Mã chƣơng MH29-04
* Giới thiệu
Để có một văn bản chỉnh chu có hiệu lực thi hành thì ngƣời soạn có sự chuẩn bị thơng tin biên soạn, thu thập thông tin và lên đề cƣơng soạn văn bản. Sau đó chỉnh sửa đúng tính pháp lý của văn bản, và trình ký ban hành theo đúng thể thức, quy cách để văn bản có hiệu lực cho các đơn vị thực hiện. Mọi thứ trong quá trình chuẩn bị và soạn thảo đều phải đƣợc đảm bảo theo quy trình, và có ngƣời có thẩm quyền ký duyệt
* Mục tiêu
- Kiến thức: trình bày đƣợc về quy trình xây dựng và ban hành văn bản - Kỹ năng: xây dựng quy trình và ban hành văn bản
- Năng lực tự chủ và trách nhiệm: có tinh thần tự học và làm việc nhóm tốt, tự sắp sếp hồn thành các nhiệm vụ đƣợc giao.
* Nội dung chính
1. Cơng tác chuẩn bị
1.1. Xác định vấn đề và mục tiêu:
Để đảm bảo cho văn bản đƣợc ban hành đúng và có chất lƣợng là phải nắm vững nội dung của vấn đề cần văn bản hoá.
- Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc ngƣời có thẩm quyền giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản.
- Đơn vị hoặc cá nhân đƣợc giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thơng tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày.
- Đối với văn bản điện tử, cá nhân đƣợc giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết.
- Trƣờng hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, ngƣời có thẩm quyền cho ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản thảo văn
48
bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân đƣợc giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản.
- Cá nhân đƣợc giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trƣớc ngƣời đứng đầu đơn vị và trƣớc pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ đƣợc giao.
1.2. Chọn loại hình thức văn bản
Văn bản hành chính gồm các loại văn bản sau: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hƣớng dẫn, chƣơng trình, kế hoạch, phƣơng án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thƣ cơng.
Văn bản phải thích hợp với mục đích sử dụng và đảm bảo cho văn bản đƣợc ban hành đúng thể thức. Thể thức đƣợc nói ở đây là tồn bộ các thành phần cấu tạo nên văn bản. Chúng đảm bảo cho văn bản có hiệu lực pháp lý và đƣợc sử dụng thuận lợi trƣớc mắt cũng nhƣ lâu dài trong hoạt động quản lý của các cơ quan. Một văn bản đầy đủ các thể thức yêu cầu phải có các thành phần: quốc hiệu; địa điểm, ngày, tháng ban hành văn bản; tên cơ quan, đơn vị ban hành; số và ký hiệu; tên loại và trích yếu nội dung; nội dung; chữ ký của ngƣời có thẩm quyền; con dấu hợp thức của cơ quan; địa điểm nơi văn bản đƣợc gửi đến (nơi nhận), v.v...
1.3. Thu thập thông tin:
Các thông tin đƣợc sử dụng đƣa vào văn bản phải cụ thể và đảm bảo chính xác. Khơng nên viết văn bản với những thông tin chung và lặp lại từ các văn bản khác.
Sử dụng các thuật ngữ và văn phong thích hợp vì nếu thụât ngữ và văn phong không đƣợc lựa chọn thích hợp cho từng loại văn bản khi soạn thảo thì việc truyền đạt thơng tin qua văn bản sẽ thiếu chính xác.
Trong hoạt động công vụ, thu thập thông tin là việc tập hợp các nguồn thông tin phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ của công chức. Tuy nhiên, việc thu thập thông tin trong hoạt động công vụ cần lƣu ý tới những tiêu chí cụ thể nhằm làm rõ những vấn đề/nội dung liên quan cần nghiên cứu, đánh giá. Do
49
vậy, việc thu thập thơng tin phải chú ý tới mục đích của cơng việc để có hƣớng thu thập những thơng tin tổng hợp và những thơng tin cụ thể có thể kết nối đƣợc với nhau minh họa cho những nhận định quan trọng mà yêu cầu công việc đặt ra.
