Đây là khâu quan trọng nhất của một quá trình bảo hiểm vì nó trực tiếp tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp. Mục đích của khâu này là tìm được khách hàng và thuyết phục họ ký hợp đồng, tăng doanh thu cho cơng ty. Nhưng vai trị quan trọng của khâu này khơng chỉ ở đó mà nó sẽ đảm bảo có số lượng lớn người tham gia, từ đó thực hiện được nguyên tắc số đông của bảo hiểm.
a. Tuyên truyền, quảng cáo, chủ động tiếp cận khách hàng
Khai thác viên cần xác định các khách hàng có thể tiếp cận và khai thác được để đạt hiệu quả cao. Đó là:
- Xác định khách hàng tiềm năng: ABIC là công ty bảo hiểm của ngân hàng AGRIBANK nên có hai nguồn khách hàng tiềm năng.
Luận văn tốt nghiệp GVHD: TS Hoàng Mạnh Cừ
Một là nguồn trực tiếp, do các cán bộ phòng Tài sản kỹ thuật khai thác:
thơng qua mối quan hệ cá nhân,gia đình bạn bè hàng xóm, đồng nghiệp cũ, các đồn thể..., thơng qua mối quan hệ của những người có ảnh hưởng, lãnh đạo chính quyền, thơng qua những nguồn thông tin sách báo, tài liệu tuyên truyền quảng cáo...
Hai là nguồn thông qua Ngân hàng AGRIBANK, khi khách hàng đến
vay vốn tại ngân hàng, để đảm bảo an toàn nguồn vốn, khách hàng phải mua bảo hiểm, và thường mua bảo hiểm ở công ty bảo hiểm thuộc ngân hàng mà mình vay vốn. Nếu khách hàng khơng đến vay, nhưng vẫn có hoạt đơng giao dịch tại ngân hàng thì nhân viên đầu mối ngân hàng sẽ có cơ hội tiếp cận xác định được tài sản có thể được bảo hiểm, từ đó thơng báo cho cán bộ bảo hiểm tìm hướng khai thác.
- Lập danh sách khách hàng dự kiến: Trên cơ sở việc xác định khách hàng tiềm năng, khai thác viên tiến hành lập danh sách khách hàng dự kiến sẽ tiếp cận, từ đó xác định nên gặp gỡ khách hàng nào trước,khách hàng nào sau, mục đích tiếp cận, cách thức tiếp cận. Cách thức tiếp cận tốt nhất là trực tiếp gặp gỡ khách hàng sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các tài liệu cần thiết và nắm bắt thông tin về khách hàng.
- Cán bộ khai thác tại ABIC trước khi tiếp cận khách hàng đã tìm hiểu các thơng tin như: tên, địa chỉ, điện thoại, ngành nghề kinh doanh, thời gian hoạt động, đối tượng tài sản có thể bảo hiểm, bộ phận hoặc cá nhân có quyền quyết định, chịu trách nhiệm vấn đề mua bảo hiểm, khả năng tiếp cận, xem xét trường hợp có phải thơng qua hình thức đấu thầu khơng.
- Những tài liệu cần chuẩn bị khi đến gặp khách hàng: Trên cơ sở những thông tin thu thập được về khách hàng, việc đánh giá đối tượng bảo hiểm, phân tích khả năng tiếp cận để có phương án tiếp cận hợp lý. Cán bộ khai thác chuẩn bị những tài liệu cần thiết để giới thiệu và tư vấn cho khách hàng: Quyển giới thiệu về cơng ty ABIC, tóm tắt về nghiệp vụ, quy tắc bảo hiểm dự kiến giới thiệu, bản copy một số hợp đồng bảo hiểm tài sản có giá trị lớn hoặc tương tự, chuẩn bị một số tỉ lệ phí dự kiến để chủ động khi khách hàng yêu cầu, Mẫu giấy yêu cầu bảo hiểm, điều tra rủi ro; Name card của khai thác viên, trên cơ sở thông tin của khách hàng cung cấp sau buổi gặp đầu tiên, khai thác viên phải tiếp tục bám sát khách hàng, chủ động liên hệ lại để kịp thời nắm bắt lại nhu cầu của khách hàng.
b. Đánh giá các yếu tố liên quan đến xác định phí
Khi nhận được yêu cầu bảo hiểm trực tiếp từ khách hàng, hoặc thông qua đại lý, hoặc thông qua mơi giới, hoặc qua các văn phịng đại diện, khai thác viên ABIC tiến hành thu thập những thông tin ban đầu, kiểm tra những thơng tin đó để có kế hoạch đánh giá rủi ro cụ thể. Để tiến hành đánh giá rủi ro tốt nhất là khai thác viên đến hiện trường quan sát, chụp ảnh, mô tả những yếu tố quan trọng, các điều kiện xung quanh, các nhân tố có thể ảnh hưởng đến việc tính tỉ lệ phí, cung cấp các thông tin qua bản điều tra rủi ro. Đối với các thông tin yêu cầu này phải được cung cấp đầy đủ và đúng sự thật.
Sau đó dựa vào bảng điều tra rủi ro cán bộ ABIC tiến hành các thỏa thuận với khách hàng, rồi tính phí bảo hiểm theo hướng dẫn trong quy tắc tính phí bảo hiểm rủi ro hỏa hoạn và các rủi ro đặc biệt tại ABIC. Tỷ lệ phí bảo hiểm, mức miễn thường được xác định theo từng đơn vị rủi ro.
c. Chào phí bảo hiểm và hướng dẫn khách hàng kê khai bảo hiểm.
Sau khi tính tốn tỉ lệ phí, xem xét tình hình cạnh tranh, khai thác viên thông báo cho khách hàng, báo cho cơng ty và chỉ chào phí khi có trả lời từ công ty.
Luận văn tốt nghiệp GVHD: TS Hồng Mạnh Cừ
Bản chào phí bảo hiểm được lập trên cơ sở có sự thoả thuận thống nhất giữa người được bảo hiểm hoặc môi giới và những quy định của cơng ty. Bản chào phí phải có đầy đủ các thông tin như : người được bảo hiểm, địa chỉ, ngành nghề sản xuất kinh doanh, tài sản được bảo hiểm, địa chỉ tài sản được bảo hiểm, điều kiện, điều khoản bảo hiểm, điều khoản thanh tốn phí.
Trường hợp khai thác viên khai thác trực tiếp, qua đại lí, qua mơi giới (chỉ là người giới thiệu) thì gửi bản chào phí trực tiếp đến khách hàng (bộ phận chịu trách nhiệm) có kèm theo quy tắc, các sửa đổi, bổ sung. Trường hợp khai thác thơng qua mơi giới thì gửi bản chào phí cho mơi giới.
Nếu sau khi gửi bản chào phí, khách hàng, mơi giới khơng chấp nhận, khai thác viên xem xét lại để gửi bản chào mới cho khách hàng, môi giới hoặc gửi thư từ chối nhận dịch vụ. Trường hợp khách hàng chấp nhận bản chào phí, khai thác viên hướng dẫn khách hàng kê khai giâý yêu cầu bảo hiểm chính thức, kê khai danh mục tài sản được bảo hiểm.
d. Hoàn tất hồ sơ bảo hiểm và theo dõi hồ sơ.
Cũng như các công ty bảo hiểm khác, hợp đồng bảo hiểm hỏa hoạn và các rủi ro đặc biệt của ABIC cũng bao gồm chứng từ sau: Giấy yêu cầu bảo hiểm; Giấy chứng nhận bảo hiểm; Thơng báo thu phí; Điều kiện, điều khoản sửa đổi bổ sung; Bảng danh mục tài sản bảo hiểm. Sau khi đã ký kết, giao cho khách hàng hợp đồng một bản chính, hợp đồng chính cịn lại sẽ được cán bộ nghiệp vụ theo dõi thường xuyên trong tủ hồ sơ.
Dưới đây là một số kết quả về hoạt động khai thác bảo hiểm hỏa hoạn và các rủi ro đặc biệt tại trụ sở chính CTCP bảo hiểm Ngân hàng Nơng nghiệp:
Bảng 2.3: Quy mơ khai thác bảo hiểm hỏa hoạn và các rủi ro đặc biệt tại ABIC.
Năm
Phí BH gốc Tr đồng 1.798 4.638 6.788 8.852
Tốc độ tăng trưởng phí % 157.95 46,36 30,4
Số đơn bảo hiểm Đơn 351 795 1.191 1.664
Lượng tăng đơn BH Đơn 444 396 473
Số tiền bảo hiểm Tỷ đồng 2.153,03 4.861,43 7.413,98 10.561,41
Luận văn tốt nghiệp GVHD: TS Hồng Mạnh Cừ
( Nguồn : Phịng tài sản kỹ thuật ABIC).
Những con số trên cho thấy doanh thu phí bảo hiểm hoả hoạn và các rủi ro đặc biệt tăng dần qua các năm, đặc biệt là năm 2009 tốc độ tăng cao 73,84% đạt doanh thu 4.638 triệu đồng tăng 1.970 triệu đồng so với năm 2008 (2.668 triệu đồng). Năm 2010 công tác khai thác nghiệp vụ này vẫn phát triển với doanh thu phí bảo hiểm gốc là 6.788 triệu đồng tăng 46,36 % so với năm trước. Đến năm 2011 tổng phí lên tới con số là 8.852 triệu đồng tăng 30,4 % so với năm 2010. Điều này đã thể hiện thế mạnh của nghiệp vụ bảo hiểm hỏa hoạn và các rủi ro đặc biệt, cho thấy rằng đây là một trong những nghiệp vụ được ưu tiên khai thác của công ty.
Số lượng đơn BH cấp hàng năm có xu hướng tăng khá đồng đều. Năm 2008 tuy nền kinh tế có nhiều biến động nhưng số đơn cấp ra cũng đạt 513 đơn, đến năm 2011 số lượng đơn BH đã tăng 224.36% lên đến 1.664 đơn. Có sự tăng vượt bậc như vậy là do hiệu lực của nghị 130 của Chính phủ quy định về chế độ bảo hiểm cháy nổ bắt buộc với cơ sở có nguy cơ cháy nổ cao. Tiếp theo đó là thơng tư 220/2010/TT-BTC quy định biểu phí tiêu chuẩn được áp dụng. Đồng thời hiệu quả quản lý của ABIC ngày càng chuyên nghiệp hơn.
STBH cũng có sự gia tăng, STBH bình qn một đơn cấp trong năm 2008 là 6.134 triệu đồng /1 đơn đến năm 2011 STBH bình quân là 6.347 triệu đồng. Tuy STBH bình qn có xu hướng tăng nhưng ta nhận thấy các doanh nghiệp tham gia BH tại ABIC chủ yếu là các doanh nghiệp có quy mơ vừa và nhỏ. Điều này có thể là do mặc dù biểu phí và hoa hồng bảo hiểm cháy nổ tự nguyện và bắt buộc được bộ Tài chính quy định thống nhất thêm vào đó các quy định nghiêm ngặt khiến cho tình trạng hạ phí tràn lan, mở rộng thêm điều kiện BH, tăng hoa hồng có dấu hiệu giảm đáng kể. Điều đó sẽ dẫn đến việc khách hàng khi tham gia BH cháy với STBH lớn thường rất ít vì số tiền họ bỏ ra thường nhiều mà hầu như số tiền đó họ thường cân nhắc để đầu tư vào các hoạt động khác.
Như vậy trong quá trình tiến hành khai thác nghiệp vụ BH hỏa hoạn và rủi ro đặc biệt, công ty đã có những thành cơng nhất định. Điều này cho thấy chất lượng phục vụ và uy tín của cơng ty đã được khách hàng chú ý, mức phí mà cơng ty áp dụng phù hợp với khả năng tài chính của các đơn vị, xí nghiệp. Đồng nghĩa với việc doanh thu, số lượng hợp đồng đang ngày càng gia tăng, kết quả khai thác đã được đánh giá thực hiện tương đối tốt ở ABIC.
Hiệu quả khai thác là một chỉ tiêu thống kê quan trọng dùng để đánh giá sự đóng góp của khâu khai thác trong việc tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp là cao hay thấp.
Chỉ tiêu này được tính như sau:
Kết quả khai thác = Hiệu quả khai thác Chi phí khai thác
Luận văn tốt nghiệp GVHD: TS Hoàng Mạnh Cừ
Bảng 2.4: Hiệu quả khai thác bảo hiểm hoả hoạn và các rủi ro đặc biệt tại ABIC
Năm
Chỉ tiêu Đơn vị 2008 2009 2010 2011
Doanh thu phí nghiệp vụ Triệu đồng 1.798 4.638 6.788 8.852
Tốc độ tăng % 157,95 46,36 30,4
Chi phí khai thác Triệu đồng 242 348 514 672
( Nguồn: Phòng bảo hiểm TSKT ABIC)
Từ bảng số liệu trên cho thấy: hiệu quả khai thác của nghiệp vụ bảo hiểm hoả hoạn và các rủi ro đặc biệt có xu hướng giảm. Năm 2008 là năm mà nền kinh tế thế giới cũng như nền kinh tế Việt Nam cực kỳ khó khăn. Nhưng hiệu quả khai thác của cơng ty lại đạt mức cao nhất 13,47 đ/đ. Tuy nhiên hiệu quả khai thác của cơng ty khơng duy trì được ở các năm tiếp theo mà lại có xu hướng giảm xuống. Có sự suy giảm này là do chi phí khai thác liên tục tăng cao do sự cạnh tranh giữa các công ty ngày càng khốc liệt và lạm phát tăng cao.