4.2.1 Giải pháp về tổ chức quản lý
- Đổi mới phương thức quản lý của cơng ty, khắc phục tình trạng các bộ phận hoạt động rời rạc, thiếu thống nhất trong tồn cơng ty.
Mỗi một cơng ty đều có một mơ hình tổ chức riêng và có một phương thức quản lý riêng phù hợp với mơ hình tổ chức đó. Song thực tế, với cách tổ chức và quản lý của công ty MTO hiện nay công ty vẫn chưa tạo được mối liên hệ chặt chẽ giữa văn phịng cơng ty với các chi nhánh, phịng ban của cơng ty. Mỗi phịng ban của công ty hoạt động như hiện nay có thể nói như là một đơn vị kinh doanh riêng mặc dù chùng là các phịng ban chun mơn với các chức năng khác nhau, chúng tự tìm khách hàng và đảm nhận các công đoạn dịch vụ. Với cách tổ chức quản lý như vậy, trong nhiều trường hợp các phòng ban, chi nhánh lấn sân nhau, tạo ra sự cạnh tranh trong nội bộ công ty làm giảm sức mạnh của tồn cơng ty nói chung và quy trình giao nhận nói riêng. Chính vì thế Cơng ty cần quy định rõ chức năng phạm vi hoạt động của mỗi đơn vị và thiết lập nên một sự phối hợp chặt chẽ giữa các đơn vị chức năng trong các khâu của quá trình giao nhận để có thể huy động sức mạnh của tập thể.
- Công ty cần thấy rõ yêu cầu phải xây dựng áp dụng hệ thống quản trị chất lượng có hiệu quả và được chứng nhận của tổ chức cơng nhận chất lượng uy tín trên thế giới.
Trước tình hình cạnh tranh ngày càng gay gắt của thị trường trong nước và quốc tế, chất luợng là yếu tố then chốt đảm bảo sự tồn tại và phát triển của các công ty giao nhận. Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng sẽ giúp chuẩn mực hóa các khâu trong quy trình giao nhận, đồng thời chun nghiệp hóa tiến độ, chất lượng và năng suất của quy trình. Nhờ vậy cơng ty sẽ có uy tín cao với cả khách hàng, bạn hàng ở trong nước và nước ngoài trong lĩnh vực giao nhận quốc tế tạo chỗ đứng vững trong môi trường cạnh tranh gay gắt hiện tại.
- Tiến hành khai thác, mở rộng thị trường nhằm phát triển dịch vụ giao nhận, tăng cường khả năng cạnh tranh công ty cần thực hiện các giải pháp như sau:
- Tổ chức việc thu thập thông tin một cách khoa học để khai thác hiệu quả phù hợp với khả năng của mình. Thu thập thơng tin về khách hàng như những khách hàng nào có khả năng đi bằng đường biển, sản lượng hàng tháng là bao nhiêu, hay đang đi cho hãng giao nhận nào để có đối sách thích hợp, khai thác nguồn hàng cho thời gian tới.
- Lên hồ sơ khách hàng cụ thể bằng việc phân loại khách hàng như khách hàng tiềm năng, khách hàng đang theo dõi, khách hàng đã sử dụng dịch vụ nhưng đến nay thì khơng.
- Xây dựng lên một hình ảnh tốt của cơng ty trong con mắt khách hàng.
Dịch vụ có đặc điểm là vơ hình, chất lượng dịch vụ không thể dùng một phương tiện hay một tiêu chuẩn kỹ thuật nào để đo lường được. Chất lượng dịch vụ chỉ được nhận biết khi khách hàng đã tiêu dùng dịch vụ của cơng ty. Trong suốt q trình hoạt động, cơng ty MTO khơng ngừng xây dựng uy tín với khách hàng song trước tình hình cạnh tranh gay gắt như ngày nay, cơng việc xây dựng nên hình ảnh một cơng ty tốt năng lực tài chính cao, nhiều cán bộ am hiểu, và tinh thơng nghiệp vụ có khả năng cung cấp cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất càng trở nên quan trọng.
- Liên doanh, liên kết hợp tác đại lý với các cơng ty giao nhận uy tín của nước ngồi.