Việc thu thập thông tin phải pải xác định rõ ràng thông tin cần thu thập; phân công rõ ràng ngƣời chịu trách nhiệm thu thập, duy trì tính trọn vẹn của thơng tin, đồng thời, phải tính tốn đƣợc lợi ích – chi phí cẩn thận đối với mỗi trƣờng hợp để chọn ra những phƣơng thức quản lý chi phí hiệu quả, nhất là các giai đoạn khác nhau của thu thập và quản lý thơng tin. Theo đó, các u cầu cơ bản đối với việc thu thập thông tin nhƣ sau:
Thơng tin phải chính xác
Thơng tin cần phản ánh một cách khách quan, trung thực tình hình hoạt động của tổ chức. Tính chính xác của thơng tin trƣớc hết nói lên mức độ xấp xỉ của nó so với nguyên bản mà nó biểu hiện. Điều đó địi hỏi việc thu thập và chỉnh lý thông tin phải cụ thể, rõ ràng làm căn cứ cho việc ra quyết định.
Thông tin phải kịp thời
Thông tin kịp thời đòi hỏi phải nhanh nhạy nắm bắt thông tin, nhanh chóng gia cơng, điều chỉnh và truyền thông tin. Giá trị của thông tin thƣờng trực tiếp gắn với thời gian cung cấp thơng tin. Tính kịp thời của thông tin đƣợc quyết định bởi những điều kiện cụ thể, bởi độ chín muồi của vấn đề (cung cấp thơng tin q sớm sẽ khơng có mục đích, vì vấn đề chƣa chín muồi và tình hình thay đổi sẽ làm cho thông tin trở nên vô dụng; cung cấp thông tin quá muộn dấn đến việc ra quyết định khơng kịp thời). Mâu thuẫn giữa tính chính xác và tính kịp thời cần đƣợc khắc phục bằng cách hoàn thiện kỹ thuật và công nghệ xử lý thơng tin, nâng cao trình độ chun mơn cho ngƣời làm cơng tác thơng tin.
Thơng tin phải đầy đủ, tồn diện
Thơng tin đầy đủ địi hỏi phải cung cấp cho chủ thể quản lý những thơng tin cần và đủ để có thể ra quyết định quản lý có cơ sở khoa học và tác động hữu hiệu đến đối tƣợng quản lý. Tính tồn diện của thơng tin bảo đảm cho chủ thể quản lý có thể xem xét đối tƣợng quản lý với tồn bộ tính phức tạp, đa dạng của nó, để điều chỉnh sự hoạt động của mình cho phù hợp với tình huống cụ thể.
50
Thơng tin cô đọng, dễ hiểu địi hỏi phải sắp xếp, tóm tắt, chỉnh lý trình bày những nội dung phong phú, đa dạng, phức tạp của thông tin trong những lập luận rõ ràng, súc tích dễ hiểu. Tính cơ đọng, dễ hiểu phải thống nhất với nhau, nhƣng khơng mâu thuẫn nhau, vì tính cơ đọng địi hỏi sự súc tích, cịn tính dễ hiểu thì lại địi hỏi phải phân tích, giải thích, lập luận rõ ràng. Tính cơ đọng, dễ hiểu địi hỏi thơng tin cần có tính đơn nghĩa, tránh cách hiểu khác nhau, vì vậy nội dung của các khái niệm và thuật ngữ cần phải đƣợc thống nhất hóa, chính xác hóa.
Thơng tin phải đảm bảo tính kinh tế
Tính kinh tế địi hỏi thơng tin phải giúp ích cho việc giải quyết các nhiệm vụ đặt ra của tổ chức bằng chi phí nhỏ nhất, hiệu quả nhất. Điều đó u cầu việc cung cấp thơng tin phải chính xác, kịp thời, đầy đủ, thiết thực, thông tin phải mới và cần thiết cho ngƣời sử dụng để thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao với chất lƣợng và hiệu quả cao.
Thơng tin phải đảm bảo tính bảo mật theo yêu cầu quản lý
Đây là một yêu cầu quan trọng đối với thơng tin trong quản lý hành chính nhà nƣớc mà các cán bộ, công chức cần rất lƣu tâm. Tùy theo u cầu cơng việc, nếu hoạt động có liên quan đến bí mật nhà nƣớc thì cần đảm bảo tính bảo mật của thơng tin thu thập đƣợc. Trong lĩnh vực tài chính, căn cứ vào quy định Danh mục Bí mật ngành tài chính để thực hiện.
2. Công tác soạn thảo
2.1. Lập dàn ý, viết đề cƣơng:
Để lập dàn ý viết đề cƣơng cần làm các cơng việc sau:
+ Tìm hiểu và nắm bắt đƣợc ý đồ của các cơ quan có thẩm quyền ban hành, lãnh hội đƣợc chủ trƣơng của lãnh đạo để có cơ sở xác định đƣợc mục đích và u cầu cần đạt đƣợc của văn bản sẽ ban hành.
+ Tập hợp, rà soát các văn bản chủ đạo của Đảng có liên quan đến văn bản dự kiến biên soạn.
+ Tập hợp hoá các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành quy định về các mối quan hệ xã hội mà văn bản sắp ban hành sẽ điều chỉnh để có đƣợc cơ sở cho văn bản đó trở thành một bộ phận cấu thành tƣơng ứng của hệ thống pháp luật. Giúp
51
cho văn bản sắp ban hành có thể khắc phục tình trạng lỗi thời, mâu thuẫn và những lỗ hổng của hệ thống pháp luật.
+ Khảo sát và điều tra xã hội nhằm nắm bắt đƣợc nhu cầu của đời sống xã hội liên quan đến lĩnh vực dự định điều chỉnh. Từ đó văn bản sắp ban hành có thể phù hợp với những u cầu của đời sống, có hình thức dễ hiểu, tiện lợi cho việc sử dụng, có khả năng thực thi và mang lại hiệu quả điều chỉnh tốt. Cơng đoạn này cịn giúp tạo ra những văn bản cụ thể với những thông tin cụ thể và chính xác, do đó có ý nghĩa thiết thực trong thực tiễn.
+ Trong trƣờng hợp cần thiết, cần thu thập kinh nghiệm tham khảo quy định của nƣớc ngoài để vận dụng sao cho phù hợp với điều kiện và truyền thống của Việt Nam.
+ Định hƣớng lập dàn ý, đề cƣơng của văn bản:
Văn bản đƣợc ban hành làm phát sinh hệ quả nào trong xã hội.
Những vấn đề nào thuộc lĩnh vực đƣợc đề cập, điều chỉnh có thể có ý kiến, quan niệm chƣa thống nhất.
Những điểm mới, khái niệm, thuật ngữ cần xác định rõ.
Xác định vấn đề cơ bản, chủ chốt của văn bản dự định ban hành, định hƣớng cách thức và nội dung triển khai.
+ Tổ chức thảo luận nội dung phác thảo ban đầu.
Viết dự thảo, đề cƣơng lần thứ nhất dựa trên các dữ liệu đƣợc thu thập.
Tổ chức lấy ý kiến tham gia, điều chỉnh dự thảo.( lấy ý kiến lãnh đạo và các đơn vị liên quan)
Chỉnh lý.
2.2. Viết thành văn
Văn bản phải có tính mục đích. Văn bản quản lý hành chính nhà nƣớc đƣợc ban hành với danh nghĩa là cơ quan Nhà nƣớc nhằm đề ra các chủ trƣơng, chính sách hay giải quyết các vấn đề sự việc cụ thể thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đó. Do đó, khi soạn thảo tiến tới ban hành một văn bản nào đó địi hỏi phải có tính mục đích rõ ràng. u cầu này đòi hỏi văn bản ban hành phải thể hiện đƣợc mục tiêu và giới hạn của nó. Viết thành văn bản viết đúng: mục đích, tính đại chúng, tính khoa học, tính cơng quyền, tính khả thi.
52
Yêu cầu đối với ban hành văn bản: Đúng pháp luật, đảm bảo lợi ích hài hoà, phù hợp thực tiễn, đúng lúc.
Hậu quả ban hành văn bản sai pháp luật: thẩm quyền bị vi phạm, phá vỡ quy trình điều hành, làm rối loạn kỷ cƣơng phép nƣớc, giảm hiệu lực thi hành. Mặt khác, tăng khối lƣợng văn bản, giấy tờ sẽ vơ ích.
Khi xây dựng, ban hành văn bản cần chú ý:
Thứ 1. Sự cần thiết ban hành văn bản, tóm tắt q trình xây dựng văn bản, nội
dung chính của văn bản dự thảo, những vấn đề cần xin ý kiến, những vấn đề cịn có những ý kiến khác nhau cần cân nhắc để đƣa vào. Xin ý kiến cơ quan, tổ chức và ngƣời có thẩm quyền để quyết định.
Phải căn cứ vào nội dung của văn bản để lựa chọn hình thức văn bản cho phù hợp: Văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, Quyết dịnh, Thơng báo, không dùng văn bản hành chính thay cho văn bản quy phạm pháp luật, không dùng thông báo thay cho quyết định…
Nội dung các quy định của văn bản cơ quan cấp dƣới không đƣợc trái với quy định của cơ quan cấp trên. Các quy định trong văn bản của UBND các cấp ngoài việc tuân thủ các quy định của pháp luật phải tuân thủ các văn bản của các cơ quan có chức năng quản lý ngành, lĩnh vực ở Trung ƣơng và địa phƣơng.
Thứ 2. Khi soạn thảo văn bản phải chú ý đến những văn bản hiện hành để đảm
bảo tính nhất quán của pháp luật. Khi soạn thảo văn bản nếu có sửa đổi, hoặc bãi bỏ những quy định của văn bản trƣớc thì ghi rõ điều khoản của văn bản cần sửa đổi, hoặc bãi bỏ, tránh ghi chung chung gây khó khăn cho ngƣời thi hành cơng vụ.
Hiệu lực của văn bản: Phải quy định thời gian theo luật hoặc tính tốn đến vừa đảm bảo cho tổ chức, cơng dân có trách nhiệm thi hành vừa có thời gian để chuẩn bị điều kiện thực hiện có hiệu quả.
Thứ 3. Tổ chức soạn thảo văn bản cần bố trí cán bộ có: chun mơn, pháp luật
thực hiện (nhất là các văn bản quy phạm pháp luật).
Các văn bản có nội dung liên quan đến hai hay nhiều cơ quan, khi soạn thảo do một cơ quan quản lý nhà nƣớc lĩnh vực đó chủ trì soạn thảo, đồng thời phối hợp với các cơ quan có liên quan để xin ý kiến vào dự thảo. Cơ quan đƣợc xin ý kiến phải trả lời bằng văn bản để đảm bảo tính thống nhất. Khi soạn thảo
53
văn bản mà nội dung cần hƣớng dẫn thì cũng phải soạn thảo ngay văn bản hƣớng dẫn để nâng cao hiệu lực và hiệu quả trong việc tổ chức thực hiện.
Thứ 4. Khi trình ký các văn bản phải đƣợc cán bộ, hoặc cơ quan có thẩm quyền
thẩm tra và chịu trách nhiệm về nội dung, pháp lý. Mỗi văn bản khi phát hành phải đƣợc Chánh Văn phòng, hoặc chuyên viên nghiệp vụ ký tắt vào cuối văn bản và chịu trách nhiệm trƣớc Thủ trƣởng cơ quan về nội dung, thể thức văn bản đã ban hành.
Thứ 5. Về kỹ thuật soạn thảo văn bản, cần chú ý một số điểm sau:
Khi viện dẫn văn bản để làm căn cứ pháp lý, hoặc viện dẫn văn bản khác phải ghi thật chính xác, đầy đủ: số, ký hiệu, ngày, tháng, năm văn bản của ai? để tiện tra cứu.
Việc đánh số: Các phần, chƣơng dùng số La mã: I, II, III…; các mục trong mỗi chƣơng dùng chữ in hoa: A, B, C…; các điều, các đoạn trong mỗi mục dùng chữ Ả rập: 1, 2, 3…; trong mỗi đoạn dùng chữ thƣờng: a, b, c…có thể đề trƣớc mỗi phần nhỏ gạch nối (-).
Không nên viết tắt hay dùng chữ tắt, những danh từ kép dài đã quen dùng chữ tắt thì lần đầu trong văn bản phải viết đầy đủ, sau đó viết tắt (Uỷ ban nhân dân viết tắt là: UBND). Không dùng chữ số ―1‖ thay cho chữ ―một‖ khi chữ đó khơng chỉ số lƣợng (Ví dụ: ―Nhân dân một lòng đi theo Đảng‖, hoặc ―Dân tộc Việt Nam là một..‖
Trƣờng hợp phải dùng tiếng nƣớc ngồi thì khi viết phải viết từ đƣợc dịch ra tiếng Việt hoặc phiên âm cho dễ đọc, cịn ngun chữ nƣớc ngồi đặt trong dấu ngoặc đơn, hoặc tên tắt các tổ chức quốc tế thì viết tên tiến Việt trƣớc, chữ viết tiếng nƣớc ngoài sau (Tổ chức Thƣơng mại Thế giới (WTO)).
Khi soạn thảo và ban hành văn bản ngồi việc phải đảm bảo nội dung, thì