Tổng giám đốc Công ty, Giám đốc điều hành các đơn vị trực thuộc, tổ chức xây dựng các định mức kinh tế kỹ thuật trình Hội đồng quản trị phê duyệt. Việc quản lý, hạch toán và xây dựng định mức được quy định cụ thể như sau:
1. Chi phí nguyên vật liệu, nhiên liệu, động lực... (sau đây gọi tắt là chi phí vật tư), phải được quản lý chặt chẽ ở tất cả các khâu:
a. Định mức tiêu hao vật tư: Bộ phận định mức và công nghệ căn cứ vào quy trình cơng nghệ và tình hình tiêu hao thực tế vật tư của Cơng ty để xây dựng định mức tiêu hao vật tư và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc Cơng ty về tính chính xác của các định mức đó.
b. Bộ phận này có trách nhiệm thường xuyên theo dõi, kiểm tra, phân tích tình hình tiêu hao vật tư thực tế để báo cáo Tổng giám đốc có biện pháp điều chỉnh kịp thời. Đồng thời đề xuất kịp thời biểu dương khen thưởng các trường hợp tiết kiệm vật tư và chi phí khác. Mức khen thưởng do tiết kiệm vật tư và chi phí khác thực hiện theo quy chế thưởng tiết kiệm vật tư, mức thưởng do Tổng giám đốc quyết định nhưng tối đa không vượt quá 50% giá trị làm lợi, nguồn tiền thưởng được trích từ nguồn lợi do tiết kiệm vật tư mang lại. Ngược lại nếu làm thiệt hại
27
khơng có lý do chính đáng thì phải bồi thường, mức bồi thường cụ thể (bao gồm mức bồi thường và mức phạt) do Hội đồng kỷ luật đơn vị trực thuộc Cơng ty xem xét trình Tổng giám đốc duyệt nhưng không thấp hơn 100% giá trị thiệt hại.
2. Hàng tháng, hàng quý căn cứ trên định mức tiêu hao vật tư đã được Tổng giám đốc Công ty duyệt và sản lượng nhập kho đã được KCS, ISO kiểm tra xác nhận, các đơn vị có trách nhiệm quyết tốn vật tư với Phịng tài chính-Kế tốn. Mọi trường hợp tiêu hao thừa, thiếu đều phải có giải trình ngun nhân cụ thể.
3. Chất lượng vật tư, hàng hoá, sản phẩm: Đơn vị quản lý chất lượng theo ISO có trách nhiệm kiểm tra chất lượng vật tư, hàng hoá, thành phẩm trước khi nhập kho và xuất bán. Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc Công ty về chữ ký kiểm tra chất lượng của mình trên sản phẩm đó. Nếu sai sót thì phải chịu trách nhiệm đền bù vật chất với mức bồi thường được quy định trong trường hợp người sử dụng hàng hoá, nguyên liệu vật liệu gây thiệt hại.
4. Hàng quý bộ phận định mức - cơng nghệ các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm kết hợp với phịng Tài chính-Kế tốn, Phịng kinh doanh, Phịng Hành chính-Nhân sự, Đội vận chuyển, xưởng sửa chữa rà sốt lại tồn bộ mức tiêu hao vật tư và làm rõ:
a. Mức tiêu hao thực tế so với mức tiêu hao định mức. b. Tổng mức tiêu hao và tổng mức chênh lệch.
c. Phân tích đánh giá tình hình quản lý và sử dụng hàng hố , nguyên nhiên vật liệu, xác định rõ nguyên nhân (tăng, giảm) so với định mức, kiến nghị biện pháp xử lý.
5. Giá hàng hoá, nguyên nhiên vật liệu : Thực hiện chào hàng cạnh tranh để chọn mua hàng hoá, nguyên nhiện vật liệu.
a. Giá hàng hoá, nguyên nhiên vật liệu dùng để hạch tốn và xác định chi phí hàng hố, nguyên nhiên vật liệu thực tế gồm:
b. Giá phải thanh toán ghi trên hoá đơn của người bán hàng, hoặc nếu là vật tư nhập khẩu bằng ngoại tệ thì quy đổi VNĐ theo tỷ giá công bố của ngân hàng Nhà nước tại thời điểm nhập, cộng với thuế nhập khẩu, các khoản phụ thu (nếu có).
c. Chi phí thu mua: Chi phí vận chuyển, phí bốc xếp, phí bảo quản, phí bảo hiểm, phí hao hụt hợp lý trên đường đi, tiền thuê kho bãi, phí gia cơng trước khi nhập kho (nếu có), phí tái chế, các khoản chi phí cần thiết khác phát sinh khi nhận hàng.
28
d. Giá vật tư tự chế bao gồm: giá vật tư thực tế xuất kho cộng chi phí phát sinh thực tế trong quá trình tự chế.
đ. Giá vật tư thuê ngồi gia cơng chế biến: Giá vật tư thực tế đem gia cơng, cộng chi phí gia cơng, chi phí vận chuyển bốc dỡ, phí bảo hiểm và tiền trả cho người gia công.
g. Giá vật tư tồn kho: là giá vật tư thực tế tồn kho.
Tất cả giá các loại vật tư, gia cơng chế biến trên đều phải có chứng từ hợp lý, hợp lệ theo quy định của Bộ Tài chính. Trường hợp bất đắc dĩ phải mua hàng của cơ sở trực tiếp sản xuất, buôn bán không có hố đơn theo quy định của Bộ Tài chính, thì người mua hàng phải ghi rõ ràng tên, địa chỉ của người bán, cơ sở bán, số lượng, thành tiền được thể hiện thông qua hợp đồng dân sự và người mua hàng phải chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc Cơng ty và pháp luật về tính trung thực của chứng từ đó.
6. Quản lý cơng cụ dụng cụ sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh gồm: Khuôn mẫu, giá đựng, bàn ghế, dụng cụ đồ nghề sửa chữa, máy tính, máy tính cầm tay, trang thiết bị... (dưới đây gọi tắt là công cụ):
a. Đối với các đơn vị trực thuộc Công ty khi được giao quản lý, sử dụng cơng cụ thì đơn vị phải mở sổ theo dõi chi tiết cấp phát, theo mẫu thống nhất do Phịng Tài chính - kế tốn hướng dẫn. Sử dụng đúng tính năng kỹ thuật của công cụ. Khi làm mất đơn vị và cá nhân trực tiếp liên quan có trách nhiệm liên đới trong việc bồi thường.
b. Đối với phịng TCKT: Có trách nhiệm mở sổ theo dõi cấp phát cho từng đơn vị, cá nhân. Căn cứ vào thời gian sử dụng và giá trị công cụ để phân bổ vào các khoản chi phí trong kỳ sản xuất cho hợp lý. Tổ chức kiểm kê cuối năm.
7. Giá trị tiêu hao thực tế: Sau khi trừ tiền đền bù của cá nhân hoặc tập thể gây ra tiêu hao vật tư vượt định mức và trị giá phế liệu thu hồi (nếu có), phần cịn lại được hạch tốn vào chi phí vật tư.