CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÁC DNTM
2.2. Kế tốn bán nhóm hàng xốp tại cơng ty CP đầu tư bao bì EPS Việt Nam
2.2.2 Tài khoản kế toán sử dụng
- TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”.
- TK 131 “Phải thu của khách hàng”: Theo dõi các khoản phải thu của khách, tình hình các khoản nợ và thanh tốn của từng khách hàng được mở chi tiết trên TK 131.
- TK156 “Hàng hóa”: Được theo dõi chi tiết theo từng loại mặt hàng bán
- TK 632 “ Giá vốn hàng bán”: Dùng để phản ánh trị giá của hàng hóa đã tiêu thụ trong kỳ.
Ngoài ra, kế tốn cịn sử dụng một số tài khoản như TK 111 “Tiền mặt”, TK112 “Tiền gửi ngân hàng”, TK 3331 “Thuế GTGT đầu ra phải nộp” , TK 521 “các khoản giảm trừ doanh thu”, …
2.2.3. Trình tự hạch tốn:
Phương thức bán bn: Căn cứ vào hợp đồng kinh tế, phòng kinh doanh sẽ lên đơn đặt hàng rồi chuyển cho kế toán lập phiếu xuất kho. Sau khi khách hàng chấp nhận thanh toán tiền hàng, kế toán ghi tăng TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” theo giá chưa thuế ghi trên Hoá đơn GTGT, đồng thời ghi tăng TK 3331 “Thuế GTGT phải nộp” số thuế GTGT phải nộp của hàng hóa bán ra. Sau khi ghi nhận doanh thu và thuế GTGT phải nộp của hàng hóa bán ra thì kế tốn đồng thời ghi tăng số phải thu khách hàng (theo tổng giá thanh toán ghi trên Hoá đơn GTGT) chi tiết cho từng khách hàng. Vì đây là hình thức bán bn nên khách hàng thường khơng thanh tốn tiền hàng ngay mà sẽ thanh tốn theo những điều khoản đã ký trong hợp đồng.
Ví dụ 1: Ngày 02/01/2013 phát sinh nghiệp vụ bán buôn với Công ty cổ phần nội
thất Hịa Phát. Cơng ty xuất kho bán 200 hộp xốp hàng 13kg/m3 dày 1.5F và 30 hộp xốp hàng 13kg/m3 dày 2.5F cho cơng ty Hịa Phát. Cơng ty Hịa Phát chấp nhận thanh tốn nợ.
Căn cứ vào Hợp đồng bán hàng, kế toán bán hàng lập Hoá đơn GTGT(Phụ lục
14)chuyển xuống kho để xuất hàng. Tại kho, thủ kho căn cứ vào số lượng trên Hoá
đơn GTGT để lập Phiếu xuất kho(Phụ lục 15) và vào Thẻ kho(Phụ lục 21). Các chứng từ được lập, cuối ngày chuyển lên Phịng kế tốn để kế tốn bán hàng kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ sẽ tiến hành vào sổ Nhật ký chung(Phụ lục
23) và các sổ chi tiết có liên quan.
- Hoá đơn GTGT được dùng để xác định số lượng, chất lượng, đơn giá và số tiền bán hàng hoá mà bên bán đã bán cho bên mua dùng để lên sổ chi tiết TK 131.02, 511…
Hoá đơn gồm 3 phần :
Phần I : Ghi thơng tin của cơng ty, số hố đơn , ngày hóa đơn , ghi liên hố đơn gồm 3 liên.
Liên 1 : Lưu thành quyển Liên 2 : Giao cho khách Liên 3 : Lưu hành nội bộ
Phần II : Thông tin về khách hàng bao gồm tên khách, địa chỉ, mã số thuế, số TK, hình thức thanh tốn
Phần III : Ghi thông tin về hàng hố như là số lượng hàng, đơn vị tính, đơn giá, tiền chiết khấu, tiền thuế, tổng thanh toán
Cuối cùng là phần chữ ký của khách hàng, người lập biểu, thủ trưởng ký duyệt. - Phiếu xuất kho được dùng để phản ánh số lượng, giá trị hàng hoá xuất kho. Được dùng làm căn cứ để thủ kho lập thẻ kho, kế toán ghi sổ chi tiết TK 156.02, TK 156.07.
Phiếu xuất kho do phịng kinh doanh lập sau khi có đơn đặt hàng . Phiếu được in làm 3 liên một liên giao cho Thủ kho, một liên giao cho Khách hàng, một liên nhân viên giao hàng giữ.
