3.1. Sơ đồ tổ chức và mối quan hệ giữa các phòng ban.
Sơ đồ 1: Bộ máy tổ chức quản lý của cơng ty sơn Hải phịng : Giám đốc PGĐ sản xuất - nội chính PGĐ Kĩ thuật + QMR Phòng tổ chức hành chính Phân x-ởng cơ điện Phân x-ởng sản xuất Nhựa Phân x-ởng sản xuất Sơn Phòng kế hoạch vật t- Phịng kế tốn tài vụ Phòng tiêu thụ Phòng Market ting dịch vụ KT Phòng kỹ thuật Phòng thử nghiệm Phòng bảo đảm chất l-ợng QA Chú dẫn Quan hệ hỗ trợ
D-ới góc độ của ng-ời làm marketing ta thấy công ty đã khai thác rất tốt một q trình marketing căn bản đó là
Giải thích: ở đây phịng marketing và dịch vụ kỹ thuật nhận đơn đặt hàng của khách hàng( đối với khách hàng đã xác định rõ nhu cầu) hoặc t- vấn cho khách hàng sản phẩm phù hợp sau khi đã khảo sát tình hình thực tế tại hiệc tr-ờng, sau đó phân x-ởng sản xuất thực sx theo thông tin về đơn đặt hàng từ phịng marketing. Phịng tiêu thụ có trách nhiệm giao hang theo yêu cầu của khách hàng. Cuối cùng là tiến hành việc bảo hàn sản phẩm sau khi sơn (nếu có). Trong tồn bộ q trình này cịn có sự tham gia của các phịng ban khác nh- phịng tài chính, phịng ngiên cứu mẫu sơn, phịng mạ.....hồn
thành một q trình khép kín từ marketing tới cơng việc cuối cùng là bào hành và tiến hành thanh toán hợp đồng
3.2. Các đặc điểm về nguồn nhân lực của cơng ty sơn Hải phịng :
Tổng số cán bộ, công nhân viên của Công ty hiện nay là 226 ng-ời trong đó nữ 68 ng-ời chiếm 30% và nam là 158 ng-ời chiếm 70%. Cụ thể nh- sau: T- vấn sản phẩm cho khách hàng hoặc nhận đơn đặt hàng Phân x-ởng sản xuất thực hơn theo theo đơn đặt hàng từ phòng marketing của cơng đ-a xuống Phịng tiêu thụ tiến hành giao sản phẩm Thực hiện dịch vụ bảo hành sau khi bán
Biểu 1: Tình hình lao động của cơng ty: Đơn vị: ng-ời STT Chỉ tiêu lao động Tổng số Là nữ Độ tuổi Tỉ lệ % 30 3140 4150 > 50 1 Lao động quản lý, nghiệp vụ 53 24 15 13 18 7 23,5
Trong đó:
- Là đảng viên ĐCSVN 37 15 5 12 14 7 16,4 - Có trình độ trung học, cao đẳng 14 8 3 2 5 4 6,2 - Có trình độ đại học 32 13 12 11 6 3 14,2 - Ngoại ngữ: Nói, đọc, viết thành thạo 8 2 1 3 2 2
Trình độ C 5 1 1 1 1 2
2 Lao động trực tiếp sản xuất 173 44 25 73 69 6 76,5 Trong đó; - Là đảng viên ĐCSVN 31 5 - 15 15 1 13,7 - Có trình độ trung học, cao đẳng 9 6 2 1 6 - 4,0 - Có trình độ đại học 17 4 7 7 3 - 7,5 - Có trình độ ngoại ngữ bằng C 1 1 - - - - Bậc thợ: + Bậc 3 trở xuống 36 13 12 15 7 - 15,9 + Bậc 4 39 7 4 23 12 - 17,3 + Bậc 5 48 8 - 24 20 2 21,2 + Bậc 6 trở lên 24 7 - 3 19 2 10,6 3 Phân tích lao động có trình độ đại học 49 17 19 18 9 3
Trong đó:
- Nhóm kinh tế 23 12 13 6 4 -
+ Nhóm kỹ thuật 23 4 6 10 4 3
Độ tuổi Số ng-ời Tỉ lệ %
D-ới 30 40 17,7
31 đến 40 86 38
41 50 87 38,5
51 trở lên 13 5,8
Qua hai biểu trên ta nhận thấy nổi bật một số điểm nh- sau: - Số trình độ đại học : 49 ng-ời, chiếm 21,7%.
- Công nhân thợ bậc cao : 72 ng-ời, chiếm 31,8%. - Đảng viên Đảng CSVN : 68 ng-ời, chiếm 30%. - Độ tuổi d-ới 40 : 126 ng-ời, chiếm 55,7%.
Số liệu cho thấy cơng ty có một số l-ợng lao động khá lớn, số ng-ời có trình độ chun mơn cao (kinh tế, kỹ thuật), chiếm tỷ lệ phần trăm lớn, tr-ớc mắt đã đáp ứng đ-ợc tình hình sản xuất kinh doanh của cơng ty.
+ Theo góc độ marketing:
Qua một thời gian làm việc thực tế tại công ty, tôi thấy nhân viên marketing của cơng ty làm việc khá tốt, nhiệt tình, năng động, nh-ng cịn ch-a có sự sáng tạo trong cơng việc nhất là trong giao dịch và tìm kiếm khách hàng mới, phần lớn chỉ là giao dịch th-ờng xuyên với khách hàng quên của công ty, nghiệp vụ marketing còn ch-a cao do phần lớn số l-ợng lao động này là chuyển từ phòng tiêu thụ cũ. Khả năng giao dịch qua điện thoại với khách hàng là ng-ời n-ớc ngồi chỉ có ở một số ít ng-ời trong phịng marketing
+Theo góc độ sản xuất: Số l-ợng bộ máy gián tiếp còn cao, chiếm 23,5%, điều này Công ty cũng cần phải xem xét lại để tinh giảm bộ máy gián tiếp cho phù hợp.
4. Đặc điểm về tài chính:
Từ khi thành lập đến nay, Cơng ty hiện cố gắng bảo toàn, phát triển và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của mình.
Tổng nguồn vốn(2000) là: 58.105.618.078đ Trong đó nguồn vốn kinh doanh là: 13.590.095.965đ Chia ra: + Vốn ngân sách : 11.414.519.676đ + Vốn tự bổ xung: 1.951.434.289đ + Vốn liên doanh : 224.142.000đ
Tổng nguồn vốn (2002): 62.131.653.410 tăng 6,93% so với năm 2000 Trong đó nguồn vốn kinh doanh: 15.164.978.450 tăng 11,59% so với năm 2000
+Vốn ngân sách: 11. 414.519.676
+Tự bổ xung:3.231.826.690 tăng 65,6% so với năm 2000 + Vốn liên doanh:518.632.084
5. Đặc điểm cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty:
- Cơng ty hiện có 2244 m2 đất, gồm nhà điều hành văn phòng giao dịch va kho tàng số 12 Lạch Tray - Ngơ Quyền ở trung tâm Thành phố Hải Phịng
Trong đó: Nhà văn phịng: 581 m2
Kho: 700 m2
- 14873m2 đất tại khu công nghiệp Tam Quán xã An Đồng - An Hải quốc lộ 5, cửa ngõ Thành phố Hải Phịng. Trong đó:
+ Nhà x-ởng: 2300m2 + Kho: 2000 m2
- Ngoài ra Cơng1 ty cịn có diện tích mặt bằng rộng rãi, nhà x-ởng thống mát, mơi tr-ờng trong sạch giao thơng thuận lợi, khuôn viên đẹp rất thuận cho việc sản xuất cũng nh- giao dịch kinh doanh
6. Hiện tình marketing của cơng ty. a.Danh tiếng của công ty a.Danh tiếng của công ty
đ-ợc thành lập khá sớm so với các cơng ty sơn hiện có ở thị tr-ờng
Việt Nam, do vậy công ty sơn đã có đ-ợc những danh tiếng đáng kể về cả truyền thống của công ty cũng nh- tiếng tăm của sản phẩm sơn trong ngành sơn công nghiệp và sơn gia dụng. điều đó thể hiện qua sự tăng liên tục về doanh số và thị phần qua các năm
b.Thị phần
Điểm qua một số cơng ty sản xuất sơn lớn trong n-ớc trong tồn bộ thị tr-ờng nội địa, ta có thể -ớc tính đ-ợc thị phần của cơng ty sơn Sơn Hải
Phịng và các cơng ty Sơn khác nh- sau:
(Theo nguồn thu thập số liệu của cơng ty qua các báo cáo tài chính trên các ấn phẩm của tạp chí tài chính năm 2000)
TT Tên doanh nghiệp Sản l-ợng
(Tấn)
Doanh thu (1000đ)
Thị phần (sản l-ợng)
1. Cơng ty Sơn Hải Phịng 1.750 44.197.000 7,49% 2. Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội 3.500 70.000.000 14,98% 3. Xí nghiệp Sơn Hà Nội 1.200 25.000.000 5,14%
4. Sơn Đông á 1.500 40.000.000 6,42%
5. Sơn Bạch Tuyết 3.500 98.000.000 14,98%
6. Sơn Đồng Nai 1.600 40.000.000 6,85%
7. Sơn Inter paint 2.000 90.000.000 8,56%
8. Sơn Jotun 800 30.000.000 3,425%
9. Các hãng sơn nhỏ khác 500 - 2,14%
10. Sơn nhập ngoại > 7.000 - 29,98%
Nhận xét: Mặc dù chiếm đ-ợc một thị phần còn rất khiêm tốn trong tồn nghành nh-ng điều đó cũng thể hiện đ-ợc những b-ớc đi vứng chắc của công ty sơn Hải Phòng trong thị tr-ờng có sự tham gia của rất nhiều những cơng sơn n-ớc ngồi nổi tiếng trên thế giới
c. Chất l-ợng sản phẩm
Cơng ty có một dây chuyền sản xuất nhựa tổng hợp của Cộng hoà Liên bang Đức để lấy nguyên liệu sản xuất sơn công nghiệp, thay thế nhập ngoại.
Năm 1997, Công ty tiếp tục đầu t- một dây chuyền sản xuất sơn tàu biển cao cấp hiện đại của Nhật Bản sản xuất theo công nghệ của hãng sơn CHUGOKU Marine paints, một hãng sơn nổi tiếng đã có mặt ở hơn 80 n-ớc trên thế giới. Công suất của dây chuyền đạt 2000 T/năm và dự kiến nâng công suất lên 4000T/năm
5/1998 đã cho ra sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất l-ợng. Đây là một nhân tố góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh của sản phẩm sơn trên thị tr-ờng.
5/1999: Phòng thử nghiệm của Công ty đ-ợc công nhân đạt tiêu chuẩn ISO GUIDE 25 - TCVN 5958, là doanh nghiệp đầu tiên của ngành sơn Việt nam có phịng thử nghiệm đạt tiêu chuẩn quốc tế.
- Khơng ngừng hồn thiện hệ thống chất l-ợng. Tháng 5/1999 Công ty đ-ợc tổ chức quốc tế BVQI Anh quốc cấp chứng chỉ bảo đảm hệ thống quản lý cshất l-ợng theo tiêu chuẩn ISO 9002.
- Sản phẩm sơn của Công ty đặc biệt là sơn tàu biển, cơng trình biển... có trên 100 loại đủ điều kiện cạnh tranh với các hãng sơn n-ớc ngồi đang có mặt tại Việt Nam.
- Cơng ty làm chủ về cơng nghệ có khả năng đáp ứng theo yêu cầu của khách hàng về chủng loại cũng nh- chất l-ợng.
d. Hệ thống phân phối
Công ty có một hệ thống phân phối rộng khắp xuốt từ các tỉnh từ Bắc vào Nam
Hà Nội Văn phòng đại diện: Số 38 Phan Bội Châu
Hải D-ơng Đại Lý: Kinh Môn- Hải D-ơng
Quảng Ninh Đại Lý: Lê Thánh Tông Bặch Đằng- Hon Gai
Thái Bình Dại Lý:Số 32 Trần H-ng Đạo
Đại Lý:Số 32 Lê Lợi
Nam Định Đại Lý: Số 577 Trần Nhân Tông
Đại Lý: Số 17 Nguyễn Du
Thanh Hoá Đại Lý:Số 156 Trần Phú
Đại Lý: Xã Quảng Thành
Nghệ An Đại Lý: 172 Nguyễn Du- Bến Thuỷ
Đà Nẵng Đại Lý:Công ty vận tải biển và
th-ơng mại Đà Nẵng
Quảng Ngãi Đại Lý: 596 Quang Trung
Hồ Chí Minh Chi nhánh cơng ty sơn tại Hải Phịng
Cần Thơ Đại Lý: Cơng sở Hải Bình- Lê Hồng
Phong- Bình Thuỷ- TP Cần Thơ
Nhận xét: Mặc dù số l-ợng các văn phòng đại diện, chi nhánh, các đại lý cấp
1 cịn ch-a lớn nh-ng việc có đ-ợc những thành viên nh- thế này trong kênh cũng là cả một nỗ lực của công ty trong nhiều năm kinh doanh
Kiểu kênh: Hiện nay công ty vẫn sử dụng hai kiểu kênh chính đó là kênh trực
s
- Năng lực của các trung gian: Hiện nay các trung gian của công ty sơn Hải Phòng hoạt động khá hiệu qu°, được đánh giá l¯ các trung gian “ sống còn” của cơng ty. Ngồi việc giao hàng theo đơn đặt hàng của các đại lí thì các đại lí n¯y con l¯ những “địa diểm” lấy h¯ng quan trọng khi công ty cần huy động “ Khẩn cấp” khi thiếu sơn ở kho của chi nhánh TP HCM hoặc l¯ xe h¯ng chở hàng của công ty ch-a kịp về (trong tr-ờng hợp đối t-ợng cần sơn nằm ở các tỉnh xa ở Hải Phòng)
- Tổ chức kênh: Đồng nghĩa với tỉ lệ % tăng tr-ởng đều đặn của doanh
thu thì việc tuyển chọn các thành viên của kênh là nhu cầu tất yếu. Mặc dù ch-a có thành viên mới tham gia vào kênh nh-ng tr-ởng phịng Marketing đã có đề xuất với ban lãnh đạo của công ty và dang thạc hiên đàm phán để tuyển chọn thêm thành viên mới.
Phòng bán và giới thiệu sản phẩm ở Hải Phòng
Phân x-ởng sản xuất ở Hải Phòng
Khách hàng là tổ chức tại Hải
Phịng(sơn cơng nghiệp, sơn tầu biển)
Khách hàng là cá nhân (sản phẩm sơn dân dụng)
Đại lí ở Hải Phịng Chi nhánh ở TP
HCM và văn phòng đại diện tại Hà Nội Đại lí ở các tỉnh
khác
Khách hàng là tổ chức và cá nhân ở các tỉnh khác
Ngoài vấn đề tuyển chọn thành viên mới thì một giải pháp nhằm giảm bớt áp lực cho việc sản xuất và chuyển hàng từ Phân x-ởng sản xuất ở Hải Phịng tới đại lí các tỉnh ở miền Trung và miền Nam, cơng ty đã hoàn tất dự án và sắp sửa xây dựng một phân x-ởng sản xuất nữa ở TP HCM
- Dòng vân động sản phẩm trong kênh: Với các đại lí ở Hà Nọi , Hải
D-ơng , Thái Bình, Nam Định, Quảng Ninh thì phịng tiêu thụ của công ty trực tiếp dùng ph-ơng tiện bằng xe cơ giới của công ty chuyển hàng đến theo đơn đặt hàng hoặc là xe của các đại lí đến phân x-ởng lấy hàng ( nếu có)
Với các đại lý ở xa nh- miền Trung và miền Nam thì cơng ty sử dụng các ph-ơng tiện vận tải bằng tàu thuỷ để vận chuyển hàng vào.
Cơng ty có một kho khá lớn ở thành phố HCM để giao hàng cho các đại lý ở các tỉnh kế cận hoặc ở thành phố HCM nhằm làm giảm số lần và thời gian vận chuyển từ phân x-ởng sản xuất từ Hải Phòng.
-Về ph-ơng thức thanh tốn: thì ph-ơng thức thanh tốn đ-ợc quy định
trong điều khoản thanh toán của hợp đồng tiêu thụ, là yếu tố quan trọng trong việc thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm, xây dựng quan hệ tốt với khách hàng, sử dụng hợp lý nguồn vốn, tăng vịng quay của vốn. Chính vì vậy, Cơng ty rất quan tâm tới vấn đề này. Hiện nay Cơng ty đang áp dụng hai hình thức thanh tốn chính trong công tác tiêu thụ sản phẩm, đó là thanh tốn ngày và thanh toán trả chậm. Khách hàng mua sản phẩm của Cơng ty có thể dùng tiền mặt, séc, ngân phiếu, ngoại tệ mạnh... để thanh tốn với Cơng ty.
- Đối với hình thức thanh tốn ngay áp dụng với khách hàng mới, họ phải trả đủ tiền mới đ-ợc lấy hàng hoặc trả tr-ớc một phần (đặt cọc , Công ty giao hàng xong sẽ lấy nốt số tiền cịn lại. Hình thức này áp dụng cho khách hàng mới hoặc khơng có t- cách pháp nhân, mua với giá trị hợp đồng nhỏ. Hoặc với các loại sơn đặc chủng, pha sơn theo yêu cầu cũng cần phải có tiền đặt cọc để ràng buộc khách hàng lấy lô sơn đặc chủng theo đơn đặt hàng.
- Đối với các đại lý, hiện nay Công ty cũng yêu cầu trả tiền tr-ớc để tránh hiện t-ợng chiếm dụng vốn nh- đã xảy ra đối với Công ty. Nếu khách hàng không bán hết hoặc muốn đổi chủng loại, thay sơn mới Công ty đều phục
vụ đầy đủ. Đối với một số đại lý ngoại tỉnh, Cơng ty cân đối sử dụng hình thức thanh toán khác nhau phù hợp với chiến l-ợc đề ra.
- Đối với hình thức thanh tốn trả chậm đ-ợc áp dụng cho các khách hàng mua với số l-ợng lớn, khách hàng truyền thống, nh-ng thông th-ờng không quá một tháng khách hàng phải thanh tốn lơ hàng cũ và tiếp nhận lô hàng mới. Nếu trong thời gian ch-a thanh tốn mà có biến động về giá cả, tỉ giá hay rủi ro tài chính thì hai bên căn cứ vào các điều khoản hợp đồng để thảo luận giải quyết, tránh thiệt thịi cho đơi bên. Trong tr-ờng hợp thanh toán trả chậm quá 1 tháng, Cơng ty có tính đến lãi suất vay ngân hàng, trong giá bán sản phẩm. Th-ởng chi phí l-u thơng 3 - 5% giá bán sẽ cắt giảm để tính bù lãi suất ngân hàng. Đây cũng là biện pháp khuyến khích khách hàng trả tiền sớm để h-ởng phí l-u thơng, có lợi cho cả đơi bên.
e. Chính sách xúc tiến hỗn hợp
Trong thời đại hiện nay, các hoạt động hỗ trợ, xúc tiến hỗn hợp là những hoạt động không thể thiếu đối với mỗi doanh nghiệp nhằm kích thích và phát