CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
3.2 Thực trạng rủi ro trong thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty cổ phầ nô tô An
tơ An Hưng.
3.2.1 Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu linh kiện ô tô của công ty cổ phần ô tô An Hưng.
3.2.1.1 Xin giấy phép nhập khẩu.
Để quản lý tốt việc cung cấp các thiết bị, linh kiện ô tô cho thị trường tiêu thụ linh kiện ơ tơ trong nước thì hang năm, nhà nước ln cấp hạn ngạch cho các đơn vị đủ tiêu chuẩn nhập khẩu số hạn ngạch cần nhập để đảm bảo sự hợp lý nhất. Do đó, hàng năm, cơng ty ln phải chờ việc cấp hạn ngạch của Nhà nước mới có thể nhập khẩu được bộ linh kiện ô tô.
Việc xin giấy phép nhập khẩu, cơng ty có thể gặp một số rủi ro như: xin giấy phép nhập khẩu chậm có thể làm cho cơng ty không tận dụng được cơ hội, thủ tục xin giấy phép rườm rà....
3.2.1.2 Mở thư tín dụng (L/C)
Hẩu hết các hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện ô tô của cơng ty trong thời gian qua đều quy định thanh tốn tiền hàng bằng L/C. Để có được thư tín dụng, công ty căn cứ vào các điều của hợp đồng nhập khẩu để đến ngân hàng làm đơn xin ở L/C. Ngân hàng mà công ty thường mở L/C là: ngân hàng Vietinbank. Nội dung của L/C mở luôn thống nhất với điều khoản của hợp đồng như: số lượng, giá cả, quy cách, chất lượng, thời hạn giao hàng, thời hạn thanh toán... Do đó, cơng ty thường lấy hợp đồng làm căn cứ đưa ra quyết định đối với từng điều kiện trong L/C.
Q trình tiến hành nghiệp vụ của cơng ty:
Sau khi nhận được hợp đồng đã kí, cán bộ phịng Xuất nhập khẩu căn cứ vào điều kiện quy định trong hợp đồng tiến hành soạn thảo đơn xin mở L/C theo mẫu của ngân hàng. Trưởng phòng Xuất nhập khẩu tiến hành kiểm tra, xem xét.
Nếu đơn xin mở L/C đạt, cán bộ phòng Xuất nhập khẩu chuyển bộ hồ sơ gồm: Hợp đồng đã được phê duyệt, phương án kinh doanh, đơn xin ở L/C cho phịng Kế tốn – Tổng hợp.
Khi nhận được hồ sơ từ phòng Xuất nhập khẩu, trưởng phịng Kế tốn – Tổng hợp tiến hành xem xet. Nếu đạt thì trưởng phịng Kế tốn – Tổng hợp trình Giám đốc duyệt đơn xin mở L/C
Sau khi nhận được bộ hồ sơ xin mở L/C đã phê duyệt, cán bộ phịng Kế tốn – Tổng hợp tiến hành làm thủ tục L/C tại ngân hàng và nhận từ ngân hàng bản L/C gốc, sau đó sao và chuyển cho phịng Xuất nhập khẩu 1 bản L/C.
Hầu hết các hợp đồng nhập khẩu linh kiện ô tô của Công ty cổ phần ô tô An Hưng đều mở L/C trả ngay và không hủy ngang. Tuy nhiên, việc mở L/C như thế nào là hoàn toàn phụ thuộc vào sự thỏa thuận giữa cơng ty và bên đối tác nước ngồi khi đàm phán, kí kết hợp đồng.
Sau khi L/C được bên đối tác nước ngoài chấp nhận và tiến hành giao hàng, đồng thời công ty sẽ nhận được bộ chứng từ hàng hoá từ người bán (Người xuất khẩu) hoặc ngân hàng mở L/C. Có thể có các trường hợp sau xảy ra: Hoặc bộ chứng từ về trước hàng về sau; Hoặc bộ chứng từ và hàng cùng về, Hoặc bộ chứng từ về sau hàng về trước. Và bộ chứng từ hàng hố này chính là cơ sở để cơng ty tiến hành các bước tiếp theo như làm thủ tục hải quan, nhận hàng...
Đơi khi trong qúa trình mở L/C đối tác nước ngồi muốn cơng ty mở ở ngân hàng mà cơng ty khơng có tài khoản hoặc tài khoản ở ngân hàng đó khơng đủ cho hợp đồng. Điều này đã gây cản trở phần nào trong quá trình thực hiện hợp đồng .
3.2.1.3 Đôn đốc bên bán giao hàng.
Trong quá trình thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế, việc đôn đốc bên bán giao hàng ln là một bước quan trọng trong q trình thực hiện hợp đồng đối với bất kì bên mua nào. Thơng thường, Cơng ty thường sử dụng Fax, Telex để xem bên đối tác chuẩn bị nguồn hàng tới đâu, thời gian giao hàng có đúng với hợp đồng hay không...đồng thời hỏi người bán những thông tin và các chứng từ sau:
Lịch trình của phương tiện chở hàng của bên đối tác.
Vận đơn chở hàng.
Chứng chỉ chất lượng của cơ quan giám định.
3.2.1.4 Mua bảo hiểm hàng hóa.
Phần lớn các hợp đồng nhập khẩu linh kiện ô tô của công ty cổ phần ô tơ An Hưng đều mua theo điều kiện CIF. Vì vậy, trách nhiệm mua bảo hiểm cho hàng hóa là
thuộc về bên đối tác nước ngoài. Tuy nhiên, trong trường hợp rủi ro xảy ra đối với hàng hóa là lớn thì cơng ty phải mua thêm bảo hiểm cho hàng hóa của mình. Nếu mua bảo hiểm cơng ty thường xun mua của công ty bảo hiểm Bảo Việt-Việt Nam và thời gian là kể từ khi bên bán xếp hàng lên tàu hoặc ngay sau khi mở L/C. Khi muốn mua bảo hiểm, công ty sẽ cử người đến gặp các khai thác viên của công ty Bảo Việt. Các khai thác viên này sẽ hướng dẫn cán bộ của công ty làm giấy yêu cầu bảo hiểm (Giấy in sẵn của Bảo Việt) và chuẩn bị hợp đồng để công ty ký với Bảo Việt. Thủ tục bảo hiểm gồm có: Giấy yêu cầu bảo hiểm và các chứng từ kèm theo như: Vận đơn, hố đơn, phiếu đóng gói, L/C... Sau đó cơng ty bảo hiểm sẽ cấp cho công ty một đơn bảo hiểm dựa vào giấy yêu cầu bảo hiểm mà cơng ty đã đệ trình.
3.2.1.5 Làm thủ tục thanh tốn.
Trong thanh tốn quốc tế có nhiều phương thức thanh tốn khác nhau: Phương thức thanh toán nhờ thu, phương thức thanh toán chuyển tiền, phương thức thanh tốn tín dụng chứng từ...
Trong số các phương thức thanh tốn trên, cơng ty An Hưng thường sử dụng phương thức thanh toán bằng L/C trả ngay và không huỷ ngang. Khi người bán thông báo giao hàng, đồng thời thông báo đã gửi bộ chứng từ cho ngân hàng mở L/C. Công ty xem xét lại các bộ chứng từ này đã hợp với hình thức và nội dung của hợp đồng như L/C chưa. Bộ chứng từ thơng thường gồm có: Hố đơn thương mại, vận đơn gốc, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận phẩm chất, sơ đồ xếp hàng...
Sau khi bộ chứng từ này đã được công ty và ngân hàng mở L/C xem xét, kiểm tra thấy phù hợp với L/C thì cơng ty sẽ chấp nhận thanh toán và làm thủ tục trả tiền cho ngân hàng.
3.2.1.6 Làm thủ tục hải quan.
Thủ tục hải quan là một công cụ để quản lý các hoạt động buôn bán theo pháp luật của Nhà nước để ngăn chặn buôn lậu. Bởi vậy, sau khi thực hiện các bước nêu trên, để chuẩn bị cho việc nhận hàng, công ty tiến hành mở tờ khai hải quan để thực hiện thủ tục hải quan khi hàng hố về đến cảng. Cơng ty sử dụng mẫu tờ khai hải quan hàng nhập khẩu năm 2002 màu xanh nhạt có Giám Đốc ký và đóng dấu để làm thủ tục thông quan hàng hố. Trong tê khai hải quan cơng ty tù khai đầy đủ, chính xác các chi tiết về bộ linh kiện xe máy mà công ty nhập khẩu để cơ quan hải quan kiểm tra các thủ
tục giấy tờ. Nội dung của tờ khai hải quan bao gồm những mục nh: Loại hàng, tên hàng, số lượng, khối lượng, giá trị hàng, tên công cụ vận tải, xuất xứ...
Sau khi cơ quan hải quan tiếp nhận và cho đăng ký tê khai thì họ sẽ tiến hành kiểm tra hàng hố nhập khẩu của cơng ty. Hàng hố được tổ chức sắp xếp một cách trật tự có hệ thống tại nơi xếp hàng. Cơ quan hải quan sẽ kiểm tra trọng lượng, số lượng hàng xem có phù hợp với tờ khai hay không, kiểm tra sự sắp xếp hàng hoá trong Container, kiểm tra trong từng kiện hàng xem có đúng với chủng loại hàng mà cơng ty đã khai trong tê khai hay không chứ hải quan khơng kiểm tra chất lượng hàng hố nhập khẩu. Những chi phí phát sinh trong q trình làm thủ tục hải quan như chi phí cho cơ quan hải quan mở, đóng, xếp các kiện hàng , thùng hàng... được công ty thanh toán vào chi mua hàng.
