2 .Hạch toán chi tiết thành phẩm
8. Hạch toán xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm
Để hạch toán xác định kết quả sản xuất kinh doanh trong kỳ kế tốn Cơng ty sử dụng tài khoản:
TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh; TK 421- Lợi nhuận ch-a phân phối.
Kết quả sản xuất kinh doanh trong tháng 12 năm 2003 đ-ợc xác định nh- sau: KQ tiêu
thụ TP = DT BH Thuần - Giá vốn HB - CPBH - CPQLDN
Lãi = 2.468.224.000 – 2.077.728.000 – 169.424.600 – 119.312.400 = 91.759.000
Cuối tháng 12/2003 kế toán tiến hành xác định kết quả sản xuất kinh doanh và ghi sổ chi tiết tài khoản 911 theo các định khoản nh- sau:
+ Kết chuyển doanh thu thuần:
Doanh thu thuần = Doanh thu bán hàng - Các khoản giảm trừ = 2.525.824.000 - 59.500.000 - 8.100.000
= 2.458.224.000 Đồng Nợ TK 511: 2.458.224.000 Có TK 911: 2.458.224.000
+ Kết chuyển trị giá vốn hàng bán trong tháng= giá vốn hàng xuất trong tháng (-) giá vốn hàng nhập trong tháng.
Giá vốn hàng bán k/ c = 2.125.228.000 - 47.500.000 = 2.077.728.000 Đồng Nợ TK 911: 2.077.728.000
Có TK 632: 2.077.728.000
+ Kết chuyển chi phí bán hàng trong tháng: Nợ TK 911: 169.424.600
Có TK 641: 169.424.600
+ Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp trong tháng: Nợ TK 911: 119.312.400
Có TK 642: 119.312.400 + Kết chuyển lãi:
Nợ TK 911: 91.759.000 Có TK 421: 91.759.000
- Cuối tháng, dựa vào sổ chi tiết TK 911 để ghi vào nhật ký chứng từ 8, nhật ký chứng từ 10 ( ghi Có TK 421) sau đó lấy số tổng cộng của NKCT số 8, 10 để ghi vào sổ cái TK 911, TK 421.
Sơ đồ 27: Trình tự và ph-ơng pháp ghi chép kế toán tiêu thụ thành phẩm và kết quả tiêu thụ
Chứng từ gốc bán hàng (HĐ GTGT)
Sổ chi tiết giá vốn
Nhật ký chứng từ số 8 (Ghi có TK 911, 511, 531… Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Sổ chi tiết bán hàng Sổ chi tiết TK 641, 642
Báo cáo kế toán Sổ cái TK 911, 511,
Phần III
Ph-ơng h-ớng hồn thiện hạch tốn thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả
tiêu thụ
1. Đánh giá khái quát tình hình tổ chức hạch toán kế
tốn tại cơng ty Cơ khí Quang Trung
1.1. Thành tựu đạt đ-ợc
Trong nền kinh tế thị tr-ờng, cùng với sự phát triển của đất n-ớc, cơng ty Cơ Khí Quang Trung đã khơng ngừng phấn đấu để đạt mục tiêu tăng tr-ởng nhanh và bền vững.
Bộ máy quản lý nói chung và bộ phận kế tốn nói riêng, đặc biệt là khâu kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành khơng ngừng đ-ợc hồn thiện để đáp ứng nhu cầu SXKD
Tình hình thực tế ở công ty cho thấy, công ty áp dụng hình thức NKCT là hồn tồn phù hợp, qui định mở và ghi chép trên các bản kê, NKCT, sổ chi tiết... t-ơng đối chặt chẽ và khoa học, đã kết hợp rộng rãi việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hố các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế kết hợp việc hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế tốn và trong cùng một q trình ghi chép.
Cơng ty ln chấp hành đúng các chính sách, chế độ kế toán tài chính của nhà n-ớc, các chính sách giá, thuế, tổ chức mở sổ kế toán một cách phù hợp để phản ánh, giám đốc tình hình biến động của thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm, do vậy kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm đã góp phần bảo vệ tài sản của công ty.
Cơ cấu tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty gọn nhẹ, trong đó qui định rõ ràng, cụ thể chức năng nhiệm vụ cho từng nhân viên kế toán, đảm bảo sự kiểm tra đối chiếu lẫn nhau giữa các phần hành kế toán. Đội ngũ nhân viên kế toán
tại cơng ty là những ng-ời có kinh nghiệm, thơng thạo chun mơn, nhiệt tình và sáng tạo trong cơng việc.
Đối với cơng tác kế tốn thành phẩm:Kế tốn đã phản ánh một cách đầy đủ các hoạt động kinh tế diễn ra liên quan đến khâu cơng tác kế tốn này. Mọi hoạt động nhập xuất kho thành phẩm đều đ-ợc phản ánh đầy đủ trên sổ sách chứng từ kế toán theo qui định hiện hành và qui định của công ty, từ việc lập các chứng từ gốc ban đầu đến cơng tác kế tốn chi tiết, tổng hợp. Đồng thời phản ánh kịp thời các hoạt động kinh tế diễn ra, qua đó theo dõi chi tiết tình hình SXKD từng tháng, từng quý, từng năm.
Đối với cơng tác kế tốn tiêu thụ thành phẩm: đây là nội dung quan trọng trong công tác kế tốn của cơng ty vì nó liên quan tới việc xác định kết quả, các khoản thu nhập thực tế và phần phải nộp nhà n-ớc và nó phản ánh sự vận động của tài sản, tiền vốn của công ty trong l-u thông. Do đặc điểm của cơng ty có khối l-ợng thành phẩm lớn có giá trị cao nên việc tiêu thụ thành phẩm không dễ dàng. Cơng ty Cơ Khí Quang Trung đã tổ chức hạch tốn tiêu thụ một cách linh hoạt vừa hợp lý vừa đáp ứng yêu cầu quản lý của công ty.
Bên cạnh đó cơng ty đã thực hiện việc cơ giới hố cơng tác kế tốn, đ-a máy vi tính vào sử dụng trong cơng tác kế tốn thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm, do đó đã cung cấp đầy đủ kịp thời và chính xác những thơng tin kinh tế cần thiết cho quản lý, đánh giá hiệu quả SXKD của công ty.
Tuy nhiên, bên cạnh những -u điểm của cơng tác hạch tốn thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm mà cơng ty Cơ Khí Quang Trung đạt đ-ợc cịn có những tồn tại mà cơng ty có khả năng cải tiến và hoàn thiện nhằm đáp ứng hơn nữa yêu cầu trong công tác quản lý của công ty.
1.2. Những tồn tại
Thứ nhất: Về tổ chức bộ máy kế tốn tuy gọn nhẹ nh-ng một kế tốn cịn
kiêm quá nhiều công việc. Cần phải bố trí thêm cán bộ kế toán nhằm giảm cơng sức cho những ng-ời làm kế tốn trong cơng ty để đảm bảo độ chính xác cao trong cơng việc;
Thứ hai,về việc cơ giới hoá trong kế toán: Hệ thống hố tin học thơng
tin trong cơng tác kế tốn thành phẩm, xác định kết quả lợi nhuận mặc dù đã đ-a vào nh-ng ch-a đ-ợc tận dụng hết khả năng mà chỉ đ-ợc sử dụng khi lập báo cáo trên bảng tổng kết tài sản,...Đây là một hạn chế cần xử lý kịp thời. Việc này sẽ làm ảnh h-ởng đến sự chậm trễ cho việc đ-a ra các quyết định của quản lý.
Thứ ba, tính giá nhập kho theo đơn đặt hàng:
Hiện nay việc tính giá trị giao khoán sản phẩm cho các phân x-ởng trong công ty đ-ợc thực hiện trên bảng tính định mức tại phịng kế hoạch sản xuất của cơng ty. Tuy nhiên bảng tính định mức này lại đ-ợc áp dụng trong nhiều năm mà ch-a đ-ợc thay đổi. Giá thành phẩm xuất kho đ-ợc xác định chính là giá thành phẩm nhập kho dựa trên tỷ lệ giao khoán cho từng phân x-ởng. Có nghĩa là giá thành phẩm nhập xuất kho không phải là giá thành thực tế phát sinh hình thành nên thành phẩm mà đ-ợc tính theo một tỷ lệ cố định cho mọi đơn đặt hàng ( ở Cơng ty là 75 %). Do đó, giá thành phẩm xuất kho ch-a chính xác dẫn đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh cũng ch-a chính xác. Nên công ty cần thay đổi việc tính giá thành phẩm nhập kho của từng đơn đặt hàng.
Thứ t-, hệ thống tài khoản.
TK 155 đ-ợc mở theo h-ớng
TK 1551: Thành phẩm do công ty trực tiếp sản xuất;
TK 1552: Thành phẩm do công ty sản xuất theo đơn đặt hàng.
Kế toán mở tài khoản cấp hai của tài khoản 155 nh- trên ta có thể hiểu cơng ty muốn quản lý thành phẩm theo hai nội dung của tài khoản 1551 và 1552. Tuy nhiên, kế toán chi tiết lại ch-a kết hợp giữa sổ chi tiết với tiểu khoản này vì sổ chi tiết lại đ-ợc mở cho từng loại sản phẩm. Nh- vậy, yêu cầu quản lý cũng không đáp ứng đ-ợc đồng thời tài khoản mở ra là khơng hữu ích. Cần kết hợp thống nhất giữa tài khoản và hạch toán
Thứ năm, về việc hạch tốn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh
xuất là đạt đ-ợc lợi nhuận lớn nhất do đó địi hỏi các doanh nghiệp phải khơng ngừng tìm ra các biện pháp để giảm chi phí một cách thấp nhất. Trong khi đó Cơng Ty Cơ Khí Quang Trung lại khơng theo dõi riêng từng khoản mục chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh mà đến cuối kỳ kế toán mới tiến hành tập hợp vào sổ chi tiết chi phí bán hàng, sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp. Tuy nhiên, sổ này đ-ợc thiết kế d-ới dạng là sổ trung gian tập hợp chi phí để vào nhật ký chứng từ 8 và sổ cái tài khoản liên quan. Cũng chính vì sổ này có dạng nh- vậy nên kế tốn cũng khơng sử dụng Bảng kê 5
Việc kế toán nh- thế là ch-a kịp thời dẫn đến việc bỏ sót, nhầm lẫn dẫn đến chi phí bị sai lệch, ảnh h-ởng đến việc xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Mặt khác, các nhà quản lý không nắm rõ các chi phí theo khoản mục mà từ đó khơng tìm ra đ-ợc ngun nhân và biện pháp để tiết kiệm chi phí tăng lợi nhuận cho cơng ty.
Thứ sáu, trong cơng tác hạch tốn tiêu thụ thành phẩm công ty đã không
hạch tốn khoản bảo hành. Ví dụ khi khách hàng giữ lại 5% phí bảo hành tính trên tổng giá thanh tốn thì cơng ty vẫn để ngun trên tài khoản phải thu của khách 131 mà khơng hạch tốn theo chế độ kế tốn.
Thứ bảy, cơng ty đã khơng trích lập dự phịng với bất cứ khoản phải thu
của khách hàng hay dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Tại Cơng ty Cơ Khí Quang Trung tổng số nợ phải thu của khách hàng
hiện đang chiếm một phần lớn trong tổng số vốn l-u động của cơng ty, trong đó có phát sinh khách hàng còn nợ trong thời gian dài hơn 2 năm. Việc rủi ro khó địi cho các khoản nợ phải thu là có thể xảy ra. Mặc dù vậy nh-ng Cơng ty ch-a có kế hoạch phịng cho các khoản cơng nợ này. Do đó có thể dẫn đến việc thất thốt vốn cơng ty
Mặt khác, số d- nợ phải thu lớn điều đó có nghĩa là Cơng ty đã để cho khách hàng chiếm dụng vốn l-u động nhiều dẫn đến việc thiếu vốn trong sản xuất kinh doanh, Công ty phải đi vay vốn nên ảnh h-ởng rất nhiều đến quá trình cũng nh- kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Vì vậy Cơng
ty nên có biện pháp xử lý nợ phải thu một cách hợp lý đồng thời lập dự phòng những khoản thu khó địi.
Thứ tám, về ph-ơng thức tiêu thụ và chính sách áp dụng ch-a đa dạng
phong phú làm hạn chế sự lựa chọn của khách hàng dẫn đến hiệu quả tiêu thụ sản phẩm ch-a cao.
Thứ chín, sổ chi tiết:
-Đối với sổ kế toán chi tiết tiêu thụ thành phẩm, Công ty đã mở riêng cho từng loại thành phẩm. Tuy nhiên, việc mở sổ chi tiết bán hàng ch-a hợp lý, sổ chỉ theo dõi phần doanh thu tiêu thụ và thuế GTGT mà ch-a phản ánh các khoản giảm trừ nh- giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại...
- Đối với sổ chi tiết hàng bán bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán chỉ liệt kê cho từng nghiệp vụ phát sinh mà không theo dõi cho từng mặt hàng tiêu thụ. Hạn chế này cũng bắt nguồn từ việc thiết kế sổ chi tiết bán hàng khơng hợp lý
-Ngồi ra, sổ kế toán chi tiết giá vốn hàng bán, sổ chi tiết chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp mở ra nh-ng ch-a đáp ứng nhu cầu quản lý, sổ chỉ mang tính chất là liệt kê giá vốn của hàng bán mà ch-a theo dõi giá vốn cho từng mặt hàng hoặc liệt kê các khoản mục chi phí.
2. Kiến nghị
2.1. Cơ giới hố trong cơng tác kế toán
Khoa học cơng nghệ ngày càng phát triển đóng vai trị quan trọng trong nhiều ngành, nhiều lĩnh vực, một trong những ngành đó là kế tốn máy. Máy vi tính sẽ giúp cán bộ kế tốn cung cấp thơng tin một cách chính xác, nhanh chóng, tiết kiệm lao động, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, hiệu ích hơn hẳn so với kế tốn thủ cơng bởi kế tốn thủ công cần trải qua nhiều loại sổ sách và việc ghi chép đôi khi trùng lắp, nhầm lẫn, khó sửa đổi. áp dụng kế toán máy tránh đ-ợc nhầm lẫn, tiết kiệm thời gian và việc l-u trữ thông tin trở nên nhẹ nhàng và tiện lợi.
Hiện nay, tại cơng ty cơ khí Quang Trung, phịng kế tốn đ-ợc trang bị hai máy vi tính, một máy in, nh-ng kế tốn chỉ sử dụng máy vi tính chủ yếu trong việc lập báo cáo quyết toán, lên bảng tổng kết tài sản, báo cáo tiêu thụ, bảng biểu về nguyên vật liệu…đây là một hạn chế cần xử lý kịp thời.Do khối l-ợng cơng việc nhiều nên việc áp dụng vi tính trong cơng tác kế tốn là rất cần thiết- tiết kiệm thời gian, lao động.Do vậy, công ty nên cài đặt các ch-ơng trình sử dụng phần mềm vào cơng tác kế tốn. Hiện nay, trên thị tr-ờng có rất nhiều phần mềm nh-: Effect, Fast acauting…tuỳ theo loại hình của cơng ty mà cơng ty sẽ cài đặt phần mềm sao cho việc quản lý là hữu hiệu nhất. Khi sử dụng phần mềm thì cơng việc đầu tiên là phải tiến hành mã hoá các đối t-ợng: khách hàng, ng-ời bán, mã hoá vật t-, sản phẩm, hàng hố… sau đó căn cứ vào các chứng từ nhập xuất, thu chi…kế toán sẽ nhập vào máy và định khoản sẵn.
Sơ đồ 28: sử dụng phần mềm kế toán
Chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại
Chứng từ mã hoá nhập dữ liệu vào máy
Nhật ký chung
Sổ cái tài khoản Bảng chi tiết số phát sinh
Bảng cân đối thử
Chứng từ mã hoá các bút toán điều chỉnh, bút
toán khoá sổ
Bảng cân đối tài khoản hoàn chỉnh
Bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác 1 2a 2b 3 4 10 Sổ kế toán chi tiết 7 8 5 6 9 12 12 11
Ghi chú: Hạch toán hàng ngày Hạch toán cuối kỳ Quan hệ đối chiếu
2.2. Tính giá nhập kho
Cơng ty nên hạch tốn tính giá của từng đơn đặt hàng theo giá thực tế phát sinh trong kỳ bằng cách :
+ Giao cho các thống kê phân x-ởng tập hợp chi phí phát sinh : chi phí nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, công cụ dụng cụ. Cuối tháng báo cáo lên phịng kế tốn.
+Kế tốn tính giá thành căn cứ vào chi phí thực tế phát sinh do thống kê phân x-ởng gửi lên, đồng thời tập hợp và phân bổ các chi phí liên quan trực tiếp, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí khác bằng tiền…để xác định giá thành thành phẩm sản xuất trong tháng.
Cịn tỷ lệ giao khốn mà cơng ty đặt ra thì cơng ty chỉ nên dùng để làm tiêu chuẩn xác định mức độ hoàn thành sản xuất của các phân x-ởng đối với từng đơn đặt hàng:
Nếu phân x-ởng nào sản xuất với trị giá thực tế thành phẩm hồn thành có tỷ lệ lớn hơn so với qui định mà phịng kế hoạch tính tốn và giao riêng cho từng phân x-ởng nằm trong 75% tổng giá trị hợp đồng thì Cơng ty có thể xác định nguyên nhân và bắt phạt, bồi th-ờng vật chất….