Các cơng ty giao nhận lớn ở nước ngồi có thế mạnh là bề dày kinh nghiệm hoạt động, năng lực tài chính hùng hậu cùng trang bị hiện đại nhất. Việc cạnh tranh giành gật thị phần với cơng ty này đối với MTO thực sự khó khăn và cơng ty khó có khả năng thành cơng, chỉ bằng hình thức hợp tác liên doanh, liên kết với các cơng ty đó, MTO mới có cơ hội thâm nhập vào thị trường mà họ đang khai thác, đồng thời qua đó MTO học hỏi được những kinh nghiệm quản lý tiên tiến cũng như nâng cao trình độ giao nhận cho nhân viên và chất lượng dịch vụ giao nhận được nâng cao hơn. Cơng ty có thể:
Ký kết một hợp đồng liên doanh cùng một cơng ty giao nhận uy tín của nước ngồi cùng khai thác một mảng thị trường một loại hình dịch vụ.
Xây dựng mạng lưới đại lý rộng lớn ở nước ngoài nhất là chú trọng vào các thị trường tiềm năng bởi đây là sự bảo đảm cho hoạt động kinh doanh của công ty giảm những bỡ ngỡ về thủ tục, luật pháp khi phải tiến hành giao nhận hàng hoá ở thị trường mới.
4.2.3 Giải pháp về loại hình dịch vụ
- Nâng cao chất lượng dịch vụ chuyển phát nhanh trong quá trình giao nhận cũng là một giải pháp vơ cùng quan trọng vì nó góp phần rất lớn trong việc quyết định lựa chọn dịch vụ của người tiêu dùng.
- Trong thời gian tới, giá cước vẫn là một nhân tố quan trọng tác động đến hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp trong môi trường cạnh tranh, việc so sánh giá cước giữa các doanh nghiệp hiện đang cung cấp dịch vụ giao nhận trên thị trường đã cho thấy rằng cước dịch vụ của Cơng ty cịn hơi cao so với một số doanh nghiệp khác. Do vậy, Cơng ty cần kiểm sốt và theo dõi thường xuyên giá thành dịch vụ để tiến hành việc tăng/giảm cước một cách hợp lý bằng cách:
Khuyến khích cho những khách hàng tham gia nhiều vào loại hình xuất nhập khẩu và giao nhận với Công ty và trở thành khách hàng trung thành của Công ty trong một thời gian dài.
Đồng thời, đưa ra nhiều chính sách ưu đãi về giá cước, tạo nhiều cơ hội chọn lựa cho khách hàng.
- Công ty mở thêm một số dịch vụ mới như chuyển phát nhanh thư, tài liệu và chuyển phát nhanh gói nhỏ, kiện hàng nhằm đi sâu vào chính sách xâm nhập thị trường. Đồng thời ban hành những chính sách hoa hồng hợp lí nhằm thu hút các khách hàng tiềm năng.
4.2.4 Giải pháp về con người
- Trong điều kiện hiện nay, chất lượng của nguồn nhân lực cũng là lợi thế của doanh nghiệp, chính vì vậy, Cơng ty cần đầu tư đội ngũ cán bộ có năng lực, nhạy bén hơn so với đối thủ cạnh tranh. Không chỉ các chuyên gia kinh tế hay kỹ thuật mà ngay cả những nhân viên cũng phải hiểu rõ về kinh doanh các hoạt động dịch vụ, biết cách làm thế nào để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.
- Thường xuyên bồi dưỡng, nâng cao đào tạo những kiến thức chuyên môn nghiệp vụ và kĩ năng cho cán bộ công nhân viên chức và đội ngũ trực tiếp phục vụ khách hàng, tài trợ cho các cán bộ cơng nhân viên có năng lực tham gia các khóa học ở nước ngồi để nâng cao kỹ năng và trình độ chun mơn nghiệp vụ
- Nâng cao ý thức cạnh tranh cho cán bộ công nhân viên để tăng năng suất lao động và hiệu quả làm việc, đồng thời có mức lương, thưởng hấp dẫn để thu hút cán bộ giỏi, có năng lực
- Khi bố trí nhân viên cần chú ý đến các yếu tố hình thành nên phẩm chất và trình độ chun mơn của nhân viên bởi vì việc bố trí đúng người, đúng việc sẽ tạo ra sự yêu thích lao động và sự say mê trong cơng việc, từ đó tạo hiệu quả làm việc cao
- Chú trọng đến phát triển nguồn nhân lực trẻ bởi nguồn nhân lực trẻ có lợi thế được tiếp cận với tri thức mới, có khả năng nhạy bén…
4.2.5 Giải pháp về cơ sở vật chất kỹ thuật
Hiện đại hoá cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ công tác giao nhận và công tác quản lý.
