tốn bán hàng tại Cơng ty TNHH Tân Hưng Phương
2.1.1. Tổng quan về Công ty TNHH Tân Hưng Phương
2.1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Cơng ty TNHH Tân HưngPhương Phương
• Tên gọi: Cơng ty trách nhiệm hữu hạn Tân Hưng Phương
• Tên giao dịch quốc tế : TÂN HƯNG PHƯƠNG COMPANY LIMITED • Loại hình doanh nghiệp : Cơng ty trách nhiệm hữu hạn
• Địa chỉ : Khu Hòa Sơn – Thị trấn Chúc Sơn – Huyện Chương Mỹ - Thành phố Hà Nội
• Đại diện pháp nhân : Ông Nguyễn Văn Hưng Chức vụ : Giám đốc • Tel: (04)33719803 Fax : (04)33719803
• Vốn điều lệ : 3.500.000.000 đồng • Tổng số lao động : 82 lao động
Công ty TNHH Tân Hưng Phương thành lập theo quyết định số 2244/QĐ - UB ngày 17/10/2000 của UBND tỉnh Hà Tây, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0302001455 ngày 05/09/2008 do sát nhập Hà Tây vào Hà Nội.
Từ khi bắt đầu hoạt động cơng ty gặp rất nhiều khó khăn do số vốn cịn ít, chưa tìm được nhiều bạn hàng lớn nhưng đến nay công ty đã đứng vững trên thị trường, tự trang trải chi phí và kinh doanh có lãi. Doanh thu ngày càng cao, đời sống công nhân viên ngày càng được cải thiện.
Đặc điểm sản xuất kinh doanh :
Công ty TNHH Tân Hưng Phương là công ty hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh một số loại rượu, qua q trình kinh doanh cơng ty nhằm khai thác có hiệu quả các nguồn vốn, đáp ứng nhu cầu thị trường. Công ty TNHH Tân Hưng Phương kinh doanh một số loại rượu như: Rượu nếp Hà Nội, rượu Vodka Hà Nội, rượu cam chanh, rượu vang nho, rượu Anh Đào, Champagne, Rượu Cần….
2.1.1.2. Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty TNHH Tân Hưng Phương
Để đảm bảo kinh doanh có hiệu quả cơng ty TNHH Tân Hưng Phương tổ chức bộ máy quản lý theo mơ hình : 1 giám đốc, 2 phó giám đốc và 3 phòng ban.
Sơ đồ 2.1.Tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Tân Hưng Phương như sau:
Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty.
- Giám đốc : là người chịu trách nhiệm chỉ đạo chung mọi hoạt động kinh doanh và quản lý công ty, giao trách nhiệm cho từng bộ phận.
- Phó giám đốc : là người giúp giám đốc quản lý, điều hành trong các lĩnh vực hoạt động của công ty theo phân công của giám đốc và chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về những nhiệm vụ được phân công.
- Phịng kế tốn : có nhiệm vụ cung cấp thơng tin kinh tế, quản trị tồn bộ cơng tác tài chính, quản trị vốn, thu hồi vốn, huy động vốn. Xác định kết quả sản xuất kinh doanh, theo dõi tăng giảm tài sản,thanh quyết toán các hợp đồng kinh tế đồng thời thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước về các khoản phải nộp.
- Phòng kinh doanh : thực hiện công tác quảng cáo, mở rộng thị trường bán hàng của cơng ty, tổ chức cơng tác điều tra, phân tích thơng tin thị trường, giá cả,khách hàng để phục vụ nhiệm vụ kinh doanh của công ty. Triển khai các hình thức marketing, giới thiệu đẩy mạnh việc bán hàng và mở rộng mạng lưới tiêu thụ.
Giám đốc Phòng kinh doanh Phịng kế tốn Phịng kỹ thuật Phó Giám đốc kinh doanh Phó Giám Đốc kỹ thuật
Phòng kinh doanh chủ động đàm phán, xử lý báo giá cho khách hàng. Bộ phận này được chia thành :
+ Trưởng phịng kinh doanh + Phó phịng kinh doanh + Các thành viên
- Phịng kỹ thuật : có nhiệm vụ đảm bảo chỉ tiêu chất lượng sản phẩm của công ty sản xuất để tiêu thụ trên thị trường. Bộ phận này chia thành :
+ Trưởng phịng kỹ thuật + Phó phịng kỹ thuật + Các nhân viên
2.1.1.3. Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn
Đặc điểm tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty TNHH Tân Hưng Phương áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế tốn tập trung, hầu hết mọi công việc kế tốn được thực hiện ở phịng kế tốn trung tâm từ khâu thu thập kiểm tra chứng từ, ghi sổ đến khâu tổng hợp, lập báo cáo tài chính, từ kế tốn chi tiết đến kế toán tổng hợp.
Sơ đồ 2.2: Bộ máy kế tốn của cơng ty TNHH Tân Hưng Phương
Kế tốn trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán Vốn bằng tiền Kế toán
Tiêu thụ Kế toánThuế Kế tốn cơng nợ và thanh toán
Chức năng của từng bộ phận :
- Kế toán trưởng : là người chịu trách nhiệm chung, hướng dẫn nhiệm vụ cho cấp dưới thuộc thẩm quyền quản lý, đôn đốc nhân viên thực hiện và chấp hành các quy chế, chế độ kế toán do nhà nước ban hành, chịu trách nhiệm trước giám đốc và cấp trên về mọi hoạt động kinh tế.
- Kế toán tổng hợp : có nhiệm vụ ghi sổ tổng hợp đối chiếu số liệu tổng hợp với chi tiết, xác định kết quả kinh doanh, lập các báo cáo tài chính.
- Kế tốn vốn bằng tiền : có nhiệm vụ thu, chi, lập các chứng từ kế toán vốn bằng tiền như phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi, séc tiền mặt, séc chuyển khoản, ghi sổ kế toán chi tiết tiền mặt, sổ kế toán chi tiết tiền gửi ngân hàng để đối chiếu với sổ tổng hợp … kịp thời phát hiện các khoản chi không đúng chế độ, sai nguyên tắc, lập báo cáo thu chi tiền mặt.
- Kế tốn tiêu thụ : có nhiệm vụ tổ chức sổ sách kế tốn phù hợp với phương pháp kế tốn bán hàng của cơng ty. Căn cứ vào các chứng từ hợp lệ theo dõi tình hình bán hàng và biến động tăng giảm hàng hóa, giá cả hàng hố trong q trình kinh doanh.
- Kế toán thuế : căn cứ vào chứng từ đầu vào hóa đơn GTGT, theo dõi và hạch tốn các hóa đơn mua hàng hóa, hóa đơn bán hàng và lập bảng kê chi tiết, tờ khai thuế. Đồng thời theo dõi tình hình vật tư hàng hóa của cơng ty.
- Kế tốn cơng nợ và thanh tốn : có nhiệm vụ lập chứng từ và ghi sổ chi tiết cơng nợ, thanh tốn. Lập báo cáo cơng nợ và các báo cáo thanh tốn.
Chính sách kế tốn của cơng ty
- Công ty TNHH Tân Hưng Phương thực hiện công tác kế toán áp dụng theo quyết định 15/2006/QĐ – BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính.
- Niên độ kế tốn ở cơng ty được tính theo năm dương lịch từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 hàng năm.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là Việt Nam đồng ( VNĐ) - Hình thức kế tốn áp dụng : Chứng từ ghi sổ.
- Cơng ty hạch tốn hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xun. - Cơng ty tính khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng.
- Cơng ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Công ty sử dụng sổ sách, chứng từ theo quy định hiện hành của Bộ tài chính
2.1.2. Đánh giá ảnh hưởng của các nhân tố môi trường đến kế tốn bán hàng tại Cơng ty TNHH Tân Hưng Phương.
2.1.2.1. Nhân tố vĩ mô
Bất kỳ một doanh nghiệp nào, cho dù có áp dụng các chế độ, chính sách, hình thức kế tốn nào đi chăng nữa thì vẫn phải thực hiện nằm trong khuôn khổ các quy định của nhà nước. Kế toán bán hàng tại doanh nghiệp cũng phải chịu sự chi phối của các chính sách luật của nhà nước, hệ thống các quy định, nghị quyết, thông tư các chuẩn mực về kế tốn bán hàng. Với những chính sách pháp luật quy định rõ ràng, hướng dẫn cách hạch toán chi tiết các nghiệp vụ phát sinh đã tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác kế tốn của cơng ty. Tuy nhiên, với những quy định đơi khi cịn mang tính hình thức, rườm rà về các thủ tục đã làm cho cơng tác hạch tốn kế tốn tại cơng ty đơi khi cịn khó khăn.
Với trình độ dân trí ngày càng cao nên thu nhập của người dân cũng tăng lên đáng kể, nhu cầu tiêu dùng cũng ngày càng được nâng cao. Các mặt hàng mà Công ty kinh doanh ngày càng được ưa chuộng tuy nhiên trong thời điểm nền kinh tế tồn thế giới nói chung và cả nước nói riêng đang gặp nhiều khó khăn cùng với việc ngày càng có nhiều doanh nghiệp tham gia vào lĩnh vực kinh doanh này nên Cơng ty gặp khá nhiều khó khăn.
2.1.2.2. Nhân tố vi mơ
Trình độ tổ chức bộ máy kế tốn: Việc lựa chọn hình thức kế tốn phù hợp, phân cơng trách nhiệm hợp lý sẽ có tác dụng tích cực trong việc nâng cao chất lượng kế tốn tại cơng ty.
Nhân tố ảnh hưởng nhiều nhất đến công tác kế tốn bán hàng của cơng ty đó là trình độ nghiệp vụ của nhân viên kế tốn. Nếu trình độ nhân viên kế tốn cao, nắm bắt tốt các nghiệp vụ bán hàng tại cơng ty thì cơng việc kế tốn sẽ thuận lợi hơn, giải quyết các nghiệp vụ phát sinh chính xác và nhanh chóng. Ngược lại, nếu trình độ nhân viên kế tốn khơng cao thì sẽ gây khó khăn trong việc hạch toán kế tốn tại cơng ty. Các nghiệp vụ phát sinh khơng được hạch tốn chính xác, đầy đủ
2.2. Thực trạng kế tốn bán hàng rượu tại Cơng ty TNHH Tân Hưng Phương
2.2.1. Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng tại Công ty TNHH Tân Hưng Phương
• Các phương thức bán hàng
Hiện nay, công ty đang áp dụng các phương thức bán hàng chủ yếu là phương thức bán buôn và phương thức bán lẻ.
- Phương thức bán bn :
Là hình thức khơng thể thiếu được, nó chiếm tỷ trọng lớn trong q trình tiêu thụ hàng hóa tại cơng ty. Với hình thức này giúp cho hàng hóa tiêu thụ nhanh vì khối lượng bán lớn, tránh sự tồn đọng hàng hóa. Mặt khác với hình thức bán này, cơng ty sẽ mở rộng được quan hệ hợp tác kinh doanh với nhiều bạn hàng khác nhau. Từ đó có thể mở rộng quy mơ kinh doanh, tăng sức cạnh tranh và uy tín trên thị trường.
Trong phương thức bán bn, cơng ty sử dụng hình thức bán bn qua kho. Theo phương thức này kế toán bán hàng xuất hàng trực tiếp từ kho giao cho nhân viên giao hàng. Nhân viên giao hàng cầm hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho do kế toán bán lập, nhận đủ số hàng và mang hàng giao cho người mua. Hàng hóa được coi là đã được tiêu thụ khi người mua đã nhận và ký xác nhận trên hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho. Việc thanh tốn tiền hàng có thể bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng.
- Phương thức bán lẻ
Các khách hàng mua lẻ với số lượng ít để tiêu dùng hoặc các cửa hàng nhỏ mua với số lượng ít tại cửa hàng của cơng ty. Nếu khách hàng nào cần hóa đơn GTGT thì phịng kế tốn sẽ có trách nhiệm viết hóa đơn GTGT và cung cấp cho khách hàng.
• Phương pháp xác định giá vốn hàng bán
Để tổng hợp giá vốn số hàng đã xuất bán kế toán căn cứ vào số ghi trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn của hàng hóa để xác định giá vốn của số hàng đã xuất kho. Giá vốn của hàng xuất kho tiêu thụ được tính theo phương pháp nhập trước, xuất trước.
Theo phương pháp này, hàng hóa nào nhập trước thì cho xuất trước hết số nhập trước thì mới xuất số nhập sau theo giá thực tế của hàng xuất. Nói cách khác, giá thực tế của hàng mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế của số hàng mua vào sau cùng.
• Phương thức thanh tốn tiền hàng
Hiện nay, Công ty áp dụng 2 phương thức thanh toán chủ yếu là: - Bán hàng thu tiền ngay (thanh toán nhanh):
Theo phương thức này, hàng hố của cơng ty sau khi giao cho khách hàng phải được thanh toán ngay bằng mặt, séc hoặc chuyển khoản.
- Bán hàng trả chậm:
Đây là hình thức mua hàng trả tiền sau. Theo hình thức này khi cơng ty xuất hàng thì số hàng đó được coi là tiêu thụ và kế toán tiến hành ghi nhận doanh thu và theo dõi trên sổ chi tiết công nợ.
2.2.2. Nội dung, phương pháp kế tốn bán hàng rượu tại Cơng ty TNHHTân Hưng Phương Tân Hưng Phương
2.2.2.1. Chứng từ kế toán
- HĐ GTGT (Mẫu số 01 GTKT – 3LL) : hoá đơn này là chứng từ mà doanh nghiệp dùng để theo dõi doanh thu và phản ánh vào các sổ kế toán có liên quan. Hố đơn được lập thành ba liên, trong đó:
Liên 1: Màu tím – lưu tại cuống
Liên 2: Màu đỏ - Giao cho khách hàng Liên 3: Màu xanh - lưu nội bộ
- Phiếu thu (Mẫu số 01- TT/BB) : Kế toán lập nhằm xác định số tiền mặt thực tế nhập quỹ, làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, hạch toán các khoản liên quan.
- Phiếu chi (Mẫu số 02- TT/BB) : Kế toán lập nhằm xác định số tiền mặt thực
tế chi khi phát sinh các khoản phải chi liên quan đến bán hàng. Là căn cứ xác định chi phí bán hàng.
- Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 – VT) : Được dùng làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng và lập hóa đơn GTGT cho khách. Giá trên phiếu xuất kho phản ánh giá vốn
khớp để thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu. Phiếu xuất kho được lập 3 liên: liên 1 lưu tại cùi, liên 2 giao cho khách, liên 3 kẹp vào chứng từ gốc.
- Giấy báo có : Là chứng từ được gửi từ ngân hàng để xác nhận khoản tiền thanh toán của khách hàng đã chuyển vào tài khoản của Công ty.
- Hợp đồng kinh tế...
2.2.2.2. Tài khoản kế toán sử dụng
Để hạch toán nghiệp vụ bán hàng, kế tốn cơng ty sử dụng các tài khoản sau: - TK 511 “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”. TK này được mở chi tiết như sau:
+ TK 511.1 “Doanh thu bán hàng hố”. Cơng ty khơng phản ánh từng loại mặt hàng mà phản ánh tổng hợp doanh thu của các mặt hàng.
+ TK 511.3 “ Doanh thu cung cấp dịch vụ”
- TK 512 “ Doanh thu nội bộ” Được sử dụng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ trong nội bộ cơng ty. Có 3 TK cấp 2:
+ TK 512.1: “ Doanh thu bán hàng hoá” +TK 512.2: “ Doanh thu bán thành phẩm” + TK512.3: “ Doanh thu cung cấp dịch vụ”
- TK 131: “ Phải thu của khách hàng”. TK này dùng để phản ánh cơng nợ và tình hình thanh tốn cơng nợ phải thu của khách hàng về tiền bán hàng hố, dịch vụ.
- TK 156 “Hàng hóa” : Được dùng để theo dõi hàng hóa.
- TK 632 “ Giá vốn hàng bán”: Dùng để phản ánh trị giá của hàng hóa tiêu thụ trong kỳ.
- TK 531: “Hàng bán bị trả lại” - TK 532: “ Giảm giá hàng bán” - TK 632: “ Giá vốn hàng bán”
- Ngoài ra kế tốn cịn sử dụng một số tài khoản: TK 111 “ Tiền mặt”, TK 112 “ Tiền gửi ngân hàng”, TK 3331 “ Thuế GTGT đầu ra phải nộp”...
2.2.2.3. Trình tự hạch tốn nghiệp vụ kế tốn bán hàng
Trình tự kế tốn trường hợp bán bn qua kho:
Bán buôn là bán hàng với số lượng lớn khi có yêu cầu của khách hàng gọi điện đặt trước hay khách hàng truyền thống. Phịng kế tốn xác định số hàng tồn
kho tại thời điểm mua hàng và viết phiếu xuất kho. Phiếu này được lập thành 3 liên, phòng kinh doanh giữ 1 liên gốc làm căn cứ theo dõi số hàng xuất kho, 1 liên làm căn cứ để phịng kế tốn viết HĐ bán hàng, thủ kho giữ 1 phiếu xuất kho . Hóa đơn bán hàng được lập thành 3 liên, trong đó 1 liên phịng kế tốn lưu làm chứng từ gốc vào sổ chi tiết TK 511, 2 liên còn lại giao cho khách hàng để thanh tốn. Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên tương ứng với HĐ bán hàng.
Dựa vào phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT của hàng bán, kế tốn ghi nhận