượng lớn. Phương thức này được áp dụng cho những khách hàng mua với số lượng lớn và là khách hàng thường xuyên của Công ty.
Trong phương thức bán bn, cơng ty sử dụng hình thức bán bn qua kho. Đối với bán buôn, giữa khách hàng và công ty sẽ có hợp đồng ký kết cụ thể (nếu cần thiết ) trong đó có quy định rõ về loại hàng, số lượng, đơn giá, địa điểm và thời điểm giao nhận, phương thức thanh toán, thời điểm trả tiền hàng. Hợp đồng này do bộ phận kinh doanh lập và chỉ có hiệu lực khi có đầy đủ chữ ký của giảm đốc cũng như của bên mua.
Hàng hóa xuất bán được lấy từ kho của cơng ty, hình thức vận chuyển như thế nào và chi phí vận chuyển do bên nào chịu sẽ được quy định rõ trong hợp đồng mua bán hàng hóa giữa cơng ty và khách hàng. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng được chuyển bằng fax hoặc qua điện thoại. Căn cứ vào nhu cầu thực tế khách hàng đặt hàng qua phòng kinh doanh, phòng kinh doanh sẽ lên đơn hàng chuyển qua cho bộ phận kế toán làm thủ tục xuất hàng và xuất hoá đơn cho các khách hàng.
Đồng thời bộ phận kinh doanh chuyển các thông tin về địa điểm cũng như thời điểm giao hàng cho bộ phận giao hàng. Trưởng bộ phận giao hàng có nhiệm vụ lên lịch và bố trí nhân viên giao hàng phù hợp. Đến thời điểm giao hàng, nhân viên giao hàng nhận hàng từ kho cùng với các chứng từ kèm theo từ kế toán tổng hợp để giao hàng cho khách hàng.
* Phương thức thanh toán
Do đặc điểm bán hàng của Công ty là theo phương thức bán bn nên khối lượng hàng hóa bán ra thường có giá trị lớn. Vì vậy Cơng ty lựa chọn phương thức thanh toán là chậm trả.
Với phương thức này, việc chuyển quyền sở hữu hàng hóa được thực hiện nhưng khách hàng mới chỉ chấp nhận thanh toán, chưa trả tiền ngay. Tuy vậy, đơn vị vẫn ghi nhận doanh thu bán hàng, nói cách khác doanh thu được ghi nhận trước khi thu tiền.
Với các khách hàng thanh tốn trả chậm, Cơng ty quy định rõ thời hạn thanh toán và các khách hàng này thường là những khách hàng lâu năm của doanh nghiệp.
2.2.3. Kế tốn bán mặt hàng Cao su tại cơng ty cổ phần cao su miền Trung
a. Chứng từ kế toán
* Chứng từ kế toán: Kế tốn bán hàng tại cơng ty cổ phần cao su miền Trung sử dụng các chứng từ sau:
- Phiếu xuất kho : Được dùng làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng và lập hóa đơn
GTGT. Giá trên phiếu xuất kho phản ánh giá vốn hàng bán. Số lượng hàng hóa trên phiếu xuất kho phải trùng với số lượng hàng hóa trên hóa đơn GTGT để kế tốn dễ dàng kiểm tra, đối chiếu.
- Hóa đơn GTGT : Khi bán hàng phịng kinh doanh lập Hóa đơn GTGT căn cứ vào Phiếu xuất kho và Hợp đồng kinh tế. Chứng từ này dùng để xác định doanh thu và số tiền thuế phải nộp Nhà nước. Hóa đơn GTGT được chia làm 3 liên: Liên 1(màu tím) được lưu lại trên gốc quyển hóa đơn GTGT, Liên 2 (màu đỏ) giao cho khách hàng, Liên 3(màu xanh) được dùng để hạch tốn
- Giấy báo có của Ngân hàng: Là chứng từ được gửi từ Ngân hàng để xác nhận khoản tiền thanh toán của khách hàng đã chuyển vào tài khoản của cơng ty, là căn cứ để kế tốn tiến hành ghi sổ.
b. Hệ thống tài khoản
Kế tốn bán hàng tại cơng ty cổ phần cao su miền Trung áp dụng theo quyết định 48 của Bộ tài chính nên sử dụng các tài khoản sau:
- TK 5111“ Doanh thu bán hàng hóa”: Tài khoản này được dùng để phản ánh doanh thu bán hàng của các mặt hàng trong Công ty. Các mặt hàng kinh doanh chủ
su thiên nhiên SVR 20; Cao su thiên nhiên Latex; Cao su thiên nhiên RSS; Cao su thiên nhiên SVR 3L. Tuy nhiên TK 5111 “ Doanh thu bán hàng hóa” lại khơng được Cơng ty mở chi tiết để theo dõi cho từng mặt hàng cụ thể.
- TK 521 “Các khoản giảm trừ doanh thu”: TK 5211 “ Chiết khấu thương mại”
TK 5212 “ Hàng bán bị trả lại” TK 5213 “ Giảm giá hàng bán”
- TK 632 “Giá vốn hàng bán”: Tài khoản này phản ánh trị giá vốn của hàng hóa đã tiêu thụ trong kì.
