1.4. Nội dung kế toán bán hàng trong doanh nghiệp
1.4.2.3. Vận dụng tài khoản
(1) Kế tốn bán bn qua kho
Kế toán bán hàng theo phương thức giao hàng trực tiếp
Khi xuất kho bán hàng hóa, căn cứ vào hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Ủy nhiệm thu, giấy chấp nhận thanh toán của khách hàng, kế toán ghi tăng TK 111 – Tiền mặt, TK 112 – Tiền gửi ngân hàng, TK 131 – Phải thu khách hàng theo tổng giá thanh toán, đồng thời ghi tăng TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo giá chưa bán chưa có thuế GTGT, ghi tăng TK 333(1) – Thuế GTGT phải nộp.
Đồng thời, kế toán cũng ghi nhận giá vốn hàng bán. Căn cứ vào Phiếu xuất kho, kế toán ghi tăng TK 632 – Giá vốn hàng bán, ghi giảm TK 156 – Hàng hóa theo giá thực tế hàng xuất kho.
Nếu hàng hóa có bao bì đi kèm tính giá riêng, căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán ghi tăng TK 111 – Tiền mặt, TK 112 – Tiền gửi ngân hàng, TK 131 – Phải thu khách hàng theo tổng giá thanh tốn của bao bì, ghi giảm TK 153(2) – Trị giá thực tế xuất kho của bao bì, ghi tăng TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp của bao bì.
Kế tốn bán bn theo hình thức gửi hàng đi bán.
- Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán ghi nhận giá trị thực tế của hàng gửi bán. Kế toán ghi tăng TK 157 – Hàng gửi bán, ghi giảm TK 156 – Hàng hóa theo giá thực tế xuất kho.
Nếu có bao bì đi kèm tính giá riêng với hàng gửi bán, kế toán ghi tăng TK 1388 – Phải thu khác, ghi giảm TK 153(2) – Giá thực tế xuất kho của bao bì.
- Các chi phí phát sinh trong q trình gửi bán:
+ Nếu chi phí đó do bên bán chịu: Kế toán căn cứ vào phiếu chi, ủy nhiệm chi ghi tăng TK 642(1) – Chi phí bán hàng (khoản chi phí chưa có thuế GTGT), ghi tăng TK 133 – Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi giảm các tài khoản tiền (TK 111, TK 112) theo tổng giá thanh toán.
+ Nếu chi phí đó do người mua chịu nhưng doanh nghiệp chi hộ: Căn cứ vào phiếu chi, ủy nhiệm chi kế toán ghi tăng TK 138(8) – Phải thu khác, ghi giảm TK 111, TK 112, TK 131 theo tổng giá thanh toán.
- Khi hàng gửi bán được xác định là tiêu thụ: Bên mua thanh tốn hoặc thơng báo chấp nhận thanh tốn, kế tốn lập hóa đơn GTGT, căn cứ vào hóa đơn GTGT, phiếu thu, uỷ nhiệm thu, giấy chấp nhận thanh toán, kế toán ghi tăng tài khoản tiền (TK 111, TK 112, TK 131) theo tổng giá thanh toán, ghi tăng tài khoản doanh thu bán hàng (TK 511) theo giá bán chưa thuế GTGT, ghi tăng tài khoản thuế GTGT phải nộp (TK 3331).
+ Kế toán căn cứ vào phiếu thu, ủy nhiệm thu ghi tăng tài khoản tiền (TK 111, 112), ghi giảm TK 138(8) – Phải thu khác về số tiền chi hộ.
+ Đồng thời, căn cứ vào phiếu xuất kho hàng gửi bán, kế toán ghi tăng tài khoản giá vốn hàng bán (TK 632), ghi giảm tài khoản hàng gửi bán (TK 157) theo giá thực tế xuất kho.
(2) Kế tốn bán bn vận chuyển thẳng
Kế tốn bán bn vận chuyển thẳng theo hình thức giao tay ba.
- Căn cứ vào hóa đơn GTGT và các chứng từ thanh tốn của khách hàng, kế toán ghi tăng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo giá bán chưa có thuế GTGT (TK 511), ghi tăng TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp, ghi tăng tài khoản tiền, tài khoản phải thu (TK 111, TK 112, TK 131).
- Đồng thời, kế tốn căn cứ vào hóa đơn GTGT, hoặc hóa đơn bán hàng do nhà cung cấp lập, cùng các chứng từ thanh toán, kế toán ghi tăng TK 632 – Giá vốn hàng bán, ghi tăng TK 133 – Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi giảm tài khoản tiền (TK 111, 112..) hoặc ghi tăng khoản phải trả người bán.
- Nếu hàng có bao bì đi kèm tính giá riêng, căn cứ vào các chứng từ thanh toán, kế toán ghi tăng tài khoản tiền (TK 111, 112), hoặc ghi tăng TK 131 – Phải thu khách hàng, ghi tăng TK 133 – Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đồng thời ghi giảm tài khoản tiền (TK 111, 112), hoặc ghi tăng khoản phải trả nhà cung cấp (TK 331), ghi tăng tài khoản thuế GTGT phải nộp (TK 3331).
Kế tốn nghiệp vụ bán bn vận chuyển thẳng theo hình thức gửi hàng.
- Khi doanh nghiệp mua hàng, sau đó chuyển thẳng đi gửi bán, căn cứ vào hóa đơn GTGT (hoặc hóa đơn bán hàng) của nhà cung cấp, giấy gửi hàng đi bán, phiếu chi, ủy nhiệm chi, kế toán ghi tăng TK 157 – Hàng gửi đi bán theo giá mua thực tế, ghi tăng TK 133 – Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi giảm tài khoản tiền (TK 111, 112… ) hoặc ghi tăng khoản phải trả nhà cung cấp theo tổng giá thanh tốn.
- Căn cứ vào thơng báo của bên mua chấp nhận thanh tốn, kế tốn lập hóa đơn GTGT, căn cứ vào hóa đơn GTGT, phiếu thu, ủy nhiệm thu, giấy chấp nhận thanh toán, kế toán bán hàng ghi tăng tài khoản doanh thu (TK 511) theo giá bán chưa có thuế GTGT, ghi tăng TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp, ghi tăng tài khoản tiền, tài khoản phải thu (TK 111, 112, 131) theo tổng giá thanh toán.
+ Đồng thời, kế toán ghi nhận giá vốn hàng bán: Căn cứ vào các chứng từ liên quan kế toán ghi tăng giá vốn hàng bán (TK 632), ghi giảm hàng gửi đi bán (TK 157) theo giá thực tế mua về của hàng hóa.
(3) Kế tốn bán lẻ hàng hóa
Nhân viên bán hàng ở quầy bán lẻ hàng ngày phải báo cáo tình hình bán hàng về phịng kế tốn. Căn cứ vào bảng kê bán lẻ hàng hóa và giấy nộp tiền của mậu dịch viên, kế toán ghi nhận doanh thu, thuế GTGT của hàng đã tiêu thụ trong kỳ.
- Nếu số thực nộp của mậu dịch viên phù hợp với doanh số bán ra, kế toán ghi tăng tài khoản doanh thu (TK 511) theo giá bán chưa thuế GTGT, ghi tăng TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp, ghi tăng tài khoản tiền mặt (TK 111) theo tổng giá thanh toán.
- Nếu số tiền mậu dịch viên thực nộp nhỏ hơn doanh số trên bảng kê bán lẻ, kế toán ghi tăng tài khoản doanh thu (TK 511) theo giá bán chưa thuế GTGT, ghi tăng TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra, ghi tăng tài khoản tiền mặt (TK 111), ghi tăng TK 138 – Phải thu khác theo số tiền mậu dịch viên nộp thiếu.
- Nếu số tiền mậu dịch viên nộp lớn hơn số tiền trên bảng kê bán lẻ, kế toán ghi tăng tài khoản doanh thu bán hàng (TK 511) theo giá bán chưa thuế GTGT, ghi tăng tài khoản thuế GTGT phải nộp (TK 3331), ghi tăng khoản thu nhập khác (TK 711) theo số tiền mậu dịch viên nộp thừa, đồng thời ghi tăng tài khoản tiền mặt (TK 111) theo tổng giá thanh toán.
- Căn cứ vào bảng kê bán lẻ, kế toán ghi tăng giá vốn hàng bán (TK 632), ghi giảm tài khoản hàng hóa (TK 156) theo giá thực tế xuất kho.
(4) Kế toán bán hàng đại lý.
Bên giao đại lý (chủ hàng).
- Căn cứ vào phiếu xuất kho giao đại lý, kế toán ghi tăng tài khoản hàng gửi đi bán (TK 157), ghi giảm tài khoản hàng hóa (TK 156) theo giá thực tế xuất kho.
- Khi nhận được bảng thanh toán hàng bán đại lý do cơ sở nhận đại lý lập và các chứng từ thanh toán, kế toán phản ánh doanh thu, hoa hồng đại lý:
+ Trường hợp bên nhận đại lý đã khấu trừ tiền hoa hồng, căn cứ vào bảng thanh toán hàng bán đại lý, kế tốn lập hóa đơn GTGT đồng thời ghi tăng tài khoản doanh thu bán hàng (TK 511), ghi tăng thuế GTGT phải nộp (TK 3331), ghi tăng
tài khoản tiền, tài khoản phải thu (TK 111, 112, 131), ghi tăng tài khoản chi phí bán hàng (TK 6421), ghi tăng thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (TK 133).
+ Trường hợp hoa hồng trả định kỳ, căn cứ vào bảng thanh toán hàng bán đại lý, kế tốn lập hóa đơn GTGT, phiếu thu, ghi tăng tài khoản doanh thu bán hàng (TK 511) theo giá bán chưa thuế GTGT, ghi tăng tài khoản thuế GTGT phải nộp (TK 3331), ghi tăng tài khoản tiền, tài khoản phải thu (TK 111, 112, 131) theo tổng giá thanh toán.
Khi tính hoa hồng phải trả cho bên nhận đại lý, căn cứ vào phiếu chi, kế toán ghi tăng tài khoản chi phí bán hàng (TK 6421), ghi tăng tài khoản thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của hoa hồng (TK 133), ghi giảm tài khoản tiền mặt (TK 111) theo tổng số tiền thanh toán.
+ Căn cứ vào phiếu xuất kho hàng gửi đại lý, kế toán ghi tăng tài khoản giá vốn hàng bán (TK 632), ghi giảm tài khoản hàng gửi đi bán (TK 157).
Bên nhận đại lý, ký gửi
- Khi nhận hàng hóa, căn cứ vào biên bản kiểm nhận hàng, kế toán ghi tăng tài khoản 003 – Hàng hóa nhận bán hộ, ký gửi.
- Khi bán được hàng:
+ Nếu doanh nghiệp khấu trừ ngay tiền hoa hồng được hưởng, kế tốn căn cứ vào hóa đơn GTGT, phiếu thu, ủy nhiệm thu kế toán ghi tăng khoản hoa hồng được hưởng (TK 511), ghi tăng số thuế GTGT phải nộp của hoa hồng (TK 3331), ghi tăng tài khoản tiền, tài khoản phải thu (TK 111, 112, 131), đồng thời ghi tăng tài khoản phải trả bên giao đại lý (TK 331).
+ Nếu doanh nghiệp chưa khấu trừ tiền hoa hồng, căn cứ vào phiếu thu, ủy nhiệm thu, kế toán ghi tăng tài khoản tiền, tài khoản phải thu (TK 111, 112, 131), đồng thời ghi tăng khoản phải trả bên giao đại lý (TK 331) theo tổng số tiền.
+ Khi tính và thanh tốn tiền hoa hồng, căn cứ vào hóa đơn GTGT, phiếu thu, kế toán ghi tăng tài khoản doanh thu theo số tiền hoa hồng được hưởng (TK 511), ghi tăng thuế GTGT phải nộp của số hoa hồng (TK 3331), ghi tăng tài khoản tiền (TK 111, 112…)
+ Đồng thời, kế tốn ghi giảm hàng hóa nhận bán đại lý (TK 003) trị giá hàng hóa nhận đại lý đã tiêu thụ.
+ Khi thanh toán tiền cho bên giao đại lý, căn cứ vào phiếu chi, ủy nhiệm chi, kế toán ghi giảm khoản phải trả bên giao đại lý (TK 331), ghi giảm tài khoản tiền (TK 111, 112).
(5) Kế tốn bán hàng theo phương thức trả chậm, trả góp.
- Khi xuất hàng giao cho khách, kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng trả góp, lãi trả góp và số tiền phải thu ở người mua, căn cứ vào phiếu thu, ủy nhiệm thu, hóa đơn GTGT, kế tốn ghi tăng doanh thu bán hàng (TK 511) theo giá bán trả ngay chưa có thuế GTGT, ghi tăng TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp; ghi tăng tài khoản tiền, tài khoản phải thu (TK 111, 112, 131); đồng thời ghi tăng TK 3387 – Doanh thu chưa thực hiện.
- Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán ghi tăng tài khoản giá vốn hàng xuất kho (TK 632), ghi giảm tài khoản hàng hóa (TK 156).
- Định kỳ, thu nợ của khách hàng, căn cứ vào phiếu thu, ủy nhiệm thu, kế toán ghi tăng tài khoản tiền (TK 111, 112), ghi giảm tài khoản phải thu (TK 131).
- Đồng thời, ghi nhận lãi trả góp từng kỳ vào doanh thu hoạt động tài chính, ghi tăng TK 515, ghi giảm TK 3387 – Doanh thu chưa thực hiện.
(6) Các trường hợp phát sinh trong quá trình bán hàng
Chiết khấu thương mại: Trường hợp phát sinh chiết khấu thương mại cho khách hàng, căn cứ phiếu chi, ủy nhiệm chi kế toán ghi tăng tài khoản chiết khấu thương mại (TK 5211), ghi giảm tài khoản thuế GTGT phải nộp (TK 3331), ghi giảm tài khoản tiền, tài khoản phải thu (TK 111, 112, 131).
Chiết khấu thanh toán: Trường hợp phát sinh chiết khấu thanh toán cho khách hàng, căn cứ vào phiếu chi, kế tốn ghi tăng tài khoản chi phí tài chính (TK 635), ghi giảm tài khoản tiền, tài khoản phải thu (TK 111, 112, 131) theo tổng số tiền chiết khấu.
Giảm giá hàng bán: Trường hợp phát sinh giảm giá hàng bán, căn cứ vào phiếu chi, ủy nhiệm chi, kế toán ghi tăng tài khoản giảm giá hàng bán (TK 5213), ghi giảm khoản thuế GTGT phải nộp (TK 3331), đồng thời ghi giảm tài khoản tiền, tài khoản phải thu khách hàng (TK 111, 112, 131).
Kế toán hàng bán bị trả lại: Căn cứ phiếu chi, ủy nhiệm chi, kế toán ghi tăng tài khoản hàng bán bị trả lại (TK 5212), ghi giảm tài khoản thuế GTGT phải nộp (TK 3331), ghi giảm tài khoản tiền (TK 111, 112), tài khoản phải thu (TK 131). Doanh nghiệp chuyển hàng về nhập kho, căn cứ phiếu nhập kho, kế tốn ghi tăng tài khoản hàng hóa (TK 156), ghi giảm tài khoản giá vốn hàng bán (TK 632) theo giá thực tế hàng bán bị trả lại.
