Với nguyên tắc hoạt động thống nhất và liên tục, công ty TNHH TM Kim Mã đã xây dựng được cho mình mơ hình quản lý hiệu quả phù hợp với tình hình kinh doanh thực tế của doanh nghiệp.Tồn bộ hoạt động của bộ máy được đặt dưới sự chỉ đạo của ban giám đốc.
-Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của cơng ty, có chức năng quản
lý điều hành tổ chức thực hiện mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, ban hành các quy chế, bổ nhiệm miễn nhiệm cách chức các chức danh của cơng ty.
-Phó giám đốc phụ trách sản xuất kinh doanh,kĩ thuật, tham mưu cho giám
đốc về hoạt động kinh doanh tài chính của doanh nghiệp. Đồng thời chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về nhiệm vụ được giao và là người quyết định khi giám đốc đi vắng.
-Phòng kinh doanh
Nghiên cứu thị trường, cập nhật các thông tin về thị trường, giá cả các loại
sản phẩm và dịch vụ doanh nghiệp đang kinh doanh.
Tìm hiểu đối tác kinh doanh và đề xuất các biện pháp để chăm sóc khách hàng truyền thống, duy trì quan hệ với khách hàng hiện đại, phát triển mở rộng khách hàng mới, tìm kiếm khách hàng tiềm năng.
Đề xuất các giải pháp để khuếch trương hình ảnh của doanh nghiệp trên thương trường, đề xuất các chính sách thương mại để khuyến khích bán hàng, gia tăng doanh số.Tìm hiểu một số thơng tin về đối thủ cạnh tranh.Xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng tháng, hàng quý, hàng năm và những giải pháp cụ thể.
Tiếp nhận, xử lí thực hiện các đơn đặt hàng của các tổ chức, các doanh nghiệp là đại lí bán hàng của doanh nghiệp tổ chức kinh doanh bán lẻ cho người tiêu dùng.
Tìm hiểu, khai thác nguồn hàng đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Triển khai chào, bán các sản phẩm mới của doanh nghiệp cho các đại lý.Tham gia đàm phán, ký kết các hợp đồng kinh tế.
Báo cáo giám đốc doanh nghiệp các thơng tin có liên quan về thị trường, giá cả.Hàng tháng trình giám đốc báo cáo doanh số bán hàng.
-Phịng tài chính kế tốn
Bộ phận kế tốn là phịng quản lí, có chức năng tư vấn cho giám đốc những vấn đề liên quan đến tài chính và kế tốn, có trách nhiệm tổ chức và thực hiện cơng tác kế tốn của doanh nghiệp.Nhiêm vụ của phịng kế tốn như sau:
Cập nhật tìm hiểu các chủ chương chính sách và các quy định của nhà nước có liên quan đến cơng tác quản lí tài chính, kế tốn như sau: chính sách thuế, pháp lệnh kế tốn thống kê,…
Kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, hợp lí, hợp lệ của các chứng từ đầu vào như phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu, phiếu chi.
Đối chiếu công nợ với chủ hàng, khách hàng theo định kì hay đột xuất, đơn đốc và thực hiện thu hồi công nợ.Kiểm kê hàng tồn kho, kiểm kê quỹ, tổng kêt hàng tháng.
Hướng dẫn các phòng, bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện các quy định về những vấn đề có liên quan đến cơng tác tài chính kế tốn.Lập báo cáo kết quả kinh doanh, hàng tồn kho, quỹ két, cơng nợ trình giám đốc hàng tháng, hàng q, hàng năm.
Phân tích tình hình hoạt động tài chính, các chỉ tỉêu về doanh số, phân tích các báo cáo, tìm ra nguyên nhân những tồn tại và đề xuất giải pháp xử lí.
-Phịng kĩ thuật
Phịng kĩ thuật có chức năng nhiệm vụ hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh bán hàng. Nghiên cứu, kiểm tra, đánh giá chất lượng sản phẩm .
Kiểm tra các điều kiện bảo hành, nhận hàng bảo hành. Quản lí và lưu trữ các tài liệu liên quan đến công việc bảo hành.
Thực hiện công việc tư vấn kĩ thuật tại địa điểm khách hàng. Bảo trì, bảo dưỡng các trang thiết bị tin học của doanh nghiệp.
Tập hợp và báo cáo các ý kiến phản hồi của khách hàng về sản phẩm và dịch vụ mà doanh nghiệp cung ứng.
-Phịng hành chính
Chịutrách nhiệm về các thủ tục, giấy tờ, hợp đồng liên quan đến doanh nghiệp.Giải quyết mọi vấn đề pháp lý của doanh nghiệp.
Tổ chức, quản lý việc tuyển dụng, đào tạo nhân viên.
