5. Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp
2.2. Thực trạng kế toán bán hàng bàn chải đánh răng tại Công ty cổ phần Bắc Giang
bộ máy kế tốn gọn nhẹ, đối với cơng tác kế tốn bán hàng được giao cho nhân viên bán hàng.
Chính sách kế tốn Cơng ty áp dụng rất rõ ràng, thuận lợi cho kế toán bán hàng, dễ dàng áp dụng trong công tác kế tốn bán hàng của Cơng ty. Trong q trình áp dụng chế độ kế tốn mới, tuy gặp khó khan xong đã vận dụng trong cơng tác kế tốn của Cơng ty một cách linh hoạt và hiệu quả.
Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn có những điểm yếu: Công việc liên quan đến kế tốn bán hàng là khá nhiều. Tổ chức cơng tác kế toán gọn nhẹ sẽ tiết kiệm được hci phí, xong lượng cơng việc của kế toán cần giải quyết là rất lớn nên gây áp lực cho nhân viên.
Thường xuyên phải cập nhập các thong tin liên quan đến cơng tác tổ chức kế tốn, từ đó có những tiếp thu kịp thời để thay đổi phù hợp với yêu cầu pháp luật của Nhà nước, cũng như phù hợp với đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của Doanh nghiệp.
2.2. Thực trạng kế toán bán hàng bàn chải đánh răng tại Công ty cổ phần Bắc Giang Giang
2.2.1. Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng bàn chải đánh răng tại Công ty Cổ phần BắcGiang. Giang.
a. Đặc điểm về sản phẩm hàng bán.
Hiện nay mặt hàng kinh doanh của Công ty Cổ phần Bắc Giang rất đa dạng và nhiều chủng loại. Công ty chuyển kinh doanh mặt hàng mỹ phẩm, thiết bị văn phòng, dịch vụ internet…Mặt hàng bàn chải đảnh răng là một trong những mặt hàng kinh doanh chủ yếu của Công ty và là mặt hàng được nhập khẩu từ nước ngoài, bao gồm nhiều loại như: Bàn chải đánh răng Drcool trong đó có loại Drcool Primagic chỉ tơ, Drcool Primagic cán trong, Drcool comfortex chỉ tơ, Drcool comfortex gật gù, bàn chải đánh răng Zerahun có loại bàn chải trẻ em Ison có nhạc, bàn chải trẻ em Ison có nhạc + đầu thay, bàn chải Nano silver, bàn chải Mashimaro…với chất lượng tốt, chủng loại, mẫu mã đa dạng đáp ứng được yêu cầu của khách hàng.
b. Chính sách bán hàng
Sản phẩm bàn chải đánh răng của Công ty Cổ phần Bắc Giang được tiêu thụ rộng lớn trên thị trường Hà Nội và các tỉnh lân cận như Hải Dương, Hà Nam, Phú Thọ….Chủ yếu là thị trường tại Hà Nội. Để phát triển thị trường, thêm nhiều bạn hàng, thì Cơng ty có áp dụng hình thức giảm giá, chiết khấu cho khách hàng, và đặc biệt là với những khách hàng quen biết nhiều năm, là bạn hàng tốt…thì Cơng ty cũng đưa ra giá bán ưu đãi hơn.
c. Phương thức bán hàng áp dụng tại công ty
Hiện Công ty áp dụng chủ yếu 3 phương pháp bán hàng: Bán hàng qua kho, bán hàng vận chuyển thẳng theo hình thức giao trực tiếp, bán hàng giao đại lý. Cụ thể:
Bán hàng qua kho:
Theo phương thức này, hàng bán được mua vào và dự trữ trước trong kho, sau đó xuất ra bán, căn cứ vào cách giao hàng, phương thức bán hàng qua kho phân biệt thành hai hình thức:
- Bán hàng trực tiếp tại kho: Theo hình thức này thì bên mua căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, ủy nhiệm người của đơn vị mình đến nhận hàng tại kho của công ty. Chứng từ bán hàng là hóa đơn GTGT, hóa đơn này do cơng ty lập thành ba liên, một bên giao cho người nhận hàng( bên mua), hai liên gửi về phịng kế tốn là thủ tục thanh toán tiền hàng. Sau khi đại diện bên mua ký nhận đủ hàng trên chứng từ ,
bên mua đã thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận nợ thì kế tốn ghi nhận doanh thu về số hàng hóa đó.
- Bán qua kho theo hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này, đơn vị bán bn căn cứ vào hợp đồng đã ký kết với bên mua tiến hành chuyển hàng cho bên mua bằng phương tiện vận chuyển tự có hoặc th ngồi. Chứng từ bán hàng là hóa đơn GTGT do công ty lập thành ba liên, liên một dùng để lưu, liên hai là chứng từ gửi cho bên mua, liên ba gửi về phịng kế tốn để làm thủ tục thanh toán tiền hàng.
Bán hàng vận chuyển thẳng theo hình thức giao trực tiếp:
Theo hình thức này, cơng ty thương mại sau khi mua hàng, nhận hàng mua và giao trực tiếp cho đại diện bên mua tại kho người bán. Chứng từ hàng hóa là hóa đơn bán hàng trực tiếp do công ty lập thành ba liên. Sau khi đại diện bên mua ký nhận đủ hàng, bên mua đã thanh tốn tiền hàng, hoặc chấp nhận nợ thì hàng hóa được xác định là tiêu thụ.
d. Phương thức thanh tốn
Hiện nay Cơng ty áp dụng 2 phương pháp thanh tốn chủ yếu là: Bán hàng thu tiền ngay
và bán hàng chưa thu tiền ngay.
Bán hàng thu tiền ngay ( thanh tốn nhanh): Theo phương thức này, hàng hóa của Cơng ty sau khi giao cho khách hàng phải được thanh toán ngay bằng tiền mặt, séc, hoặc chuyển khoản.
Bán hàng chưa thu tiền ngay( Thanh tốn chậm): Đây là hình thức mua hàng trả tiền sau. Theo hình thức này Cơng ty xuất hàng thì số hàng đó được coi là tiêu thụ và kế toán tiến hành ghi nhận doanh thu và theo dõi trên sổ chi tiết ( sổ chi tiết công nợ)
e. Phương pháp xác định giá vốn hàng bán tại công ty.
Cơng ty Cổ phần Bắc Giang kế tốn hạch tốn hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính giá hàng tồn kho theo phượng pháp bình qn gia quyền. Việc xác định trị giá hàng xuất bán được thực hiện vào cuối tháng. Trong tháng mọi ghi chép kế tốn về tình hình xuất kho hàng hóa chỉ được thể hiện ở chỉ tiêu số lượng. Là một công ty thương mại nên trị giá vốn hàng hóa được thể hiện ở các giai đoạn trong q trình vận động hàng hóa.
Trị giá vốn hàng mua
nhập kho
=
Trị giá mua ghi trên hóa đơn (chưa có
thuế GTGT)
+ Chi phí thu
mua +
Thuế nhập khẩu (nếu có)
Hàng hóa mua về sẽ làm thủ tục kiểm nhận nhập kho hoặc chuyển bán thẳng. Nếu hàng hóa được nhập kho thì thủ kho và bộ phận mua hàng phải kiểm nhận hàng hóa nhập kho theo đúng thủ tục quy định về kiểm nhận hàng hóa. Chứng từ về nghiệp vụ kiểm nhận hàng hóa là phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng lập và thủ kho sẽ ghi số lượng thực nhập vào phiếu.
Sau khi nhập kho xong thủ kho cùng người nhập ký vào phiếu. Phiếu nhập kho lập thành 2 liên: Thủ kho giữ liên 2 để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển phịng kế tốn để ghi sổ kế toán và liên 1 lưu ở nơi lập phiếu.
Trị giá vốn của hàng hóa đã tiêu thụ trong kỳ = Trị giá vốn hàng xuất kho để bán + Chi phí bán hàng + Chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho lượng hàng hóa đã tiêu thụ Trong đó: Trị giá vốn hàng xuất bán =
Trị giá mua thực tế của hàng hóa xuất kho để bán
( kể cả thuế nhập khẩu)
+
Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng đã
bán
Khi xuất bán hàng hóa, thủ kho căn cứ vào chứng từ xuất kho nhận được ( sau khi đã kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp chứng từ ) ghi vào sổ thực xuất vào chứng từ thẻ kho, cuối ngày tính ra số tồn để ghi vào cột tồn trên thẻ kho.
Kế toán ghi nhận được chứng từ nhập xuất của thủ kho gửi lên, kiểm tra lại sau đó ghi vào sổ kế tốn chi tiết hàng hóa.
Đến cuối tháng, kế tốn xác định trị giá vốn của hàng xuất bán. Trị giá vốn thực tế hàng xuất bán bao gồm trị giá mua thực tế và chi phí mua hàng.
Giá bán là một trong những yếu tố quan trọng tác động lớn đến thị trường, chính vì thế việc quyết định giá bán của Cơng ty yêu cầu phải phù hợp với thị trường nhưng cũng đảm bảo lợi nhuận cho Công ty. Xác định giá bán hợp lý sẽ đảm bảo khả năng tiêu thụ, tránh ứa đọng vốn, hạn chế thua lỗ, đem lại lợi nhuận… và thu hút them được nhiều bạn hàng.
Giá bán hàng bàn chải đánh răng được xác định theo Công thức: Giá bán hàng hoá = Giá thực tế + Thặng số thương mại
Thặng số thương mại dùng để bù đắp chi phí và hình thành lợi nhuận, nó được tình theo tỷ lệ % trên giá thực tế của hàng hoá tiêu thụ.
Như vậy: Giá bán hàng hoá = Giá mua thực tế ( 1+% Thặng số thương mại).
2.2.2. Thực trạng kế toán bán hàng bàn chải đánh răng tại Công ty
2.2.2.1. Chứng từ kế tốn sử dụng:
Hóa đơn GTGT: Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng thì kế tốn bán hàng căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký, ghi vào hóa đơn GTGT. Trên hóa đơn GTGT ghi đầy đủ các nội dung: Tên đơn vị mua, mã số thuế, địa chỉ, tên hàng hóa, số lượng, giá bán, thành tiền, tổng tiền thanh tốn, tổng thuế GTGT, mức thuế suất Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên:
- Liên 1: (màu đen) lưu tại cuống sổ
- Liên 2: (màu đỏ) giao cho khách hàng để làm chứng từ kế toán cho bên mua. - Liên 3: (màu xanh) được dùng làm chứng từ kế toán, được kẹp vào bồ chứng từ thuế đầu ra và lưu tại Công ty.
Phiếu xuất kho: Dùng để làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng. Trên PXK chỉ ghi số lượng sản phẩm xuất kho, không ghi số tiền. Số lượng trên PXK và trên hóa đơn GTGT phải trùng nhau để thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu. Phiếu xuất kho được lập làm 3 liên:
Liên 1 lưu lại cuống sổ.
Lien 2 giao cho thủ kho để xuất thành phẩm theo số lượng ghi trên PXK, thủ kho lập thẻ kho và giao PXK cho nhân viên giao hàng.
Phiếu thu: Đối chiếu các khách hàng thanh toán bằng tiền mặt kế toán lập phiếu thu. Thơng thường kế tốn sẽ lập làm 2 liên, trong đó 1 liên giao cho khách hàng làm chứng từ, 1 liên cịn lại lưu tại Cơng ty nhằm làm căn cứ thực tế.
Phiếu chi: Được kế toán thanh toán lập tại thời điểm thực phát sinh các khoản chi phí của doanh nghiệp.
2.2.2.2. Tài khoản kế tốn sử dụng:
Kế tốn bán hàng tại cơng ty cổ phần Bắc Giang áp dụng theo quyết định 48 của Bộ tài chính nên sử dụng các tài khoản sau:
- TK 5111“Doanh thu bán hàng hóa”: Tài khoản này phản ánh doanh thu bán hàng của các mặt hàng trong công ty và công ty không chi tiết cho từng mặt hàng cụ thể
- TK 521 “Các khoản giảm trừ doanh thu”: TK 5211 “ Chiết khấu thương mại”
TK 5212 “ Hàng bán bị trả lại” TK 5213 “ Giảm giá hàng bán”
- TK 632 “Giá vốn hàng bán”: Tài khoản này phản ánh trị giá vốn của hàng hóa đã tiêu thụ trong kì. Tài khoản 632 cũng khơng được chi tiết theo từng mặt hàng.
- TK 131 “ Phải thu của khách hàng”: Tài khoản này dùng để theo dõi các khoản phải thu của khách hàng. Công ty mở chi tiết cho từng khách hàng.
- TK 111,112 “Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng”: Phản ánh số tiền thu về khi bán hàng. - TK 3331 “ Thuế GTGT đầu ra”: phản ánh số thuế GTGT đầu ra của công ty phải nộp cho nhà nước.
- TK 642 “ Chi phí quản lý kinh doanh” : phản ánh chi phí kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm :
TK 6421 “Chi phí bán hàng”
TK 6422 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”.
2.2.2.3. Trình tự hạch tốn.
a. Kế tốn nghiệp vụ bán bn.
Sau khi lập hóa đơn GTGT và PXK của hàng bán, kế toán căn cứ vào các chứng từ này ghi tăng tiền: Nợ TK tiền mặt, tiền gửi( 111, 112), hoặc ghi tăng khoản phải thu khách hàng: Nợ TK phải thu khách hàng (131) theo tổng giá thanh
toán, ghi tăng doanh thu bán hàng: Có TK doanh thu bán hàng (511), theo giá bán chưa thuế và ghi tăng thuế GTGT đầu ra phải nộp vào ngân sách nhà nước: Có TK thuế GTGT đầu ra phải nộp(3331).
Đồng thời kế toán ghi tăng giá vốn hàng bán: Nợ TK giá vốn hàng bán (632), ghi giảm hàng hóa (156), theo trị giá xuất kho. Xuất kho vật tư của lần nhập nào thì sẽ được tính giá theo giá trị của lần nhập đó cho giá xuất.
Nếu trong q trình bán hàng phát sinh chi phí liên quan mà cơng ty phải chịu thì kế tốn căn cứ vào phiếu chi và các chứng từ hợp lệ khác để hạch tốn tăng chi phí bán hàng: Nợ tài khoản chi phí bán hàng(6421), ghi tăng thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (133), đồng thời ghi tăng các khoản phải thanh tốn: Có tài khoản phải trả người bán(331), nếu cơng ty cịn nợ ghi giảm khoản tiền nếu thanh tốn. Có TK tiền mặt( 111) nếu thanh toán bằng tiền mặt, hoặc có TK tiền gửi ngân hàng( 112), nếu thanh tốn bằng chuyển khoản
Ví dụ 1:
Ngày 02/03/2012 Công ty Cổ Phần Bắc Giang xuất bán bàn chải đánh răng loại Drcool Primagic chỉ tơ cho Công ty Cổ phần Nhất Nam ( Siêu thị Fivi Mart) theo hóa đơn số 0005076. Số lượng là 300 chiếc, đơn giá 4500 đồng/ chiếc. Giá vốn của bàn chải đánh răng Drcool Primagic là 2800 đồng/ chiếc. Công ty Cổ phần Nhất Nam đã thanh toán bằng tiền mặt.
Thủ kho viết phiếu xuất kho số XK 00004217 ( Phụ lục biểu 2.1)
Căn cứ vào phiếu xuất kho XK 0004217 , kế tốn ghi Hóa đơn GTGT số 0005076 ( Phụ lục biểu 2.2) liên 2 giao cho khách hàng. Chi phí vận chuyển do Cơng ty chịu kế tốn lập phiếu chi phí vận chuyển do Cơng ty chịu, kế toán lập phiếu chi số PC 0004024 ( Phụ lục biểu 2.3 ) . Dựa vào các chứng từ trên, kế toán tiến hành định khoản:
Kế toán ghi nhận doanh thu: Nợ TK 131: 1.485.000 Có TK 511 : 1.350.000 Có TK 3331:135.000
Đồng thời ghi nhận giá vốn hàng bán theo giá bình quân tháng trước. Nợ TK 632: 840.000
Có TK156: 840.000
Chi phí vận chuyển tính vào chi phí bán hàng Nợ TK 6421: 150.000
Có TK 111:150.00
Đến ngày 06/03 khách hàng thanh toán tồn bộ lơ hàng. Khi khách hàng thanh toán tiền hàng Thủ quỹ lập phiếu thu theo mẫu số 78
Nợ TK 111: 1.485.000 Có TK 131: 1.485.000
b. Các trường hợp phát sinh trong quá trình bán hàng
- Kế toán giảm giá hàng bán: Cũng giống như trường hợp chiết khấu thương mại, trong 3 tháng đầu năm 2011 công ty cổ phần Bắc Giang không thực hiện giảm giá hàng bán về mặt hàng bàn chải đánh răng.
- Kế toán chiết khấu thương mại: Công ty thực hiện chiết khấu thương mại cho những khách hàng mua với số lượng lớn.
Để hạch tốn tình hình các khoản giảm trừ doanh thu của Cơng ty Cổ phần Bắc Giang kế tốn sử dụng TK 521- Chiết khấu thương mại và TK 531- hàng bán bị trả lại. Phát sinh các khoản chiết khấu thương mại, kế toán ghi tăng chiết khấu thương mại “ TK 521”, thuế GTGT đầu ra phải nộp “ TK 3331” và ghi giảm khoản phải thu khách hàng “ TK131”. Cuối kỳ kết chuyển khoản chiết khấu thương mại sang Doanh thu bán hàng “ TK 511”.
Trong tháng 03/2012 chiết khấu thương mại của Công ty được chiết khấu trực tiếp trong hóa đơn GTGT đầu ra. Định kỳ khi cuối mỗi quý căn cứ vào lượng hàng nhập của các khách hàng mà Cơng ty sẽ làm chương trình chiết khấu doanh số cho những khách hàng có số lượng hàng bán ra nhiều. Tùy theo lượng bán hàng của khách mà sẽ có chương trình chiết khấu khác nhau như 2%, 3% hoặc 5%. Có những khách hàng với hệ thống siêu thị hoặc cửa hàng lớn thì Cơng ty sẽ làm chương trình chiết khấu theo quý, ngày cuối quý hoặc sang đầu quý sau kế toán hai bên sẽ đối chiếu lượng hàng nhập trong quý và tính % chiết khấu, khi đối chiếu doanh số giữa
hai bên khớp nhau rồi khi đó số tiền chiết khấu đó sẽ được thể hiện trên hóa đơn GTGT của lần lấy hàng ngày 31/03 hoặc lần lấy hàng kế tiếp của quý II. Điều đó được thể hiện rõ trong hợp đồng mua bán.