3.2 Các đề xuất, kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác kế tốn bán hàng mặt hàng
3.2.1.4 Nguyên tắc chính xác và kịp thời
Nhiệm vụ của kế tốn là cung cấp thơng tin chính xác, trung thực, khách quan đúng với bản chất của hoạt động kinh tế giúp cho cơ quan quản lý nhà nước, nhà quản lý doanh nghiệp nhìn nhận đúng thực trạng kinh doanh của doanh nghiệp. Từ đó đánh giá khách quan kết quả kinh tế đạt được và có chiến lược khai thác tối đa các hoạt động có hiệu quả. Vì vậy, các giải pháp hồn thiện kế tốn bán hàng cần có tính chính xác thì mới có hiệu quả. Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, sẽ giúp các thông tin được cung câp kịp thời, hiệu quả hơn.
3.2.1.5 Nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả và có tính khả thi
Mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp là lợi nhuận và một trong các biện pháp để nâng cao lợi nhuận là tiết kiệm chi phí. Vì vậy, mọi giải pháp qn triệt nguyên tắc tiết kiệm chi phí, nguyên tắc này được coi là kim chỉ nam trong mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Một bộ máy gọn nhẹ sẽ tiết kiệm chi phí, hoạt động hiệu quả hơn bộ máy cồng kềnh, phức tạp.
Tiết kiệm để mang lại hiệu quả cao. Tuy nhiên, mọi biện pháp đưa ra cần xem xét đến tính khả thi và hiệu quả cao hay thấp.
3.2.2 Giải pháp hoàn thiện cơng tác kế tốn bán hàng mặt hàng thép cây tại cơng ty TNHH Kim khí T&T.
Qua thời gian thực tập tại cơng ty TNHH Kim khí T&T, sau khi tìm hiểu và nắm bắt thực tế, em thấy cơng tác kế tốn bán hàng được thực hiện nghiêm túc, đạt được những kết quả được đánh giá cao. Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại một số hạn chế nhất định. Việc giải quyết những tồn tại này rất quan trọng, nó ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của cơng ty. Vì vây, em xin đưa ra một số đề xuất nhằm hoàn thiện hơn nữa cơng tác kế tốn bán hàng tại cơng ty TNHH Kim khí T&T như sau:
3.2.2.1 Giải pháp về chứng từ
Đối với chứng từ kế tốn do cơng ty lập, cần căn cứ vào các yếu tố cơ bản để lập theo đúng quy định. Đối với các chứng từ kế tốn từ bên ngồi, kế tốn cần
kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ sau đó mới chuyển vào hạch tốn. Các yếu tố cần kiểm tra gồm: tên chứng từ, ngày tháng, số thứ tự, tên và địa chỉ các bên tham gia, chữ ký của người có liên quan. Để hạn chế những sai sót, chứng từ kế tốn phát sinh của bộ phận nào thì bộ phận đó tiến hành kiểm tra và được thực hiện thường xuyên, chặt chẽ và được coi là một bước bắt buộc trong khi lập và tiếp nhận chứng từ.
3.2.2.2 Hoàn thiện phương pháp kế tốn lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho
Theo em, cơng ty nên dự tính khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm giảm thiểu mức ảnh hưởng về sự biến động giá cả thị trường của HTK. Dự phịng là khoản dự tính trước để đưa vào chi phí sản xuất, kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn giá trị đã ghi sổ kế tốn của hàng tồn kho. Việc lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho nhằm bù đắp các khoản thiệt hại thực tế xảy ra do hàng hóa tồn kho bị giảm giá, đồng thời cũng để phản ánh đúng giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho của doanh nghiệp khi lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ hạch tốn. Cơng thức tính trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho:
Mức dự phòng giảm giá hàng hóa cho năm kế hoạch
=
Lượng hàng hóa tồn giảm giá tại thời điểm BCTC năm x Giá gốc trên sổ kế toán - Giá trị thuần có thể thực hiện được tại thời điểm lập BCTC năm
Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được phản ánh trên TK 1593 – “Dự phịng giảm giá hàng tồn kho”. Trong đó:
+ Bên Nợ: Hồn nhập số chênh lệch dự phòng giảm giá hàng tồn kho năm nay lớn hơn số đã trích lập cuối niên độ trước.
+ Bên Có: Số cịn phải trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên độ. + Số dư bên Có: Giá trị dự phịng giảm giá HTK hiện có cuối kỳ.
Trình tự hạch tốn:
Cuối kỳ kế tốn năm, khi lập dự phịng giảm giá HTK lần đầu tiên, ghi: Nợ TK 632: Chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Có TK 159(3): Dự phịng giảm giá hàng tồn kho
Cuối năm tài chính tính khoản lập dự phịng cần lập: Đối chiếu với số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập cuối kỳ kế toán trước. Xác định:
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
Có TK 159(3): Dự phịng giảm giá HTK + Số cần hồn nhập dự phịng giảm giá hàng tồn kho:
Nợ TK 159(3): Dự phịng giảm giá Có TK 632: Giá vốn hàng bán
3.2.2.3 Hoàn thiện phương pháp kế tốn lập dự phịng nợ phải thu khó địi
Q trình bán hàng phát sinh công nợ phải thu, nhưng không thu được do khách hàng làm ăn thua lỗ, phá sản… Hàng năm, cơng ty chưa trích lập dự phịng phải thu khó địi nhằm tạo một khoản dự phịng khi giải quyết công nợ phải thu không được ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh tồn cơng ty.
Chính vì vậy, cơng ty cần thực hiện việc trích lập dự phịng phải thu khó địi như chế độ cho phép, khoản trích lập dự phịng khơng vượt q số lợi nhuận đơn vị đạt được và ghi vào chi phí quản lý doanh nghiệp trên cơ sở dự tính các khoản phải thu khó địi khơng có khả năng địi được trong năm quyết toán.
Điều kiện: Các khoản nợ phải thu khó địi đảm bảo các điều kiện sau:
- Khoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ, bao gồm: hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ khác.
Các khoản không đủ căn cứ xác định là nợ phải thu theo quy định này phải xử lý như một khoản tổn thất.
- Có đủ căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó địi:
+ Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác.
+ Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh tốn nhưng tổ chức kinh tế (các cơng ty, doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã, tổ chức tín dụng…) đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết.
Cuối niên độ kế tốn căn cứ vào số nợ khó địi để xác định mức trích lập dự phịng tính vào chi phí. Kế tốn so sánh giữa số dự phịng cần trích lập với số dự phịng đã lập của năm trước:
Nếu số dự phịng phải trích lập cuối niên độ bằng số dư dự phòng năm trước cịn lại chưa sử dụng thì doanh nghiệp khơng phải trích lập.
Nếu có số dự phịng phải lập năm nay lớn hơn số dự phịng đã lập năm trước thì số chênh lệch lớn hơn phải trích lập bổ sung, kế tốn bổ sung vào chi phí quản lý doanh nghiệp của năm kế tốn đồng thời ghi tăng số dự phịng nợ phải thu khó địi để kế tốn làm căn cứ lập BCTC theo định khoản:
Nợ TK 642(2): Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 159(2): Dự phịng phải thu khó địi
Ngược lại, nếu số dự phòng phải lập năm nay nhỏ hơn số dự phịng đã lập năm trước thì số chênh lệch kế tốn hồn nhập ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ theo định khoản ngược lại:
Nợ TK 159(2): Dự phịng phải thu khó địi
Có TK 642(2): Chi phí quản lý doanh nghiệp
Các khoản nợ phải thu khó địi khi xác định thực sự là khơng địi được, được phép xóa nợ. Việc xóa nợ các khoản nợ phải thu khó địi phải theo chính sách tài chính hiện hành. Căn cứ vào quyết định xóa nợ về các khoản nợ phải thu khó địi, kế tốn ghi giảm dự phịng phải thu khó địi và ghi giảm các khoản phải thu khách hàng, phải thu khác.
Đồng thời, kế toán ghi đơn vào bên Nợ TK 004 - “Nợ khó địi đã xử lý” để theo dõi chi tiết (Tài khoản ngồi Bảng Cân đối kế tốn).
Nếu sau khi xóa nợ, khách hàng có khả năng thanh tốn và doanh nghiệp đã địi được nợ, đã xử lý, thì số nợ thu được sẽ hạch tốn ghi tăng vào TK 711 – “Thu nhập khác”, ghi tăng số tiền thu được. Đồng thời, ghi đơn vào Bên Có TK 004 - “Nợ khó địi đã xử lý”.
3.2.2.4 Hồn thiện hệ thống sổ kế tốn
Kế toán nên mở sổ theo dõi chi tiết doanh thu cho từng nhóm hàng, có như vậy mới biết được mặt hàng nào mang lại doanh thu chủ yếu cho công ty, mặt hàng
nào có doanh thu thấp, từ đó phát huy mặt tích cực, tìm biện pháp làm tăng lượng hàng hóa bán ra, tăng doanh thu mặt hàng đó.
Để tránh những sai sót có thể xảy ra về mặt nội dung của sổ kế tốn, cơng ty nên kiểm tra kỹ các số liệu trên chứng từ trước khi nhập vào phần mềm, sau đó kế tốn cũng cần kiểm tra các chứng từ về mặt hình thức như chữ ký, con dấu…
- Công ty đang sử dụng hệ thống sổ theo hình thức Nhật ký chung. Việc ghi chép và phản ánh trên các sổ kế toán đã làm đúng nguyên tắc, quan hệ đối chiếu được thể hiện rõ ràng. Để có thể theo dõi cụ thể, chi tiết tình hình mua – bán hàng hóa, cơng ty nên lập thêm các sổ Nhật ký đặc biệt như: Sổ Nhật ký thu tiền (Phụ lục
33), Sổ Nhật ký bán hàng (Phụ lục 34). Sổ nhật ký thu tiền được mở để theo dõi chi
tiết các khoản tiền thu được trong kỳ. Khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế liên quan tới thu tiền, kế toán lập phiếu thu, làm căn cứ cuối tháng ghi sổ nhật ký thu tiền, sổ cái. Sổ nhật ký bán hàng được mở để theo dõi các nghiệp vụ bán mà khách hàng ký nhận nợ. Khi xuất hàng hóa bán cho khách hàng nhưng khách hàng chưa thanh toán, kế tốn tiến hành lập các hóa đơn, chứng từ cần thiết, căn cứ vào đó ghi vào sổ thanh tốn với người mua, sổ nhật ký bán hàng (Ghi Nợ TK 131, ghi Có TK 511 theo từng loại hàng hóa, dịch vụ).
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi nhận vào các sổ nhật ký đặc biệt thì khơng được ghi vào sổ nhật ký chung nữa.
3.2.2.5 Hoàn thiện phương pháp kế toán chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán
Theo ý kiến của em, cơng ty nên có những quy định bằng văn bản về việc “Chiết khấu thương mại” và “Giảm giá hàng bán” cụ thể đối với từng đối tượng khách hàng.
- Nên có chế độ ưu tiên cả về giá cả và hình thức thanh tốn đối với những khách hàng truyền thống, tin vậy và mua với số lượng lớn. Với đối tượng khách hàng là Công ty CP đầu tư xây dựng và Thương mại Minh Phú, công ty CP và Kiến trúc Hà Nội, cơng ty nên áp dụng chính sách chiết khấu thương mại đặc biệt vì đây là khách hàng truyền thống và thường mua với khối lượng lớn. Cơng ty có thể tăng mức chiết khấu cho khách hàng trên, có thể là áp dụng mức chiết khấu 4% với đơn hàng có giá trị từ 3 – 10 tỷ đồng, mức 6% với đơn hàng có giá trị trên 10 tỷ đồng.
- Với những hàng hóa bị lỗi, tùy thuộc vào nguyên nhân và tỷ lệ bị lỗi mà công ty đưa ra những quyết định đúng đắn cho việc “Giảm giá hàng bán”, tránh tình trạng gây mất uy tín với khách hàng. Mức giảm giá có thể là 1% – 3%, tùy thuộc vào mức độ hư hỏng của hàng hóa và đối tượng khách hàng là ai.
3.2.2.6 Hồn thiện phương thức bán hàng
Cơng ty nên mở rộng phương thức bán hàng đại lý nhằm đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ hàng hóa, mở rộng quy mơ, thu hút nhiều khách hàng, tăng doanh thu và lợi nhuận cho doanh thu. Hiện nay, trên cả nước có rất nhiều đại lý bán đúng giá vật liệu xây dựng, công ty mở rộng thị trường tiêu thụ bằng cách bán hàng thông qua các cơ sở đại lý. Song song với việc đó, cơng ty nên có các chính sách đặc biệt đối với các đại lý bán hàng như tỷ lệ hưởng hoa hồng được hưởng (5%, 10% doanh thu), và các chế độ ưu đãi khác nhằm thúc đẩy hoạt động kinh doanh có hiệu quả hơn.
3.2.2.7 Hồn thiện về chính sách bán hàng
Cơng ty có thể tiến hành bán chịu cho những khách hàng quen, có uy tín… Tuy nhiên, vẫn phải theo dõi chặt chẽ và bán chịu trong giới hạn cho phép. Bên cạnh đó, cơng ty nên áp dụng chiết khấu thanh toán cho những khách hàng thanh tốn sớm, từ đó làm giảm tình trạng bị chiếm dụng vốn của doanh nghiệp. Cụ thể, cơng ty có thể áp dụng mức chiết khấu thanh toán 2% giá trị hợp đồng nếu khách hàng thanh toán trong phạm vi 10 ngày kể từ ngày ghi nhận doanh thu bán hàng, 1% giá trị hợp đồng nếu thời gian khách hàng thanh toán trên 10 ngày kể từ ngày ghi nhận doanh thu bán hàng.
3.3 Điều kiện thực hiện
Hồn thiện kế tốn bán hàng khơng chỉ mang lại hiệu quả đối với nghiệp vụ bán hàng, chặt chẽ trong công tác nội bộ mà cịn giúp cho cơng tác kế tốn của doanh nghiệp được nâng cao, cung cấp đầy đủ thơng tin một cách chính xác, kịp thời,; giúp nhà quản trị có những phương hướng mới, phù hợp với sự phát triển của công ty. Qua kiến thức học tập được ở nhà trường, cùng những tìm hiểu trong thời gian thực tập tại cơng ty TNHH Kim khí T&T, em mạnh dạn đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơng tác kế tốn bán hàng mặt hàng thép cây tại công ty. Tuy nhiên, để các giải pháp có tính khả thi, cơng ty cần quan tâm đến một số điều kiện sau:
- Nhân viên kế toán phải thường xuyên rèn luyện, nâng cao nghiệp vụ, cập nhật liên tục các chuẩn mực, chế độ kế tốn, các văn bản thuế, chính sách mới ban hành… nhằm đảm bảo hạch tốn đúng, chính xác các nghiệp vụ kế tốn theo quy định.
- Kế tốn phải tham khảo, tìm hiểu kỹ xu hướng phát triển của thị trường, nhu cầu, thị hiểu của khách hàng để có căn cứ, ước lượng, dự đốn chính xác phục vụ cho việc tính tốn giá vốn cho phù hợp.
- Có sự giám sát chặt chẽ đối với hoạt động kinh doanh nói chung, bộ máy kế tốn nói riêng, tạo mơi trường làm việc năng động, trang thiết bị làm việc hiện đại nhằm nâng cao hiệu quả làm việc. Tổ chức đào tạo thêm cán bộ, nâng cao trình độ của những người làm cơng tác kế tốn để thực sự là công cụ quản lý hữu hiệu trong sản xuất kinh doanh của công ty.
- Cần khắc phục tình trạng cơng nợ tồn đọng. Cơng ty cần có các chính sách cứng rắn đối với các khoản nợ khó địi nhằm hạn chế thất thốt vốn.
- Tiếp tục hoàn thiện một số nội dung trong quy chế tài chính và các quy định về tài chính kế tốn. Lập kế hoạch chương trình và tham gia cơng tác kiểm tra tồn diện, định kỳ tại cơng ty.
KẾT LUẬN
Trên đây là toàn bộ những vấn đề lý luận cơ bản và tình hình thực tế kế tốn bán hàng mặt hàng thép cây tại công ty TNHH Kim khí T&T.
Trong thời kỳ kinh tế phát triển nhanh chóng, sự cạnh tranh ngày càng gay gắt, các doanh nghiệp luôn phải đối mặt với sự canh tranh gay gắt. Để tồn tại và phát triển thì doanh nghiệp cần phát huy những điểm mạnh và nắm bắt sự thay đổi của thị trường để khơng bị lạc hậu. Do đó, cơng tác kế tốn