CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG TRONG DNTM
3.1 Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu về kế toán bán thiết bị điện tử tin
điện tử tin học tại công ty TNHH Thương Mại – Dịch vụ Vĩnh Lộc
3.1.1 Những kết quả đã đạt được
Nhìn chung, trong thời qua cơng ty đã tổ chức, sắp xếp được lao động khá hợp lý. Đội ngũ nhân viên của công ty hiện nay tương đối trẻ, năng động, nhiệt tình, có trình độ nghiệp vụ chun mơn về kế tốn tài chính, cơng nghệ thơng tin. Cơng tác đào tạo nhân sự tiến hành rất tốt, phù hợp với khả năng và trình độ của lao động. Thêm vào đó cơng ty ln có chế độ thưởng phạt phân minh, quan tâm đến đời sống vật chất và tinh thần của nhân viên rất đúng mực. công ty đã xây dựng được mối quan hệ ứng xử tốt đẹp giữa các thành viên tạo nên nền tảng để đạt tới sự thống nhất sức mạnh trong công việc kinh doanh như quan tâm thăm hỏi, giúp đỡ lẫn nhau khi gặp khó khăn , thưởng phạt nhân viên một cách hợp lý. Công ty cũng đã tổ chức các buổi tham quan, nghỉ mát, hoạt động vui chơi giải trí cho cán bộ nhân viên. Cùng với sự phát triển của cơng ty, cơng tác kế tốn bán hàng cũng khơng ngừng được hồn thiện để đáp ứng yêu cầu quản lý phù hợp với quy mô, đặc điểm kinh doanh của DN. Là DNTM, DN ln nhận thức được vai trị quan trọng của cơng tác kế tốn bán hàng vì mục đích cuối cùng của các DN là đạt được lợi nhuận cao nhất.
Về tổ chức cơng tác kế tốn:
Cơ cấu tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty được thực hiện theo mơ hình tập trung. Bộ phận kế tốn được tổ chức khoa học, phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của cơng ty. Có sự phân cơng và bố trí rõ ràng nên cơng việc được thực hiện nhanh gọn, tránh được sai sót và giúp cho mọi người có điều kiện kiểm tra chéo nhau giúp phát hiện ra những nhầm lẫn trong công tác nghiệp vụ. Cơng tác kế tốn bán hàng được thực hiện khá tốt từ ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ phát sinh đến việc lên báo cáo kế toán. Kế toán các phần
chỉnh kịp thời. Nhờ có mối liên hệ chặt chẽ và sự phối hợp nhịp nhàng giữa kế toán các phần hành mà cơng tác kế tốn bán hàng được thực hiện khá hiệu quả, góp phần cung cấp thơng tin kịp thời cho Ban Giám Đốc.
Về tổ chức hạch toán ban đầu
Cơng tác nghiệp vụ kế tốn ban đầu được công ty thực hiện khá tốt. Chứng từ sổ sách được thực hiện khá rõ rang, phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và được lưu giữ cẩn thận, khoa học.
Hình thức kế tốn phù hợp với đặc điểm cơng ty, đảm bảo cho số liệu kế toán luôn kịp thời, phục vụ cho công tác quản lý.
Hệ thống chứng từ kế toán:
Hệ thống chứng từ kế tốn của cơng ty rất phong phú đa dạng. Ngoài những chứng từ bắt buộc theo mẫu quy định của bộ tài chính , cịn có các chứng từ được thiết kế dựa trên những mẫu có sẵn do nhân viên kế toán các phân hành lập phù hợp với đặc điểm kinh doanh, đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn, thuận lợi cho việc ghi chép.
Hệ thống tài khoản kế tốn tại cơng ty:
Công ty áp dụng theo QĐ 15/2006/QĐ – BTC, căn cứ vào đặc điểm, quy mô và lĩnh vực kinh doanh, công ty đã lựa chọn hệ thống tài khoản kế toán hợp lý đáp ứng được yêu cầu quản lý. Chẳng hạn TK 131 kế toán mở chi tiết cho từng khách hàng như thế cơng ty có thể theo dõi tình hình tài chính một cách rõ ràng hơn.
Về phương pháp hạch tốn: cơng ty sử dụng phương pháp tính giá thực tế đích danh rất thuận lợi cho kế tốn trong việc tính giá, giúp doanh nghiệp giảm được rủi ro trên thị trường.
