1. Đối với các khoản chi cơng tác phí được quy định như sau:
a. Tất cả các CBCNV hưởng lương và thù lao của Công ty, khi đi công tác phục vụ cho mục đích sản xuất kinh doanh của Công ty tại các tỉnh phải nghỉ lại qua đêm, nhưng có khoảng thời gian cơng tác liên tục từ 08 giờ trở lên, theo lệnh điều động của đơn vị trực thuộc, Công ty đều được hưởng phụ cấp cơng tác phí và thanh tốn tiền vé tàu xe (nếu đi bằng xe ngoài). Các trường hợp đi công tác về ngay trong ngày, khơng được hưởng phụ cấp cơng tác phí. Cơng tác phí là khoản chi phí để trả cho người đi cơng tác trong nước, bao gồm : Chi phí đi lại, phụ cấp lưu trú, tiền thuê phòng nghỉ nơi đến công tác, cước hành lý và tài liệu mang theo để làm việc ( nếu có );
Thời gian được hưởng cơng tác phí là thời gian cơng tác thực tế theo sự phân cơng của người có thẩm quyền cử đi cơng tác hoặc giấy mời tham dự đồn cơng tác ( bao gồm cả ngày nghỉ, lễ, tết theo lịch trình cơng tác, thời gian đi đường )
b. Phụ cấp cơng tác phí cho người đi cơng tác dùng để thanh toán tiền lưu trú qua đêm, hỗ trợ thêm tiền ăn trong quá trình cơng tác.
c. Mức phụ cấp cơng tác phí cho một người đi cơng tác trong một ngày đêm (24 giờ) là 300.000 đồng/ngày/người. Điều này có nghĩa là Cơng ty sẽ khơng thanh
33
tốn cho các chứng từ chi về tiền lưu trú qua đêm (tiền thuê nhà nghỉ, khách sạn), tiền ăn và tiền bồi dưỡng làm thêm giờ trong thời gian đi công tác.
Mức phụ cấp này có thể được thay đổi vào tháng đầu của năm sau cho phù hợp với tình hình giá cả thực tiễn và tình hình tài chính của Cơng ty, theo đề nghị của Kế toán trưởng và được thực hiện bằng một quyết định của Tổng giám đốc.
d. Đối với đồn cơng tác gồm nhiều người thì người có chức vụ cao nhất sẽ cử ra một người hoặc chính người đó đứng ra ứng tiền và có trách nhiệm thanh tốn cuối cùng. Người đại diện thanh tốn cho cả đồn có trách nhiệm thanh tốn lại cho từng thành viên trong đoàn, kể cả trường hợp phụ cấp không đủ hoặc thừa không chi hết.
e. Công ty sẽ từ chối thanh tốn cho các hồ sơ thanh tốn cơng tác phí, mà nhiều người cùng đứng ra thanh tốn cho cùng một đồn, của một lần đi công tác.
f. Hồ sơ thanh tốn cơng tác phí gồm:
Giấy đi đường của Công ty cấp do Tổng giám đốc ký: trên giấy đi đường phải có dấu và chữ ký xác nhận của nơi đến công tác, xác nhận số ngày đi công tác về của Trưởng đơn vị có người được cử đi cơng tác, Phịng kế toán kiểm tra xác nhận số ngày được thanh tốn cơng tác phí và trình Tổng giám đốc ký duyệt.
- Vé tàu, xe (nếu đi bằng phương tiện công cộng); - Giấy đề nghị thanh tốn theo mẫu của Cơng ty.
- Các chứng từ chi tiêu ngồi phụ cấp cơng tác phí (nếu có).
g. Những chức danh sau đây:
- Chủ tịch HĐQT - Thành viên HĐQT. - Ban kiểm soát - Tổng giám đốc - Phó Tổng Giám đốc - Kế tốn trưởng Cơng ty
Khi đi công tác phục vụ cho mục đích sản xuất kinh doanh của Cơng ty, thì được thanh tốn riêng tiền lưu trú qua đêm theo hố đơn thực tế, với mức giá khơng vượt quá 1.000.000 đồng/người/ngày-đêm nếu đi công tác một người ; trường hợp
34
nếu đi cơng tác hai người trở lên thì được tính 02 người cùng giới một phịng. Tiền phụ cấp cơng tác phí 01 ngày là 800.000 đồng/ người/ngày-đêm; Điều này có nghĩa là Công ty sẽ khơng thanh tốn cho các chứng từ chi về tiền lưu trú qua đêm (tiền thuê nhà nghỉ, khách sạn), tiền ăn và tiền bồi dưỡng làm thêm giờ trong thời gian đi công tác. Trong trường hợp đặc biệt chi phí phát sinh ngồi dự kiến thì Người đi cơng tác có thể xin ý kiến của Chủ tịch HĐQT hoặc Tổng giám đốc để xử lý từng trường hợp cụ thể.
