PHẦN 1 : TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN
2.2. Đánh giá, phân tích thực trạng về HTTT kế tốn tại xí nghiệp Tấm lợp Đơng Anh
2.2.3. Đánh giá thực trạng tổ chức hệ thống kế tốn tại cơng ty
2.2.3.1. Đánh giá tổ chức bộ máy kế toán
- Tổ chức cơ cấu bộ máy kế toán:
Phịng kế tốn bao gồm 7 nhân viên: 1 kế toán trưởng, 1 kế toán TSCĐ, 1 kế toán vật tư, 1 kế toán tiền lương kiêm kế toán thanh toán, 1 kế toán bán hàng, 1 kế toán tổng hợp và 1 thủ quỹ. Đây có thể nói là một cơ cấu tiêu chuẩn đối với một bộ máy kế tốn, trong đó, mỗi nhân viên được tổ chức phân công, phân nhiệm rõ ràng, hợp lý, phù hợp với năng lực và trình độ chun mơn của từng người. Chính vì thế, cơng tác hạch tốn tại cơng ty được thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác, tránh được tình trạng chồng chéo, dễ dẫn đến nhầm lẫn và sai sót. Hơn nữa, hầu hết các nhân viên phịng kế tốn đều có trình độ chun mơn nghiệp vụ cao và kinh nghiệm thực tế lâu năm, cùng với tinh thần tận tâm, nhiệt tình trong cơng việc. Ngồi ra, các nhân viên trong phịng kế tốn xây dựng được mối quan hệ tốt đẹp với nhau và với các phòng ban khác. Điều này tạo được rất nhiều thuận lợi trong cơng tác kế tốn của cơng ty.
- Hình thức tổ chức cơng tác kế tốn:
Công ty cổ phần đầu tư, xây lắp và VLXD Đơng Anh hiện đang áp dụng loại hình tổ chức cơng tác hạch tốn kế tốn tập trung, phịng kế tốn có nhiệm vụ thực hiện tồn bộ cơng tác kế toán; từ việc thu nhận, phân loại và xử lý chứng từ đến ghi sổ kế toán chi tiết, tổng hợp và lập báo cáo tài chính hàng q. Cịn ở các phịng ban, phân xưởng do Trưởng, phó các phịng ban, phân xưởng xử lý chứng từ ban đầu như: nhận vật tư sản xuất, phụ tùng
thay thế, vật liệu, tiền lương, bảo hiểm của cán bộ công nhân viên thuộc phạm vi mình quản lý (Cơng ty khơng bố trí nhân viên kế tốn ở các phân xưởng). Toàn bộ chứng từ các đơn vị gửi lên phịng Tài chính kế tốn (các chứng từ phải có xác nhận của các phịng ban chức năng), kế toán căn cứ vào các chứng từ đó để tiến hành hạch tốn.
2.2.3.2. Đánh giá về tổ chức cơng tác kế tốn
- Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế tốn:
Nhìn chung, hệ thống chứng từ tại công ty được tổ chức đầy đủ và hợp lý, căn cứ trên các quy định của chế độ chứng từ kế tốn do Bộ tài chính ban hành và đặc điểm kinh doanh của cơng ty. Đồng thời, kế tốn cơng ty cũng đã xây dựng được trình tự luân chuyển các loại chứng từ một cách hợp lý, đảm bảo ngun tắc nhanh chóng, kịp thời và khơng ảnh hưởng đến các bộ phận khác. Nhờ thế, cơng tác kế tốn được thực hiện minh bạch, rõ ràng, có căn cứ vững chắc.
-Hình thức kế tốn áp dụng và việc ứng dụng cơng nghệ thông tin trong công tác hạch tốn tại cơng ty:
Hình thức kế tốn được áp dụng tại cơng ty là hình thức kế tốn trên máy dựa trên hình thức Nhật ký chung, có một số ưu điểm và hạn chế như sau:
Ưu điểm:
- Giúp kế tốn doanh nghiệp quản lý chứng từ chặt chẽ, trình tự ghi chép mạch lạc do hàng ngày kế toán định khoản trên chứng từ rồi ghi vào nhật ký chung tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Việc ghi chép, hạch tốn được thực hiện trên máy tính với phần mềm MS Excel giúp cho việc ghi chép trở nên nhanh chóng, chính xác hơn, dễ dàng kiểm tra đối chiếu các số liệu,tính tốn số liệu nhanh chóng và chính xác hơn.
- Phần mềm kế tốn đang được triển khai ở cơng ty cho phép ghi chép, hạch tốn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, viết và in một số chứng từ trực tiếp trên máy, quản lý các dữ liệu liên quan...