Sau khi đã kiểm tra hàng hố, hải quan sẽ tiến hành tính lại số thuế mà cơng ty đã tự tính để xem có đúng với lơ hàng hay khơng. Sau tất cả các thủ tục trên, công ty tiến hành nộp đủ thuế gồm thuế nhập khẩu, thuế VAT (Nếu có), cùng các khoản lệ phí thơng quan và tiến hành giải phóng hàng khỏi cảng dưới sự giám sát của hải quan. Hoàn thành thủ tục hải quan, cơ quan hải quan sẽ giao lại cho nhân viên của công ty bộ hồ sơ gồm: Tờ khai hải quan; Thơng báo nộp thuế và các khoản lệ phí; Biên lai nộp lệ phí.
Những yêu cầu của cơ quan hải quan có tính pháp lý, cưỡng chế doanh nghiệp phải thực hiện mà khơng có quyền khiếu nại. Nếu có hành vi vi phạm sẽ bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
3.2.1.7 Nhận hàng
Công ty thường nhận hàng theo đường biển và thơng thường bộ chứng từ giao hàng do người ngồi lập sẽ về đến ngân hàng mở L/C vào thời điểm tàu chở hàng cập cảng Việt Nam. Ngân hàng mở L/C kiểm tra bộ chứng từ giao hàng theo quy định trong L/C và thông báo cho người mở L/C ( An Hưng ). Nhận đượng thông báo của ngân hàng khi có bộ chứng từ nhận hàng của nhà cung ứng chuyển tới thì phịng Kế tốn – Tổng hợp làm thủ tục nhận bộ chững từ thanh toán từ ngân hàng rồi đưa cho phong Xuất Nhập khẩu 1 bộ. Sau khi nhận được bộ chứng từ nhận hàng từ phịng Kế tốn – Tổng hợp, cán bộ nghiệp vụ phòng Xuất nhập khẩu tiến hành chuẩn bị hồ sơ để làm thủ tục nhận hàng tại cơ quan hải quan.
Đồng thời doanh nghiệp sẽ phải kí một hợp đồng ủy thác cho cơ quan ga cảng về việc giao nhận hàng hóa. Nhưng trước khi tàu đến, đại lý tàu sẽ gửi cho doanh nghiệp thông báo hàng đến cảng. Sau khi nhận được thơng báo này thì cơng ty đến đại lý trình vận đơn để được đại lý cấp cho lệnh giao hàng. Sau đó cơng ty sẽ cử cán bộ đến cảng hoặc hãng tàu để đóng phí lưu kho, phí xếp dỡ, lấy biên lai.... Sau đó, cơng ty tiến hành nhận hàng gồm: Nhận về số lượng, chất lượng, bao bì, kí mã hiệu của hàng hóa so với yêu cầu của thỏa thuận trong hợp đồng. Công ty phải giám sát việc giao nhận, phát hiện các sai phạm và giải quyết các tình huống phát sinh.
3.2.1.8 Kiểm tra hàng hóa.
Cơng ty sẽ cử cán bộ nghiệp vụ xuống cảng cùng với cơ quan giám định (Thường là VINACONTROL) đến để giám định hàng hoá nhằm hạn chế rủi ro và thiệt hại về sau. Vì bộ linh kiện mà cơng ty nhập khẩu là bộ linh kiện mới 100% và có giấy chứng nhận chất lượng do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền của quốc gia nước xuất khẩu cấp. Bởi vậy lơ hàng đó có độ đồng đều về chất lượng cao do đó cơng ty chỉ u cầu cơ quan giám định kiểm tra đại diện tức là kiểm tra một lượng sản phẩm, một số đơn vị sản phẩm trong lô hàng và kết quả kiểm tra nhận được từ bộ phận sản phẩm đại diện được áp dụng cho tồn bộ lơ hàng.
Sau quá trình kiểm tra và giám định hàng hố thì cơ quan giám định sẽ cấp cho công ty giấy chứng nhận kiểm nghiệm (Về chất lượng, số lượng, trọng lượng, nơi sản xuất, đánh giá mức độ giảm giá trị do hư hỏng). Nếu có thiệt hại thì cơng ty bảo hiểm sẽ xác định mức độ thiệt hại. Sau khi nhận hàng xong, các bên ký vào biên bản tổng kết giao nhận hàng hoá.
3.2.1.9 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại.
Khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nếu có phát sinh khiếu nại thì cơng ty thường căn cứ vào sự khác nhau của nguyên nhân gây ra tổn thất để giải quyết địi đối tượng bồi thường
Thơng thường nếu có phát sinh khiếu nại, dù là công ty khiếu nại bên đối tác nước ngồi hay họ khiếu nại cơng ty thì 2 bên thường thoả thuận để tìm ra biện pháp giải quyết một cách thoả đáng nhất. Trường hợp 2 bên không thể giải quyết được thì 2 bên phải đưa nhau ra Hội đồng trọng tài hay Toà án để giải quyết (Tồ án hay cơ quan trọng tài ở nước nào thì đã được ghi trong hợp đồng). Tại các cơ quan này thì cũng có
bước hồ giải và nếu hồ giải khơng thành thì sẽ được đưa ra giải quyết bằng trọng tài hoặc tồ án. Phán quyết của các cơ quan này có giá trị pháp lý buộc các bên phải chấp hành.
3.2.2 Nguy cơ rủi ro
3.2.2.1 Nguy cơ rủi ro từ mơi trường tự nhiên.
Trong những năm gần đây, tình hình thời tiết biến động thất thường xảy ra ở nhiều nơi trên thế giới. Sự tàn phá thiên nhiên của con người đã bị trả giá bằng sự nóng lên của trái đất, bằng bão lũ, ngập úng, hạn hán, cháy rừng, động đất... Các hiện tượng thiên nhiên bất thường xảy ra ngày càng nhiều, mức độ thiệt hại ngày càng lớn.
Chắc hẳn, chúng ta không thể quên được thảm họa kép “ động đất – sóng thần” xảy ra với đất nước Nhật Bản ngày 11/3/2011 với tổn thất lên đến gần 400 tỷ USD, trận lũ lụt kinh hoàng, khủng khiếp xảy ra ở Trung Quốc hồi tháng 6/2011 có sức tàn phá mạnh nhất trong vòng 55 năm trở lại đây tính từ năm 1955. Trung Quốc và Nhật bản là 2 thị trường nhập khẩu chủ yếu của Công ty cổ phần ô tô An Hưng. Các thảm họa thiên nhiên liên tiếp xảy ra buộc các doanh nghiệp xuất khẩu từ thị trường Trung Quốc và Nhật Bản phải vận dụng nguồn nhân lực của mình vào khắc phục hậu quả sau thiên tai, do đó, nó làm ảnh hưởng đến đơn hàng của các quốc gia Nhập khẩu, trong đó có Việt Nam, mà trực tiếp ở đây là Công ty cổ phần ô tô An Hưng cũng gánh chịu một phần không nhỏ ảnh hưởng từ những thảm họa này.
Việt Nam cũng là một quốc gia nằm trong vành đai bão lũ thế giới nên hơn ai hết, nước ta thường xuyên gặp phải thiên tai gây hậu quả nghiêm trọng. Trong vòng 3 năm, từ năm 2009 đến năm 2012, nước ta chịu ảnh hưởng trực tiếp của 21 cơn bão đổ bộ từ Biển Đơng, trong đó, 9 cơn bão đổ bộ vào vùng biển ở Bắc Bộ kèm theo mưa to, gió lớn, và kéo theo sau đó là nhiều trận mưa lũ. Tuy khơng chịu ảnh hưởng nhiều từ tự nhiên như các ngành nông sản, nhưng những diễn biến thời tiết bất thường cũng đã gây ra nhiều ảnh hưởng lớn trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của cơng ty như làm chậm q trình nhận hàng hóa, gây ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm...
3.2.2.2 Nguy cơ rủi ro từ mơi trường chính trị quốc tế.
Mơi trường chính trị quốc tế có ảnh hưởng sâu sắc tới hoạt động xuất nhập khẩu giữa các quốc gia. Như chúng ta thấy, trong một vài năm gần đây, quan hệ chính trị giữa Trung Quốc và Nhật Bản có phần căng thẳng, mà cụ thể là việc tranh chấp các vấn đề trên biển, mà trong hoạt động xuất nhập khẩu, việc vận chuyển hàng hóa được thực hiện chủ yếu trên biển. Đặc biệt là hàng hóa nhập khẩu từ Nhật Bản về Việt Nam
phải vận chuyển qua vùng biển Hoa Trung. Doanh nghiệp có thể gặp phải rủi ro cầm giữ hàng, tàu hàng khi tàu hàng đi qua vùng biển đang tham chiến.
Tóm lại, mơi trường chính trị quốc tế biến động khó lường đem theo nhiều rủi ro cao và mang nhiều sắc thái khác nhau, ảnh hưởng đến quá trình thực hiện hợp đồng của các doanh nghiệ xuất nhập khẩu nói chung và của Cơng ty cổ phần ơ tơ An Hưng nói riêng.