h. Các chức danh còn lại :
- Kế toán trưởng đơn vị trực thuộc Cơng ty: Khi đi cơng tác thì được thanh tốn riêng tiền lưu trú qua đêm theo hoá đơn thực tế với mức giá không vượt quá 500.000 đồng/người/ngày-đêm cho một người nếu đi cơng tác một mình; Trường hợp nếu đi cơng tác hai người trở lên thì được tính 02 người cùng giới một phịng. Tiền phụ cấp cơng tác phí 01 ngày là 200.000 đồng/ngày/người; điều này có nghĩa là Cơng ty sẽ khơng thanh tốn tiền bồi dưỡng làm thêm giờ trong thời gian đi cơng tác.
- Trưởng, phó các đơn vị Phịng, Ban, Phân xưởng: Khi đi cơng tác thì được thanh toán riêng tiền lưu trú qua đêm theo hoá đơn thực tế với mức giá khơng vượt q 500.000/phịng/ngày-đêm cho một người nếu đi cơng tác một mình; Trường hợp nếu đi cơng tác hai người trở lên thì được tính định mức 02 người cùng giới một phịng. Tiền phụ cấp cơng tác phí 01 ngày là 200.000 đồng/ngày/người; điều này có nghĩa là Công ty sẽ khơng thanh tốn tiền bồi dưỡng làm thêm giờ trong thời gian đi cơng tác.
- Ngồi ra các chức danh là cán bộ quản lý khác như: Nhân viên kế hoạch tiếp thị, kế toán, tổ chức, kỹ thuật, hành chính, lái xe... Khi đi cơng tác thì được quyền lựa chọn một trong các hình thức thanh tốn:
o Thanh toán theo định mức phụ cấp cơng tác phí quy định tại mục c điểm 1 như trên (200.000 đồng/người/ngày).
o Hoặc thanh toán riêng tiền lưu trú qua đêm theo hoá đơn thực tế, với mức giá khơng được vượt q 500.000 đồng/phịng/ngày-đêm cho một người. (ngoại trừ đi công tác tại Thành phố Hồ Chí Minh, Huế, Đà Nẵng, Hà Nội thì mức khống chế tiền lưu trú qua đêm tối đa là 700.000 đồng/phịng/ngày-đêm); Trường hợp nếu đi cơng tác hai người trở lên thì được tính định mức 02 người cùng giới một phịng. Tiền phụ cấp cơng tác phí 01 ngày là 350.000 đồng/ngày/người; điều này có nghĩa
35
là Công ty sẽ khơng thanh tốn tiền bồi dưỡng làm thêm giờ trong thời gian đi công tác.
i. Đối với các trường hợp đi cơng tác được các đơn vị bạn đón tiếp, bố trí nơi ngủ khơng phải th phịng trọ, khách sạn thì chỉ được thanh tốn tiền phụ cấp cơng tác phí, mà khơng được thanh tốn tiền lưu trú qua đêm.
j. Chi phụ cấp giao dịch, đi lại để liên hệ công tác: Đối với CBCNV của Công ty thường xuyên giao dịch công tác bằng phương tiện cá nhân như Cung ứng vật tư, kế tốn ngân hàng, văn thư,... có số lần đi lại > 15 lần trong một tháng thì được phụ cấp tiền giao dịch cơng tác, tiền hao mịn xe, tiền gửi xe và tiền xăng xe là 300.000 đồng/tháng. Những người này phải được Trưởng đơn vị đề nghị Tổng giám đốc quyết định.
k. Chi phụ cấp xăng xe đi làm bằng phương tiện cá nhân: Tuỳ theo điều kiện và kết quả kinh doanh hàng năm. Cơng ty có thể trợ cấp cho các CBCNV Cơng ty, nếu sử dụng phương tiện cá nhân để đi làm việc hàng ngày đến Cơng ty hoặc đến điểm xe đón cơng nhân cách nơi ở từ 10 km trở lên, mức phụ cấp không quá 200.000 đồng/tháng. Những người này phải được Trưởng đơn vị phụ trách trực tiếp lập danh sách đề nghị Tổng giám đốc quyết định.
l) Chi phụ cấp xăng xe và hao mòn phương tiện cá nhân đi công tác : Đối với CBCNV do khơng bố trí được xe ơ tơ khi đi cơng tác, nhưng nếu đi công tác tự túc bằng phương tiện cá nhân của mình thì được thanh tốn khoản tiền tự túc phương tiện bằng 0,2 lít xăng/km tính theo khoảng cách thực tế ( có thể tra cứu cự ly tương đối bằng Google Map ) và giá xăng tại thời điểm đi công tác nhân với số lần đi công tác bằng phương tiện cá nhân;
2. Chi phí tiếp tân, khánh tiết, hội họp, tiếp khách, giao dịch đối ngoại (bao gồm cả các khoản chi hoa hồng, quảng cáo, khuyến mãi)... Các khoản chi này phải có chứng từ hợp lý, hợp lệ và phải gắn với kết quả sản xuất kinh doanh. Tất cả những khoản chi phí này và các khoản chi phí khác có liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hố, dịch vụ được khống chế tối đa khơng q 10% tổng số các khoản chi phí hợp lý theo luật thuế thu nhập doanh nghiệp.
