CHƯƠNG III QUY TRÌNH THỦ TỤC HẢI QUAN
3.2. Quy trình làm thủ tục hải quan
Chuẩn bị đầy đủ chứng từ bộ hải quan
Theo quy định tại khoản 2 điều 16 TT 38/2015 của Bộ Tài chính quy định về hồ sơ hải quan đối với hàng nhập khẩu, bộ chứng từ cần chuẩn bị để thông quan mặt hàng rong biển khô là:
Tờ khai hải quan
Hóa đơn thương mại ( Commercial invoice) Vận đơn (Bill of lading)
Tờ khai trị giá
Chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật
Lưu ý: Nộp giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật
Theo Quyết định số 2515/QĐ-BNN-BVTV ngày 29/06/2015 của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn mặt hàng “Rong biển” thuộc Danh mục vật thể thuộc diện kiểm dịch thực vật của Việt Nam. Theo đó để thơng qua lơ hàng doanh nghiệp cần liên hệ với Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn để tiến hành đăng ký kiểm dịch cho lơ hàng
Hình 1. Bảng mã HS của danh mục vật thể thuộc diện kiểm dịch thực vật của Việt Nam (Nguồn: Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn)
Thời gian đăng ký kiểm dịch thực vật:
Căn cứ vào Điều 10 Thông tư số 65/2012/TT-BNNPTNT của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Chủ vật thể hoặc người được chủ vật thể ủy quyền đăng ký kiểm dịch thực vật trước ít nhất 24 giờ với cơ quan kiểm dịch thực vật nơi gần nhất trước khi nhập khẩu vật thể.
Căn cứ vào Điều 12 Thông tư số 65/2012/TT-BNNPTNT của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, khi vật thể quá cảnh vào cửa khẩu đầu tiên của Việt Nam, chủ vật thể hoặc người được chủ vật thể ủy quyền phải đăng ký kiểm dịch thực vật trước ít nhất 24 giờ với cơ quan kiểm dịch thực vật nơi gần nhất.
Người khai hải quan phải khai báo đầy đủ các thông tin theo hướng dẫn tại Phụ lục I Ban hành kèm Thông tư số 39/2018/TT-BTC ngày 20/4/2018 Thay thế Phụ lục II Thông tư số 38/2015/TT-BTC.Dựa vào bộ chứng từ nhập khẩu nhập dữ liệu vào hệ thống hải quan điện tử VNACSS/VCIS cụ thể như sau:
Bước 1: Điền tất cả các thông tin ở tab thông tin chung
Mã loại hình: A11 –Vì mặt hàng của doanh nghiệp là kinh doanh tiêu dùng (hàng hóa làm thủ tục tại Chi cục hải quan cửa khẩu)
Cơ quan hải quan: CANGHPKVI - Chi cục HQ CK cảng Hải Phòng KV I
Mã bộ phận xử lý tờ khai: 00 – Đội thủ tục hàng hóa XNK.
Mã hiệu phương thức vận chuyển: 2 - Đường biển (container)
Các thông tin về đơn vị xuất nhập khẩu bao gồm thông tin công tin xuất khẩu, thông tin công ty nhập khẩu (tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế), Mã đại lý hải quan
Các thông tin vận đơn: Tổng trọng lượng hàng hóa, mã địa điểm lưu kho hàng chờ thông quan dự kiến, phương tiện vận chuyển, mã kết quả kiểm tra nội dung
Hình 2. Tờ khai nhập khẩu điện tử
Tại tab “Thông tin chung 2”: Khai báo các thơng tin về:
Hố đơn thương mại
Thuế và bảo lãnh
Thông tin vận chuyển
Tại tab “Danh sách hàng”:
Khai báo các thơng tin về thơng tin hàng hóa từ danh sách: Chỉ tiêu Trị giá tính thuế và Thuế suất nhập khẩu, Các chỉ tiêu về thuế suất và tiền thuế của các sắc thuế,...
Hình 3. Tờ khai hàng hóa nhập khẩu
Bước 2. Tiếp theo nút nghiệp vụ số 2 khai trước thơng tin tờ khai (IDA): Sau khi
hồn thành nhập liệu cho tờ khai và ghi lại sẽ tiếp tục bước này và hệ thống Hải quan sẽ kiểm tra dữ liệu và trả về các thơng tin mà hệ thống tính cho người khai.
Trường hợp 1: Nếu đồng ý với thơng tin tờ khai và tính thuế trả về từ Hệ thống của
Hải quan thì tiến hành bước nghiệp vụ tiếp theo.
Trường hợp 2: Nếu thấy nội dụng tờ khai trả về và kết quả tính thuế chưa phù hợp thì
lên hệ thơng của Hải quan để nhận kết quả mới trả về (Bước này có thể thực hiện lặp lại nhiều lần mà khơng giới hạn).Để sửa lại thơng tin thì người khai sẽ quay lại bước 1 “1.Lấy thông tin tờ khai từ Hải quan (IDB)” khi đó hệ thống sẽ tài về nội dung tờ khai đã khai để người khai có thể sửa lại thơng tin. Sau khi sửa và ghi lại thì lại tiếp tục thực hiện bước 2 “2.Khai trước thông tin tờ khai (IDA) ” và nhận kết quả thông tin tờ khai trả về từ Hải quan.
Bước 3. Nếu kiểm tra chắc chắn và đồng ý với thông tin tờ khai trả về từ hệ thống
hải quan, người khai tiến hành đăng ký chính thức tờ khai với cơ quan Hải quan, chọn mã nghiệp vụ thì thực hiện nút nghiệp vụ 3 “khai chính thức tờ khai (IDC)” và được hệ thống hải quan xử lý phân luồng.
Bước 4. Nút nghiệp vụ 4 “4.Lấy kết quả phân luồng, thông quan”
Phân luồng:
Trường hợp 1: Luồng xanh
Lô hàng được miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. Trường hợp này doanh nghiệp thực hiện tốt các quy định pháp luật của nhà nước về hải quan, doanh nghiệp được miễn kiểm tra chi tiết chứng từ và miễn kiểm chi tiết hàng hố của doanh nghiệp và được chấp nhận thơng quan từ nguồn thông tin khai hải quan điện tử.
Trường hợp 2: Luồng vàng: kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa
Trong trường hợp của doanh nghiệp hàng hóa được phân vào luồng vàng nghĩa là kiểm tra chi tiết chứng từ giấy nhưng miễn kiểm tra chi tiết hàng hóa.
Trường hợp 3: Luồng đỏ
Trường hợp Lệnh quyết định hình thức cho kết quả phân luồng là đỏ, cơ quan hải quan tiến hành kiểm tra chi tiết hồ sơ đồng thời kiểm tra chi tiết hàng hóa. Có 3 mức độ kiểm tra thực tế (Theo Thơng tư 112/2005/TT-BTC):
a. Kiểm tra tồn bộ lơ hàng
b. Kiểm tra thực tế 10% lơ hàng, nếu khơng phát hiện vi phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu phát hiện vi phạm thì tiếp tục kiểm tra cho tới khi kết luận được mức độ vi phạm.
c. Kiểm tra thực tế 5% lô hàng, nếu khơng phát hiện vi phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu phát hiện vi phạm thì tiếp tục kiểm tra cho tới khi kết luận được mức độ vi phạm.
Một số trường hợp, chẳng hạn như sau khi máy tính xác định được hình thức, mức độ kiểm tra, nhưng cán bộ/nhân viên hải quan xét thấy việc xác định của máy tính là chưa chính xác (Do thơng tin về các quy định, chính sách hàng hóa tại thời điểm làm thủ tục chưa được cập nhật đầy đủ), cán bộ cơng chức hải quan sẽ đề xuất Lệnh hình thức và mức độ kiểm tra khác phù hợp hơn, việc phân luồng sẽ được ghi nhận lại (Có ghi rõ lý do điều chỉnh), sau đó chuyển cho lãnh đạo Chi cục Hải quan xem xét và quyết định.
Bước 5. In tờ khai
Phần in này chỉ để doanh nghiệp tham khảo, các bản in chính thức sẽ do cán bộ Hải quan tiếp nhận tờ khai In, đóng dấu xác nhận, ký, đóng dấu cơng chức và giao cho người khai.
Sau khi nhận được các kết quả xác nhận tờ khai được chấp nhận thơng quan, người khai có thể xem lại và in các bản in, các thông điệp này bằng cách vào tab “Kết quả xử lý tờ khai”.
Nút “In TK” trên tờ khai sẽ in ra thông điệp mới nhất từ Hải quan trả về, trừ các thơng điệp về phí và lệ phí, thơng báo thuế.
Bước 6. Khai sửa đổi, bổ sung
Các nút nghiệp vụ từ mục 5.1 đến 5.4 sử dụng để sửa tờ khai khi đã khai chính thức và các bước thực hiện và ý nghĩa giống như quy trình khai mới tờ khai nêu trên chỉ khác là thực hiện khi muốn sửa tờ khai đã khai chính thức.
Hệ thống cho phép khai sửa đổi, bổ sung trong thông quan từ sau khi đăng ký tờ khai đến trước khi thơng quan hàng hố. Để thực hiện khai bổ sung trong thông quan,
người khai hải quan sử dụng nghiệp vụ IDD gọi ra màn hình khai thơng tin sửa đổi bổ sung được hiển thị tồn bộ thơng tin tờ khai nhập khẩu (IDA) trong trường hợp khai sửa đổi, bổ sung lần đầu, hoặc hiển thị thông tin khai nhập khẩu sửa đổi cập nhật nhất (IDA01) trong trường hợp khai sửa đổi, bổ sung từ lần thứ 2 trở đi.
Khi đã khai báo xong tại nghiệp vụ IDA01, người khai hải quan gửi đến hệ thống VNACCS, hệ thống sẽ cấp số cho tờ khai sửa đổi và phản hồi lại các thông tin tờ khai sửa đổi tại màn hình IDE, khi người khai hải quan ấn nút “gửi” tại màn hình này thì hồn tất việc đăng ký tờ khai sửa đổi, bổ sung.
Số tờ khai sửa đổi là kí tự cuối cùng của ô số tờ khai, số lần khai báo sửa đổi, bổ sung trong thông quan tối đa là 9 lần tương ứng với ký tự cuối cùng của số tờ khai từ 1 đến 9; trường hợp này công ty đã khai bổ sung 1 lần.
Những lưu ý khi làm thủ tục hải quan
- Danh sách hàng của tờ khai chỉ khai được tối đa 50 dịng hàng, khi có lớn hơn 50 dịng hàng thì sẽ phải tách ra thành nhiều tờ khai nhánh (việc tách này sẽ do chương trình thực hiện tự động, người khai chỉ cần nhập tất cả các dòng hàng trên tờ khai đầu tiên, khi khai chương trình sẽ tách thành các tờ khai nhánh phù hợp).
- Các danh mục như: Loại hình xuất nhập khẩu, Đơn vị Hải quan, Danh mục cảng cửa khẩu, đợn vị tính,… được chuẩn hố lại theo chuẩn mực VNACCS nên doanh nghiệp sẽ thấy có sự thay đổi.
- Các chỉ tiêu thông tin bắt buộc phải nhập trên tờ khai rất ít, các chỉ tiêu thơng tin không nhập sẽ được hệ thống của Hải quan trả về, ví dụ như chúng ta chỉ cần nhập mã đơn vị xuất nhập khẩu thì hệ thống của Hải quan sẽ trả về các thơng tin cịn thiếu như Tên đơn vị, địa chỉ,….Hay trên dòng hàng thì khơng cần nhập trị giá tính thuế và thuế suất, tiền thuế mà khi khai hệ thống của Hải quan sẽ tự trả về Trị giá tính thuế, thuế suất và tiền thuế tương ứng với mỗi sắc thuế .
Một số lưu ý các lỗi thường gặp trong khai báo, làm thủ tục hải quan dễ dẫn đến tờ khai bị phân luồng vàng, luồng đỏ :
- Khai thủ công, khai báo sai thông tin trên tờ khai so với hồ sơ, chứng từ; khai báo tên hàng không đầy đủ, rõ ràng, cụ thể, khơng phù hợp với mã số hàng hóa;
- Thường xuyên sửa đổi, bổ sung tờ khai hoặc hủy tờ khai; không làm thủ tục đối với các tờ khai đã khai báo.
- Có hành vi vi phạm về:
+ Bn lậu, vận chuyển trái phép hàng hóa qua biên giới ; + Trốn thuế, gian lận thuế;
+ Không chấp hành yêu cầu của cơ quan hải quan trong thực hiện thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát, kiểm sốt hải quan, kiểm tra sau thơng quan ví dụ: khơng cung cấp hoặc cung cấp không đầy đủ, đúng thời hạn chứng từ, tài liệu, dữ liệu điện tử liên quan đến hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu khi cơ quan hải quan yêu cầu; đánh tráo hàng hoá đã kiểm tra hải quan với hàng hoá chưa kiểm tra Hải quan; giả niêm phong Hải quan; tự ý phá niêm phong hải quan, tự ý tiêu thụ hàng hóa đang chịu sự giám sát hải quan hoặc được giao bảo quản chờ hồn thành việc thơng quan…
+ Không hợp tác với cơ quan hải quan để cung cấp đầy đủ thông tin doanh nghiệp dẫn đến thiếu thông tin để đánh giá tuân thủ doanh nghiệp.
Thông quan hải quan
- Qua công ty giao nhận lấy lệnh giao hàng trong trường hợp này doanh nghiệp dùng House bill of lading lấy lệnh giao hàng tại cơng ty giao nhận để lấy hàng. Sau khi đóng các loại thuế, phí và các nghĩa vụ thơng quan đến nhập khẩu tờ khai được thông quan. Doanh nghiệp in mã vạch và lấy tờ khai giám sát để nhập khẩu hàng hóa.
- Lưu ý: Khi làm thủ tục tại chi cục hải quan
Luồng Xanh:
- Chỉ cần nộp thuế nhập khẩu & VAT, in tờ khai đem đến hải quan giám sát làm nốt thủ tục là xong.
- Tuy vậy, vẫn có trường hợp hải quan thấy nghi vấn, và hỏi thêm chi tiết về lơ hàng. Vì thế người nhập khẩu nên đem theo bản photo của những chứng từ khác như Invoice, Packing List, B/L..., phịng khi hải quan hỏi thì có sẵn chứng từ giải thích ln.
Tờ khai luồng Vàng:
- Cán bộ hải quan sẽ kiểm tra bộ hồ sơ giấy. Có một số tình huống hay xảy ra:
Hồ sơ chuẩn chỉnh, khơng có gì cần hỏi thêm. Hải quan xem chứng từ và thông quan luôn.
Hải quan xem hồ sơ, thấy có những điểm chưa rõ, chưa hợp lý, và chất vấn. Người nhập khẩu phải giải thích, và xuất trình thêm chứng từ bổ sung nếu cần. Nếu thỏa đáng, hải quan sẽ thơng quan
Khi có vướng mắc, người nhập khẩu giải thích nhưng khơng hợp lý, hải quan yêu cầu phải chỉnh sửa tờ khai cho phù hợp. Khi đó, người nhập khẩu cần truyền sửa tờ khai trên phần mềm. Tốt nhất, nên có ai ở văn phịng truyền sửa cho nhanh, trong khi người nhập khẩu vẫn ở chi cục để theo sát tiến độ. Nếu hải quan thấy tờ khai sửa đã hợp lý, họ thông quan cho bạn. Nếu chưa hợp lý, hoặc phát hiện thấy những nội dung khác nữa, thì các bước lại lặp lại như trên, đến khi hoàn tất.
Trường hợp tài liệu và giải thích của người nhập khẩu khơng đủ thuyết phục, hoặc nhận thấy có cơ sở để nghi ngờ có gian lận trong khai báo, cán bộ hải quan tiếp nhận có thể sẽ báo cáo và đề xuất với lãnh đạo chuyển sang kiểm tra hàng hóa trực tiếp (kiểm hóa giống luồng Đỏ, chi tiết trong phần dưới). Trường hợp này ít gặp, nhưng vẫn có thể xảy ra, nhất là với những chủ hàng mới nhập lần đầu, với những mặt hàng nhạy cảm, có rủi ro gian lận cao. Hãy cố gắng tránh bị chuyển kiểm trong trường hợp này.
Tờ khai luồng Đỏ:
- Hải quan sẽ check hồ sơ giấy, giống như với luồng Vàng nêu trên. Sau đó, khi hồ sơ và tờ khai đã hợp lệ, hải quan tiếp nhận sẽ chuyển sang bộ phận kiểm tra thực tế hàng hóa (thường gọi tắt là “kiểm hóa”).
Trong q trình kiểm tra tại hiện trường, trực tiếp hoặc qua máy soi, nếu hải quan phát hiện thấy sai sót trong khai báo, chẳng hạn: thừa thiếu hoặc khơng đúng loại hàng... thì tùy theo mức độ mà bị xử lý. Nếu khơng có vấn đề gì thì quay lại chi cục giải quyết thơng quan cho lô hàng.