5. Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp
1.2. Kế toán bán hàng theo chuẩn mực kế toán Việt Nam và Chế độ kế toán
1.2.2.1. Chứng từ kế toán
Tùy theo phương thức, hình thức bán hàng mà kế tốn nghiệp vụ sử dụng các chứng từ sau:
- Hóa đơn GTGT: Là hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ nội địa dành chocác
tổ chức, cá nhân khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Bắt đầu từ ngày 01/01/2011, các doanh nghiệp được phép tự in hóa đơn hoặc đặt in hóa đơn theo nghị đinh 51/2010/NĐ-CP của Chính Phủ, tuy nhiên, nội dung, phương pháp lập, ký duyệt hóa đơn vẫn phải tn theo quy định của Chính Phủ. Hóa đơn GTGT được
lập thành ba liên: Liên 1 lưu tại cuống, Liên 2 giao cho khách hàng, Liên 3 luân chuyển.
- Hóa đơn bán hàng là hóa đơn bán hàng nội địa dành cho các tổ chức, các
nhân khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Số liên cần lập và phương pháp lưu chuyển tương tự như hóa đơn GTGT.
- Bảng kê bán lẻ hàng hóa: Doanh nghiệp bán hàng hóa có tổng giá thanh
tốn dưới 200.000 VNĐ khơng cần lập hóa đơn mà chỉ lập bảng kê bán lẻ. Cuối ngày, kế toán lập 1 hóa đơn ghi tổng số tiền bán hàng hóa, dịch vụ trong ngày thể hiện trên dịng tổng cộng của bảng kê, ký tên và giữ liên giao cho người mua tại cuống, tên người mua trong hóa đơn ghi “Bán lẻ khơng giao hóa đơn”. Hóa đơn này lập riêng cho từng loại thuế suất.
- Phiếu xuất kho: Phản ánh số lượng hàng tồn kho xuất ra để bán hoặc sử
dụng tại doanh nghiệp. Trên phiếu xuất kho ghi số lượng hàng xuất, số lượng này phải trùng với số lượng ghi trên hóa đơn GTGT hay hóa đơn bán hàng.
- Bảng thanh toán hàng đại lý: Sử dụng trong trường hợp doanh nghiệp có
bán hàng bằng phương thức đại lý, dùng để thanh toán hàng, tiền với bên nhận đại lý. - Ngồi ra kế tốn cịn sử dụng một số chứng từ khác tùy theo yêu cầu của nghiệp vụ phát sinh như: Phiếu nhập kho, các chứng từ phản ánh tình hình thanh tốn (phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, báo có của ngân hàng), Giấy nộp tiền của nhân viên bán hàng, hóa đơn cước phí vận chuyển, Hóa đơn th kho, bãi, thuê bốc dỡ hàng hóa, Hợp đồng kinh tế với khách hàng, Bảng kê nhận hàng và thanh tốn hàng ngày…
Trình tự xử lý ln chuyển chứng từ trong quy trình bán hàng:
Khi có nghiệp vụ bán hàng phát sinh, nhân viên bán hàng nhận đơn đặt hàng và chuyển cho kế toán vật tư. Kế toán vật tư tiến hành lập Phiếu xuất kho và chuyển cho thủ kho. Thủ kho nhận Phiếu xuất kho và tiến hành xuất hàng, sau đó chuyển cho nhân viên bán hàng. Nhân viên bán hàng nhận hàng từ thủ kho, tiến hành lập Hóa đơn GTGT hoặc Hóa đơn bán hàng và chuyển hàng cho khách hàng. Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng được lập thành 3 liên: Liên 1 lưu tại cuống, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 dùng để lưu chuyển nội bộ. Khách hàng nhận hàng và Hóa đơn từ nhân viên bán hàng và làm thủ tục thanh toán. Nếu khách hàng chưa
thanh tốn kế tốn cơng nợ ghi sổ cơng nợ. Nếu khách hàng thanh tốn ngay, nhân viên bán hàng nhận tiền từ khách hàng và chuyển cho kế toán bán hàng. Kế toán bán hàng lập Phiếu thu và chuyển tiền cùng Phiếu thu cho thủ quỹ. Thủ quỹ nhận Phiếu thu, thu tiền và ghi sổ quỹ, sau đó chuyển Phiếu thu cho kế toán tiền. Kế toán tiền ghi sổ tiền mặt và bảo quản phiếu thu.