- Phần mềm kế tốn được sử dụng trong cơng ty được mua bản quyền nên hệ thống phần mềm hoạt động ổn định, thống nhất, ko xảy ra sự cố.
- Các CSDL đều được lưu trữ trực tiếp trên máy chủ của cơng ty và chỉ có quyền truy cấp thơng qua mạng cục bộ hoặc mạng riêng ảo điều này giúp hạn chế và giảm thiếu các nguy cơ đến từ mạng ngoại bộ
- Sự đồng bộ: Hệ thống máy tính đi kèm với các nút mạng được thiết kế rất rõ ràng. Quá trình chia sẽ tài nguyên máy in máy fax thông qua mạng LAN cũng diễn ra tương đối thuận lợi. Mạng nội bọ đảm bảo an tồn thơng tin trong doanh nghiệp.
- Khả năng quản lý và điều khiển máy tính từ xa: Thơng qua mạng nội bộ và phần mềm Teamviewer host, các nhân viên có thể truy cập và điều khiển máy chủ từ xa một cách vô cùng an toàn và hiệu quả.
- Hệ thống được định kỳ bảo trì 6 tháng/lần tương đối tốt. Nội dung bảo trì bao quát và có trọng tâm.
Hạn chế:
- Hệ thống MS Excel chưa hẳn là một phần mềm kế tốn. Nó chỉ giúp kế tốn tính tốn, lọc dữ liệu cần thiết nhanh hơn và chính xác hơn qua cách sử dụng các hàm Excel. Vì thế, máy tính khơng thể tự động cập nhật sổ sách và kết chuyển các bút tốn cuối kỳ. Do đó, kế tốn khơng chỉ chủ động kết chuyển các bút tốn cuối kỳ mà cịn có trách nhiệm lọc, bóc tách dữ liệu để lên các bảng kê và sổ chi tiết các tài khoản, sổ cái các tài khoản liên quan.
- Phần mềm kế tốn đang được triển khai tuy có nhiều chức năng, tiện ích tuy nhiên việc sử dụng vẫn còn khá phức tạp, mới được ứng dụng trong một số phần hành kế tốn, chưa được sử dụng trong tồn bộ việc hạch toán.
- Giao diện phần mềm không được đẹp mắt và chưa thân thiện với người dùng( Phần mềm kế toán).
- Trình độ tin học của đội ngũ nhân viên kế toán chưa tận dụng triệt để những lợi ích mà phần mềm kế tốn cũng như HTTT kế toán mang lại.
PHẦN 3: HỒN THIỆN HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TẠI XÍ NGHIỆP TẤM LỢP ĐƠNG ANH
3.1. Phương hướng phát triển của công ty
1. Tăng cường, nâng cao năng lực của nguồn nhân lực HTTT nói chung và HTTT kế tốn nói riêng thơng qua các chế độ tuyển dụng, tìm kiếm các nhân sự có năng lực, mở các chương trình đào tạo về tin học cho các nhân viên trong công ty.
2. Không ngừng đầu tư, nâng cao cơ sở hạ tầng tin học, cụ thể là có các chính sách thay đổi, mua mới các thiết bị kỹ thuật phần cứng khi khơng cịn đáp ứng được nhu cầu công việc, thường xuyên tiến hành bảo định kỳ trì các phần mềm được sử dụng như phần mềm kế toán, phần mềm quản lý nhân sự.
3. Tiến hành tin học hóa từng phần trong cơng ty, thực hiện việc quản lý thông tin trong cơng ty bằng máy tính, xây dựng các dự án HTTT có chất lượng, hiệu quả để nâng cao khả năng quản lý thơng tin trong cơng ty, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh cho công ty.
4. Đảm bảo an tồn thơng tin trong cơng ty một cách tốt nhất có thể, có các chính sách sao lưu và phục hồi dữ liệu trong trường hợp bị mất mát dữ liệu, sử dụng các phần mềm diệt virus có bản quyền, đảm bảo an tồn thơng tin trong hộp thư chung, thơng tin trong các phịng ban.
5. Hoàn thiện HTTT kế tốn trong điều kiện cơng ty khơng ngừng phát triển và lớn mạnh để đáp ứng nhu cầu hạch tốn của cơng ty, nâng cao vị thế cạnh tranh của công ty.
