: Vẽ mịi tên.
3. Thiết lập tiờu đề đầu, tiờu đề cuối trang, đỏnh số trang (nếu cần)
trang, đỏnh số trang (nếu cần) 4. Xem tài liệu tr−ớc khi in
- Định dạng trang in: đõy là b−ớc bạn phải làm đầu tiờn khi soạn thảo một tài liệu trờn Word;
- Soạn thảo tài liệu: bao gồm tất cả cỏc kỹ năng mà bạn đà đ−ợc tỡm hiểu từ ch−ơng 1 đến ch−ơng 5;
- Thiết lập tiờu đề đầu, tiờu đề cuối trang;
- Print Preview- là khõu rất quan trọng. Cho phép bạn có thĨ xem nội dung các trang in tr−ớc khi in;
- Thực hiện in tài liƯu ra giấỵ
4.2 Tớnh năng Page Setup
Tớnh năng này giỳp thiết lập cấu trỳc trang in, khỉ giấy in. Hãy mở mơc chọn File |
Page Setup.. để kớch hoạt. Hộp thoại Page Setup xuất hiện:
(Print preview) 5. In ấn tài liƯu
- ThỴ Paper Size: cho phép bạn lựa chọn khỉ giấy in:
- Mục Paper size: đĨ chọn khỉ giấy in. Bao gồm các khỉ: Letter, A0, A1, A2, A3,
A4, A5,.. tuỳ thuộc vào từng loại mỏy in của bạn. Bỡnh thờng, văn bản đợc
soạn thảo trờn khổ A4;
- Ngoài ra bạn có thĨ thiết lập chiỊu rộng (mơc Width), chiều cao (mục Height) cho khổ giấy;
- Mục Orientation: đĨ chọn chiều in trờn khổ giấ Nếu là Portrait – in theo
chiều dọc; Lanscape – in theo chiỊu ngang khỉ giấy;
- Mục Apply to: để chỉ định phạm vi cỏc trang in đợc ỏp dụng thiết lập nà Nếu là Whole Document - áp dơng cho toàn bộ tài liƯu; This point forward - ỏp dụng bắt đầu từ trang đang chọn trở về cuối tài liệu;
- Mục Preview – cho phép bạn nhỡn thấy cấu trỳc trang in đà thiết lập;
- Nhấn nút Default.. – nếu bạn muốn ỏp dụng thiết lập này là ngầm định cho cỏc tệp tài liƯu sau cđa Word;
- Nhấn OK để đồng ý và đúng hộp thoại lạ ThỴ Margin: cho phép thiết lập lề trang in:
- Mục Top: đĨ thiết lập chiỊu cao cđa lỊ trên cđa trang in;
- Mục Bottom: đĨ thiết lập chiỊu cao cđa lề d−ới cđa trang in;
- Mục Left: đĨ thiết lập chiỊu rộng cđa lỊ bờn trỏi của trang in;
- Mục Right: đĨ thiết lập chiỊu rộng cđa lỊ bờn phải của trang in;
- Mục Gutter: để thiết lập bề rộng phần gỏy tài liƯu;
- Mục Header thiết lập chiều cao của phần tiờu đỊ đầu trang (Header);
- Mục Footer thiết lập chiều cao của phần tiờu đề cuối trang (Footer);
- Mục Apply to: để chỉ định phạm vi cỏc trang in đ−ợc ỏp dụng thiết lập nà Nếu là Whole Document - áp dơng cho toàn bộ tài liƯu; This point forward - áp dơng bắt đầu từ trang đang đặt điểm trỏ trở về cuối tài liệu;
- Mục Preview cho phộp bạn nhỡn thấy cấu trúc trang in đã thiết lập;
- Nhấn nút Default.. – nếu bạn muốn ỏp dụng thiết lập này là ngầm định cho cỏc tệp tài liệu sau của Word;
- Nhấn OK để đồng ý và đúng hộp thoại lạ
4.3 Tiờu đề đầu, tiờu đề cuối trang
Có thể miờu tả vị trớ của phần tiờu đề đầu, tiờu đỊ ci trang qua hình sau: Top Left Gutter Right Bottom Header Footer
Cỏch xõy dựng tiờu đề đầu và tiờu đề cuối:
tiờu đề đầu (Header):
Thanh công cơ Header and Footer cịng xt hiƯn:
Bạn cú thể soạn thảo tiờu đề bằng cỏch gừ trực tiếp văn bản, rồi định dạng chỳng. Bạn cũng cú thể chốn cỏc hỡnh ảnh, đồ họa, bảng biểu,.. lờn tiờu đề nh là chốn lờn tài liệ Ngoài ra, bạn cú thể chốn thờm cỏc thụng tin khỏc nữa từ thanh cụng cụ Header and
Footer nh− sau:
: Nút này cho phép chèn vào một số cỏc thụng tin tiờu đề của tệp tài liƯu nh− là: : Chốn Tỏc giả, trang, ngày;
: Chốn tờn tỏc giả;
: Chèn tờn mỏy tớnh tạo tệp tin; : Chốn tờn tệp tin cựng đ−ờng dẫn; : Chèn tên tƯp tin;
: Chốn ngày in văn bản gần nhất; : Chèn thời điĨm ci sử văn bản; : Chèn trang thứ X cđa tỉng số trang Y : Chèn số thứ tự trang hiƯn tại;
: Chèn tỉng số trang cđa tài liƯu; : Chèn ngày hiƯn tại;
: Chèn giờ hiƯn tại; : Định dạng số trang;
: Chuyển đổi làm việc giữa Header và Footer; : Đúng thanh tiờu đề lạ
4.4 Chèn số trang tự động
Ngoài việc chốn số trang tự động bởi tớnh năng Header and Footer, bạn có thĨ chèn số trang tự động lờn tiờu đề trang bằng cách:
Mở mục chọn: Insert Page numbers… Hộp thoại Page numbers xuất hiện:
- Mục Position – chọn vị trí sẽ chèn số trang: Bottom of page ặ chốn vào tiờu đề ci; hc Top of page Ỉ chốn vào tiờu đề đầu trang;
- Mục Aligment – dóng hàng cho số trang: Right- bờn phải trang; Left bờn trỏi trang hc Center- ở giữa trang;
- Nếu chọn mục sẽ thực hiện đỏnh số trang đầu tiờn, trỏi lại trang đầu tiờn sẽ khụng đợc đỏnh số, chỉ đỏnh số từ trang thứ 2 trở đi;
- Mục Preview- để xem kết quả thiết lập trờn trang tài liệu;
- Nhấn OK để hoàn tất cụng việc.