- TK 131 “ Phải thu của khách hàng”: Tài khoản này dùng để theo dõi các khoản phải thu của khách hàng và được Công ty mở chi tiết cho từng khách hàng.
- TK 112 “ Tiền gửi ngân hàng”: Phản ánh số tiền thu về khi bán hàng.
- TK 3331 “ Thuế GTGT đầu ra”: phản ánh số thuế GTGT đầu ra của công ty phải nộp cho Nhà nước.
- TK 642 “ Chi phí quản lý kinh doanh” : phản ánh chi phí kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm :
TK 6421 “Chi phí bán hàng”
TK 6422 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”.
c. Trình tự hạch tốn
Kế tốn nghiệp vụ bán bn qua kho
Sau khi lập phiếu xuất kho và Hóa đơn GTGT của hàng bán, kế tốn căn cứ vào các chứng từ này ghi tăng doanh thu hàng bán (Có TK 511), ghi tăng thuế GTGT phải nộp cho Nhà nước (Có TK 3331), đồng thời ghi tăng giá vốn hàng bán (Nợ TK 632) và giảm giá trị hàng hóa tồn kho (Có TK 156). Giá vốn hàng bán được ghi theo trị giá thực tế nhập của hàng hóa. Trong trường hợp có các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình bán hàng mà cơng ty phải chịu như chi phí vận chuyển, chi phí gửi hàng hay các chi phí khác liên quan thì căn cứ vào phiếu chi và các chứng từ hợp pháp khác, kế tốn ghi tăng chi phí bán hàng (Nợ TK 6421), tăng thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (Nợ TK 1331) và tăng khoản tiền phải trả nếu cơng ty chưa thanh tốn, hoặc giảm tiền mặt trong quỹ nếu thanh toán bằng tiền mặt hay giảm tiền gửi ngân hàng nếu thanh toán bằng chuyển khoản.
Ví dụ 1: Ngày 14/11/2012 Cơng ty cổ phần cao su miền Trung xuất bán 20 tấn cao su thiên nhiên SVR10 ( hợp đồng AT12437 ngày 3/10/2012) và 5 tấn cao su SVR3L (theo hợp đồng AT12507 ngày 7/11/2012) cho Công ty TNHH Asean Tire với giá bán 54.000.000đ/ 1 tấn SVR10 và 59.500.000đ/ 1 tấn SVR3L, thuế GTGT 5%. Giá vốn của hai loại cao su là 49.500.000đ/ 1 tấn SVR10 và 54.000.000đ/ 1 tấn SVR3L
Thủ kho viết phiếu xuất kho số XK00160 (Phụ lục Biểu 2.1). Căn cứ vào PXK kế tốn ghi Hóa đơn GTGT số 0000113 (Phụ lục Biểu 2.2), liên 2 (màu đỏ) giao cho khách hàng. Chi phí vận chuyển do Công ty chịu, thuê Công ty cổ phần tiếp vận Bình Minh vận chuyển, kế tốn lập phiếu chi số 250 (Phụ lục biểu 2.3). Dựa vào các chứng từ trên kế toán tiến hành định khoản:
- Kế toán ghi nhận doanh thu Nợ TK 131: 1.446.375.000 Có TK 511: 1.377.500.000 Có TK 3331: 68.875.000
- Đồng thời ghi nhận giá vốn Nợ TK 632: 1.260.000.000 Có TK 156: 1.260.000.000
- Chi phí vận chuyển tính vào chi phí bán hàng Nợ TK 6421: 10.000.000
Nợ TK 1331: 1.000.000 Có TK 111: 11.000.000
- Cuối tháng 11/2012 căn cứ sổ phụ do ngân hàng Viettinbank chi nhánh Đống Đa chuyển đến về việc Công ty TNHH Asean Tire thanh tốn tiền mua hàng ngày 14/11/2012, hóa đơn GTGT 000113 kế tốn ghi:
Nợ TK 112: 1.446.375.000 Có TK 131: 1.446.375.000
Ví dụ 2: Ngày 25/12/2012 Cơng ty Cổ phần cao su miền Trung xuất bán 1 tấn Cao su Latex ( theo Hợp đồng 05/ML – TĐ ngày 27/06/2012) cho Công ty TNHH sản xuất và kinh doanh dụng cụ thể thao Thủ Đô với giá bán 55.000.000đ/1 tấn, thuế suất thuế
Thủ kho viết phiếu xuất kho số XK00173 (Phụ lục Biểu 2.4). Căn cứ vào PXK kế tốn ghi Hóa đơn GTGT số 0000126 (Phụ lục Biểu 2.5), liên 2 (màu đỏ) giao cho khách hàng. Dựa vào các chứng từ trên kế toán tiến hành định khoản:
- Kế toán ghi nhận doanh thu
Nợ TK131: 57.750.000
Có TK5111: 55.000.000
Có TK 3331: 2.750.000
- Đồng thời ghi nhận giá vốn
Nợ TK632: 48.500.000
Có TK156: 48.500.000
- Cuối tháng 12/2012 căn cứ sổ phụ do ngân hàng Viettinbank chi nhánh Đống Đa gửi đến về việc Công ty TNHH sản xuất và kinh doanh dụng cụ thể thao Thủ Đơ thanh tốn tiền hàng ngày 25/12.2012, hóa đơn GTGT số 0000126, kế tốn ghi:
Nợ TK112: 57.750.000
Có TK131: 57.750.000
Kế tốn các trường hợp khác phát sinh trong quá trình bán hàng
Kế toán chiết khấu thanh toán hàng bán: Cơng ty khơng có chính sách chiết khấu thanh tốn để khuyến khích khách hàng thanh tốn tiền hàng trước thời hạn. Điều đó dẫn đến tình trạng số tiền phải thu trong năm cịn khá lớn.
Doanh nghiệp có mở các tài khoản TK 5211 “ Chiết khấu thương mại”; TK 5212 “ Hàng bán bị trả lại”; TK 5213 “ Giảm giá hàng bán” để theo dõi các khoản giảm trừ doanh thu. Tuy nhiên thực tế ở Cơng ty thì khơng thực hiện chiết khấu thương mại. Các khoản giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại khơng nhiều, có kỳ khơng có. Do Cơng ty tổ chức cơng tác thu, vận chuyển hàng hóa tốt, việc bảo quản hàng hóa trong kho tốt nên hầu như khơng có hiện tượng hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán. Tuy nhiên nếu có mặt hàng bị lỗi, sai quy cách, phẩm chất, mẫu mã hoặc không đảm bảo về chất lượng thì người mua khi xuất hàng trả lại doanh nghiệp bên mua sẽ phải lập hóa đơn ghi rõ lý do trả lại cho công ty, thuế GTGT.
d. Hệ thống sổ sách bán hàng tại công ty cổ phần cao su miền Trung
Để hạch tốn nghiệp vụ bán hàng, Cơng ty áp dụng hình thức nhật ký chung. Tất cả các nghiệp vụ phát sinh ở cơng ty đều được ghi theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế. Công ty đã sử dụng các sổ sau để hạch toán nghiệp vụ bán hàng:
* Sổ nhật ký chung: sổ kế tốn tổng hợp mà cơng ty sử dụng để ghi chép tất cả
các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian. Bên cạnh đó thực hiện việc phản ánh theo quan hệ đối ứng để phục vụ cho việc ghi sổ cái.
Kết cấu sổ: Kết cấu sổ nhật ký chung được thể hiện qua mẫu biểu 2.6
Căn cứ và phương pháp ghi sổ: Hàng ngày, căn cứ vào hoá đơn, chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán sẽ tiến hành ghi sổ nhật ký chung.
Mối quan hệ với các sổ khác: Số liệu trên sổ nhật ký chung là căn cứ để ghi vào Sổ cái TK511, Sổ cái TK632, Sổ cái TK131.
* Sổ cái:
- Sổ cái tài khoản 131
Nội dung sổ: Sổ cái TK131 dùng để theo dõi tình hình cơng nợ và thanh tốn cơng nợ của tất cả các khách hàng của Công ty.
Kết cấu sổ: Kết cấu sổ cái TK131 được thể hiện qua mẫu biểu số 2.7
Căn cứ và phương pháp ghi sổ: Số liệu trên sổ nhật ký chung là căn cứ để ghi vào sổ cái TK131.
Mối quan hệ với các sổ khác: Sổ cái TK131 là căn cứ để đối chiếu với bảng tổng hợp phải thu khách hàng.
- Sổ cái tài khoản 632
Nội dung: Sổ cái TK 632 dùng để theo dõi trị giá vốn của số hàng bán ra của Công ty. Kết cấu sổ: Kết cấu sổ cái TK632 được thể hiện qua mẫu biểu 2.8
Căn cứ và phương pháp ghi sổ: Số liệu trên sổ nhật ký chung là căn cứ để ghi vào sổ cái TK 632.
Mối quan hệ với các sổ khác: Sổ cái TK632 là căn cứ để đối chiếu với báo cáo tình hình nhập - xuất - tồn kho hàng hoá
- Sổ cái TK 511
Căn cứ và phương pháp ghi sổ: Số liệu trên sổ nhật ký chung là căn cứ để ghi sổ cái TK 511.
* Trình tự ghi sổ:
- Cuối ngày, căn cứ vào những chứng từ kế toán đã được kiểm tra là hợp pháp, hợp lệ; kế toán tổng hợp tiến hành ghi sổ nhật ký chung, sổ quỹ tiền mặt, sổ quỹ tiền gửi ngân hàng và sổ chi tiết tài khoản 156, sổ chi tiết tài khoản 131.
- Sau đó căn cứ vào số liệu ghi trên sổ nhật ký chung, kế toán tổng hợp tiến hành ghi sổ cái các tài khoản 111,112, 131, 3331, 156, 632 , 511, 6421, 911.