Về hệ thống báo cáo tài chính :
Ngời những báo cáo tài chính bắt buộc phải lập theo quy định (BCĐKT, Báo cáo KQKD, thuyết minh báo cáo tài chính) kế tốn cơng ty cịn lập các báo cáo khác như bảng kê hàng hóa bán ra, báo cáo tiền mặt tơn quỹ… Chính nhờ các báo cáo này mà Ban giám đốc có những quyết định kinh doanh đúng đắn, góp phần đưa cơng ty đi lên , ngày một phát triển và đứng vững trên thị trường
SV: Lưu Thị Kim Dung - K45D1 Khoa Kế toán – Kiểm toán
cạnh tranh gay gắt như hiện nay. Ví dụ từ báo cáo tồn quỹ tiền mặt, ban lãnh đạo cơng ty sẽ có những quyết định làm giảm thiểu các “đồng tiền chết” , có biện pháp đầu tư vào kinh doanh, có biện pháp để đồng tiền ln sinh lời nhưng vẫn đảm bảo được lượng tiền mặt tối thiểu tại quỹ.
Về CĐKT chung được áp dụng trong phần hành kế toán bán hàng máy vi tính:
Cơng ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong hạch tốn hàng tồn kho nhờ vậy có thể xác định được giá trị hàng hóa thừa thiếu, từ đó tìm ra ngun nhân và có biện pháp xử lý kịp thời.
Về hệ thống giá cả và chính sách ưu đãi :
Hệ thống giá cả và chính sách ưu đãi tại công ty được xây dựng phù hợp với từng khách hàng khác nhau. Thông qua các phương thức bán hàng, công ty đã thiết lập được kênh phân phối hàng hóa đến tận tay người tiêu dùng. Việc làm này giúp cho cơng ty có thể kiểm sốt được q trình tiêu thụ hàng hóa và có thể nắm bắt trực tiếp các thông tin về khách hàng và phản ứng của khách hàng về các sản phẩm mà Công ty cung cấp.
3.1.2 Những mặt hạn chế, tồn tại và nguyên nhân
Những hạn chế của cơng tác kế tốn có thể ảnh hưởng ở các độ khác nhau tới công tác quản lý mà công ty phải đánh giá đúng và thường xun phân tích, tìm hiểu để có biện pháp khắc phục, làm hồn thiên hơn nữa cơng tác kế tốn nói chung và kế tốn bán hàng nói riêng. Qua thời gian thực tập tại công ty bên cạnh những ưu điểm đạt được vẫn còn một số hạn chế bao gồm:
Về chứng từ sử dụng:
Trong khâu bán hàng kế toán thực hiện viết hóa đơn GTGT ngay sau khi xuất hàng, điều này cũng gây ra việc hủy hóa đơn GTGT vì nhiều trường hợp DN không lấy hàng nữa và trả lại nên gây phiền phức và mất thời gian cho việc xử lý hóa đơn.
Nhiều chúng từ chưa có đầy đủ chữ ký của các bộ phận phịng ban.
Đội ngũ nhân viên kế tốn của DN thường phải kiêm nhiệm nhiều phần hành kế toán khác nhau, chính điều này làm kết quả cơng tác kế tốn còn nhiều hạn chế.
Về phương thức bán hàng tại công ty:
Hiện nay công ty chỉ thực hiện phương thức bán bn và bán lẻ. Đây là hình thức bán có độ tin cậy cao nhưng khơng linh hoạt trong cơ chế thị trường hiện nay. Đặc biệt khi công ty chào hàng cho các khách hàng ở xa thì chi phí bán hàng rất lớn. Với mục tiêu khơng ngừng mở rộng thị trường về cả chiều rộng và chiều sâu thì việc áo dụng phương thức bán như vậy là chưa đạt hiệu quả
Cơng ty chưa có website nên khơng có sự cập nhật về các chương trình khuyến mại và giảm giá các mặt hàng khiến cho khách hàng khơng biết đến các chương trình khuyến mại, trong khi khơng thể tăng giá bán trong nước được vì hàng điện tử ln thay đổi giảm giá mà công ty tổ chức.
3.2 Các đề xuất, kiến nghị nhằm hoàn thiện kế tốn bán thiết bị điện tử tin học tại cơng ty TNHH Thương Mại – Dịch vụ Vĩnh Lộc
Trong cơ chế thị trường biến đổi liên tục như ngày nay, việc không ngừng hồn thiện cơng tác kế tốn là rất cần thiết. Trước những tồn tại, hạn chế của công ty TNHH Thương mại – Dịch vụ Vĩnh Lộc, em xin đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện hơn cơng tác tổ chức kế tốn phần hành kế toán bán thiết bị điện tử tin học tại công ty TNHH Thương mại – Dịch vụ Vĩnh Lộc.
- Về viết hóa đơn khi bán hàng:
Trong khâu bán hàng kế tốn thực hiện viết hóa đơn GTGT ngay sau khi xuất bán hàng, điều này cũng gây ra việc hủy hóa đơn gia tăng vì có nhiều trường hợp DN khơng lấy hàng nữa vì trả lại nên gây phức tạp và mất thời gian trong việc xử lý hóa đơn. Như thế mặc dù chưa đủ điều kiện ghi nhận doanh thu nhưng nhân viên kế tốn đã lập hóa đơn GTGT, ghi nhận doanh thu khi chưa đủ điều kiện. Vì vậy kế tốn cần đợi sau khi khách hàng đồng ý nhận hàng mới xuất hóa đơn. Như vậy sẽ tránh được tình trạng hủy hóa đơn của DN.
SV: Lưu Thị Kim Dung - K45D1 Khoa Kế toán – Kiểm tốn
Do mặt hàng của cơng ty là đồ điện tử nên để lâu trong kho có thể bị giảm giá trị, hạnh chế thời gian bảo hành của hang nên phải bán giảm giá, hịa vốn để nhanh chóng quay vịng vốncơng nghệ. Nguy cơ khơng thu được lãi, thậm chí thua lỗ có thể xảy ra. Mặt khác, thời giá thị trường hiện nay các mặt hàng của hang còn phải cạnh tranh với các hãng sản phẩm khác. Tuy nhiên hiên nay cơng ty lại khơng có các khoản dự phịng giảm gái hàng tồn kho. Do đó để phản ánh chính xác trị giá thực tế của hàng tồn kho trên bảng cân đối kế tốn, cơng ty nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Mức dự phịng cần lập cho hàng tồn kho A =
Số lượng hàng tồn kho A cuối niên độ x
Mức giảm giá của hàng tồn kho A
Tên hàng Số lượng kiểm kê Đơn giá mua Giá thị trường cuối măm Chênh lệch Tổng cộng tiền 1 2 3 4=3-2 5=4 x 1 Tổng cộng
Đối với việc xử lý các khoản dự phịng, Cơng ty hồn nhập tồn bộ khoản dự phòng đã lập cuối năm trước vào khoản thu nhập bất thường để xác định kết quả kinh doanh, đồng thời tiến hành lập dự phòng mới cho năm sau.
Căn cứ vào mức dự phịng ước tính kế tốn ghi sổ phản ánh như sau: TK 721 TK 139, 159 TK642
Hồn nhập dự phịng Lập dự phòng cho năm N + 1 Ngày 31/12/N Ngày 31/12/N
- Mở rộng mạng lưới bán hàng vừ phương thức bán hàng
Để thúc đẩy q trình bán hàng, tiêu thụ sản phẩm, cơng ty nên mở ra các hệ thống các cơ sở, đại lý tại các tỉnh thành để có thể trực tiếp cung cấp và giới thiệu sản phẩm trực tiếp cho người tiêu dùng, tăng lượng khách hàng, đẩy mạnh mức độ tiêu thụ, tăng số lượng bán hàng.
Việc quảng cáo sản phẩm ra bên ngồi của cơng ty cịn chưa phong phú và chưa thu hút được nhiều đối tượng khách hàng quan tâm, cơng ty nên lập riêng chi mình website để cập nhật thường xuyển về những chính sách khuyến mại, giá cả cũng như tính năng của các mặt hàng do lượng khách hàng truy cập Internet và mua online ngày càng nhiều.
Ngoài phương thức bán hàng như trên, việc đa dạng hóa phương thức bán hàng sẽ làm doanh thu bán hàng của doanh nghiệp tăng lên từ đó làm tăng lợi
SV: Lưu Thị Kim Dung - K45D1 Khoa Kế toán – Kiểm toán
nhuận cho DN. Hiện tại công ty sử dụng hai phương thức bán hàng chủ yếu là bán buôn qua kho và bán lẻ. Hai phương thức này trong nhiều năm qua đã mang lại cho công ty những thành tựu to lớn. Tuy nhiên, công ty nên bán hàng theo hình thức nữa là bán hàng máy tính trả góp hay phương thức bán hàng như bán
buôn vận chuyển thẳng. Đây cũng là một phương pháp bán hàng có hiệu quả và
được nhiều DN sử dụng làm tăng doanh số bán, đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ hàng
hóa, mở rộng quy mơ và địa bàn kinh doanh, mở rộng mối quan hệ với khách
hàng. Bán buôn vận chuyển thẳng sẽ giúp công ty giảm bớt khoản chi phí vận
chuyển về kho. Từ đó giảm bớt trị giá vốn hàng bán, giúp công ty giảm thiểu một khoản chi phí để tăng lợi nhuận.