Điều 32: Các khoản chi khơng được tính vào chi phí hoạt động kinh doanh
1. Các khoản đã được tính vào chi phí hoạt động tài chính và chi phí khác quy định tại Điều 21; 22 của Quy chế này.
36
2. Các khoản thiệt hại đã được Chính phủ tài trợ hoặc các khoản đã được bồi thường;
3. Các khoản chi do các nguồn kinh phí khác đài thọ;
4. Các khoản chi khơng liên quan đến doanh thu, đầu tư xây dựng cơ bản. 5. Các khoản tiền phạt vi phạm hành chính, nợ vay quá hạn.
6. Các khoản trích trước vào chi phí mà thực tế khơng chi hết như: chi phí sửa chữa tài sản cố định; phí bảo hành sản phẩm hàng hố và các khoản trích trước khác.
7. Tiền lương, tiền công của Công ty không thực hiện đúng chế độ hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật về lao động, trừ trường hợp thuê mướn lao động theo vụ việc.
8. Tiền thù lao trả cho các thành viên hội đồng quản trị của Công ty không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh của công ty.
Điều 33: Tính giá thành sản phẩm dịch vụ
Tuỳ theo quy trình cơng nghệ và điều kiện sản xuất kinh doanh, Công ty tự chọn đối tượng và phương pháp phù hợp để tính giá thành sản phẩm. Doanh nghiệp cần quan tâm tới giảm chi phí, giảm giá thành sản phẩm để đạt kế hoạch tiêu thụ sản phẩm và thu hồi vốn nhanh, gia tăng lợi nhuận.
Mục III : LỢI NHUẬN VÀ TRÍCH LẬP CÁC QUỸ
Điều 34: Lợi nhuận
Lợi nhuận của Công ty gồm :
1. Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh: là khoản chênh lệch giữa tổng doanh thu từ hoạt động kinh doanh với tổng chi phí từ hoạt động kinh doanh của Công ty;
2. Lợi nhuận từ hoạt động tài chính: là khoản chênh lệch giữa tổng doanh thu hoạt động tài chính với chi phí hoạt động tài chính của Cơng ty.
3. Lợi nhuận khác: là khoản chênh lệch giữa tổng doanh thu khác với tổng chi phí khác của Cơng ty;
37
Điều 35: Phân phối lợi nhuận và trích lập các quỹ
Ý nghĩa của việc trích lập các quỹ : là khoản tiền từ lợi nhuận để lại nhằm tạo điều kiện cho người lao động có mức thu nhập tối thiểu khi có tác động tiêu cực tới cuộc sống. Đối với doanh nghiệp thì chủ động mở rộng sản xuất kinh doanh, cải thiện điều kiện làm việc, dự phòng những rủi ro, tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, đình cơng, chiến tranh, hoả hoạn, và các sự kiện bất khả kháng khác theo quy định của pháp luật.
Lợi nhuận sau thuế của Công ty là khoản lợi nhuận còn lại sau khi bù đắp lỗ năm trước theo quy định các khoản được trừ trước khi tính thuế TNDN, khoản thuế thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp, phần lợi nhuận còn lại được phân phối theo thứ tự như sau:
1. Bù đắp khoản lỗ của các năm trước đã hết thời hạn được trừ vào lợi nhuận trước thuế theo quy định của Luật thuế TNDN hiện hành.
2. Trừ các khoản tiền phạt vi phạm pháp luật thuộc trách nhiệm của Cơng ty ; 3. Trừ các khoản chi phí thực tế đã chi nhưng khơng được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế;
4. Chia lãi cho các bên góp vốn liên kết theo quy định của hợp đồng kinh tế đã ký kết (nếu có);
5. Chia cổ tức cho cổ đông hiện hữu theo Nghị quyết, Quyết định của ĐHĐCĐ ;
6. Lợi nhuận còn lại sau khi trừ các khoản quy định tại Khoản 1, Khoản 2 Khoản 3, Khoản 4, Khoản 5 Điều này được phân phối theo thứ tự như sau:
a) Trích tối đa 20% của lợi nhuận còn lại vào quỹ đầu tư phát triển ( TK41401)
Nguồn thu : Quỹ đầu tư phát triển được trích lập từ lợi nhuận sau thuế thu
nhập doanh nghiệp. Tỷ lệ cụ thể từng năm theo Nghị quyết, Quyết định của Đại hội đồng cổ đông ( ĐHĐCĐ ).