3.2. Hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn tại cơng ty3.2.1. Quy trình quản lý kế tốn tại cơng ty 3.2.1. Quy trình quản lý kế tốn tại cơng ty
- Kế tốn ngun liệu vật liệu trực tiếp:
Tình hình nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu được theo dõi chi tiết trên TK 152 (chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu). Nguyên vật liệu của Công ty được quản lý ở kho, việc nhập xuất nguyên vật liệu được theo dõi chặt chẽ thông qua các kế hoạch sản xuất cụ thể. Hàng ngày căn cứ vào yêu cầu của lịch sản xuất, các phân xưởng sản xuất đối chiếu giữa mức vật tư cần thiết thực tế và lượng vật tư còn tồn ở phân xưởng để lập Giấy đề nghị xuất kho. Giấy phải ghi rõ họ tên, chủng loại, số vật tư cần lĩnh, được giám đốc thơng qua và đưa lên kế tốn lập phiếu xuất kho. Đơn giá xuất kho được tính theo phương pháp bình qn tức thời. Phiếu xuất kho được viết thành 3 liên và có chữ
ký của giám đốc, kế tốn trưởng, người nhận. Một liên giữ lại ở kho, một liên giao cho người nhận NVL, một liên giữ lại ở phịng kế tốn ghi vào sổ kế tốn. Tại kho, căn cứ vào phiếu xuất kho mà thủ kho tiến hành xuất kho NVL và lập thẻ kho.
Trường hợp mua nguyên vật liệu dùng ngay cho sản xuất sản phẩm, kế toán căn cứ vào các hóa đơn mua hàng, phiếu chi hoặc giấy báo nợ để hạch toán.
Đối với các trường hợp nguyên vật liệu không sử dụng hết, phế liệu nhập kho, kế toán tiến hành viết phiếu nhập kho.
- Chi phí nhân cơng trực tiếp:
Hiện nay cơng ty có 2 hình thức trả lương cho cơng nhân là trả lương theo thời gian và trả lương theo sản phẩm. Kế tốn tiền lương căn cứ vào bảng chấm cơng, phiếu nhập kho thành phẩm, lập bảng tính lương và các khoản trích theo lương.
Tại cơng ty BHXH, BHYT, KPCĐ được tính như sau:
BHXH trích 24% tiền lương phải trả: 17% tính vào chi phí sản xuất; 7% trừ vào thu nhập người lao động.
BHYT trích 4,5% tiền lương phải trả: 3% tính vào chi phí thu nhập người lao động; 1,5% trừ vào thu nhập người lao động.
KPCĐ trích 2% tiền lương phải trả: 2% tính vào chi phí sản xuất.
Dựa vào bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương, kế tốn ghi 1 lần vào sổ “Nhật ký chung”. Cuối tháng căn cứ vào các dịng, cột có liên quan đến chi phí nhân cơng trực tiếp ghi trên sổ nhật ký chung, kế toán tiến hành ghi vào sổ cái TK 622- chi phí NCTT.
- Chi phí sản xuất chung:
Chi phí sản xuất chung tại cơng ty được tập chung cho tồn cơng ty sau đó được phân bổ cho từng loại sản phẩm của trình tự đặt hàng.
+ Chi phí nhân viên phân xưởng ( TK 6271): Chi phí nhân viên phân xưởng bao gồm tiền lương và các khoản trích theo lương. Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương, kế tốn ghi sổ chi tiết TK 6271- chi phí nhân viên phân xưởng.
+ Chi phí vật liệu dùng cho phân xưởng ( TK 6272): Căn cứ vào bảng phân bổ NLVL-CCDC kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết TK 6272 và sổ “Nhật ký chung”
Chi phí dụng cụ sản xuất dùng cho phân xưởng sản xuất (TK 6273): Căn cứ vào bảng phân bổ NLVL-CCDC kế tóan tiến hành ghi sổ Nhật ký chung và chi tiết TK 6273.
+ Chi phí khấu hao tài sản cố định phân xưởng (TK 6274): Cuối kỳ nhận được bảng phân bổ khấu hao TSCĐ từ kế tốn TSCĐ, kế tốn căn cứ vào bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ , tiến hành ghi sổ chi tiết TK 6274 và Nhật ký chung.
+ Chi phí dịch vụ mua ngồi (TK 6277): Chi phí dịch vụ mua ngoài dùng cho sản xuất kinh doanh ở công ty gồm điện, tiền điện thoại, tiền nước…Các nghiệp vụ về dịch vụ mua ngồi kế tốn tiến hành ghi vào sổ chi tiết TK 6277 vào sổ Nhật ký chung.
+ Chi phí bằng tiền khác (TK 6278): Tại cơng ty chi phí bằng tiền khác bao gồm: Chi phí bồi thường ngồi giờ chi phí tiếp khách, chi phí đi học…Căn cứ vào chứng từ kế toán liên quan như phiếu chi, nhân viên tiến hành nhập dữ liệu ở các chứng từ này vào sổ hoặc nhật ký chung và sổ chi tiết TK6278.
- Tổng hợp chi phí sản xuất của tồn cơng ty
Sau khi tập hợp, phân bổ chi phí cuối tháng kế tốn tổng hợp tồn bộ chi phí sản xuất vào bên nợ TK 154. Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. Trên cơ sở chi phí tập hợp được đó kế tốn sẽ tiến hành cơng việc tính giá thành sản phẩm, lao vụ dịch vụ tồn cơng ty.
- Hàng tháng, phòng kinh tế kế hoạch xây dựng kế hoạch sản xuất cho các phân xưởng.
+ Khi có u cầu về vật tư, kế tốn vật tư viết phiếu xuất kho. Khi có yêu cầu nhập lại kho các vật tư, phế liệu..., kế toán vật tư viết phiếu nhập kho. Ngồi ra, cuối tháng, kế tốn vật tư lập bảng phân bổ vật liệu – dụng cụ. Căn cứ vào các chứng từ, kế toán ghi sổ Nhật ký chung, sổ Cái. Cuối tháng dựa vào số liệu ghi trên sổ Cái và đối chiếu các chứng từ, kế toán tổng hợp tiến hành tổng hợp các chi phí.
+ Kế tốn tiền lương lập các bảng tính lương, tính các khoản trích theo lương. + Kế tốn tài sản cố định lập bảng phân bổ khấu hao.
+ Đối với các trường hợp mua vật tư bên ngoài dùng trực tiếp cho sản xuất, chi trả cho hóa đơn điện, nước... kế tốn thanh tốn sẽ chuyển các hóa đơn, phiếu chi hoặc các các giấy báo nợ cho kế tốn tổng hợp chi phí.
+ Tại các phân xưởng, cuối kỳ tiến hành kiểm kê, đánh giá vật tư còn lại tại các phân xưởng để lập các phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ. Bên cạnh đó, các phân xưởng tiến hành xác định số lượng sản phẩm hoàn thành, lập các bảng kê số lượng sản phẩm hồn thành để phục vụ việc tính giá thành sản phẩm.
+ Cuối kỳ hoặc khi lãnh đạo yêu cầu báo cáo, kế toán tiến hành lập báo cáo cho lãnh đạo. Ngồi ra các báo cáo về chi phí và giá thành cũng được chuyển cho phịng kinh tế kế hoạch để theo dõi tình hình chi phí-giá thành của sản phẩm.
3.2.2. Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin kế tốn tại xí nghiệp Tấm lợpĐơng Anh thuộc Cơng ty cổ phần đầu tư và xây lắp vật liệu xây dựng Đơng Anh Đông Anh thuộc Công ty cổ phần đầu tư và xây lắp vật liệu xây dựng Đơng Anh
3.2.2.1. Phân tích hệ thống thơng tin kế tốn về chức năng
(Nguồn: tài liệu công ty ) Hình 3.1. Biểu đồ phân cấp chức năng
- Đặc tả chức năng:
1.1 Kiểm tra chứng từ: Các chứng từ trước khi lưu trữ và sử dụng để ghi sổ cần phải được kiểm tra tính hợp pháp hợp lệ nếu chứng từ mà các bộ phận kế tốn khác chuyển lên khơng đảm bảo các u cầu trên thì kế tốn chi phí giá thành sẽ khơng chấp nhận.
1.2 Cập nhật chứng từ: Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, bảng tính lương, bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định, phiếu chi, hóa đơn mua hàng sau khi được kiểm tra tính hợp lệ sẽ được lưu trữ lại làm cơ sở ghi sổ.
1.3 Ghi sổ: dựa trên các chứng từ được cập nhật, kế toán ghi vào các sổ liên quan.
2.1 Phân bổ chi phí sản xuất : Căn cứ vào các sổ cái, sổ chi tiết liên quan, kế toán tiến hành tập hợp chi phí sản xuất và tiến hành phân bổ theo tiêu thức phân bổ.
2.2 Kết chuyển chi phí : Sau khi phân bổ chi phí sản xuất , kế tốn tiến hành kết chuyển chi phí sản xuất từ các tài khoản chi phí 621, 622, 627 sang tài khoản 154.
2.3 Lập bảng (thẻ) tính giá thành: Căn cứ vào các khoản chi phí đã được kết chuyển sang TK 154, lập bảng tính giá thành cho tồn bộ sản phẩm trong kỳ, giá thành đơn vị sản phẩm.
3.1 Yêu cầu báo cáo. 3.2 Lập báo cáo.
3.2.2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu
- Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh:
Hình 3.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh - Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh:
Hình 3.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh - Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh: