Sơ đồ 2.2 : Bộ máy kế tốn của cơng ty TNHH Tân Hưng Phương
3.2. Các đề xuất, kiến nghị nhằm hồn thiện kế tốn bán hàng rượu tại công ty
công ty TNHH Tân Hưng Phương
* Thứ nhất: Về vận dụng TK
- Công ty nên mở chi tiết TK 511 “ Doanh thu bán hàng” thành TK cấp III như sau:
+ TK 51111: Doanh thu bán hàng rượu Vodka Hà Nội + TK 51112: Doanh thu bán hàng rượu Nếp
+ TK 51113: Doanh thu bán hàng rượu Vang….
Việc mở chi tiết TK doanh thu sẽ cho biết được mặt hàng nào bán được nhiều, mặt hàng nào bán được ít để cơng ty có thể quản lý và phát huy bán những mặt hàng mạnh, đồng thời tìm ra giải pháp để tăng lượng tiêu thụ mặt hàng chậm.
* Thứ hai: Hồn thiện sổ kế tốn
- Cơng ty nên mở sổ kế tốn chi tiết TK 511 để phản ánh riêng từng mặt hàng theo mẫu sau
Hòa sơn – Chúc Sơn – Chương Mỹ - Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN
TK: 5111
Đối tượng: Rượu Vodka Hà Nội 39.5 Ngày,
tháng ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Số Ngày Nợ Có Nợ Có A B C D E 1 2 3 4 - Số dư đầu kỳ - Số phát sinh trong kỳ Cộng số phát sinh Số dư cuối kỳ Loại tiền: VNĐ
- Sổ này có.... trang, đánh từ số 01 đến trang .... - Ngày mở sổ:.....
Ngày.... tháng.... năm.....
Người ghi sổ Kế toán trưởng
Theo mẫu này các mặt hàng khi xuất bán sẽ được theo dõi từng số riêng biệt. Căn cứ vào các hóa đơn, chứng từ khi có nghiệp vụ kinh tế, các chứng từ sẽ được phân loại theo từng mặt hàng và ghi vào sổ chi tiết mặt hàng tương ứng. Việc ghi chi tiết như vậy vừa thuận tiện cho việc theo dõi doanh thu của từng mặt hàng và từ đó xác định được những mặt hàng ưu thế cho doanh thu và lợi nhuận cao nhằm đưa ra quyết định mua hàng hóa và kinh doanh hợp lý, nhanh chóng và hiệu quả.
- Sử dụng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ ghi theo trình tự thời gian để thuận lợi
cho việc đối chiếu số liệu vào cuối tháng cũng như phù hợp với hình thức ghi sổ mà cơng ty sử dụng.
* Thứ ba: Trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc tinh trước vào giá vốn hàng bán phần giá trị bị giảm xuống, thấp hơn so với giá ghi sổ của kế toán hàng tồn kho. Cuối kỳ nếu kế tốn, nhận thấy có bằng chứng chắc chắn về sự giảm giá thường xuyên cụ thể xảy ra trong kỳ kế tốn, tiến hành trích lập dự phịng
Việc lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho nhằm giúp cơng ty bù đắp các thiệt hại thực tế xảy ra do hàng hóa tồn kho giảm giá, đồng thời cũng phản ánh giá trị thực tế thuần túy hàng tồn kho của cơng ty nhằm đưa ra một hình ảnh trung thực về tài sản của công ty khi lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ hạch tốn.
Cơng thức trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho:
Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho = Số lượng hàng tồn kho x Giá gốc hàng tồn kho - Giá trị thuần có thể thực hiện của hàng tồn kho - Chứng từ sử dụng: Bảng kê lập dự phịng, chứng từ lập và hồn nhập dự phòng
- Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được phản ánh trên tài khoản 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Bên Nợ: Hồn nhập số chênh lệch dự phịng giảm giá hàng tồn kho năm nay lớn hơn số đã trích lập cuối niên độ kế tốn trước.
Bên Có: Số trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên độ kế tốn. Số dư Có: Số dự phịng giảm giá hàng tồn kho hiện cịn cuối kỳ.
Trình tự hạch tốn dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
+ Căn cứ vào bảng tổng hợp về mức lập dự phòng giảm giá của các loại vật tư, hàng hóa đã được duyệt, thẩm định của người có thẩm quyền doanh nghiệp, kế tốn ghi:
Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán
Có TK 159 : Dự phịng giảm giá hàng tồn kho
+ Theo quy định của Bộ tài chính, nếu số trích lập cho năm kế hoạch bằng số dư của dự phịng năm trước thì khơng phải lập nữa.