- Các khoản thu khác theo quy định của pháp luật.
38
- Được sử dụng vào việc đầu tư mở rộng quy mô sản xuất, kinh doanh hoặc đầu tư chiều sâu của doanh nghiệp như đổi mới công nghệ sản xuất, áp dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý, dự báo;
- Bổ sung vốn điều lệ cho doanh nghiệp từ nguồn Quỹ đầu tư phát triển ; - Phát hành thêm cổ phiếu từ nguồn Quỹ đầu tư phát triển
b) Trích quỹ khen thưởng (TK3531), quỹ phúc lợi (TK3532). Trong đó :
- Đối với quỹ khen thưởng trích tối đa : 2 tháng lương bình quân thu nhập thực tế/ một lần trích.
- Đối với quỹ phúc lợi trích tối đa : 1 tháng lương bình quân thu nhập thực tế/ một lần trích.
Cơ sở trích : Quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi được trích từ lợi nhuận sau thuế TNDN của doanh nghiệp để dùng cho cơng tác khen thưởng, khuyến khích lợi ích vật chất, phục vụ nhu cầu phúc lợi công cộng, cải thiện và nâng cao đời sống vật chất, tinh thần của người lao động.
c) Việc trích lập và sử dụng quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi và quỹ thưởng ban quản lý điều hành cơng ty phải theo chính sách tài chính hiện hành và Nghị quyết, Quyết định của Đại hội đồng cổ đông ( ĐHĐCĐ ). Quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi phải được hạch toán chi tiết theo từng loại quỹ. Đầu tư, mua sắm TSCĐ bằng quỹ phúc lợi cho nhu cầu văn hóa, phúc lợi của Người lao động trong doanh nghiệp
d) Quỹ thưởng ban quản lý điều hành cơng ty ( TK3534 ): Trích thưởng theo Nghị quyết, quyết định của Đại hội đồng cổ đông về phần vượt kế hoạch lợi nhuận hằng năm.
đ) Quỹ dự phòng về tiền lương, tiền công (TK41801) : Trích tối đa là 3 tháng lương bình quân thu nhập thực tế/ một lần trích.
Cơ sở trích và chi : Quỹ dự phịng về tiền lương, tiền cơng được trích từ lợi nhuận sau thuế TNDN của doanh nghiệp dùng để bù đắp cho phần thu nhập sụt giảm của người lao động do ảnh hưởng của thiên tai, dịch bệnh, chiến tranh, đình cơng, sa thải, giảm giờ làm và những sự kiện bất khả kháng theo quy định của pháp luật. Tỷ lệ trích lập có thể thay đổi theo Nghị quyết, Quyết định của Đại hội đồng cổ đông ( ĐHĐCĐ ).
39
e) Trích các quỹ khác thuộc vốn CSH-Các khoản dự phịng khác (TK41802) : Trích tối đa 10% của lợi nhuận còn lại vào quỹ các khoản dự phòng
khác
Nguồn thu : Quỹ các khoản dự phòng khác được trích lập từ lợi nhuận sau
thuế thu nhập doanh nghiệp.
Cơ sở trích và chi : Các khoản dự phịng khác được hình thành từ lợi nhuận sau thuế TNDN, các khoản dự phòng này dùng để hỗ trợ một phần chi phí tài chính cho cơng ty cùng với việc Hỗ trợ lãi vay của Nhà nước cho doanh nghiệp thơng qua tổ chức tín dụng. Mức hỗ trợ lãi suất cho doanh nghiệp tuỳ theo tình hình cụ thể để có mức hỗ trợ lãi suất cho phù hợp do ảnh hưởng của thiên tai, dịch bệnh, chiến tranh, đình cơng, sa thải, giảm giờ làm và những sự kiện bất khả kháng theo quy định của pháp luật. Tỷ lệ trích lập có thể thay đổi theo theo Nghị quyết, Quyết định của Đại hội đồng cổ đông ( ĐHĐCĐ );
2. Quỹ khen thưởng được sử dụng: (TK3531)
a. Thưởng cuối năm hoặc thường kỳ trên cơ sở năng suất lao động và thành tích cơng tác của người quản lý và người lao động trong Công ty;
b. Thưởng đột xuất cho những cá nhân, tập thể trong Công ty;
c. Thưởng cho các đề tài lao động sáng tạo, các sáng kiến cải tiến mang lại