Hỡnh thức kế toỏn mà Cụng ty TNHH Thƣơng Mại Dịch Vụ Và Thiết Bị Y Tế T&C là hỡnh thức “Nhật ký chung”. Phục vụ cho cụng tỏ c kế toỏn bỏn hàng và xỏc định kết quả kinh doanh, kế toỏn cụng ty sử dụng cỏc loại sổ sỏch sau:
- Sổ Nhật k ý chung: đƣợ c kế toỏn ghi hàng ngà y. Kế toỏn căn cứ vào cỏc chứng từ đƣợc dựng làm căn cứ ghi sổ để hạch toỏn.
- Sổ cỏi cỏc t ài khoản 156, 632, 511, 131, 642, 911, 421 đƣợc ghi vào Chứng từ gốc Chứng từ gốc Sổ nhật ký chung Sổ cỏi Bảng cõn đối số phỏt sinh
Bỏo cỏo tài chớnh Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Nhật ký đặc biệt Ghi hà ng ngày
Ghi cuối thỏng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu
2.2. Thực trạng cụng tỏc kế toỏn bỏn hàng và xỏc định kết quả kinh doanh tại cụng ty TNHH Thƣơng Mại Dịch Vụ Và Thiết Bị Y Tế T&C tại cụng ty TNHH Thƣơng Mại Dịch Vụ Và Thiết Bị Y Tế T&C
2.2.1 Đặc điểm hoạt động bỏn hàng của cụng ty
Do sự đa dạng của nền kinh tế thị trƣờng, quỏ trỡnh tiờu thụ hàng húa ở Cụng ty cũng rất đa dạng. Nú tuỳ thuộc vào hỡnh thỏi thực hiện giỏ trị hàng húa cũng nhƣ đặc điểm vận động của hàng hoỏ. Hiện nay, để đỏp ứng từng loại khỏch hàng với những hỡnh thức mua khỏc nhau, doanh nghiệp ỏp dụng 4 hỡnh thức bỏn hàng là: bỏn buụn, bỏn lẻ, bỏn hàng đại lý và bỏn hàng trả chậm.
- Bỏn buụn: Với hỡnh thức bỏn hàng này việc bỏn hàng thụng qua cỏc hợp đồng kinh tế đƣợc ký kết giữa doanh nghiệp với cỏc tổ chức bỏn buụn. Đối tƣợng của bỏn buụn rất đa dạng: cú thể là doanh nghiệp thƣơng mại trong nƣớc hoặc cỏc cửa hàng…
Phƣơng thức bỏn hàng này chủ yếu là thanh toỏn bằng chuyển khoản. Khi bờn mua nhận đƣợc chấp nhận thanh toỏn hoặc thanh toỏn tiền ngay thỡ hàng hoỏ đƣợc xỏc định là tiờu t hụ.
Đối với hỡnh thức bỏn buụn ở cụng ty chủ yếu là hỡnh thức bỏn buụn qua kho. - Bỏn lẻ: Theo hỡnh thức này khỏch hàng đến mua hàng tại cửa hàng với giỏ cả do khỏch hàng thoả thuận với nhõn viờn bỏn hàng. Với hỡnh thức này nhõn viờn bỏn hàng trực tiếp thu tiền và giao hàng cho khỏch hàng và thanh toỏn chủ yếu bằng tiền mặt. Thời điểm xỏc định là tiờu thụ là thời điểm nhận đƣợc bỏo cỏo bỏn hàng của nhõn viờn bỏn hàng.
- Bỏn hàng đại lý:Theo hỡnh thức này cụng ty lập Phiếu xuất kho gửi hàng cho đại lý. Cỏc chi phớ liờn quan đến việc gửi hàng cụng ty chịu. Doanh thu đƣợc ghi nhận khi cú thụng bỏo của đại lý đó bỏn đƣợc hàng.
- Bỏn hàng trả chậm: Theo phƣơng thức này, khỏch hàng cú thể nợ một phần hoặc toàn bộ số hàng hoỏ. Cụng ty sẽ kớ hợp đồng mua để ràng b uộc với khỏch hàng về mặt phỏp lý. Khỏch hàng cú thể đặt hàng qua điện thoại, em ail,.. cụng t y s ẽ x em xột cỏc đơn đặt hàng và t hoả thuận với khỏch hàng sau Trong 4 hỡnh thức trờn thỡ hỡnh thức chủ yếu mà cụng ty ỏp dụng là bỏn hàng trả chậm.
2.2.2 Chứng từ và tài khoản sử dụng
Căn cứ vào quy mụ, điều kiện hoạt động của cụng ty, hiện nay cụng ty đang ỏp dụng hệ thống tài khoản kế toỏn theo quyết định số 48/2006/ QĐ -BTC của Bộ tài chớnh ban hành ngày 14 thỏng 09 năm 2006. Hệ thống tài khoản đƣợc sắp xếp theo nguyờn tắc cõn đối giữa giỏ trị tài sản và nguồn hỡnh thành tài sản phự hợp với cỏc chỉ tiờu phản ỏnh trờn bỏo cỏo tài chớnh. Cỏc tài khoản đƣợc mó húa thuận lợi cho việc hạch toỏn xử lý thụng tin cũng nhƣ thu thập thụng tin của cụng ty.
Do đặc điểm là doanh nghiệp thƣơng mại nờn cỏc tài khoản mà cụng t y hay sử dụng là cỏc tài khoản phản ỏnh doanh thu, thu nhập, chi phớ và xỏc định kết quả kinh doanh nhƣ: TK 511, TK 521, TK 632, TK 642, TK 911, TK 421. Bờn cạnh đú, cụng ty cũn hay sử dụng cỏc tài khoản phản ỏnh cụng nợ phải thu, phải trả nhƣ: TK 131, TK 331. Cỏc tài khoản cụng nợ này đƣợc chi tiết cho từng đối tƣợng khỏch hàng và từng nhà cung cấp.
Cỏc chứng từ cụng ty sử dụng bao gồm: - Phi ếu xuất kho
- Giấ y bỏo nợ
- Giấ y bỏo cú của ngõn hàng
2.2.3. Kế toỏn xuất kho vật tƣ, hàng hoỏ
2.2.3.1. Chứng từ và trỡnh tự luõn chuyển chứng từ
Kế toỏn sử dụng cỏc chứng từ sau: - Húa đơ n GTGT
- Phi ếu xuất kho