Công ty Sứ gốm Thanh Hà - Phú Thọ là một doanh nghiệp nhà nước thuộc Sở công nghiệp tỉnh Phú Thọ với bộ máy quản lý gồm đội ngũ các cán bộ có năng lực giữ vai trị chủ chốt, điều hành tồn bộ q trình hoạt động của cơng ty, một bộ máy quản lý năng động và có hiệu quả. Vì vậy mơ hình tổ chức quản lý của công ty khái quát bằng sơ đồ 2.2.
Sơ đồ 2.1: SƠ ĐỒ QUY TRÌNH SẢN XUẤT CỦA CƠNG TY
Ngun liệu thơ đất sét
Nguyên liệu dẻo cao lanh Bột trường Thạch mịn Tuyển chọn, cân đong Tuyển chọn, phơi sấy Lọc lắng ép Nghiền mịn
40
Sơ đồ 2.2:
Sơ đồ tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của cơng ty
GIÁM ĐỐC CƠNG TY
Phó giám đốc sản xuất
Phó giám đốc kinh doanh
Mỗi bộ phận đều có chức năng cụ thể nhƣ sau:
- Giám đốc cơng ty: Là người có quyền hành cao nhất, có nhiệm vụ quản lý tồn diện, chịu mọi trách nhiệm với Nhà nước, với tập thể cán bộ công nhân viên của công ty trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh.
- Phó giám đốc kinh doanh: Phụ trách tiêu thụ sản phẩm và chuẩn bị vật tư phục vụ sản xuất.
- Phó giám đốc sản xuất: Phụ trách trực tiếp sản xuất đảm bảo kế hoạch sản xuất và chất lƣợng sản phẩm.
- Phịng kinh doanh: Có nhiệm vụ cung ứng vật tư cho sản xuất và quản lý quá trình sử dụng vật tư, quản lý thành phẩm sản xuất ra. Ngoài ra hàng tháng, quý, năm phải lập kế hoạch sản xuất kinh doanh tiêu thụ sản phẩm.
- Phòng vật tư vận tải: Bộ phận này chịu trách nhiệm nghiên cứu thị trường mua nguyên vật liệu, số lượng, chất lượng, giá cả ...
- Phịng tài vụ: Có nhiệm vụ quản lý tài chính của cơng ty, quản lý mọi nguồn thu, chi hàng tháng, q, năm, tính tốn đầu ra, đầu vào của từng sản phẩm từ đó tính lƣơng thƣởng cho cán bộ công nhân viên. Đồng thời tổ chức thống kê ghi chép kiểm tra hoá đơn chứng từ đề xuất tổ chức quản lý, đảm bảo và phát huy vốn nâng cao hiệu quả kinh doanh thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nƣớc, trích lập các quỹ trong cơng ty.
- Phịng tổ chức hành chính: Quản lý tồn bộ lao động, trong cơng ty hàng tháng, q, năm có kế hoạch đào tào đạo bồi dưỡng, tuyển dụng, đề xuất bố trí các cán bộ cơng nhân viên chủ chốt. Ngồi ra cịn làm cơng tác chế độ chính sách và làm cơng tác hành chính của cơng ty.
Phòng kế hoạch lao động: Quản lý các thông tin dữ liệu sản lượng hàng ngày của từng đơn vị sản xuất, lượng tiêu thụ sản phẩm, giá thành vật tư, thiết bị sản phẩm.
Phịng kỹ thuật: Tổ chức tính tốn các định mức kỹ thuật nghiên cứu đổi mới nâng cao chất lượng sản phẩm và đưa ra các biện kỹ thuật góp phần giảm chi phí sản xuất sản phẩm.
Phòng KCS: Là phòng chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi giao sản phẩm cho khách hàng cũng như đưa sản phẩm vào nhập kho.
Nhƣ vậy cho thấy bộ máy quản lý của công ty tuân theo chế độ một thủ trƣởng chun mơn hố ngành nghề từ cơ quan cho đến các phòng ban, quyền hạn quản lý đƣợc phân chia rạch rịi khơng chồng chéo do vậy phát huy đƣợc trình độ chun mơn, tinh thần trách nhiệm và ý thức làm chủ tập thể của từng cán bộ quản lý. Bộ máy quản lý đƣợc tổ chức khá gọn nhẹ, phù hợp với cơ cấu tổ chức kinh doanh của Công ty.
2.1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy cơng tác kế tốn Cơng ty Sứ gồm Thanh Hà.
2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán.
Trong cơ cấu tổ chức của các doanh nghiệp không bao giờ thiếu bộ máy kế tốn, vì đây là bộ phận có liên quan trực tiếp đến sự tồn tại của doanh nghiệp. Kế tốn là cơng cụ phục vụ quản lý kinh tế gắn liền với hoạt động quản lý. Thông qua việc đo lường, tính tốn ghi chép, phân
loại tổng hợp các nghiệp vụ một cách đầy đủ kịp thời, chính xác về tình hình vận động của tài sản, vốn cơng ty trong q trình hoạt động sản xuất kinh doanh.
Công ty Sứ gốm Thanh Hà - Phú Thọ kế tốn ln là bộ phận đắc lực của giám đốc nó cung cấp về tình hình tài chính của Cơng ty, qua các cán bộ kế toán giúp giám đốc nắm được tình hình hoạt động của cơng ty để quyết định quản lý phối hợp cho cơng ty mình.
Phịng kế tốn của cơng ty có 6 người bao gồm. - Một kế tốn trưởng kiêm trưởng phịng tài vụ. - Và 5 nhân viên kế toán.
Trong quá trình hạch tốn của cơng ty, mỗi nhân viên kế toán chịu trách nhiệm một phần kế tốn cụ thể. Hiện nay cơng ty đang sử dụng hình thức tổ chức kế tốn "Nhật ký chứng từ".
Sơ đồ 2.3: SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TỐN CỦA CƠNG TY
Trong đó mỗi kế tốn có quyền hạn và trách nhiệm nhất định.
- Kế toán trưởng: Điều hành tồn bộ cơng tác kế tốn tại cơng ty chỉ đạo phối hợp thống nhất trong phịng tài chính kế tốn, giúp giám đốc trong các lĩnh vực quản lý kinh tế tồn bộ cơng ty như vốn... lập kế hoạch tài chính.
- Kế toán tổng hợp kiêm nguyên vật liệu, thanh tốn tiền mặt: Có nhiệm vụ tổng hợp chi phí phát sinh và tính giá thành sản phẩm, lập báo cáo tài chính tháng, quý, năm đối với nhà nƣớc và theo dõi giá trị
nguyên vật liệu nhập, xuất để lập chứng từ nhập xuất và tiến hành lập bảng phân bổ NVL và làm nhiệm vụ viết phiếu thu chi kế toán thanh toán nội bộ, lao động tiền lương và kế tốn ngân hàng. Có nhiệm vụ theo dõi các khoản thanh toán nội bộ giữa các đơn vị thành viên, theo dõi lượng tiền ở ngân hàng khi chuyển trả khách hàng cũng như tiền khách hàng trả qua ngân hàng, làm kế toán tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.
- Kế tốn TSCĐ - cơng nợ: Có trách nhiệm theo dõi sự tăng giảm để tính khấu hao tháng, q, năm sau đó lập bảng tính khấu hao.
- Kế toán tiêu thụ thành phẩm: Có trách nhiệm tập hợp phiếu bán hàng, hàng ngày xác định công nợ của các đối tượng mua hàng.
- Kế toán thành phẩm: Có nhiệm vụ ghi hố đơn nhập - xuất thành phẩm hàng ngày. 2.1.4.2. Hình thức kế tốn áp dụng. Kế toán trưởng Kế toán tiêu thụ thành phẩm Kế toán thanh toán nội bộ và kế toán NH- LĐTL Kế tốn TSCĐ cơng nợ Kế tốn thành phẩm Kế toán tổng hợp NVL, thanh toán tiền mặt
Do đặc điểm sản xuất của công ty, khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều trong kỳ hạch toán. Do vậy để phản ánh kịp thời đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và tạo điều kiện thuận lợi cho việc chi chép cũng như phù hợp với yêu cầu quản lý, cơng ty đã áp dụng hình thức "Nhật ký chứng từ ". (Sơ đồ 2.4)
2.1.4.3. Sổ sách kế toán.
Trong quá trình tiêu thụ kế tốn của Cơng ty sử dụng các sổ sau:
- Sổ chi tiết bán hàng: Phản ánh tình hình tiêu thụ từng loại mặt hàng sản phẩm, kế toán lập như sau:
Sơ đồ 2.4:
SƠ ĐỒ KẾ TỐN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHỨNG TỪ
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra.
SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG
Số CT Ngày Diễn giảI Xuất bán Doanh thu (Chưa có VAT) Thuế GTGT Tổng cộng Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Thẻ và số kế toán chi tiết Sổ cái
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết
Tổng cộng:
- Bảng kê chi tiết bán hàng: Dùng để thanh toán giữa doanh nghiệp với khách hàng, đối với khách hàng có quan hệ thường xuyên với doanh nghiệp thì mở riêng mỗi người một sổ. Đối với những người khơng có quan hệ thường xun mở chung trên một tờ sổ. Mỗi hoá đơn
chứng từ ghi trên một dòng được theo dõi từ khi phát sinh đến khi thanh toán. Sổ này giúp theo dõi chi tiết các khoản nợ của khách hàng từ đó có biện pháp giải quyết tránh bị chiếm dụng vốn.
- Bảng kê số 11: Sổ này dùng phản ánh tình hình thanh tốn giữa doanh nghiệp với người mua khơng theo dõi chi tiết từng hố đơn. Bảng kê này tạo điều kiện cho doanh nghiệp thấy tổng quát hơn tình hình cơng nợ đối với từng khách hàng. Đồng thời giúp cho việc so sánh đối chiếu số liệu với sổ sách kế tốn có liên quan.
- Nhật ký chứng từ số 8: Dùng để phản ánh tổng hợp tình hình tiêu thụ thu nhập kết quả và thanh tốn của doanh nghiệp. Cụ thể nó phản ánh giá thành thực tế của sản phẩm, hàng hố tiêu thụ, chi phí ngồi sản xuất, doanh thu tiêu thụ trong kỳ. Nhật ký chứng từ số 8 cho thấy tình hình sản xuất tiêu thụ của doanh nghiệp có hiệu quả hay khơng. Nó cung cấp số liệu tổng hợp để lập báo cáo kế toán về sản xuất tiêu thụ kết quả kinh doanh.
Số liệu NKCT số 8 dùng để ghi vào sổ cái.
2.2. THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KẾ TỐN TIÊU THỤ THÀNH PHẨM TẠI CÔNG TY. CÔNG TY.
Tiêu thụ sản phẩm là giai đoạn tiếp theo của quá trình sản xuất tiêu thụ sản phẩm có ý nghĩa quan trọng đối với sự phát triển của bất cứ một doanh nghiệp nào. Có thể nói tiêu thụ hay khơng tiêu thụ được sản phẩm sẽ quyết định đến sự tồn tại hay không tồn tại của doanh nghiệp.
Công ty Sứ gốm Thanh Hà nhận thức được tầm quan trọng của tiêu thụ đã có các chính sách hết sức linh hoạt, hợp lý.
Hiện nay công ty chỉ áp dụng duy nhất một phương thức bán hàng trực tiếp. Cơng ty hạch tốn hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính và nộp thuế theo phương pháp khấu trừ.
2.2.1. Với khách hàng.
Trong q trình tiêu thụ của Cơng ty có quan hệ với nhiều khách hàng. Vì việc phân loại khách hàng để có phương thức thanh tốn tiền hàng là cần thiết.
Đối với khách hàng thường xun có tín nhiệm với cơng ty thì có thể cho họ nợ lại để thanh toán sau theo hợp đồng mua bán, thống nhất về số lượng chất lượng, giá cả, hình thức thanh toán ...
Đối với khách hàng không thường xun hoặc khơng có tín nhiệm, trước khi lấy hàng phải thanh toán đầy đủ tiền hàng theo hoá đơn.
2.2.2. Về giá cả.
Để khuyến khích thu hút khách hàng, cơng ty có một số chính sách giá hết sức linh hoạt, giá bán đƣợc tính dựa trên giá cả thị trƣờng, đồng thời đƣợc dựa trên mối quan hệ giữa khách hàng với Công ty, cơng ty có khuyến mãi với khách hàng thƣờng xuyên mua hàng của công ty và mua với số lƣợng lớn.
2.2.3. Về phương thức giao hàng.
Hiện nay, hầu hết khách hàng đến công ty mua hàng cùng phương tiện vận chuyển của họ, việc giao hàng ngay tại kho thành phẩm của Công ty. Trường hợp khách hàng có u cầu vận chuyển thì cơng ty đáp ứng kịp thời.
2.2.4. Về phương thức thanh tốn.
Cơng ty sử dụng đa phương thức thanh toán, phụ thuộc vào khả năng thanh toán của khách hàng: Tiền mặt, séc chuyển khoản.
Việc thanh tốn có thể là thanh tốn ngay hoặc thanh tốn sau cơng ty ln tạo điều kiện cho khách hàng trong khâu thanh tốn đồng thời đảm bảo khơng gây thiệt hại cho doanh nghiệp.
Thanh tốn trả chậm tại cơng ty hiện nay chiếm tỷ trọng lớn nhƣng để quản lý các khoản phải thu trong hợp đồng kinh tế bao giờ cũng ghi rõ thời hạn thanh toán.
2.2.5. Kế toán tổng hợp tiêu thụ thành phẩm.
Để phản ánh tình hình tiêu thụ thành phẩm kế toán tiêu thụ sử dụng các tài khoản sau:
TK 51121: Doanh thu bán thành phẩm ốp lát TK 155: Thành phẩm
TK 632: Giá vốn hàng bán
TK 131: Phải thu của khách hàng TK 532: Giảm giá hàng bán
TK 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước. Và các tài khoản khác có liên quan: TK 641, TK 642
2.3. Kế toán chi tiết tiêu thụ thành phẩm.
2.3.1. Kế toán doanh thu bán hàng.
Doanh thu bán hàng là số tiền đã thu được hoặc phải thu tính theo giá bán của số sản phẩm hàng hoá dịch vụ đã được XĐ là tiêu thụ. Cơng ty áp dụng hình thức GTGT theo phương pháp khấu trừ do vậy doanh thu bán hàng không bao giờ gồm cả thuế GTGT. Để phản ánh doanh thu bán hàng công ty sử dụng những tài khoản sau:
TK 511 "Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ".
TK 131 "Phải thu của khách hàng".
TK này sử dụng đối với việc bán hàng mà khách hàng thanh toán sau.
- Sử dụng một số tài khoản liên quan như TK 111, 112, 113 ... (trường hợp bán thu tiền ngay).
Chứng từ chủ yếu của Công ty Sứ Gốm Thanh Hà sử dụng trong bán hàng là hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT (xem mẫu biểu 1). Hoá đơn GTGT là loại hoá đơn được sử dụng đối với các DN thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ khi bán hàng hố, dịch vụ. Hố đơn do Bộ tài chính phát hành, khi lập doanh nghiệp phải ghi đầy đủ các yếu tố quy định như giá bán (chưa thuế GTGT) Thuế GTGT tổng giá thanh tốn đã có thuế GTGT.
ỗi hố đơn có thể ghi cho nhiều loại thành phẩm. Trong thực tế công ty tiêu thụ 2 loại gạch: Gạch ốp lát, gạch a xít chịu lửa. Kế tốn thanh tốn thực hiện theo dõi tình hình bán hàng riêng cho hai hình thức bán thu tiền ngay và bán chịu. Song việc hạch toán tổng hợp giá thành thực tế xuất kho vào cuối quý ghi cho từng loại sản phẩm không phân chia việc thu tiền ngay và bán chịu.
Hoá đơn GTGT của cơng ty do Phịng tài chính lập và đƣợc ghi làm 3 liên.
Liên 1: Lưu tại gốc (Màu tím)
Liên 2: Giao cho khách hàng (Màu đỏ)
Liên 3: Làm căn cứ để thủ kho xuất hàng (Màu xanh).
* Mẫu biểu 1.
HỐ ĐƠN (GTGT)
Liên 3: Dùng để thanh tốn
Mẫu 01-GTGT-322 BC/99-B
N0: 77341 Ngày 06/02/2004
Đơn vị bán hàng: Công ty Sứ gốm Thanh Hà Địa chỉ:
Điện thoại:
Họ tên người mua: Nguyễn Văn Kiên Đơn vị: Cửa hàng Địa chỉ: Yên Bái Hình thức thanh tốn: Chưa thanh toán
Số TT Tên thành phẩm, hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Gạch ốp lát m2 320 38.500 12.320.000 Cộng tiền hàng
Thuế xuất 10% Tiền thuế GTGT
Tổng số tiền thanh toán
12.320.000 1.232.000
13.552.000
Số tiền viết bằng chữ: Mười ba triệu, năm trăm năm mươi hai ngàn đồng chẵn
NGƢỜI MUA HÀNG KẾ TOÁN TRƢỞNG THỦ TRƢỞNG
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Từ các hoá đơn GTGT kế toán tổng hợp vào sổ chi tiết bán hàng và bảng kê chi tiết bán hàng để theo dõi tình hình tiêu thụ thành phẩm của Cơng ty, theo dõi doanh thu đạt được khi tiêu thụ của thành phẩm theo dõi tình hình thanh tốn của người mua. Bảng kê chi tiết bán hàng được mở chi tiết cho từng khách hàng (mẫu biểu 2, 3).
Công ty áp dụng phương thức bán hàng trực tiếp (giao bán đại lý bán bn qua kho) vì vậy khi xuất hàng hố đem bán doanh thu được ghi nhận.
Căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán định khoản. - TH thanh toán ngay:
Nợ TK 111, 112 Có TK 511 Có TK 3331
- TH khách hàng chấp nhận thanh toán hoặc trả chậm. Nợ TK 131
Có TK 511 Có TK 3331
VD:
+ Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 77341 ngày 6/2/2004 kế toán định khoản: Nợ TK 131 13.552.000
Có TK 511 (51121) 12.320.000 Có TK 3331 1.232.000
Định khoản trên được phản ánh vào sổ chi tiết bán hàng (mẫu biểu 02) và bảng kê thi tiết bán hàng (mẫu biểu 03) cho anh Nguyễn Văn Kiên. Tương ứng với các cột ở sổ chi tiết bán hàng.
Doanh thu: 12.320.000 Thuế GTGT: 1.232.000 Tổng số tiền thanh toán 13.552.000
+ Hoá đơn GTGT số 002862 ngày 19/3/2004 chị Nguyễn Anh Thương mua gạch của Công ty và thanh toán tiền ngay. Kế toán lập