+ Nếu số lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho năm kế hoạch lớn hơn số dư trên TK 159 thì số trích lập đó được trích lập tiếp tục.
Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán
Có TK 159 : Dự phịng giảm giá hàng tồn kho
+ Nếu số trích lập cho năm kế hoạch nhỏ hơn số dư trên TK 159 thì số chênh lệch giảm được hồn nhập.
Nợ TK 159 : Dự phịng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632 : Giá vốn hàng bán
Kế toán mở sổ tổng hợp của TK 159 để theo dõi tồn bộ tình hình trích lập và dự phịng giảm giá hàng tồn kho. Ngồi ra, có thể mở sổ theo dõi chi tiết số dự phịng được trích lập cho từng mặt hàng.
+ Trường hợp hàng tồn kho bị hư hỏng: Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
Có TK 156: Giảm giá hàng tồn kho
* Lập dự phịng phải thu khó địi
Do phương thức bán hàng thực tế tại cơng ty là giao hàng trước rồi mới nhận tiền nên không thể tránh khỏi các khoản nợ khó địi hoặc khơng có khả năng trả nợ đúng kỳ hạn trong năm kế hoạch. Vì vậy cơng ty nên tính tốn khả năng nợ khó địi, tính tốn lập dự phịng để đảm bảo sự phù hợp gữa doanh thu và chi phí trong kỳ.
dự phịng đối với nợ phải thu khó địi và việc xử lý xóa nợ khó địi phải theo quy định của chế độ tài chính quy định doanh nghiệp. Số lập dự phịng các khoản phải thu khó địi được phản ánh trên TK139 – Dự phịng phải thu khó địi.
Bên Nợ : Các khoản phải thu khó địi đã xử lý, hồn nhập dự phịng cuối niên
độ kế tốn
Bên Có : Trích lập dự phịng phải thu khó địi vào chi phí. Số dư bên Có : Số dự phịng phải thu khó địi cịn lại cuối kỳ
Trình tự hạch toán :
- Nếu số dự phịng phải thu khó địi năm nay lớn hơn số dự phịng đã trích lập ở cuối niên độ trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch dự phịng cần phải trích thêm
Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh ngiệp
Có TK 139: Dự phịng nợ phải thu khó địi
- Nếu dự phịng phải thu khó địi cần trích lập năm nay nhỏ hơn số dự phịng phải thu khó địi đã trích lập ở cuối niên độ trước chưa sử dụng hết, thì số chênh lệch được hồn nhập vào thu nhập khác, kế toán ghi:
Nợ TK 139: Dự phịng nợ phải thu khó địi Có TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
* Thứ năm: Phương thức bán hàng
Để nâng cao doanh thu tiêu thụ hàng hóa, cơng ty có thể mở rộng phương thức bán hàng ngày càng đa dạng hóa, khơng chỉ bán theo hai phương thức truyền thống là bán buôn và bán lẻ tại cửa hàng.
Công ty nên mở rộng phương thức bán hàng như bán hàng đại lý, bán buôn vận chuyển thẳng như vậy sẽ giúp công ty đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ hàng hóa, mở rộng quy mô và địa bàn kinh doanh.
* Thứ sáu: Tin học hóa trong cơng tác kế tốn
Một trong những mục tiêu cải cách hệ thống kế toán lâu nay của nhà nước là tạo điều kiện cho việc ứng dụng tin học vào hạch tốn kế tốn, bởi vì tin học đã và sẽ trở thành một trong những công cụ quản lý kinh tế hàng đầu. Trong khi đó cơng ty TNHH Tân Hưng Phương là một công ty sản xuất kinh doanh, trong một tháng có rất nhiều nghiệp vụ phát sinh cần phải ghi chép mà cơng việc kế tốn chủ yếu
được tiến hành bằng phần mềm Excel do vậy các cơng thức tính tốn khi sao chép từ Sheet này sang sheet khác có thể bị sai lệch dịng dẫn đến đưa ra các báo cáo khơng chính xác làm cho chúng khơng được đưa ra một cách kịp thời. Do vậy, cần thiết phải sử dụng phần mềm kế toán bởi để giảm bớt khối lượng ghi chép và tính tốn, Tạo điều kiện cho việc thu thập, xử lý và cung cấp thơng tin kế tốn nhanh chóng, kịp thời về tình hình tài chính của cơng ty.