- Trang bị thêm đồ dùng văn phòng
Để phụ vụ cơng tác kế tốn nói chung và kế tốn bán hàng nói riêng, cơng ty cần trang bị thêm các trang thiết bị máy tính, máy in, máy photo bởi lẽ, hiện nay số lượng máy của cơng ty cịn hạn chế (3 máy tính, 1 máy in, 1 máy photo) cho cả kế tốn và thu ngân dùng. Do đó nhiều lúc gây ra sự chậm trễ trong việc cập nhật chứng từ, in hóa đơn sổ sách… bên cạnh đó cơng ty cũng nên mua, cài đặt phần mền kế toán để tiện cho việc theo dõi, làm sổ sách, và tiết kiệm thời gian công sức.
- Về chính sách chiết khấu
Cơng ty nên có chính sách chiết khấu thống hơn cho những khách hàng:
Theo ý kiến của em, cơng ty nên có những quy định bằng văn bản về việc “Chiết khấu thương mại” và “ Chiết khấu thanh toán”, cụ thể đối với từng đối tượng khách hàng.
Nên có chế độ ưu tiên cả về giá cả và hình thức thanh tốn đối với những khách hàng truyền thống, tin vậy và mua với số lượng lớn.
Nên có những phần trăm chiết khấu đối với khách hàng mua nhiều và thanh tốn ngay.
Nhưng phải có những quy định rõ ràng: mua với số lượng tối thiểu là bao nhiêu mới được hưởng chiết khấu.
Căn cứ vào thời gian thanh tốn, hình thức thanh tốn, số lượng hàng mua mà đưa ra tỷ lệ chiết khấu phù hợp. Tỷ lệ này không quá thấp để thúc đẩy khách hàng thanh tốn/mua hàng và cũng khơng nên quá cao để đảm bảo doanh thu, lợi nhuận.
- Nâng cao tay nghề cán bộ, nhân viên kế tốn
Để hồn thiện hơn kế tốn bán hàng nói chung và cơng tác kế tốn tại Công ty TNHH Thương Mại – Dịch vụ Vĩnh Lộc ngồi việc hạch tốn kế tốn thì việc nâng cao trình độ chuyên mơn và hay áp dụng các phần mềm kế tốn, ứng dụng tin học để đơn giản lượng cơng việc cho các kế tốn viên, hạn chế những nhầm lẫn, sai sót cũng là yếu tố quan trọng, mang tính tồn diện và triệt để, từ đó thúc đẩy q trình hoạt động kinh doanh của Cơng ty đạt hiệu quả hơn nữa và điều này cũng mang tính chiến lược lâu dài.
3.3 Điều kiện thực hiện
Trên đây là một số đề xuất kiến nghị nhằm hồn thiện nghiệp vụ kế tốn bán thiết bị điện tử tại Công ty TNHH Thương Mại – Dịch vụ Vĩnh Lộc. Tuy nhiên để những đề xuất, kiến nghị đó được thực hiện thì cần phải có các điều kiện sau:
- Đối với nhà nước: hoàn thành hệ thống pháp luật ban hành cũng như chuẩn mực kế toán hợp lý đảm bảo chặt chẽn, tạo thành hành lang pháp lý cho DN thực hiện, đưa ra nhiều chính sách kinh tế tạo điều kiện cho DN phát triển, mở rộng sản xuất, tăng donh thu, thu nhập.
- Đối với công ty:
+ Cơng ty phải có trách nhiệm và nguồn vốn đầu tư, đào tạo nâng cao trình độ chun mơn cho đội ngũ nhân viên kế tốn, có những chế độ lương thưởng, ưu đãi cho nhân viên kích thích tinh thần làm việc của họ.
+ Cơ sở vật chất phịng kế tốn cần được trang bị đầy đủ hơn, hiện đại hơn. + Cơng ty cần có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh chế độ kế toán về tài khoản sử dụng, các quan hệ đối ứng tài khoản và chế độ sổ sách kế toán, tuân thủ các quy định của pháp luật trong kinh doanh.
SV: Lưu Thị Kim Dung - K45D1 Khoa Kế toán – Kiểm toán
+ Cần quan tâm đến kế tốn quản trị để có thể cung cấp các thơng tin kế tốn một cách nhanh chóng cho ban Giám đốc, nhằm đưa ra các quyết định đúng