Cơ sở vật chất trang bị kỹ thuật là phương tiện để sản xuất ra dịch vụ giao nhận hàng hố quốc tế của cơng ty, chính vì thế mà nó quyết định đến sự phát triển của dịch vụ này. Để vươn tới trình độ giao nhận tiên tiến trên thế giới nâng cao khả năng cạnh tranh của dịch vụ mình cung cấp, Cơng ty phải tiếp tục đầu tư để hiện đại hố trang thiết bị hiện có, mua sắm trang thiết bị mới, hiện đại để tạo điều kiện thuận lợi cho công tác giao nhận và quản lý, phát triển dịch vụ giao nhận quốc tế của cơng ty nên một tầm cao hơn có thể sánh ngang với dịch vụ của các hóng giao nhận có uy tín của nước ngồi. Muốn đạt được như vậy, cơng ty cần phải.
- Hiện đại hóa các loại phương tiện, trang thiết bị phục vụ cho cơng tác giao nhận và vận chuyển hàng hố.
Xu hướng vận chuyển hàng hoá ngày nay chuyển nhanh sang phương thức chuyên chở bằng container. Ở Việt Nam chủ yếu là vận chuyển container bằng ô tô do hệ thống cơ sở hạ tầng ở các cảng biển và các thành phố lớn khá tốt, có thể vận chuyển được “từ kho tới kho”. Cơng ty MTO có đội ngũ xe chun chở khá lớn song phần nhiều do thời gian sử dụng đã bị khấu hao. Cho nên công ty cần thiết phải thường xuyên đại tu đội xe, mua mới một số xe chuyên dụng và cải tạo hệ
thống xe cộ sao cho phù hợp với phương thức vận chuyển bằng container theo tiêu chuẩn quốc tế. Công tác giao nhận vận tải hàng hố xuất nhập khẩu cịn địi hỏi những phương tiện chuyên dụng khác như là xe nâng hàng, cẩu, xe nâng container... Tuỳ thuộc vào khả năng tài chính của mình cơng ty có đề đầu tư sửa chữa hoặc mua mới các trang bị này để đưa vào sử dụng nhằm giảm thiểu thời gian giao nhận và giữ an toàn cho hàng hố.
Hiện đại hóa các trang thiết bị phục vụ cơng tác quản lý trong công ty.
Công tác quản lý cần thiết phải có một khối lượng trang thiết bị nhất định trình độ hiện đại phải tương đương với các doanh nghiệp khác thỡ việc quản lý mới có hiệu quả, mới có phương tiện để tiếp xúc và thu hút khách hàng. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế hướng đến nền kinh tế tri thức thì thơng tin về thị trường, về đối thủ, về chính sách nhà nước... là yếu tố quan trọng quyết định đến sự sống cịn của cơng ty. Để nắm bắt kịp thời các thơng tin đó thì cơng ty phải trang bị một hệ thống máy điện thoại, bộ đàm, máy nhắn tin, fax...và phải tin học hố cơng tác quản lý, tức là xây dựng cho mình một mạng máy tính nội bộ. Khi có các điều này thơng tin sẽ được trao đổi với cường độ cao hơn, hiệu quả hơn và sự phối hợp giữa các phòng ban trở nên nhịp nhàng hơn. Để vươn tới các thị trường xa công ty cần đầu tư cho Website riêng trên mạng Internet hơn nữa để quảng cáo về mình, đồng thời cịn là phương tiện tiếp xúc với khách hàng.
Việc đầu tư có hiệu quả, từng bước hiện đại hố cơ sở vật chất trang bị kỹ thuật của công ty sẽ nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận quốc tế, phát triển dịch vụ của cơng ty ngang tầm quốc tế và ngày càng hồn thiện.