Quản lý mọi tình hình hoạt động liên quan đến nhân viên của doanh nghiệp. Sắp xếp nhân sự, xây dựng chế độ tiền lương, thưởng và bảo hiểm xã hội, giải quyết các vấn đề mang tính hành chính thủ tục.
Sơ đò tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của công ty TNHH TM Kim Mã ( Phụ lục 01)
2.2.1.4. Tổ chức công tác kế tốn tại cơng ty TNHH TM Kim Mã
Sơ đồ bộ máy kế toán tại đơn vị (Phụ lục 02)
+ Kế toán trưởng :
Là người thực hiện việc tổ chức chỉ đạo tồn bộ cơng tác kế tốn, thống kê của đơn vị đồng thời cịn thực hiện chức năng kiểm sốt các hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị. Ngồi ra kế tốn trưởng cịn đảm nhiệm việc tổ chức và chỉ đạo công tác tài chính. Chịu trách nhiệm trực tiếp trước thủ trưởng đơn vị về công tác thuộc phạm vi trách nhiệm và quyền hạn được giao.
Trách nhiệm cụ thể của kế toán trưởng là tổ chức bộ máy kế toán thống kê, phản ánh đầy đủ, kịp thời mọi hoạt động của đơn vị, lập đầy đủ, đúng hạn báo cáo thống kê, thực hiện việc trích nộp thanh tốn theo đúng chế độ, đúng quy định về kiểm kê, kiểm tra, kiểm soát, chấp hành luật pháp, đào tạo và bồi dưỡng chuyên môn… đồng thời khơng ngừng củng cố và hồn thiện chế độ hạch tốn kinh tế trong đơn vị.
Kế tốn trưởng có quyền phân cơng, chỉ đạo trực tiếp tất cả nhân viên kế tốn, thống kê làm việc tại đơn vị. Có quyền yêu cầu các cán bộ khác trong đơn Kế tốn trưởng có quyền phân cơng, chỉ đạo trực tiếp tất cả nhân viên kế tốn, thống kê làm việc tại đơn vị. Có quyền yêu cầu các cán bộ khác trong đơn vị cung cấp tài liệu, thông tin cần thiết cho cơng tác kế tốn và kiểm tra các loại báo cáo kế tốn cũng như các hợp đồng phải có chữ ký của kế tốn trưởng. Kế tốn trưởng được quyền từ chối khơng thực hiện những mệnh lệnh vi phạm pháp luật đồng thời báo cáo kịp thời những hành vi vi phạm đó cho cấp trên có thẩm quyền.
+ Kế tốn tiền mặt, tiền gửi ngân hàng :
Có nhiệm vụ giao dịch với khách hàng , thanh toán các khoản tiền mặt , TGNH liên quan giữa ngân hàng và Cơng ty. Lập kế hoạnh tài chính cho Cơng ty. Có nhiệm vụ lập và bảo quản những chứng từ như: giấy báo nợ, giấy báo có. Kế tốn tiền mặt cũng có nhiệm vụ giao dịch với ngân hàng,chịu trách nhiệm báo cáo kế tốn trưởng và Giám đốc tài chính các khoản nợ, các khoản vay ngân hàng,kế toán ngân hàng sẽ giao dịch trực tiếp với ngân hàng về các khoản tín dụng.
+ Kế tốn vật tư, hàng hố :
Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho hàng hố. Lập và quản lý những chứng từ như: phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, thẻ kho… đồng thời hàng
ngày phải phản ánh số liệu vào, sổ cái tài khoản 156, tài khoản 511…Kế toán vật tư hàng ngày sẽ vào số liệu dựa trên các hoá đơn chứng từ nhập hoặc xuất.
+ Kế tốn thanh tốn cơng nợ :
Kế tốn cơng nợ sẽ theo dõi về tình hình nợ của khách hàng và lên báo cáo. Hàng ngày, kế tốn cơng nợ sẽ có trách nhiệm lập báo cáo về các khoản nợ, đối chiếu công nợ với khách hàng. Kế tốn cơng nợ cần phải đặc biệt theo dõi tới các khoản nợ đến hạn, nợ quá hạn của khách hàng, lập bảng đối chiếu cơng nợ, các bảng kê tính lãi có xác nhận của phịng kế tốn để tiến hành cơng tác địi nợ cho cơng ty.
+ Kế tốn thuế :
Kế toán thuế là người hạch toán thuế dựa trên các hoá đơn hàng ngày. Kế toán thuế sau mỗi tháng sẽ lập tờ khai thuế giá trị gia tăng để gửi lên cục thuế….Kế toán thuế theo dõi tài khoản 133, tài khoản 333…Kế toán thuế chịu trách nhiệm về việc lưu giữ các hoá đơn thuế giá trị gia tăng để lập các bảng kê chi tiết về thuế.
+ Thủ quỹ:
Thủ quỹ đồng thời kế toán tiền lương,chịu trách nhiệm tổ chức kế tốn tiền lương và tập hợp chi phí kinh doanh trong kỳ. Lập và bảo quản những chứng từ như: bảng chấm cơng, bảng thanh tốn tiền lương, bảng thanh toán BHXH.... và vào số liệu cho một số sổ trên.
Tại Cơng ty kế tốn lương kiêm ln thủ quỹ nên có nhiệm vụ bảo quản và theo dõi quỹ tiền mặt của Công ty. Hàng ngày vào số liệu cho sổ quỹ. Có nhiệm vụ chi tiền theo lệnh của giám đốc và kế toán trưởng. Thu tiền từ những kế toán viên hoặc nhân viên bộ phận bán hàng,...
Bên cạnh đó cuối kỳ các kế toán viên cần phải so sánh, đối chiếu số liệu với các kế tốn phần hành khác để xem có trùng khớp khơng. Sau đó phải lấy một vài số liệu của những sổ sách, chứng từ có liên quan đến phần hành của mình để vào sổ cái các tài khoản.
2.2.2. Kế tốn bán mặt hàng dầu, mỡ nhờn tại cơng ty TNHH TM Kim Mã
2.2.2.1. Đặc điểm kế tốn bán hàng tại cơng ty TNHH TM Kim Mã
Chế độ kế toán áp dụng :Trong thời gian hoạt động cơng ty đã áp dụng chế độ kế tốn Việt Nam ban hành theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC do bộ tài chính ban hành ngày 14 tháng 09 năm 2006.
Chính sách kế tốn áp dụng tại doanh nghiệp.
- Niên độ kế toán: bắt đầu từ 01/01- Kết thúc: 31/12 dương lịch hàng năm. - Đơn vị tiền tệ để ghi chép sổ kế tốn và báo cáo tài chính: Đồng Việt Nam (VND)
- Chế độ kế toán ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC do Bộ Tài Chính ban hành ngày 14 tháng 09 năm 2006.
- Phương pháp kế toán TSCĐ: được phản ánh theo nguyên giá và giá trị hao mòn luỹ kế. Khấu hao TSCĐ được xác định theo phương pháp đường thẳng áp dụng cho tất cả các tài sản theo tỷ lệ được tính tốn để phân bổ ngun giá trong suốt thời gian sử dụng ước tính và phù hợp với quy định tại QĐ 206/2003/QĐ - BTC ngày 12/12/2003 của BTC.
- Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu:
+ Doanh thu đối với dịch vụ, sửa chữa, bảo hành, được ghi nhận khi đã hoàn thành hợp đồng, hạng mục hợp đồng và có biên bản nghiệm thu, bàn giao đưa vào sử dụng và được khách hàng chấp nhận thanh tốn, khơng phụ thuộc đã thu tiền hay chưa. + Doanh thu đối với hoạt động kinh doanh hàng hoá khác được ghi nhận trên cơ sở hoá đơn bán hàng phát hành cho khối lượng sản phẩm, hàng hoá và dịch vụ đã cung cấp và được khách hàng chấp nhận thanh tốn, khơng phụ thuộc đã thu tiền hay chưa.
-Thuế:
+ Thuế giá trị gia tăng: Hàng hoá, dịch vụ do Doanh nghiệp kinh doanh và cung cấp chịu thuế GTGT theo các mức thuế suất là 10% chung cho tất cả các mặt hàng:
+ Thuế thu nhập doanh nghiệp:Doanh nghiệp tính và nộp thuế thu nhập doanh nghiệp theo mức thuế suất 25%.
+ Các loại thuế khác được tính theo quy định hiện hành của Nhà nước. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho:
+ Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Bình quân gia quyền. + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên. + Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ.
Hình thức kế tốn áp dụng tại cơng ty là hình thức nhật kí chung được làm trên phần mềm kế tốn Accounting.
Sơ đồ kế tốn theo hình thức nhật kí chung ( Phụ lục 03)
Chính sách bán hàng tại công ty :
- Phương thức bán hàng: Hiện công ty áp dụng phương pháp bán buôn qua kho và bán lẻ trực tiếp.
- Phương thức thanh toán: Doanh nghiệp áp dụng phương pháp thanh toán trực tiếp và thanh toán trả trậm.
2.2.2.2.Kế toán nghiệp vụ bán dầu, mỡ nhờn tại công ty TNHH TM Kim Mã.
a, Chứng từ sử dụng :
Hiện nay tại công ty, nghiệp vụ bán hàng chủ yếu sử dụng những tài khoản sau:
- Hóa đơn GTGT (MS 01GTKT3) : Làchứng từ ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là căn cứ ghi nhận doanh thu bán hàng. Đồng thời cũng dùng để theo dõi lượng hànghóa xuất kho. Trên hóa đơn phải ghi rõ tên đơn vị bán hàng, mua hàng, số lượng mặt hàng bán, tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh tốn.
Hóa đơn GTGT gồm 3 liên: Liên 1: Lưu tại quyển gốc Liên 2: Giao cho khách hàng Liên 3: Lưu nội bộ
- Phiếu xuất kho (MS 02-VT) : : theo hợp đồng kinh tế,yêu cầu của khách hàng, thủ kho viết phiếu xuất kho rùi trình cho giám đốc ký và cho người nhận hàng ký.
- Phiếu thu (MS 01-TT) :kế toán lập nhằm xác định số tiền thực tế nhập quỹ,làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền,ghi sổ quỹ,hạch toán các khoản liên quan.
- Bảng kê bán lẻ: tại của hàng nhân viên lập một bảng kê bán lẻ hàng hóa trong ngày có ghi rõ mặt hàng,số lượng hàng bán nộp lên cho kế tốn của cơng ty để làm căn cứ ghi sổ kế toán và xác định doanh thu bán hàng.
- Giấy báo có của ngân hàng: là chứng từ được gửi từ ngân hàng để xác định khoản tiền thanh toán của khách hàng đã chuyển vào tài khoản của công ty.
b, Tài khoản sử dụng :
Công ty TNHH TM Kim Mã sử dụng những tài khoản kế toán bán hàng : - TK 511 :Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
TK 5111 “ Doanh thu bán hàng hóa”
Cơng ty sử dụng TK này để ghi nhận doanh thu các mặt hàng bán. - TK 156 “ Hàng hóa”
Cơng ty sử dụng TK này để theo dõi tình hình tăng giảm hàng hóa trong q trình mua bán.TK này được theo dõi cho tất cả các nhóm hàng,mặt hàng.
- TK 632 “ Giá vốn hàng bán”
TK này được sử dụng để theo dõi giá vốn hàng bán cho tất cả các nhóm hàng chưa chi tiết theo từng mặt hàng,nhóm mặt hàng,cuối kỳ kết chuyển sang TK 911 để xác đinh kết quả kinh doanh.
- TK 333 : “ Thuế và các khoản phải nộp nhà nước”. Kế toán phản ánh số thuế GTGT đàu ra qua TK 3331 “ Thuế GTGT đầu ra”
-TK 112 “ Tiền gửi ngân hàng ”công ty chi tiết thành : +TK 1121 : tiền gửi ngân hàng NN và PTNT
+TK 1122 :tiền gửi ngân hàng công thương
Ngồi ra cơng ty còn sử dụng các TK liên quan :,TK 111 “ tiền mặt ”,TK 131 “phải thu của khách hàng ”,TK 642 “ chi phí quản lý kinh doanh ”, TK 521 “ Các khỏan giảm trừ doanh thu”…..
c, Phương pháp kế toán :
Kế toán nghiệp vụ bán buôn :
Đặc trưng của bán buôn là bán với số lượng lớn. Khi nghiệp vụ bán buôn phát sinh tức là khi hợp đồng kinh tế đã được ký kết, khi hợp đồng kinh tế đã được ký kết phịng kế tốn của cơng ty lập hoá đơn GTGT. Hoá đơn được lập thành ba liên: liên 1lưu tại gốc, liên 2 giao cho người mua, liên 3 được kế toán kẹp vào bộ chứng từ cùng các chứng từ khác như phiêu xuất kho, phiếu thu…của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Theo hình thức này, cơng ty xuất hàng trực tiếp từ kho giao cho nhân viên bán hàng. Nhân viên bán hàng cầm hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho do phịng kế tốn lập đến kho để nhận đủ hàng và mang hàng giao cho người
mua. Hàng hoá đựoc coi là tiêu thụ khi người mua đã nhận và ký xác nhận trên hoá đơn khiêm phiếu xuất kho. Việc thanh toán tiền hàng có thể băng tiền mặt hoặc tiền gửi.
- Ngày 05 tháng 03 năm 2014, căn cứ theo PXK 09-03 của công ty TNHH TM Kim Mã , thủ kho xuất 1500 lít dầu thủy lực Apoil AW46 cho cơng ty TNHH XD Nam Thắng với giá bán theo HĐ GTGT số 1120 là 39.600đông/ lít ( giá đã bao gồm 10% thuế VAT), giá vốn 30.000 đồng/lít. Khách hàng ghi nhận nợ và sẽ