4.5 Xem tài liƯu tr−ớc khi in
Xem tr−ớc khi in (hay còn gọi Print preview) là việc rất quan trọng, đặc biệt đối với những ng−ời mới học word, ch−a cú nhiều cỏc kỹ năng về in ấn. Qua màn hỡnh Print
Preview, bạn có thĨ quan sát tr−ớc đ−ỵc cấu trúc trang in cũng nh− nội dung chi tiết trên
trang in. Qua đú sẽ cú những điều chỉnh hợp lý, kịp thời đối với tài liệu của mỡnh để khi in ra sẽ thu đ−ợc kết quả cao nh− ý muốn.
Để bật màn hỡnh Print preview, bạn cú thể làm theo một trong hai cỏch:
Cách 1: Mở mục chọn File | Print Preview
Cách 2: Nhấn nút Print preview trờn thanh cụng cụ Standard. Màn hỡnh Preview cùng thanh công cơ Print preview xuất hiện:
Màn hỡnh Preview là nơi hiĨn thị cấu trúc, cịng nh− nội dung các trang tài liƯu tr−ớc khi in;
Thanh công cơ Print Preview cung cấp cỏc nỳt chức năng để làm việc trờn màn hỡnh Preview, đú là:
: Để phúng to, thu nhỏ (Zoom) thụng tin trờn màn hỡnh Preview;
: Cho phộp hiển thị hay khụng hiển thị th−ớc kẻ (Rule) trờn màn hỡnh này; : Chỉ hiển thị một trang tài liệu trờn màn hỡnh này; : Có thể chọn n trang tài liƯu cùng hiển thị trờn cựng một màn hỡnh này (n=1..6);
: Để chuyển đổi chế độ chỉ xem và xem + có thĨ sưa nội dung trực tiếp trờn tài liệu; : In tài liệu ra mỏy in;
:
Đúng màn hỡnh này lại, trở về màn hỡnh soạn thảo tài liệu ban đầ Bạn cũng cú thĨ làm viƯc này khi nhấn phím ESC.
4.6 In ấn tài liƯu
Sau khi đã chế bản xong tài liệu, đà kiểm tra lại cỏc lỗi chế bản. Bớc này bạn sẽ thực hiện in ấn tài liệu ra mỏy in.
Có nhiều cỏch cho bạn chọn lựa ra lệnh in ấn:
Cách 1: Mở mơc chọn File | Print.. Cách 2: Nhấn tỉ hỵp phím Ctrl + P
Hộp thoại Print xuất hiện:
- Hộp Printer cho phép bạn chọn mỏy in cần in (trong trờng hợp mỏy tớnh bạn có nối tới nhiỊu máy in). Nút Properties cho phộp bạn thiết lập cỏc thuộc tính cho máy in nếu cần;
- Hộp Page range- cho phộp thiết lập phạm vi cỏc trang in: - Chọn All – in toàn bộ cỏc trang trờn tệp tài liệu;
- Current page chỉ in trang tài liệu đang chọn;
- Pages chỉ ra cỏc trang cần in. Qui tắc chọn ra cỏc trang cần in nh− sau: <từ trang>-<đến trang>
Ví dụ:
Chỉ in trang số 5: 5
In từ trang 2 đến trang 10: 2-10
In từ trang 2 đến trang 10; từ trang 12 đến 15: 2-10, 12-15
- Hộp Copies – chỉ ra số bản in, ngầm định là 1. Nếu bạn in nhiều hơn 1 bản, hÃy gừ số bản in vào đõy;
- Hộp Page per sheet đĨ chỉ ra số trang tài liệu sẽ đ−ỵc in ra một trang giấ Ngầm định là 1, tuy nhiờn bạn cú thể thiết lập nhiều hơn số trang in trên một trang giấy, khi đó cỡ sẽ rất bé;
Cõu hỏi và bài tập ch−ơng 4
1. Muốn in cỏc trang: 3,4,5, 9, 10 và 15 của tài liệu đang mở trờn cựng một lệnh in, phải thiết lập nh− thế nàỏ
2. Cỏch thiết lập để có thĨ in đ−ợc 3 bản in trờn một lệnh in? 3. Muốn in 2 trang tài liệu lờn một trang giấy, làm thế nà
4. Có thể vừa thiết lập một số trang tài liƯu in theo h−ớng giấy dọc (Portrait), vừa in theo h−ớng giấy nằm ngang (Landscape) đợc khụng? Nếu đ−ỵc, hãy nờu cỏch làm? (tham khảo hình d−ới)
Trang hiĨn thị theo chiỊu ngang Các trang
hiĨn thị theo chiều dọc
5. Có thĨ sưa đ−ợc nội dung tài liệu trờn cửa sổ Print preview đ−ợc khụng? Nếu đợc, nờu cỏch làm?
Ch−ơng 5: