Chƣơng 1 : LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN BẢN
2. Văn phong hành chính – cơng vụ
2.1. Khái niệm văn phong hành chính – cơng vụ:
Ngơn ngữ hành chính-cơng vụ là ngơn ngữ dùng trong văn bản hành chính để giao tiếp trong cơ quan Nhà nƣớc hay các tổ chức chính trị xã hội (gọi chung là cơ quan), hoặc giữa cơ quan với ngƣời dân và giữa ngƣời dân với cơ quan, hoặc giữa những ngƣời dân với nhau trên cơ sở pháp lý.
2.2. Đặc điểm văn phong hành chính-cơng vụ: 2.2.1. Tính khn mẫu 2.2.1. Tính khn mẫu
Thể hiện trong kết cấu thống nhất a, Phần đầu: gồm các thành phần: Quốc danh, tiêu ngữ
Tên cơ quan, tổ chức ra văn bản, số hiệu - Tên văn bản
- Nơi, ngƣời thụ lí văn bản b, Phần chính: nội dung văn bản c, Phần kết: địa điểm
- Thời gian thực hiện văn bản, chữ kí (đóng dấu) ngƣời thực hiện văn bản, nơi nhận (cơ quan có thẩm quyền)
2.2.2. Tính chính xác
Văn bản hành chính đƣợc viết ra để xử lí, thực thi, do đó địi hỏi phải chính xác tuyệt đối
38
- Khơng dùng từ đa nghĩa, số liệu cụ thể, rõ ràng, lời khai chứng thực, chính xác từng dấu chấm, dấu phẩy
- Khơng sửa chữa, tẩy xóa
- Văn bản dài phân chia thành các chƣơng mục,điều khoản ngắn gọn, rõ ràng.
2.2.3. Tính cơng vụ
- Khơng dùng từ ngữ có tính biểu cảm, nếu thì chỉ mang tính ƣớc lệ, đa nghĩa - Sử dụng lớp từ toàn dân, tránh dùng từ địa phƣơng, khẩu ngữ
2.2.4. Tính phổ thơng, đại chúng:
Văn bản quản lý nhà nƣớc phải viết bằng những từ ngữ phổ thơng, ngắn gọn, dễ hiểu. Ngƣịi đọc hiểu một cách nhanh nhất - thực hiện một cách nhanh nhất, đòi hỏi ngƣời soạn thảo văn bản phải có một trình độ nhất định, kỹ năng cần thiết, kiến thức thiết thực. Loại bỏ những phần thừa không cần thiết. Một văn bản dể hiểu là một văn bản đƣợc ngƣời nhận hiểu nhanh nhất, dùng từ ngữ giản dị, càng rõ, chính xác, hạn chế sử dụng từ Hán-Việt, từ ngoại lai.
2.2.5. Tính khách quan, phi cá tính.
Thực hiện ý chí nhà nƣớc, ý chí tập thể, khách quan, khơng mang tính cá nhân.
2.2.6. Tính trang trọng, lịch sự.
Thể hiện tính trang trọng uy nghiêm. Lời văn trang trọng thể hiện sự tôn trọng đối với các chủ thể thi hành, làm tăng uy tín của cá nhân, tập thể ban hành văn bản. Tính trang trọng lịch sự của văn bản phản ánh trình độ giao tiếp "văn minh hành chính" của một nền hành chính dân chủ, pháp quyền, hiện đại.
3. Ngôn ngữ và kỹ thuật cú pháp sử dụng 3.1. Sử dụng ngôn ngữ
Khái niệm phong cách ngôn ngữ: Việc sử dụng ngôn ngữ là một phần quan trọng trong các yếu tố cấu thành chất lƣợng của một văn bản quản lý hành chính nhà nƣớc. Soạn thảo văn bản quản lý địi hỏi phải biết lựa chọn, sử dụng ngơn ngữ. Khi soạn thảo văn bản, xử lý thông tin ngôn ngữ cần đƣợc xem là một giai đoạn có tầm quan trọng đặc biệt. Trong vấn đề này, nắm vững phong cách của
39
văn bản hành chính và vận dụng chúng một cách thích hợp là một điều kiện thiết yếu. Ngơn ngữ là công cụ giao tiếp chủ yếu của con ngƣời và là một hệ thống tín hiệu đặc biệt - phong phú, đa dạng và tinh tế. Sự lựa chọn và sử dụng các phƣơng tiện ngôn ngữ phù hợp, phụ thuộc vào các yếu tố ngồi ngơn ngữ nhƣ hồn cảnh giao tiếp, đề tài và mục đích giao tiếp, nhân vật tham dự giao tiếp,... Sự lựa chọn này khơng chỉ có tính chất cá nhân mà cịn có tính chất cộng đồng, hình thành nên những cách thức lựa chọn và sử dụng ngơn ngữ có tính chất truyền thống, chuẩn mực của tồn xã hội, tạo nên những khuôn mẫu trong hoạt động lời nói hay cịn gọi là phong cách ngơn ngữ. Phong cách ngôn ngữ là các dạng tồn tại của ngôn ngữ dân tộc biểu thị quy luật lựa chọn, sử dụng các phƣơng tiện ngôn ngữ tùy thuộc vào các nhân tố ngồi ngơn ngữ nhƣ hồn cảnh giao tiếp, đề tài và mục đích giao tiếp, đối tƣợng tham gia giao tiếp. Do đó, có thể hiểu phong cách ngôn ngữ là những khuôn mẫu của hoạt động ngơn ngữ hình thành từ thói quen lựa chọn và sử dụng ngơn ngữ có tính chất truyền thống, tính chất chuẩn mực xã hội, trong việc xây dựng các lớp văn bản tiêu biểu.
Đặc trƣng của ngôn ngữ trong văn bản quản lý nhà nƣớc là phải đảm bảo phản ánh đúng nội dung cần truyền đạt, sáng tỏ các vấn đề, không để ngƣời đọc, ngƣời nghe không hiểu hoặc hiểu nhầm, hiểu sai. Do đó, ngơn ngữ trong văn bản quản lý nhà nƣớc có các đặc trƣng sau:
- Tính chính xác, rõ ràng: viết gọn ghẽ, mạch lạc, sử dụng từ ngữ chính xác, phù hợp, sử dụng ngôn ngữ tiếng Việt chuẩn mực (đúng ngữ pháp, đúng chính tả, dùng từ, đặt câu,…);
- Tính phổ thơng, đại chúng: văn bản phải đƣợc viết bằng ngôn ngữ dễ hiểu, phổ thông, ngắn gọn, hạn chế sử dụng các thuật ngữ chun mơn
- Tính khách quan: phải thể hiện đƣợc ý chí của cơ quan quyền lực nhà nƣớc, đƣợc thể hiện thông qua các chuẩn mực pháp lí (khơng đƣợc đƣa ý kiến cá nhân vào văn bản)
- Tính trang trọng, lịch sự, rõ ràng
- Tính khn mẫu: văn bản cần đƣợc trình bày theo thể thức, khn mẫu do pháp luật quy định, tính khn mẫu đảm bảo cho sự thống nhất, tính khoa học của văn bản
40
+ Cách trình bày: thƣờng có khn mẫu nhất định + Về từ ngữ: sử dụng lớp từ hành chính với tần số cao
+ Về kiểu câu: câu thƣờng dài, gồm nhiều ý, mỗi ý quan trọng thƣờng đƣợc tách ra, xuống dòng, viết hoa đầu dòng.
+ Về kỹ thuật sử dụng từ trong văn bản là tiếng Việt, chính xác, phổ thơng.
- Không dùng từ ngữ địa phƣơng, từ ngữ cổ và từ ngữ thông tục. Từ ngữ nƣớc ngồi chỉ đƣợc sử dụng khi khơng có từ ngữ tiếng Việt tƣơng ứng để thay thế. Từ ngữ nƣớc ngồi có thể sử dụng trực tiếp nếu là từ ngữ thông dụng, phổ biến hoặc phải phiên âm sang tiếng Việt.
- Văn bản phải sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt phải rõ ràng, đơn giản, dễ hiểu. Trong văn bản có thuật ngữ chun mơn cần phải làm rõ nội dung thì thuật ngữ đó phải đƣợc giải thích.
- Từ ngữ viết tắt chỉ đƣợc sử dụng trong trƣờng hợp cần thiết và phải giải thích nội dung của từ ngữ đó tại lần xuất hiện đầu tiên trong văn bản. - Đối với văn bản sử dụng nhiều từ viết tắt, cần quy định riêng một điều
giải thích tồn bộ các từ viết tắt trong văn bản.
- Từ ngữ đƣợc sử dụng trong văn bản phải thể hiện chính xác nội dung cần truyền đạt, khơng làm phát sinh nhiều cách hiểu; trƣờng hợp dùng từ có thể hiểu theo nhiều nghĩa thì phải giải thích theo nghĩa đƣợc sử dụng trong văn bản.
- Không sử dụng từ nghi vấn, các biện pháp tu từ trong văn bản. - Từ ngữ phải đƣợc sử dụng thống nhất trong văn bản.
- Lựa chọn và sử dụng đúng ngữ nghĩa - Sử dụng đúng ngữ pháp, kết cấu câu.
- Sử dụng từ đúng văn phong hành chính: tránh dùng từ khó hiểu, khơng dùng từ địa phƣơng, tiếng lóng, sử dụng hợp lí các thuật ngữ chun môn, sử dụng từ ngữ phổ thông.
- Sử dụng đúng chính tả tiếng việt, câu phải viết đúng quy tắc ngữ pháp tiếng Việt.
41
- Sử dụng câu tƣờng thuật (hạn chế các câu biểu cảm, nghi vấn…) - Câu cần có sự nhất quán về chủ đề, liên kết hài hòa với nhau.