Đặc điểm kế toán bán thiết bị điện tử tin học tại công ty TNHH Thương Mại –Dịch

CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG TRONG DNTM

2.2 Thực trạng kế toán bán thiết bị điện tử tin học tại công ty TNHH Thương Mạ

2.2.1 Đặc điểm kế toán bán thiết bị điện tử tin học tại công ty TNHH Thương Mại –Dịch

Thương Mại – dịch vụ Vĩnh Lộc

2.2.1 Đặc điểm kế toán bán thiết bị điện tử tin học tại công ty TNHHThương Mại – Dịch vụ Vĩnh Lộc Thương Mại – Dịch vụ Vĩnh Lộc

Loại hàng hóa

Hiện nay, các mặt hàng thiết bị điện tử tin học bán tại công ty được nhập từ nhiều doanh nghiệp, đại lý ở trong nước và ngồi nước. Tuy nhiên nguồn hàng chính vẫn là nguồn hàng trong nước.

Các thiết bị điện tử tin học chủ yếu của cơng ty gồm:

- Máy tính xách tay (laptop)

- Máy tính để bàn

- Tivi

- Đầu DVD

- Linh kiện máy tính: RAM máy tính, chuột, tai nghe, ổ đĩa quang học, bo mạch chủ, bàn phím, loa…

Đây là những loại mặt hàng công nghệ điện tử cao, theo thời gian dễ bị tụt tùi, lạc hậu. Lưu trữ lâu trong kho có thể bị giảm giá trị, hạn chế thời gian bảo hành.

Phương thức bán hàng

SV: Lưu Thị Kim Dung - K45D1 Khoa Kế toán – Kiểm tốn

- Đối với phương thức bán bn: cơng ty bán hàng hóa cho các tổ chức, doanh nghiệp khác để tiếp tục lưu chuyển hàng hóa. Phương thức bán hàng này chủ yếu là thanh tốn bằng chuyển khoản. Cơng ty áp dụng hình thức bán bn qua kho: bán hàng trự tiếp tại kho hoặc chuyển hàng theo hợp đồng. Công ty cuất hàng trực tiếp từ kho, giao cho nhân viên bán hàng. Nhân viên bán hàng cầm phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT và nhận đủ hàng vận chuyển giao cho người mua.

- Đối với phương thức bán lẻ: công ty bán trực tiếp hàng hóa đến tay người tiêu dùng cuối cùng. Theo hình thức này khách hàng đến mua hàng tại các cửa hàng của công ty, nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền và giao cho khách hàng. Phương thức bán hàng này chủ yêu thu tiền bằng tiền mặt.

Phương thức thanh toán

Sau khi khách hàng chấp nhận thanh tốn, họ có thể thanh tốn cho cơng ty theo hai phương thức: thanh toán trực tiếp hoặc thanh toán trả chậm.

- Thanh toán trực tiếp: Khách hành phải thanh toán 100% tiền hàng cho cơng ty ngay sau khi giao hàng có thẻ bằng tiền mặt, hoặc chuyển khoản. với khách hàng ở xa, không trực tiếp giao nhận hàng công ty sẽ thu tiền trước 100% giá trị hàng + phí vận chuyển theo cước phí tính trong chính sách vận chuyển bằng phương thức chuyển khoản trước khi giao hàng.

- Thanh toán trả chậm: thời gian thanh toán trả chậm sẽ căn cứ vào hợp đồng và khối lượng hàng bán. Mọi khoản nợ quá hạn phải chịu mức phạt 2% cho mỗi 10 ngày tiếp theo.

Giá cả

Cơng ty sử dụng phương pháp tính giá thực tế đích danh để tính giá vốn hàng bán.

Giá bán hàng hóa của cơng ty được xác định dựa trên những căn cứ: Giá trị mua vào, chi phí bán hàng, giá cả thị trường, mối quan hệ của công ty với khách hàng….

 Chính sách ưu đãi dành cho các khách hàng mua trọn bộ linh kiện của công ty

- Được miễn phí cơng lắp ráp, cài đặt thiết bị.

- Được kiểm tra bảo dưỡng, khắc phục sự cố định kỳ 3 năm kể từ ngày mua hàng (quý khách mang máy đến phịng bảo hàng của cơng ty)

- Được hưởng các chính sách khuyễn mại đặc biệt dành cho khách hàng mua trọn bộ linh kiện.

2.2.2 Kết quả khảo sát thực trạng kế tốn bán thiết bị điện tử tin học tại cơng ty TNHH Thương Mại – Dịch vụ Vĩnh Lộc

a. Chứng từ và luân chuyển chứng từ

Kế toán bán hàng sử dụng các chứng từ kế tốn sau:

- Hóa đơn GTGT

- Hóa đơn bán hàng thơng thường

- Bảng kê bán lẻ

- Phiếu nộp tiền của nhân viên bán hàng

- Phiếu xuất kho kiêm bảo hành

- Phiếu thu

- Giấy báo có

- Các chứng từ khác có liên quan b. Tài khoản sử dụng

* Công ty sử dụng các tài khoản sau cho các nghiệp vụ kế toán bán hàng:

- TK511 – Doanh thu bán hàng, TK này được mở chi tiết theo từng loại doanh thu:

+ TK5111 – Doanh thu bán hàng hóa

TK51111 – doanh thu bán mặt hàng máy tính TK51112 – doanh thu bán mặt hàng ti vi

TK 51113 – doanh thu bán mặt hàng phụ kiện điện tử + TK5112 – Doanh thu cung cấp dịch vụ

- TK632 – Giá vốn hàng bán (chi tiết cho từng loại mặt hàng)

- TK131 – Phải thu khách hàng

+ TK 1311 - Phải thu công ty TNHH thiết bị Minh Anh + TK 1312 – Phải thu công ty Việt Khánh

SV: Lưu Thị Kim Dung - K45D1 Khoa Kế toán – Kiểm toán

…

- TK111 – Tiền mặt

- TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

- TK 156 – Hàng hóa

- TK 521 – Chiết khấu thương mại

- …

* Trình tự hạch tốn:

 Nghiệp vụ bán bn qua kho: khi khách hàng có nhu cầu mua hàng hóa thì liên hệ và giao dịch với phòng kinh doanh qua các đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán. Sau đó phịng kinh doanh lập “giấy báo hàng” gửi cho khách hàng để họ tham khảo. Sau đó nhận viên phịng kinh doanh kiểm tra về số lượng, chủng loại hàng, nếu thấy đáp ứng cho khách hàng thì lập “yêu cầu xuất hàng” gửi cho thủ kho. Thủ kho nhận yêu cầu xuất kho, nếu thấy lượng hàng thực trong kho đáp ứng đủ lượng hàng cần xuất thì lập “phiếu xuất kho” (biểu số 2.1) và tiến hành xuất hàng. Đồng thời phịng kế tốn lập hóa đơn GTGT (biểu số 2.3). Hóa đơn được lập thành 3 liên: Liên 1: lưu, liên 2: giao cho khách hàng, liên 3: nội bộ.

Hằng ngày, kế toán tập hợp các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ bán hàng như hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, nhập kho, hóa đơn GTGT… đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký - Chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thanh tốn, sổ chi tiết hàng hóa…

Cuối tháng khố sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký - Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái TK 5111

Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế tốn chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo.

Nghiệp vụ bán lẻ hàng hóa tại cơng ty:

Hiện nay cơng ty TNHH Thương mại – dịch vụ Vĩnh Lộc đang áp dụng hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp. Phương thức này việc bán lẻ diễn ra tại công ty.

hàng, nhân viên bán hàng thu tiền và trực tiếp giao hàng cho khách hàng. Tuy nhiên, với một số khách hành than quen thì cơng ty có thể cho ghi nhận nợ. Với những mặt hàng có giá trị bán thấp hơn so với quy định thì khơng lập hóa đơn nhưng nếu khách hàng u cầu thì cơng ty vẫn lập.

Căn cứ vào bảng kê bán lẻ của nhân viên gửi lên, kế tốn cơng ty tiến hành phản ánh doanh thu bán hàng, giá vốn hàng bán tiến hành ghi sổ.

c. Vận dụng tài khoản

 Ngày 04/01/2013 xuất bán cho công ty TNHH Thiết bị Minh Anh 4 Laptop Dell Ins 14 N3421 (màu đen) giá bán 10.307.000 VNĐ/chiếc (đã bao gồm VAT) tại công ty. Bên mua ghi nhận nợ và sẽ thanh toán tiền hàng qua ngân hàng.

 Căn cứ vào đơn hàng/ u cầu của khách, kế tốn viết hóa đơn GTGT theo nội dung xuất hàng (tương tự biểu 2.1 hóa đơn GTGT – phụ lục), lập phiếu xuất kho (Biểu 2. 1: phiếu xuất kho – phụ lục 11) và tiến hành định khoản phản ánh doanh thu hàng bán (TK 51111) số tiền là 37.480.000 đồng, phản ánh thuế GTGT phải nộp (TK33311) là 3.748.000 đồng, đồng thời ghi tăng khoản phải thu khách hàng (TK 1311) với tổng số tiền là 41.228.000 đồng để ghi vào bảng kê số 11 (phụ lục 19) sổ chi tiết bán hàng (phụ lục 21 – sổ chi tiết bán hàng), sổ chi tiết thanh toán với người mua (phụ lục 22 – sổ thanh toán với người mua)

Nợ TK 1311: 41.228.000 Có TK 51111: 37.480.000 Có TK 33311: 3.748.000

Phản ánh giá vốn hàng bán (TK 6321) đồng thời ghi giảm TK hàng hóa (TK 1561) tổng số tiền là 29.280.000 đồng.

Nợ TK 6321: 29.280.000 Có TK 1561: 29.280.000

 Ngày 06/01/2013, cơng ty bán máy 1 máy tính TOSHIBA satellite L640 cho chị Hằng – Hà Nội giá bán 14.190.000 (đã có VAT). Cùng ngày bán 3 chuột Mitsumi giá bán 88.000đồng/con (đã có VAT) cho khách lẻ, và 1 loa Logitech Z103 giá bán 480.000 đồng/cái, 1 ổ cứng Western 250GB SATA3 giá bán 1.189.000 đồng đã thanh toán bằng tiền mặt.

SV: Lưu Thị Kim Dung - K45D1 Khoa Kế toán – Kiểm toán

 Căn cứ vào đơn hàng/ yêu cầu của khách, lập phiếu xuất kho, nhân viên thu tiền viết phiếu thu (Biểu 2. 2: phiếu thu tiền – phụ lục 12).

Sau đó phiếu thu gửi lên phịng kế tốn, kế tốn lập hóa đơn bán lẻ (phụ lục 16) hoặc hóa đơn GTGT (Biểu 2. 3: hóa đơn GTGT – phụ lục 13) gửi cho khách hàng. Kế toán phản ánh doanh thu bán hàng (TK5111) số tiền là 12.900.000 + 80.000 + 436.364 + 1.080.909 = 14.657.273 đồng (chi tiết chi tiết cho từng loại mặt hàng), phản ánh số thuế phải nộp (TK 33311) là 1.465.727 đồng, đồng thời ghi tăng tiền mặt (TK111) tổng số tiền là 16.123.000 đồng để ghi vào bảng kê 01 – tiền mặt (phụ lục 17), sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết các TK156, TK333, TK511…

Đồng thời, phán ánh giá vốn cho từng loại hàng hóa.

 Ngày 15/01/2013, công ty Việt Khánh (Hà Nội) mua 3 tivi Tivi LED Toshiba 23" - 23PU200 giá bán 4.345.000 đồng (đã có VAT), 4 Case máy tính PC ACER VM2610- PC Dos giá bán 6.250.000 (đã có VAT), 4 màn hình máy tính Màn hình ASUS LCD (Cơng nghệ LED) VS197D giá bán 2.050.000 đồng (đã có VAT), 5 Chuột quang Genius N120 USB giá bán 86.000 đồng (đã có VAT), 5 bàn phím Bàn phím Genius KB110 giá bán 132.000 đồng (đã có VAT), đã giao hàng. Cơng ty Việt Khánh trả trước 20.000.000 đồng bằng tiền mặt.

 Căn cứ vào đơn hàng/ yêu cầu của khách, lập phiếu xuất kho, nhân viên thu tiền viết phiếu thu. Sau đó phiếu thu gửi lên phịng kế tốn, kế tốn lập hóa đơn GTGT (tương tự biểu 2.1 hóa đơn GTGT – phu lục) gửi cho khách hàng. Kế toán phản ánh doanh thu bán hàng (TK5111) số tiền là 43.022.727 đồng (chi tiết cho từng loại hàng) phản ánh số thuế phải nộp (TK 33311) là 4.302.273 đồng, đồng thời ghi tăng tiền mặt (TK111) tổng số tiền là 20.000.000 đ và ghi tăng khoản phải thu khách hàng (TK131) 27.325.000 đ để ghi vào bảng kê sô 11 (phụ lục 14), bảng kê 01 – tiền mặt, sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thanh toán với người mua (phụ lục 22), sổ chi tiết các TK156, TK333, TK511…

Sau đó phản ánh giá vốn của từng loại mặt hàng.

 Ngày 29/1/ 2013, nhận được giấy báo có của ngân hàng cơng ty Việt Khánh thanh tốn số tiền nợ cịn lại.

 Căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng, kế tốn ghi giảm phải thu khách hàng (TK 1312) và ghi tăng tiền gửi ngân hàng 27.325.000 đồng để ghi vào bảng kê 02 – tiền gửi ngân hàng (phụ lục 18), sổ chi tiết thanh toán với người mua, sổ chi tiết bán hàng.

 Ngày 29/01/2013, công ty bán 15 chiếc máy tính Asus K45A-VX062 cho cơng ty TNHH sản xuất và thương mại Thiên Long trong bảng báo giá của công ty là 10.250.000 đ/chiếc (chưa thuế VAT). Công ty tiến hành chiết khấu 2% tiền hàng trừ thẳng vào giá bán. Thanh toán bằng chuyển khoản

 Căn cứ vào mức chiết khấu cho công ty, khi này, giá bán là: 10.250.000 – (10.250.000 x 2% ) = 10.045.000 đ/chiếc

 Căn cứ vào đơn hàng/ u cầu của khách, kế tốn viết hóa đơn GTGT theo nội dung xuất hàng (tương tự biểu 3.1 hóa đơn GTGT – phu lục), lập phiếu xuất kho (tương tự biểu 2.2 – phiếu xuất kho) và tiến hành định khoản phản ánh doanh thu bán hàng (TK5111) số tiền là 150.675.000 đồng, phản ánh số thuế phải nộp (TK 33311) là 15.067.500 đồng, đồng thời ghi tăng khoản phải thu khách hàng (TK131) tổng số tiền là 165.742.500 đồng để ghi vào sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết các TK156, TK131, TK333, TK511…

Nợ TK 1313: 165.742.500

Có TK 51112: 150.675.000 Có TK 33311: 15.067.500

Từ đây phản ánh giá vốn hàng bán (TK 632) đồng thời ghi giảm TK hàng hóa (TK 1561) tổng số tiền là 8.895.000 x 15 = 133.425.000 đồng.

 Ngày 30/01/2013, công ty Việt Khánh trả lại 1 Tivi LED Toshiba 23" mà công ty đã bán ngày 15/1/2013 do lỗi kỹ thuật. Công ty đã chấp thuận và trả lại cho khách bằng tiền mặt bán 4.350.000 đồng (đã có VAT)

SV: Lưu Thị Kim Dung - K45D1 Khoa Kế toán – Kiểm tốn

 Căn cứ vào hóa đơn GTGT, biên bản xác nhận hàng bán bị trả lại có các nhận của hai bên, kế toán lập phiếu chi (Biểu 2. 4: phiếu chi – phụ lục 14) và phản ánh hàng bán bị trả lại:

Nợ TK 531: 3.950.000 Nợ TK 3331: 395.000

Có TK 111: 4.345.000

Đồng thời căn cứ vào phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại (Biểu 2. 5: phiếu nhập hàng bán bị trả lại – phụ lục 15) để ghi giảm giá vốn của mặt hàng tivi này.

Nợ TK 156: 3454.000 Có TK 632: 3454.000

Cuối tháng, kết chuyển các khoản hàng bán làm giảm trừ doanh thu, kế toán ghi giảm doanh thu do hàng bán bị trả lại số tiền 3.950.000

Nợ 51112: 3.950.000 Có TK 531: 3.950.000

 Ngày 31/01/2013, nhận được giấy báo có của ngân hàng cơng ty TNHH Thiết bị Minh Anh thanh toán tiền hàng ngày 04/01/2013.

 Căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng, kế tốn ghi giảm khoản phải thu khách hàng (TK 1311) và ghi tăng khoản tiền gửi (TK112) số tiền 41.228.000 đồng để ghi vào bảng kê sô 02, sổ chi tiết thanh toán với người mua.

Nợ TK 112: 41.228.000 Có TK 1311: 41.228.000 d. Tổ chức sổ kế tốn  Sổ kế tốn Cơng ty áp dụng hình thức kế tốn nhật ký chứng từ, kế toán sử dụng các sổ sau:

+ Sổ nhật ký chứng từ số 8: dùng để tập hợp số phát sinh bên có của các TK 511,531, 632, 131. Sổ này ghi chép vào cuối tháng, căn cứ vào các bảng kê số 1, 2, 8, 10, 11 để ghi sổ.

+ Các bảng kê: Bảng kê số 01 “tiền mặt”; Bảng kê số 02 “tiền gửi ngân hàng”: Bảng kê số 11 “Bảng kê thanh toán với người mua”; Bảng kê bán lẻ hàng

+ Số cái: kế toán mở sổ cái cho các TK 511, 632,156, 111, 112…

+ Sổ chi tiết: kế toán mở sổ chi tiết theo dõi doanh thu chi tiết theo từng mặt hàng, từng nhóm hàng, sổ chi tiết thanh tốn với người mua, sổ chi tiết bán hàng…

Ngồi ra kế tốn cịn sử dụng một số Nhật ký-Chứng từ, bảng kê có liên quan như: Nhật ký chứng từ số 01, nhật ký chứng từ số 02, nhật ký chứng từ số 10

Trình tự ghi sổ

- Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế tốn (phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT…) đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký - Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thanh tốn với khách hàng, sổ chi tiết hàng hóa…

- Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ với các sổ, thẻ kế tốn chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký - Chứng từ số 01, 02, 08, 10 ghi trực tiếp vào Sổ Cái.

- Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế tốn chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái.

Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký - Chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính

Sơ đồ ghi sổ

Sơ đồ 2. 3: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký -