5. Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp
2.1. Tổng quan tình hình và ảnh hưởng của nhân tố mơi trường đến kế toán bán hàng
2.1.1.3. Tổ chức cơng tác kế tốn tại Cơng ty Cổ phần Bắc Giang
a. Tổ chức bộ máy kế toán
Hạch tốn kế tốn là cơng cụ quan trọng phục vụ cho công tác quản lý các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó mà tổ chức cơng tác kế tốn hợp lý, khoa học có vai trị rất quan trọng trong cơng tác quản lý. Trên cơ sở tôn trọng chế độ quản lý tài chính của Nhà nước, Cơng ty cổ phần Bắc Giang đã xây dựng cho mình một hệ thơng kế tốn mang những nét riêng tương xứng với chế độ đặc điểm của cơng ty
Hàng ngày kế tốn phản ánh đầy đủ kịp thời mọi biến động tài chính của cơng ty, từ khâu thu thập thông tin, lập chứng từ kiểm tra, phân loại chứng từ, xử lý hạch toán trên sổ chi tiết và các bảng biểu quyết toán liên quan.
Bộ phận kế tốn cịn có nhiệm vụ cung cấp cho giám đốc các thông tin cần thiết trong điều hành kinh doanh, đồng thời liên kết chặt chẽ với các phịng ban trong cơng ty để đảm bảo tính chặt chẽ, thống nhất về nguyên tắc của bộ máy quản lý .
Để phục vụ yêu cầu quản lý và thu thập thông tin nhanh hiện nay cơng ty đang áp dụng hình thức kế tốn tập trung, tức là tồn bộ cơng tác kế tốn ở công ty được tập trung ở phịng kế tốn.
Mọi cơng việc đều được xử lý trên máy tính nên rất thuận tiện, việc xử lý thông tin được nhanh gọn, đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ kinh doanh của công ty. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn của Cơng ty ( Phụ lục Sơ đồ 2.2)
Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận:
- Kế toán trưởng: là người chịư trách nhiệm trước giám đốc và Nhà nước, có nhiệm vụ phụ trách chung, chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động trong phịng kế tốn, giúp ban giám đốc nắm chắc thơng tin và tình hình tài chính của cơng ty. Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm trước cấp trên về chấp hành luật, thể lệ hợp pháp của các chứng từ, hoá đơn, sổ sách kế toán. Kế toán trưởng hướng dẫn chỉ đạo nhân viên thực hiện tốt cơng việc hạch tốn.
Nhiệm vụ cụ thể của kế tốn trưởng ở cơng ty :
Tổng hợp toàn bộ chứng từ, phiếu xuất nhập kho, phiếu thu chi tiền mặt, biên bản thanh toán, biên bản giao nhận hàng hoá.
Theo dõi nợ phải trả, đối chiếu hàng nhập vào bán ra.
Kiểm tra đủ chữ ký của người nhập xuất, người thanh toán, kế toán, thủ quỹ, các chứng từ thu chi, liên quan trước khi đóng chứng từ.
Kiểm sốt và vào sổ các loại chứng từ như phiếu nhập, phiếu xuất kho, giấy thu tiền mặt, bản kê chi thanh toán vận tải bốc dỡ hàng hoá
Lập và kiểm tra quyết tốn tháng, q, năm, trình phịng kinh doanh
Báo cáo nhanh hàng nhập, xuất, tồn, lượng tiền ra vào trong ngày khi giám đốc yêu cầu.
Tiếp khách và xử lý một số tình huống liên quan đến nghiệp vụ được giao. Được uỷ quyền ký một số giấy tờ liên quan đến nghiệp vụ được giao.
- Kế tốn thanh tốn: Có trách nhiệm phản ánh tình hình thu chi tồn quỹ của tiền mặt, theo dõi những biến động của tiền gửi của đơn vị tại ngân hàng, lập các chứng từ thanh tốn trình kế tốn trưởng và giám đốc công ty ký duyệt trên cơ sở các giấy tờ đề nghị thanh toán, hoạt động thanh tốn.
Kế tốn thanh tốn là người tính lương để trả cho cán bộ công nhân viên và bộ phận chi phối tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn, theo dõi doanh thu bán hàng.
- Kế toán viên: Xử lý các nghiệp vụ kinh tế cụ thể của cơng ty về tình hình xuất nhập tồn hàng hoá, các nghiệp vụ liên quan như bán hàng, quản lý... làm việc dưới sự điều hành của kế toán trưởng.
- Thủ quỹ : là người quản lý số lượng tiền mặt tại công ty, chịu trách nhiệm thu giữ tiền hàng, các khoản chi khác và chi phí tiền mặt, rút tiền gửi ngân hàng,về nhập quỹ tiền mặt hay rút tiền măt để gửi ngân hàng. Cuối ngày thủ quỹ phải tổng hợp rút số tồn quỹ tiền mặt.
Qua nghiên cứu nghiệp vụ của từng bộ phận kiểm tốn và mơ hình bộ máy quản lý của cơng ty, ta nhận thấy các chức năng cơ bản của phịng kế tốn :
- Căn cứ vào kế hoạch kinh doanh mà xây dựng những dự trù nhằm đáp ứng kịp thời về vốn phục vụ cho hoạt động kinh doanh cua công ty.
- Mở sổ sách kế toán, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác. Tính tốn lỗ lãi, thực hiện kiểm tra kiểm sốt chứng từ, đảm bảo đúng chuẩn mực kiểm toán Nhà nước quy định.
Quản lý mọi nguồn vốn trong cơng ty, theo dõi, đơn đốc, tính tốn cơng nợ với người mua và bán , với các bên liên quan.
- Hàng tháng, quý, năm lập báo cáo tài chính đầy đủ, chính xác, kịp thời, trung thực, cung cấp thơng tin theo u cầu quản lý.
- Tổ chức cơng tác kế tốn gọn nhẹ, hợp lý, hiệu quả.
- Tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ, nâng cao trình độ cho kế tốn nhằm đáp ứng nhu cầu cơng tác kế tốn ở cơng ty.
b. Chính sách kế tốn.
- Đặc điểm chung
Hiện tại Cơng ty đang áp dụng chế độ kế toán Việt Nam theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 14/09/2006 của bộ trưởng Bộ tài chính.
Kỳ kế tốn được tính bằng năm dương lịch.
Phương pháp tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ
Phương pháp khấu hao: Áp dụng phương pháp khấu hao đường thẳng. Phương pháp tính giá hàng tồn kho: Áp dụng giá bình quân gia quyền. - Hình thức sổ sách kế tốn áp dụng:
Cơng ty cổ phần Bắc Giang áp dụng hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ theo chế độ kế toán quy định của Nhà nước. Hình thức này được phác họa bằng sơ đồ ( Phụ lục 2 sơ đồ 1.3.) và trình tự luân chuyển chứng từ như sau:
Căn cứ vào chứng từ gốc kế toán ghi vào sổ chứng từ ghi sổ, sổ thẻ kế toán chi tiết, nêu nghiệp vụ kinh tế phát sinh với số lượng nhiều thì kế tốn phân loại bảng tồng hợp chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ.
Từ chứng từ ghi sổ kế toán lập sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Từ sổ thẻ kế toán chi tiết vào bảng tổng hợp sổ thẻ chi tiết. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ kế toán lập sổ cái.
Đối chiếu sổ cái với bảng tổng hợp sổ thẻ chi tiết.
Từ sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết lập bảng cân đối phát sinh.
Đối chiếu giữa bảng cân đối số phát sinh với sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Cuối tháng kế toán căn cứ vào bảng cân đối số phát sinh để lập các báo cáo.
Lập báo cáo tài chính, báo cáo khác.
2.1.2. Ảnh hưởng của nhân tố mơi trường đến kế tốn bán hàng bàn chải đánh răng tại Công ty Cổ phần Bắc Giang.
2.1.2.1. Mơi trường bên ngồi
Ảnh hưởng của mơi trường bên ngồi bao gồm : Các thông tư, nghị định, chế độ, chuẩn mực kế tốn, chính sách kinh tế do nhà nước ban hành liên quan đến kế toán bán hàng và kế toán bán mặt hàng bàn chải đánh răng … được coi là các yếu tố của môi trường bên ngồi tác động đến sự phát triển của DN:
Chính sách thuế - các sắc luật thuế: ảnh hưởng đến doanh thu và lợi nhuận
của Cơng ty. Hiện nay ở Việt Nam thì giữa chế độ kế tốn và luật thuế đang cịn nhiều khác biệt, cụ thể như:
- Khi xuất hóa đơn bán hàng nhưng hàng chưa chuyển giao cho người mua thì theo Chuẩn mực kế tốn trường hợp này chưa xác định doanh thu, nhưng theo Luật thuế thì đã được gọi là doanh thu.
- Hay khi công ty thực hiện Chiết khấu Thương mại cho khách hàng mua với khối lượng lớn, nhưng khách hàng này lại không tiếp tục mua hàng nữa, mà khoản CKTM khách hàng được hưởng lớn hơn giá trị của hóa đơn cuối cùng khách hàng mua. Như vậy theo chuẩn mực kế tốn thì khoản tiền mà cơng ty chi thêm để trả cho khách hàng đó sẽ được cho vào TK 521( Chiết khấu thương mại) và làm giảm trừ doanh thu. Nhưng theo Luật thuế thì khoản tiền đó khơng làm giảm trừ doanh thu mà được cho vào chi phí bán hàng.
Như vậy thì Luật thuế ảnh hưởng đến doanh thu của cơng ty, từ đó ảnh hưởng tới Lợi nhuận của cơng ty.
- Các quy định về sử dụng hóa đơn
Ngày 14/05/2010, chính phủ đã ban hành Nghị định 51/ND-CP/2010 quy định về việc in, phát hành, sử dụng hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, xử phạt vi
phạm hành chính về hóa đơn; nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan quản lý thuế các cấp và các cơ quan, tổ chức có liên quan đến việc in, phát hành, sử dụng hóa đơn, quyền nghĩa vụ và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc in, phát hành, sử dụng hóa đơn.
Đến ngày 28/09/2010, Bộ tài chính đã ban hành Thơng tư 153/TT-BTC/2010 để hướng dẫn các doanh nghiệp thi hành Nghị định 51/NĐ-CP/2010 với những nội dung mới như sau:
- Về các khái niệm mới trong Nghị định 51 bao gồm: Tạo hóa đơn, lập hóa đơn, sử dụng hóa đơn bất hợp pháp và sử dụng bất hợp pháp hóa đơn.
- Tạo hóa đơn là các hoạt động làm ra hóa đơn để sử dụng cho mục đích bán hàng hóa, dịch vụ của tổ chức, cá nhân kinh doanh gồm tự in tại doanh nghiệp, đặt các doanh điều kiện in hóa đơn; khởi tạo các hóa đơn điện từ theo luật giao dịch điện từ.
- Lập hóa đơn là việc ghi đầy đủ các nội dung của hóa đơn theo quy định khi bán hàng hóa dịch vụ.
- Việc tạo và lập hóa đơn phải đúng theo quy định của pháp luật thì mới có giá trị pháp lý.
- Các loại hóa đơn bao gồm Hóa đơn xuất khẩu, Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác như về thuế.
- Về hình thức hóa đơn gồm: Hóa đơn điện tử, Hóa đơn đặt in. Ngày 20/12/2010, Tổng Cục Thuế đã ban hành Công văn số 5174/TCT-CS để hướng dẫn các doanh nghiệp cách viết đúng các tiêu thức trên Hóa đơn để đảm bảo yêu cầu hợp lý và đúng quy định pháp luật.
Căn cứ vào Nghị định 51/ND-CP/2010, Thông tư 153/TT-BTC, và Quyết định 2905/QĐ-BTC/2010, đồng thời dựa vào các hồn cảnh thực tế của mình, Cơng ty đã chọn lựa hình thức tạo hóa đơn là Đặt in hóa đơn tại trung tâm Tài liệu Nghiệp vụ Bộ Công An. Do đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty chủ yếu là hoạt động thương mại nên Cơng ty chỉ lựa chọn in Hóa đơn GTGT theo mẫu 01 HD GTGT- 3LL…Công ty đã làm đẩy đủ các thủ tục hủy hóa đơn cũ, thơng báo phát hành hóa đơn mới và chính thức đưa hóa đơn đặt in vào sử dụng từ ngày 01/04/2010. Đây là
Hóa đơn do Công ty thiết kế dựa trên các tiêu chuẩn, tiêu thức mà Tổng Cục Thuế đưa ra, đảm bảo đẩy đủ về mặt giá trị pháp lý.
Các quy định về hóa đơn sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến cơng tác kế tốn bán hàng tại doanh nghiệp. Chính vì vậy các kế tốn viên phải thường xuyên cập nhập các thông tin mới về luật thuế để đảm bảo tính chính xác, kịp thời trong cơng việc.
Tác động của chính sách quản lý kinh tế của nhà nước: Chủ trương của nhà
nước như: Chuyển dịch cơ cấu kinh tế, hội nhập kinh tế thế giới đã có tác động mạnh đến hoạt động kinh doanh của công ty. Việt Nam sau 5 năm gia nhập Tổ chức Thương mại thế giới (WTO - World Trade Organisation) đã có những bước chuyển biến rõ nét như: xuất khẩu tăng cao, giảm rõ nét các thủ tục hành chính rườm rà, thu hút sự đầu tư của các DN nước ngồi vào Việt Nam.
Chế độ kế tốn Doanh nghiệp cũng là nhân tố ảnh hưởng đến kế toán bán hàng. Chế độ kế toán được ban hành đồng bộ cả chế độ sử dụng chứng từ, sổ sách, tài khoản và đến báo cáo tài chính sao cho khoa học và hợp lý nhất, tạo điều kiện cho kế tốn nói chung và kế tốn bán hàng tại DNTM nói riêng xử lý, phản ánh đúng bản chất của các hoạt động kinh tế phát sinh, làm cho thông tin kế tốn cập nhập chính xác, nhanh chóng và kịp thời.
Mặt khác, sự thống nhất giữa chế độ kế toán và chuẩn mực kế toán cũng là một nhân tố ảnh hưởng đến kế toán bán hàng. Nếu giữa chế độ và chuẩn mực khơng có sự thống nhất sẽ làm cho người làm kế tốn lúng túng trong q trình xử lý, phạm sai lầm trong hạch toán nghiệp vụ, ảnh hưởng tới kết quả, thơng tin do kế tốn cung cấp khơng chính xác, khơng phản ánh đúng tình hình tài chính, tình hình hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp.
2.1.2.2. Môi trường bên trong
Các nhân tố chủ yếu ảnh hưởng tới kế tốn bán hàng của Cơng ty bao gồm: Đặc điểm tổ chức công tác kế tốn và chính sách kế tốn tại Cơng ty.
Tác động của mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn đến tổ chức cơng tác kế tốn của doanh nghiệp. Có thể nói đây là nhân tố ảnh hưởng quan trọng nhất đến tổ chức chuyên mơn, kỹ năng và thái độ tốt thì điều này sẽ làm cho tổ chức cơng tác kế
tốn phát huy được hiệu quả cao. Về kiến thức thì hầu hết những người làm cơng tác kế tốn tại Cơng ty phải đào tạo chuyên môn.
Song kiến thức ở đây địi hỏi là ln hiểu sâu, hiểu đúng bán chất của các chính sách chế độ kế tốn, và phải thường xuyên cập nhập thông tin đang diễn ra trong đời sống xã hội. Về kỹ năng đòi hỏi người làm cơng tác kế tốn phải biến các kiến thức mà mình có được để vận dụng thành thạo các thao tác trong cơng việc của mình và các thao tác đó phải được tiến hành một cách khoa học, phải rèn luyện và nâng cao khả năng tư duy. Về thái độ, đòi hỏi phẩm chất của người làm kế tốn phải ln trung thực, cẩn thận, tỉ mỉ thận trọng và ln phải tn thủ theo đúng chế độ chính sách đã quy định.
Công ty Cổ phần Bắc Giang tổ chức công tác kế tốn theo mơ hình tập trung, bộ máy kế tốn gọn nhẹ, đối với cơng tác kế toán bán hàng được giao cho nhân viên bán hàng.
Chính sách kế tốn Cơng ty áp dụng rất rõ ràng, thuận lợi cho kế tốn bán hàng, dễ dàng áp dụng trong cơng tác kế tốn bán hàng của Cơng ty. Trong q trình áp dụng chế độ kế tốn mới, tuy gặp khó khan xong đã vận dụng trong cơng tác kế tốn của Cơng ty một cách linh hoạt và hiệu quả.
Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn có những điểm yếu: Cơng việc liên quan đến kế tốn bán hàng là khá nhiều. Tổ chức cơng tác kế toán gọn nhẹ sẽ tiết kiệm được hci phí, xong lượng cơng việc của kế tốn cần giải quyết là rất lớn nên gây áp lực cho nhân viên.
Thường xuyên phải cập nhập các thong tin liên quan đến cơng tác tổ chức kế tốn, từ đó có những tiếp thu kịp thời để thay đổi phù hợp với yêu cầu pháp luật của Nhà nước, cũng như phù hợp với đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của Doanh nghiệp.
2.2. Thực trạng kế toán bán hàng bàn chải đánh răng tại Công ty cổ phần Bắc Giang Giang
2.2.1. Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng bàn chải đánh răng tại Công ty Cổ phần BắcGiang. Giang.
a. Đặc điểm về sản phẩm hàng bán.
Hiện nay mặt hàng kinh doanh của Công ty Cổ phần Bắc Giang rất đa dạng và nhiều chủng loại. Công ty chuyển kinh doanh mặt hàng mỹ phẩm, thiết bị văn phòng, dịch vụ internet…Mặt hàng bàn chải đảnh răng là một trong những mặt hàng