Nhân tố vĩ mô - : Bộ máy kế tốn của cơng ty TNHH T- 123docz.net

Sơ đồ 2.2 : Bộ máy kế tốn của cơng ty TNHH Tân Hưng Phương

2.1.2.1. Nhân tố vĩ mô

Bất kỳ một doanh nghiệp nào, cho dù có áp dụng các chế độ, chính sách, hình thức kế tốn nào đi chăng nữa thì vẫn phải thực hiện nằm trong khn khổ các quy định của nhà nước. Kế tốn bán hàng tại doanh nghiệp cũng phải chịu sự chi phối của các chính sách luật của nhà nước, hệ thống các quy định, nghị quyết, thông tư các chuẩn mực về kế tốn bán hàng. Với những chính sách pháp luật quy định rõ ràng, hướng dẫn cách hạch toán chi tiết các nghiệp vụ phát sinh đã tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác kế tốn của cơng ty. Tuy nhiên, với những quy định đơi khi cịn mang tính hình thức, rườm rà về các thủ tục đã làm cho cơng tác hạch tốn kế tốn tại cơng ty đơi khi cịn khó khăn.

Với trình độ dân trí ngày càng cao nên thu nhập của người dân cũng tăng lên đáng kể, nhu cầu tiêu dùng cũng ngày càng được nâng cao. Các mặt hàng mà Công ty kinh doanh ngày càng được ưa chuộng tuy nhiên trong thời điểm nền kinh tế toàn thế giới nói chung và cả nước nói riêng đang gặp nhiều khó khăn cùng với việc ngày càng có nhiều doanh nghiệp tham gia vào lĩnh vực kinh doanh này nên Cơng ty gặp khá nhiều khó khăn.

2.1.2.2. Nhân tố vi mơ

Trình độ tổ chức bộ máy kế toán: Việc lựa chọn hình thức kế tốn phù hợp, phân cơng trách nhiệm hợp lý sẽ có tác dụng tích cực trong việc nâng cao chất lượng kế tốn tại cơng ty.

Nhân tố ảnh hưởng nhiều nhất đến công tác kế tốn bán hàng của cơng ty đó là trình độ nghiệp vụ của nhân viên kế tốn. Nếu trình độ nhân viên kế tốn cao, nắm bắt tốt các nghiệp vụ bán hàng tại cơng ty thì cơng việc kế tốn sẽ thuận lợi hơn, giải quyết các nghiệp vụ phát sinh chính xác và nhanh chóng. Ngược lại, nếu trình độ nhân viên kế tốn khơng cao thì sẽ gây khó khăn trong việc hạch tốn kế tốn tại cơng ty. Các nghiệp vụ phát sinh khơng được hạch tốn chính xác, đầy đủ

2.2. Thực trạng kế tốn bán hàng rượu tại Cơng ty TNHH Tân Hưng Phương

2.2.1. Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng tại Công ty TNHH Tân Hưng Phương

• Các phương thức bán hàng

Hiện nay, công ty đang áp dụng các phương thức bán hàng chủ yếu là phương thức bán buôn và phương thức bán lẻ.

- Phương thức bán bn :

Là hình thức khơng thể thiếu được, nó chiếm tỷ trọng lớn trong q trình tiêu thụ hàng hóa tại cơng ty. Với hình thức này giúp cho hàng hóa tiêu thụ nhanh vì khối lượng bán lớn, tránh sự tồn đọng hàng hóa. Mặt khác với hình thức bán này, cơng ty sẽ mở rộng được quan hệ hợp tác kinh doanh với nhiều bạn hàng khác nhau. Từ đó có thể mở rộng quy mơ kinh doanh, tăng sức cạnh tranh và uy tín trên thị trường.

Trong phương thức bán buôn, công ty sử dụng hình thức bán bn qua kho. Theo phương thức này kế toán bán hàng xuất hàng trực tiếp từ kho giao cho nhân viên giao hàng. Nhân viên giao hàng cầm hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho do kế tốn bán lập, nhận đủ số hàng và mang hàng giao cho người mua. Hàng hóa được coi là đã được tiêu thụ khi người mua đã nhận và ký xác nhận trên hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho. Việc thanh tốn tiền hàng có thể bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng.

- Phương thức bán lẻ

Các khách hàng mua lẻ với số lượng ít để tiêu dùng hoặc các cửa hàng nhỏ mua với số lượng ít tại cửa hàng của cơng ty. Nếu khách hàng nào cần hóa đơn GTGT thì phịng kế tốn sẽ có trách nhiệm viết hóa đơn GTGT và cung cấp cho khách hàng.

• Phương pháp xác định giá vốn hàng bán

Để tổng hợp giá vốn số hàng đã xuất bán kế toán căn cứ vào số ghi trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn của hàng hóa để xác định giá vốn của số hàng đã xuất kho. Giá vốn của hàng xuất kho tiêu thụ được tính theo phương pháp nhập trước, xuất trước.

Theo phương pháp này, hàng hóa nào nhập trước thì cho xuất trước hết số nhập trước thì mới xuất số nhập sau theo giá thực tế của hàng xuất. Nói cách khác, giá thực tế của hàng mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế của số hàng mua vào sau cùng.

• Phương thức thanh tốn tiền hàng

Hiện nay, Công ty áp dụng 2 phương thức thanh toán chủ yếu là: - Bán hàng thu tiền ngay (thanh toán nhanh):

Theo phương thức này, hàng hố của cơng ty sau khi giao cho khách hàng phải được thanh toán ngay bằng mặt, séc hoặc chuyển khoản.

- Bán hàng trả chậm:

Đây là hình thức mua hàng trả tiền sau. Theo hình thức này khi cơng ty xuất hàng thì số hàng đó được coi là tiêu thụ và kế toán tiến hành ghi nhận doanh thu và theo dõi trên sổ chi tiết công nợ.

2.2.2. Nội dung, phương pháp kế tốn bán hàng rượu tại Cơng ty TNHHTân Hưng Phương Tân Hưng Phương

2.2.2.1. Chứng từ kế toán

- HĐ GTGT (Mẫu số 01 GTKT – 3LL) : hoá đơn này là chứng từ mà doanh nghiệp dùng để theo dõi doanh thu và phản ánh vào các sổ kế tốn có liên quan. Hố đơn được lập thành ba liên, trong đó:

Liên 1: Màu tím – lưu tại cuống

Liên 2: Màu đỏ - Giao cho khách hàng Liên 3: Màu xanh - lưu nội bộ

- Phiếu thu (Mẫu số 01- TT/BB) : Kế toán lập nhằm xác định số tiền mặt thực tế nhập quỹ, làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, hạch toán các khoản liên quan.

- Phiếu chi (Mẫu số 02- TT/BB) : Kế toán lập nhằm xác định số tiền mặt thực

tế chi khi phát sinh các khoản phải chi liên quan đến bán hàng. Là căn cứ xác định chi phí bán hàng.

- Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 – VT) : Được dùng làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng và lập hóa đơn GTGT cho khách. Giá trên phiếu xuất kho phản ánh giá vốn

khớp để thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu. Phiếu xuất kho được lập 3 liên: liên 1 lưu tại cùi, liên 2 giao cho khách, liên 3 kẹp vào chứng từ gốc.

- Giấy báo có : Là chứng từ được gửi từ ngân hàng để xác nhận khoản tiền thanh toán của khách hàng đã chuyển vào tài khoản của Công ty.

- Hợp đồng kinh tế...

2.2.2.2. Tài khoản kế toán sử dụng

Để hạch tốn nghiệp vụ bán hàng, kế tốn cơng ty sử dụng các tài khoản sau: - TK 511 “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”. TK này được mở chi tiết như sau:

+ TK 511.1 “Doanh thu bán hàng hố”. Cơng ty khơng phản ánh từng loại mặt hàng mà phản ánh tổng hợp doanh thu của các mặt hàng.

+ TK 511.3 “ Doanh thu cung cấp dịch vụ”

- TK 512 “ Doanh thu nội bộ” Được sử dụng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ trong nội bộ cơng ty. Có 3 TK cấp 2:

+ TK 512.1: “ Doanh thu bán hàng hoá” +TK 512.2: “ Doanh thu bán thành phẩm” + TK512.3: “ Doanh thu cung cấp dịch vụ”

- TK 131: “ Phải thu của khách hàng”. TK này dùng để phản ánh cơng nợ và tình hình thanh tốn cơng nợ phải thu của khách hàng về tiền bán hàng hoá, dịch vụ.

- TK 156 “Hàng hóa” : Được dùng để theo dõi hàng hóa.

- TK 632 “ Giá vốn hàng bán”: Dùng để phản ánh trị giá của hàng hóa tiêu thụ trong kỳ.

- TK 531: “Hàng bán bị trả lại” - TK 532: “ Giảm giá hàng bán” - TK 632: “ Giá vốn hàng bán”

- Ngoài ra kế tốn cịn sử dụng một số tài khoản: TK 111 “ Tiền mặt”, TK 112 “ Tiền gửi ngân hàng”, TK 3331 “ Thuế GTGT đầu ra phải nộp”...

2.2.2.3. Trình tự hạch tốn nghiệp vụ kế tốn bán hàng

 Trình tự kế tốn trường hợp bán bn qua kho:

Bán buôn là bán hàng với số lượng lớn khi có yêu cầu của khách hàng gọi điện đặt trước hay khách hàng truyền thống. Phịng kế tốn xác định số hàng tồn

kho tại thời điểm mua hàng và viết phiếu xuất kho. Phiếu này được lập thành 3 liên, phòng kinh doanh giữ 1 liên gốc làm căn cứ theo dõi số hàng xuất kho, 1 liên làm căn cứ để phịng kế tốn viết HĐ bán hàng, thủ kho giữ 1 phiếu xuất kho . Hóa đơn bán hàng được lập thành 3 liên, trong đó 1 liên phịng kế tốn lưu làm chứng từ gốc vào sổ chi tiết TK 511, 2 liên còn lại giao cho khách hàng để thanh tốn. Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên tương ứng với HĐ bán hàng.

Dựa vào phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT của hàng bán, kế tốn ghi nhận doanh thu bán hàng: ghi Nợ TK 131 - nếu khách hàng chưa trả tiền hoặc ghi Nợ TK 111, TK 112 - nếu khách hàng thanh tốn ln bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản, ghi Có TK 511 và ghi Có TK 3331. Đồng thời kết chuyển giá vốn hàng bán: ghi Nợ TK 632 và ghi Có TK 156. Giá vốn hàng bán được ghi theo giá thực tế nhập của hàng.

Trường hợp cơng ty phải chịu chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ hoặc chi phí khác liên quan trong khâu bán thì căn cứ vào phiếu chi và các chứng từ hợp pháp khác, kế toán sẽ ghi Nợ TK 641, ghi Nợ TK 133 và ghi Có TK 331 nếu cơng ty vẫn nợ, ghi Có TK 111 hoặc Có TK 112 nếu thanh tốn bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.

Ví dụ : Ngày 10 tháng 03 năm 2013 Công ty TNHH Tân Hưng Phương bán

cho công ty TNHH An Khánh 250 thùng rượu Vodka Hà Nội 750 ml 39.5 với giá bán 852.000 đồng/ thùng, giá xuất kho là 810.000 đồng/ thùng. Chưa thanh toán, thuế GTGT 10%

Khi đồng ý bán hàng cho khách, kế toán viết phiếu xuất kho số 9 (Biểu số

2.1). Căn cứ vào phiếu xuất kho kế tốn ghi hóa đơn GTGT số 001120 (Biểu số 2.2), giao liên 2 màu đỏ cho khách hàng.

Dựa vào 2 chứng từ là phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT, kế tốn vào sổ chi tiết bán hàng (Biểu số 2.22 ) và sổ chi tiết thanh toán với người mua ( người bán) (Biểu số 2.24). Sau đó vào chứng từ ghi sổ số 05 (Biểu số 2.10). Từ chứng từ ghi sổ kế toán vào sổ cái TK 131 (Biểu số 2.14), sổ cái TK 511 (Biểu số 2.15), sổ cái TK 3331 (Biểu số 2.16)

Có TK 3331: 21.300.000

Đồng thời kế toán ghi nhận vào sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ (sản phẩm, hàng hóa) (Biểu số 2.23). Sau đó vào chứng từ ghi sổ số 12 (Biểu số 2.12). Từ chứng từ ghi sổ kế toán vào sổ cái TK 156 (Biểu số 2.17), sổ cái TK 632 (Biểu số 2.20):

Nợ TK 632: 202.500.000

Có TK 156: 202.500.000

Ngày 17/03/2013 Căn cứ vào giấy báo có của Ngân hàng (Biểu số 2.3), kế toán ghi vào sổ tiền gửi ngân hàng (Biểu số 2.21) và sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán) (Biểu số 2.24). Sau đó vào chứng từ ghi sổ số 08 (Biểu số 2.11). Từ chứng từ ghi sổ kế toán vào sổ cái TK 131 (Biểu số 2.14):

Nợ TK 112: 234.300.000

Có TK 131: 234.300.000

 Trình tự kế toán theo trường hợp bán lẻ:

Khi xảy ra nghiệp vụ, nhân viên bán hàng lập HĐ bán lẻ cho khách hàng. HĐ gồm 3 liên. Liên 1 lưu tại cuống, liên 2 giao kế toán, liên 3 giao cho khách hàng. Nhân viên bán hàng sẽ trực tiếp thu tiền và giao hàng cho khách. Nếu khách hàng muốn lấy HĐ GTGT thì kế tốn sẽ viết HĐ GTGT và giao cho khách hàng.

Trình tự kế tốn cũng tương tự như kế tốn bán bn qua kho ở trên.

Ví dụ: Ngày 15/03/2013 Công ty bán cho chị Vũ Thị Lan – Công ty TNHH

Lan Vân 10 thùng rượu Vodka Hà Nội 39.5 giá bán là 870.000 đồng/thùng, giá xuất kho là 816.000 đồng/ thùng. Chưa thanh toán, VAT 10% .

Khi đồng ý kế toán bán hàng ghi phiếu xuất kho số 16 (Biểu số 2.4). Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế tốn ghi hóa đơn GTGT số 001150 (Biểu số 2.5), giao liên 2 màu đỏ cho khách.

Dựa vào 2 chứng từ là phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT, kế tốn vào sổ chi tiết bán hàng (Biểu số 2.22) và sổ chi tiết thanh toán với người mua ( người bán) (Biểu số 2.25). Sau đó vào chứng từ ghi sổ số 05 (Biểu số 2.10). Từ chứng từ ghi sổ kế toán vào sổ cái TK 131 (Biểu số 2.14), sổ cái TK 511 (Biểu số 2.15), sổ cái TK 3331 (Biểu số 2.16 ):

Nợ TK 131: 9.570.000

Có TK 3331: 870.000

Nợ TK 632: 8.160.000

Có TK 156: 8.160.000

Ngày 22/03/2013 Căn cứ vào giấy báo có của Ngân hàng (Biểu số 2.6), kế toán ghi vào sổ tiền gửi ngân hàng (Biểu số 2.21) và sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán) (Biểu số 2.25). Sau đó vào chứng từ ghi sổ số 08 (Biểu số 2.11). Từ chứng từ ghi sổ kế toán vào sổ cái TK 131 (Biểu số 2.14):

Nợ TK 112: 9.570.000

Có TK 131: 9.570.000  Kế toán hàng bán bị trả lại:

Những hàng hố khơng đúng quy cách, phẩm chất khách hàng khiếu nại địi trả lại hàng thì cơng ty phải nhận lai hàng.

Khi phát sinh nghiệp vụ này, phòng kinh doanh lập biên bản hàng bán bị trả lại (Biểu số 2.7) sau đó lập phiếu nhập kho (Biểu số 2.8) và nhập kho số hàng đó. Phiếu nhập kho được lập làm 3 liên : 1 liên lưu lại để làm căn cứ ghi thẻ kho, 1 liên giao cho nhân viên phòng kinh doanh, liên cịn lại chuyển cho kế tốn kèm biên bản hàng bán bị trả lại. Sau đó lập phiếu chi (Biểu 2.9). Đồng thời kế toán ghi nhận vào sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ (sản phẩm, hàng hóa) ( Biểu số 2.23)

Sau đó vào chứng từ ghi sổ số 15 (Biểu số 2.13). Từ chứng từ ghi sổ kế toán vào sổ cái TK 632 (Biểu số 2.20), sổ cái TK 511 (Biểu số 2.15), sổ cái TK 3331 (Biểu số 2.16), sổ cái TK 156 ( Biểu số 2.17), sổ cái TK 111( Biểu số 2.18), sổ cái TK 531 (Biểu số 2.19)

Ví dụ: Ngày 25/03/2013, Chị Nguyễn Thị Vân có trả lại 2 thùng rượu Vodka

Hà Nội 39.5 do thùng rượu này khơng đúng quy cách theo hóa đơn bán lẻ số 0001153 ngày 23/03/2013. Trị giá số hàng bị trả lại theo giá bán chưa thuế GTGT là 864.000 VNĐ, giá xuất kho là 807.000 VNĐ.

Nợ TK 156: 1.614.000 Có TK 632: 1.614.000 +) Phản ánh giảm doanh thu: Nợ TK 531: 1.728.000 Nợ TK 3331: 172.800

Có TK 111: 1.900.800 + ) Cuối kỳ kết chuyển doanh thu: Nợ TK 511: 1.728.000

Có TK 531: 1.728.000  Chiết khấu thương mại:

Chiết khấu thương mại là biện pháp để nâng cao khối lượng hàng tiêu thụ trong kỳ. Nếu trong kỳ khách hàng mua với khối lượng lớn thì khách hàng sẽ được hưởng chiết khấu.

 Giảm giá hàng bán:

Giảm giá hàng bán là khoản giảm trừ cho người mua do sản phẩm, hàng hoá kém, mất phẩm chất hay không đúng quy cách theo quy định trong hợp đồng kinh tế.

Chỉ phản ánh vào tài khoản này các khoản giảm trừ do việc chấp thuận giảm giá sau khi đã bán hàng và phát hành hoá đơn (Giảm giá ngồi hố đơn) do hàng bán kém, mất phẩm chất. . .

Trong tháng 3/2013 không phát sinh nghiệp vụ chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán nên em xin phép không trình bày ở phần này.

2.2.2.4. Sổ kế tốn

Cơng ty sử dụng hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ bao gồm các sổ sau:

- Chứng từ ghi sổ (Biểu số 2.10; 2.11; 2.12; 2.13): Căn cứ vào các chứng từ như phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT, Giấy báo có của Ngân hàng, kế toán ghi vào chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ được ghi vào cuối tháng. Việc lập chứng từ ghi sổ chỉ ghi theo TK Nợ hoặc TK Có, vì ngun tắc kế tốn là ghi sổ kép, bút tốn trong chứng từ ghi sổ khơng được lặp lại.

- Sổ Cái (dùng cho hình thức chứng từ ghi sổ) (Biểu số 2.14 - Biểu số 2.20): Cuối tháng căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ cái của các TK cho phù hợp như sổ cái TK 131; 511; 156; 632; 511,111,531,156

- Các sổ kế toán chi tiết liên quan như: Căn cứ vào chứng từ ban đầu hàng ngày ghi vào sổ kế toán chi tiết, các sổ chuyên dùng:

+ Sổ chi tiết bán hàng (Biểu số 2.22): Sổ này mở để theo dõi từng loại hàng hóa đã bán hoặc đã cung cấp được khách hàng thanh toán tiền ngay hay chấp nhận thanh toán. Việc mở sổ này giúp xác định được doanh thu thuần của hàng bán.

+ Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (Biểu số 2.23): Theo dõi sự biến động của hàng bán từ lúc nhập, xuất, tồn lại bao nhiêu trong kho cả về giá trị