Nếu doanh nghiệp không chuyển về nhập kho mà nhờ bên mua giữ hộ, kế toán ghi tăng tài khoản hàng gửi bán (TK 157), ghi giảm tài khoản giá vốn hàng bán (TK 632).
Cuối kỳ, kết chuyển các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại sang tài khoản doanh thu để xác định doanh thu thuần.
(7) Kế tốn hàng thừa, thiếu trong q trình gửi bán
- Khi phát sinh hàng thiếu trong quá trình gửi bán, căn cứ vào biên bản kiểm nhận, kế toán ghi tăng tài khoản phải thu khác (TK 138) trị giá số hàng thiếu, ghi giảm tài khoản hàng gửi đi bán (TK 157).
- Khi phát sinh hàng thừa, kế toán ghi tăng tài khoản hàng gửi bán (TK 157), ghi tăng tài khoản phải trả, phai nộp khác (TK 338) theo giá thực tế hàng thừa.
1.4.2.4. Sổ kế tốn
Việc thống nhất hình thức ghi sổ phải được thống nhất trong năm tài chính, mọi việc liên quan đến hình thức ghi sổ kế tốn phải được nêu rõ trong báo cáo tài chính năm. Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo QĐ 48/2006/BTC có quy định các hình thức ghi sổ kế tốn gồm:
Hình thức Nhật ký chung: Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn NKC
là tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi vào sổ NKC theo trình tự thời gian đồng thời phản ánh theo quan hệ đối ứng các tài khoản liên quan để phục vụ cho việc ghi sổ cái. Theo hình thức NKC, kế tốn bán hàng sử dụng các loại sổ sau:
- Sổ Nhật ký chung (Mẫu số S03a – DNN) - Sổ Nhật ký bán hàng (Mẫu số S03a4 – DNN) - Sổ Nhật ký thu tiền (Mẫu số S03a1 – DNN) - Sổ Nhật ký chi tiền
- Sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Sơ đồ 1.2.2.4a. Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung (Phụ lục 04)
Hình thức Chứng từ ghi sổ: Căn cứ vào các chứng từ ban đầu để ghi vào
sổ kế toán tổng hợp gọi là chứng từ ghi sổ. Kế tốn bán hàng theo hình thức ghi sổ này sử dụng các loại sổ sau:
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
- Sổ Cái TK 511, TK 632, TK 131, TK 111… - Chứng từ ghi sổ
- Các sổ, thẻ kế tốn chi tiết.
Sơ đồ 1.2.2.4b. Trình tự ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ (Phụ lục 05)
Hình thức Nhật ký sổ cái: Các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh được
kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp chung là sổ Nhật ký – Sổ cái. Hình thức này gồm các loại sổ kế toán sau:
- Nhật ký sổ cái - Sổ chi tiết bán hàng
- Sổ chi tiết thanh toán với người mua - Sổ, thẻ kế toán chi tiết khác.
Sơ đồ 1.2.2.4c. Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký Sổ cái (Phụ lục 06)
Hình thức kế tốn trên máy vi tính: Phần mềm kế tốn được thiết kế theo
hình thức kế tốn nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế tốn đó nhưng khơng bắt buộc hồn tồn giống mẫu sổ kế tốn ghi bằng tay.
- Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
- Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ cái hoặc Nhật ký – Sổ cái…) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
- Cuối tháng (hoặc bất kỳ thời điểm nào cần thiết), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng
hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và ln đảm bảo chính xác, trung thực theo thơng tin đã được nhập trong kỳ.
- Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế tốn ghi bằng tay.
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG KẾ TỐN BÁN HÀNG MẶT HÀNG THÉP CÂY TẠI CƠNG TY TNHH KIM KHÍ T&T
2.1 Tổng quan về cơng ty TNHH Kim khí T&T và ảnh hưởng của các nhân tốmôi trường đến kế tốn bán hàng tại cơng ty.