Phần I : Ghi tiêu đề của phiếu và các thông tin về khách hàng như là tên khách, mã khách, địa chỉ, tên nhân viên giao hàng …
Phần II : Gồm 8 cột
Cột số thứ tự : Ghi số thứ tự của các mặt hàng Cột tên hàng : Ghi mã và tên hàng hoá xuất kho
Cột đơn vị tính : Ghi đơn vị tính của từng loại hàng hoá Cột số lượng : Ghi số lượng hàng hoá xuất kho
Cột đơn giá : Ghi đơn giá xuất
Cột thành tiền: Thành tiền = Số lượng x đơn giá
Phần III : Ghi ngày xuất và ký duyệt xuất , khách hàng ký nhận
Sau khi nhận được phiếu xuất kho nhân viên giao hàng mang phiếu xuất kho cho kế tốn xuất đơn GTGT
Căn cứ vào Hóa đơn GTGT kế tốn ghi: Nợ TK 131.02: 35.776.829
Có TK 511: 32.524.390 Có TK 333 (3331): 3.252.439
Cuối tháng, kế tốn tính giá hàng xuất bán theo phương pháp bình quân, xác định giá vốn của lơ hàng, hồn thiện phiếu xuất kho, định khoản.
Nợ TK 632: 28.077.600 Có TK 156.02: 23.064.000 Có TK 156.07: 5.013.600
Bán lẻ hàng hoá: Khách hàng trực tiếp đến cửa hàng của Công ty để mua hàng. Sau khi khách hàng đồng ý mua và làm các thủ tục cần thiết, hàng hoá sẽ được giao trực tiếp cho khách ngay tại cửa hàng và khách hàng thực hiện thanh toán bằng tiền mặt. Phương pháp hạch tốn kế tốn theo hình thức bán lẻ cũng giống như theo hình thức bán bn đã trình bày ở trên. Tuy nhiên vì bán lẻ khách hàng sẽ thanh tốn tiền hàng ngay nên khi ghi nhận doanh thu kế toán sẽ ghi tăng số tiền mặt thu được (Nợ TK 111) thay vì ghi tăng khoản phải thu khách hàng (Nợ TK 131).
Ví dụ 2: 07/01/2013, bán cho anh Nguyễn Văn Bảo 02 thùng Xốp cách nhiệt hàng
13kg/m3dày 2.5F, đã thanh toán ngay bằng tiền mặt. Các chứng từ được lập tại cửa hàng gồm có: Phiếu xuất kho(Phụ lục 17), Hoá đơn GTGT(Phụ lục 16), Phiếu
thu(Phụ lục 18) và tiến hành ghi thẻ kho(Phụ lục 22)
Nợ TK 111: 418.029 Có TK 511: 380.026 Có TK 333 (3331): 38.003 Đồng thời, phản ánh giá vốn Nợ TK 632: 334.240 Có TK 156.07: 334.240 Các khoản giảm trừ doanh thu:
- Kế toán hàng bán bị trả lại: Trong trường hợp hàng đã xuất bán bên mua hàng đã nhận hàng nhưng do hàng kém chất lượng, hoặc sai qui cách chủng loại hàng theo đơn hàng đặt, khách hàng yêu cầu trả lại. Cơng ty xác định ngun nhân nếu chấp thuận kế tốn sẽ ghi giảm doanh thu số hàng đã bán căn cứ vào hóa đơn GTGT liên 2 do bên mua cấp. Kế toán lập phiếu nhập kho ghi tăng thành phẩm, hàng hóa và giảm giá vốn, khi nhận được hóa đơn GTGT do bên mua lập về số hàng trả lại kế tốn Cơng ty ghi Nợ TK 521 (5212), TK 333 (3331) và ghi giảm công nợ phải thu khách hàng hoặc ghi giảm TK 111 (trả bên mua bằng tiền mặt)
Ví dụ 3: Ngày 09/01/2013, Công ty TNHH điện tử DAEWOO - HANEL trả lại 02
Xốp cách nhiệt hàng 13kg/m3dày 1.5F bán ngày 30/12/2013. DN kiểm tra xác định nguyên nhân do chuột cắn, DN nhận lại hàng và nhập kho, Phiếu nhập kho số 0134 DN đã thanh toán bằng tiền mặt.
Căn cứ vào hoá đơn GTGT, Kế toán định khoản: Nợ TK 521( 5212): 268.240
Nợ TK 333( 3331): 26.824 Có TK 111: 295.064
Cuối tháng, kế tốn tính giá hàng xuất bán theo phương pháp bình quân, xác định giá vốn của hàng bị trả lại, hoàn thiện Phiếu nhập kho số 0134(Phụ lục 19), ghi vào sổ
Nhật ký chung(Phụ lục 23), sổ Cái các TK 632, 511(Phụ lục 24, 25).
Nợ TK 156.02: 230.640 Có TK 632: 230.640
- Kế toán giảm giá hàng bán chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh tốn ít khi được cơng ty sử dụng.
CHƯƠNG 3: CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM HỒN THIỆN KẾ TỐN BÁN HÀNG TẠI CƠNG TY CP ĐẦU TƯ BAO BÌ EPS VIỆT NAM
3.1. Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu3.1.1. Những kết quả đã đạt được 3.1.1. Những kết quả đã đạt được
a. Về tổ chức bộ máy kế tốn
Cơng ty có đội ngũ kế tốn năng động, linh hoạt và hình thức tổ chức kế tốn mang tính tập trung thống nhất nên đáp ứng thơng tin chính xác, đầy đủ, kịp thời đối với hoạt động kinh doanh và yêu cầu của nhà quản lý.
b. Về hệ thống tài khoản
Công ty dựa vào hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính và theo đặc điểm hoạt động để xác định các tài khoản cần sử dụng, đảm bảo phản ánh đầy đủ toàn bộ hoạt động của Công ty. Đồng thời, do yêu cầu quản lý và trên cơ sở các nghiệp vụ phát sinh, kế toán đã mở thêm một số tài khoản chi tiết để thuận lợi cho việc hạch toán, kiểm tra và đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý.
c. Về hệ thống sổ kế tốn
Cơng ty đang áp dụng hình thức kế tốn Nhật ký chung. Hình thức này dễ ghi chép, mẫu sổ đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu, thuận tiện cho việc phân cơng cơng việc, phù hợp với loại hình kinh doanh của Cơng ty.
d. Về hệ thống chứng từ
Hệ thống chứng từ được tổ chức hợp pháp, hợp lý, hợp lệ và đầy đủ theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 đảm bảo phản ánh đúng đắn các nghiệp vụ kinh tế, tạo điều kiện cho việc ghi sổ và đối chiếu kiểm tra.
+ Đối với các chứng từ bắt buộc (Phiếu thu, Phiếu chi, Hóa đơn GTGT) Cơng ty đều áp dụng theo đúng mẫu do Bộ Tài chính ban hành.
+ Các chứng từ mang tính hướng dẫn (Bảng chấm cơng, Giấy đề nghị tạm ứng…) Công ty đều áp dụng phù hợp với đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh.
e. Việc ghi nhận doanh thu
ghi nhận doanh thu. Như vậy, Công ty đãthực hiện theo đúng quy định về nguyên tắc ghi nhận doanh thu trong chuẩn mực kế toán 14 “ Doanh thu và thu nhập khác”. Đồng thời, doanh thu này được ghi nhận cũng đảm bảo 2 nguyên tắc thận trọng và nguyên tắc phù hợp trong kế toán.
Giá vốn được xác định theo chuẩn mực kế toán 02 “Hàng tồn kho”, xác định giá vốn hàng bán theo đúng phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ như trong chính sách kế tốn mà đơn vị áp dụng.
3.1.2. Những mặt hạn chế, tồn tại và nguyên nhân
a. Về tổ chức bộ máy kế tốn:
Hiện nay cơng ty ghi sổ theo phương pháp thủ cơng với hình thức ghi sổ nhật ký chung đem lại hiệu quả chưa cao
b. Về hệ thống sổ kế tốn:
+ Hình thức nhật ký chung Cơng ty áp dụng làm cho một số nghiệp vụ bị trùng lặp. + Kế tốn ghi chép thủ cơng nên lượng ghi chép nhiều, mất nhiều thời gian cho công việc ghi chép hơn là xử lý công việc khác.
+ Phần mềm kế toán vẫn chưa được áp dụng khiến cho việc theo dõi hàng hóa bán ra và tồn kho, các khoản công nợ cịn gặp nhiều khó khăn.
+ Cơng ty khơng sử dụng sổ Nhật ký bán hàng: các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiêu thụ sản phẩm tương đối nhiều và việc thanh tốn của khách hàng Cơng ty cho phép trả chậm tuy nhiên kế tốn bán hàng khơng sử dụng nhật ký bán hàng mà tất cả các nghiệp vụ bán hàng đều ghi nhận vào NKC, do đó kế tốn khó theo dõi được doanh thu bán chịu, dẫn đến cung cấp thông tin không đầy đủ hơn nữa làm tăng mức độ phức tạp của NKC và chưa đúng theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC.
c. Về hệ thống tài khoản
+ Công ty không chi tiết TK 511 nên việc xác định kết quả kinh doanh chưa thật sự phản ánh được cụ thể tình hình tiêu thụ các sản phẩm của Cơng ty.
d. Về hệ thống chứng từ.
Phần mềm kế toán chưa được áp dụng nên hệ thống chứng từ, hoá đơn cũng như số liệu kế toán về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh chưa được thực hiện đồng bộ, toàn diện.
e. Những vấn đề khác.
- Ngồi ra, tác dụng của của chính sách chiết khấu thương mại thúc đẩy việc tiêu thụ hàng hóa và chính sách chiết khấu thanh tốn khuyến khích khách hàng trả tiền sớm chưa được công tận dụng. Đây là một trong những điểm cần bổ sung vào chính sách bán hàng tại cơng ty.
- Hiện tại, kế tốn của cơng ty vẫn hạch tốn các nghiệp vụ và lập báo cáo bằng Excel làm mất nhiều thời gian và chi phí. Trên thực tế việc áp dụng các phần mềm kế toán máy vào hạch toán kế tốn sẽ giảm khối lượng ghi chép, tính tốn của kế tốn, tạo điều kiện cho việc thu thập, xử lý các thông tin kế tốn được nhanh chóng, kịp thời và chính xác.
- Cơng ty chưa theo dõi về thời hạn thanh tốn của khách hàng: Trên sổ kế toán của doanh nghiệp cũng như sổ trên Excel chưa thể hiện được thời gian đến hạn của từng khoản thanh tốn. Do đó để theo dõi thời hạn thanh toán kế toán phải nhập lại số liệu ghi thêm thời hạn thanh tốn làm tăng thêm cơng việc của kế tốn.
3.2. Các đề xuất, kiến nghị về vấn đề nghiên cứu3.2.1. Giải pháp về tài khoản kế toán 3.2.1. Giải pháp về tài khoản kế toán
Hiện nay, tất cả doanh thu của các mặt hàng đều hạch toán chung vào TK 511 ‘‘Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ’’. Việc Công ty không sử dụng các tài khoản cấp II và cấp III của TK 511 để hạch toán doanh thu của từng mặt hàng riêng biệt khiến cho việc theo dõi và quản lý doanh thu của từng nhóm hàng, mặt hàng trở nên khó kiểm sốt hơn.
Do vậy, Công ty nên mở chi tiết TK 511 thành các tài khoản cấp II và cấp III để thuận tiện cho việc quản lý và theo dõi doanh thu của từng nhóm hàng, mặt hàng.
Cơng ty nên mở chi tiết TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thành các TK cấp II và cấp III như sau:
TK 5111 – Doanh thu bán hàng hóa
TK 5111.1 – Doanh thu bán mặt hàng xốp TK 5111.2 – Doanh thu bán mặt hàng bao bì TK 5111.3 – Doanh thu bán mặt hàng nhựa… TK 5113 – Doanh thu cung cấp dịch vụ
3.2.2. Giải pháp về hạch toán kế toán
Hồn thiện phương pháp kế tốn lập dự phịng nợ phải thu khó địi
Q trình bán hàng phát sinh cơng nợ phải thu, nhưng khơng thu được do khách hàng khơng có khả năng trả nợ…Hàng năm, cơng ty chưa trích lập dự phịng phải thu khó địi nhằm tạo một khoản dự phịng khi giải quyết cơng nợ phải thu sẽ khơng ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh tồn cơng ty.
Chính vì vậy, cơng ty cần thực hiện việc trích lập dự phịng phải thu khó địi là dự phịng phần giá trị bị tổn thất của các khoản nợ phải thu quá hạn thanh toán, nợ phải thu chưa quá hạn nhưng có thể khơng địi được do khách nợ khơng có khả năng thanh tốn, khoản trích lập dự phịng khơng vượt q số lợi nhuận đơn vị đạt được và ghi vào chi phí quản lý doanh nghiệp trên cơ sở dự tính các khoản phải thu khó địi khơng có khả năng địi được trong năm quyết tốn.
Cuối kỳ kế tốn năm, căn cứ vào các khoản nợ phải thu được xác định là khơng chắc chắn thu được, kế tốn tính, xác định số dự phịng nợ phải thu khó địi cần trích lập hoặc hồn nhập.
* Phương pháp lập:
- Nợ q hạn: Mức trích lập như sau
+ Trích lập 30% giá trị đối với nợ quá hạn 3 tháng đến 1 năm. + Trích lập 50% giá trị đối với nợ quá hạn 1 năm đến dưới 2 năm. + Trích lập 70% giá trị đối với nợ quá hạn 2 năm đến dưới 3 năm. + Trích lập 100% giá trị đối với nợ quá hạn từ 3 năm trở lên.
- Nợ chưa đến hạn: Nếu do các cá nhân, DN đã rơi vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, người nợ mất tích, bỏ trốn, vi phạm pháp luật…thì dự kiến mức
không thu hồi được để lập dự phịng. Khi có nợ khó địi thì cơng ty trích lập dự phịng, hạch tốn vào TK 1592 .
* Phương pháp kế tốn được tiến hành theo trình tự sau: Cuối niên độ kế tốn căn cứ vào số nợ khó địi để xác định mức trích lập dự phịng tính vào chi phí. Kế tốn so sánh giữa số dự phịng cần trích lập với số dự phịng đã lập của năm trước: